lãnh đạo công ty.
3.1.4 Cần ban hành văn bản quy định công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ liệu lưu trữ
người đứng đầu cơ quan , tổ chức đối với viê ̣c thực hiê ̣n công tác quản lý về lưu trữ và ban hành Quy chế công tác lưu trữ ta ̣i cơ quan , tổ chức thuô ̣c pha ̣m vi quản lý của mình . Cùng với đó, Bộ Nội vụ đã ban hành thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Trong Điều 1 và mục 3, Điều 3 của Thông tư này đã quy định đối tượng áp dụng của khá cụ thể trong đó có bao gồm các tập đoàn kinh tế lớn của Nhà nước, các tổ chức kinh tế khác và có quy chế mẫu kèm theo, điều này tạo điều kiện để các đơn vị dễ dàng trong việc thực hiện. Như vậy, rõ ràng Đảng và Nhà nước cũng đã có những chỉ đạo trong việc ban hành các văn bản quy định trách nhiệm và hướng dẫn để các doanh nghiệp/công ty hoàn thiện quy chế nhưng trên thực tế vẫn có những công ty sử dụng chung các văn bản như điều lệ công ty, quy định chức năng nhiệm vụ của phòng ban/cá nhân … để quy định về công tác lưu trữ tài liệu, hoặc còn rất nhiều các công ty TNHH chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.
Hiện nay như đã trình bày tại chương 2, phần lớn các công ty TNHH chưa ban hành hệ thống văn bản quy định về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, có một số công ty đã ban hành văn bản quy định về công tác này nhưng lại chưa đồng bộ (ví dụ: tích hợp với văn bản khác, chưa quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc lưu trữ tài liệu…). Để công tác lưu trữ trong công ty được thực hiện hiệu quả, thống nhất thì lãnh đạo các công ty phải ban hành được hệ thống văn bản quy định rõ ràng trách nhiệm và hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác lưu trữ. Đối với các công ty đã có văn bản quy định thì cần rà soát lại, bổ sung và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình thực tế (như bổ sung công tác thanh tra- kiểm tra; bổ sung chế tài khen thưởng - xử phạt trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ; bổ sung văn bản hướng dẫn cụ thể các nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt là xác định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc lưu
trữ tài liệu …). Còn đối với các công ty TNHH chưa có văn bản quy định thì cần sớm triển khai xây dựng và ban hành các quy chế/ quy định tổ chức quản lý và các nghiệp vụ lưu trữ đồng thời trong quá trình hoàn thiện nội dung các quy chế/ quy định này các công ty TNHH cần mẫu hóa các văn bản đi kèm như: Biên bản bàn giao tài liệu vào lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ mẫu, mục lục văn bản …
Nghiên cứu từ thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và quá trình khảo sát thực tiễn tác giả đề xuất một số nội dung chính mà các văn bản quy định về hoạt động lưu trữ của các công ty TNHH không có vốn sở hữu nhà nước cần đề cập tới như sau (Những nội dung này chỉ mang tính chất tham khảo, vì trên thực tế việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tổ chúc quản lý tài liệu lưu trữ còn phụ thuộc vào các yếu tố đặc trưng về ngành hoạt động, quy mô hoạt động, thành phần, đặc điểm tài liệu … của mỗi công ty) :
- Chương 1: Quy định chung
+ Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
+ Giải thích các thuật ngữ chuyên môn.
+ Trách nhiệm của lãnh đạo công ty, trưởng các đơn vị, phòng ban /cá nhân về lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ.
+ Tiêu chuẩn/chức danh nghề nghiệp đối với nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ
- Chương 2: Quy định về công tác văn thư.
+ Quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản + Quy định về quản lý văn bản đi – đến
+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu + Quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
- Chương 3: Quy định về các nghiệp vụ lưu trữ.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu + Xác định giá trị tài liệu + Phân loại tài liệu
+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu + Bảo quản tài liệu
- Chương 4: Các quy định khác
+ Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư lưu trữ + Thi đua khen thưởng
+ Thanh tra – kiểm tra.
Chương 5: Điều khoản thi hành.
Các văn bản quy định về công tác văn thư - lưu trữ trên chính là hành lang pháp lý cho lãnh đạo các công ty quản lý về công tác văn thư - lưu trữ, các văn bản này sẽ là cơ sở để lãnh đạo các công ty quản lý thống nhất, hiệu quả việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; đồng thời là cơ sở giúp lãnh đạo các công ty kiểm tra, đánh giá về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nhưng quan trọng hơn cả, những văn bản này chính là cơ sở hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cho nhân sự các phòng ban chuyên môn trong công ty, nó giúp các cá nhân nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm để thực hiện nghiệp vụ một cách khoa học, chính xác, và góp phần mang lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của mỗi công ty.