Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Toàn bộ công việc kế toán từ việc lập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến tổng hợp, lập báo cáo kiểm tra kế toán... đều được thực hiện tại phòng Thống kê - Kế toán - Tài chính của Công ty. Còn ở bộ phận phân xưởng, tổ, đội sản xuất không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thống kê, thu thập, kiểm tra chứng từ ban đầu rồi chuyển các chứng từ đó lên phòng kế toán của Công ty.
Phòng TK - KT - TC có nhiệm vụ thực hiện kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn Công ty, giúp ban Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính diễn ra trong Công ty. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty.
Phòng Thống kê - Kế toán - Tài chính gồm có 28 cán bộ nhân viên kế toán được đào tạo từ trình độ trung cấp trở lên được chia làm 7 phần hành kế toán được thể hiện ở hình (4-1):
Hình 4-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH 1TV than Nam Mẫu
Theo sơ đồ (4-1) thì phòng Thống kê- Kế toán- Tài chính có các bộ phận như sau:
- Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, tổ chức, chỉ đạo và hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán theo chế độ quy định của nhà nước. Tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban Giám đốc phát hiện ra mặt mạnh, mặt yếu về công tác tài chính kế toán để Giám đốc kịp thời ra quyết định.
- Phó phòng là người giúp kế toán trưởng lãnh đạo công việc chung của phòng và quản lý các tổ nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mình quản lý.
- Tổ thống kê thu thập số liệu ban đầu, phân phối tiền lương, bảo hiểm xã hội. Kế toán trưởng Phó phòng thống kê Tổ thống kê Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vật tư Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán TSCĐ Phó phòng kế toán
- Kế toán tài sản cố định là kế toán thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản về số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... cũng như tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp của từng người ở từng bộ phận phòng ban. Lập bảng tổng hợp tiền lương từng phân xưởng, tổ đội sản xuất và toàn Công ty. Tổng hợp phân bổ tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán theo dõi chi tiết việc thanh toán qua ngân hàng, số hiện có và tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty. Theo dõi các khoản thanh toán với người mua, người bán, theo dõi tình hình thanh toán nội bộ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình thu chi, tồn tiền mặt.
- Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tổ chức lưu giữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị này, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo quyết toán Công ty.
- Kế toán vật tư theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng giảm vật tư cũng như tình hình nhập- xuất- tồn vật tư trong toàn Công ty, tổng hợp chi phí nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ hợp pháp tiến hành thu, chi quỹ đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ. Chịu trách nhiệm vật chất về số tiền mặt ở quỹ.