Hình thức hướng dẫn: Qua quá trình khảo sát tác giả thấy hoạt động tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho nhân sự trong các công ty TNHH còn nhiều hạn chế, rất ít công ty tổ chức được công tác này vì nhiều lý do khác nhau. Một trong những lý do điển hình nhất là sự quan tâm của lãnh đạo, lý do thứ hai là các công ty TNHH ít hoặc không đầu tư cho hoạt động này.
Để nâng cao hơn nữa nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, đồng thời để thực hiện nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ tốt thì trong thời gian tới các công ty TNHH nên quan tâm đến hoạt động tổ chức hướng dẫn nghiêp vụ lưu trữ. Hiện nay, có rất nhiều hình thức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho nhân sự ở các công ty TNHH nhưng để áp dụng hình thức nào thì lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu của mỗi công ty, kinh phí, số lượng nhân sự … Một số hình thức tổ chức hướng dẫn tài liệu lưu trữ phổ biến như:
- Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ: Các văn bản này cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời cần hướng dẫn cụ thể các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: Lựa chọn, thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời có chính sách khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân sự trong công ty trong việc quản lý tài liệu lưu trữ hoặc lập hồ sơ tốt.
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưư trữ; mở các lớp học ngắn hạn tại công ty: Đối tượng cần hướng dẫn là nhân sự các phòng ban chuyên môn, nhân sự trực tiếp làm công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Với hình thức này, các công ty có thể mời chuyên gia bên ngoài hoặc cũng có thể tận dụng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn ngay tại công ty như chánh văn phòng, trưởng phòng/ bộ phận lưu trữ …
- Tạo điều kiện cho nhân sự trong công ty đi học các lớp ngắn hạn bên ngoài: Hiện nay, có một số cơ sở đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, hành chính – văn phòng như Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội … Các cơ sở này có các đội ngũ giảng viên ưu tín, các chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo văn thư – lưu trữ sẽ đủ kiến thức để trang bị cho nhân sự trong các công ty TNHH không chỉ lý luận mà còn thực tiễn nghiệp vụ lưu
trữ.
Đối tượng, nội dung hưỡng dẫn: Tùy theo tình hình thực tế của mỗi công ty mà lựa chọn đối tượng và nội dung hướng dẫn vì số lượng, thành phần, nội dung tài liệu của mỗi công ty là khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình khảo sát thực tiễn, tác giả nhận thấy cần hướng dẫn ba nhóm đối tượng cơ bản với một số nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, đối với đối tượng là các chức danh quản lý - trưởng các phòng ban chuyên môn. Đây là đối tượng chịu trách nhiệm chính trong điều hành hoạt động của các phòng ban chuyên môn, mà để các hoạt động chuyên môn tốt thì không thể không quan tâm đến việc tổ chức quản lý tài liệu của phòng ban mình, cụ thể quản lý - trưởng các phòng ban chuyên môn cần nắm rõ được các nghiệp vụ như: Lập hồ sơ, soạn thảo văn bản, giao nộp hồ sơ và lưu trữ công ty, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ …nhằm mục đích hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ của các nhân sự cấp dưới. Nếu những khâu nghiệp vụ này không được thực hiện tốt ở các phòng ban chuyên môn sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ tiếp theo của lưu trữ, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chuyên môn của mỗi cá nhân.
Thứ hai, đối tượng là nhân sự văn thư – lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm văn thư – lưu trữ ở các công ty TNHH. Đây là đối tượng trực tiếp hàng ngày, hàng giờ thực hiện tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trong các công ty TNHH nên họ đóng vai trò vô cùng quan trọng . Những đối tượng này có hai nhóm, nhóm thứ nhất là nhân sự chuyên trách hầu hết là được đào tạo bài bản trong các trường cao đẳng, đại học có chuyên ngành về hành chính, văn thư, thư ký… tuy nhiên, như phần hạn chế tác giả đã nêu ở trên thì nhóm này chiếm số lượng không nhiều. Nhóm thứ hai là nhân sự kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ thì gần như không được đào tạo bài bản về chuyên ngành mà họ thực hiện tổ chức quản lý tài liệu theo cách tự phát, nghĩa là tài liệu chỉ
cần thu thập nhiều, bảo quản tốt trong kho là được. Chính về thế, nội dung hướng dẫn cho cả hai nhóm đối tượng này chủ yếu là các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ như: Ban hành danh mục hồ sơ, thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ … Các công ty TNHH cần đầu tư hơn nữa trong việc hướng dẫn nghiệp vụ cho đối tượng này, làm thế nào để họ không chỉ thực hiện tốt công việc của mình, phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của công ty mà họ còn cần có khả hướng dẫn lại nghiệp vụ lưu trữ cho nhân sự ở các phòng ban chuyên môn khác.
Thứ ba, đối tượng là nhân sự ở các phòng ban chuyên môn như: Kinh doanh, kế toán, bán hàng, kỹ thuật … Qua khảo sát, tôi cho rằng bên cạnh các nghiệp vụ khác của lưu trữ thì cần phải chú trọng hướng dẫn 02 nội dung cơ bản với đối tượng này: Đầu tiên là việc lập hồ sơ, hầu hết các nhân sự này đều đã thực hiện việc lập hồ sơ bằng cách: Kết thúc mỗi công việc thì tập hợp tài liệu liên quan đến công việc đó vào một File càng cua hoặc một clear bag, kể cả những tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá trị … Việc làm này đã bước đầu chứng tỏ họ có ý thức trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu nhưng chưa được bài bản và đúng cách; thậm chí còn mang tính tự phát nhiều hơn. Chính vì vậy, mỗi công ty nên tổ chức hướng dẫn các phòng ban chuyên môn lập hồ sơ tốt, nếu lập hồ sơ tốt thì công tác lưu trữ tài liệu mới thực hiện tốt được. Tiếp theo là nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, mỗi cá nhân cần hình thành thói quen khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng cách, đúng mục đích để phục vụ cho hoạt động chuyên môn của mình. Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin và văn bản điện tử nên hầu hết nhân sự trong công ty thường khai thác sử dụng tài liệu trực tuyến và tài liệu điện tử mà quên mất kênh thông tin là tài liệu bản chính, bản gốc trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản chính sẽ có giá trị pháp lý và độ trung thực cao hơn so
với các tài liệu điện tử. Ở đây, tác giả tạm gọi là cần hướng dẫn hai nghiệp vụ: “ Đầu vào và đầu ra” của công tác lưu trữ cho nhân sự của các phòng ban chuyên môn.
Thời gian hướng dẫn: Các công ty TNHH nên bố trí định kỳ 01 năm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ một lần. Chúng ta đều biết rằng, đường lối chính sách và các quan điểm chỉ đạo về các hoạt động ngành/ lĩnh vực của nhà nước ta thường thay đổi theo thời gian. Những thay đổi đó nhằm phù hợp với sự phát triển chung của đất nước cũng như sự phát triển riêng của mỗi ngành, mỗi lĩnh vực, văn thư – lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật đó. Bộ Nội vụ là cơ quan được chính phủ giao cho quản lý ngành văn thư – lưu trữ nên thường xuyên ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn mới nhằm thực hiện hiệu quả và hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ để phù hợp với tình hình thực tế. Do đó, tác giả đề xuất mỗi năm các công ty TNHH cần tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân sự công ty mình tối thiêu 01 lần. Nhằm mục đích cập nhật những văn bản mới, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ …