XI. Chứng từ, sổ sách kế toán
5. Tổ chức công tác kế toán
5.1. Tổ chức về mặt nhân sự
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là mô hình tổ chức kế toán tập trung theo biểu 2
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, tổ chức và chỉ đạo tất cả công tác kế toán theo chế độ qui định, thực hiện hạch toán tổng hợp từng tháng, lập Bảng cân đối kế toán cho từng tháng và hàng năm. Ngoài ra, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra va ký các chứng từ thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, phiéu nhập kho và hồ sơ vay vốn, đề xuất với Giám đốc về công tác quản lý tài chính.
Kế toán phó
Kế toán phó là người giúp việc và thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Kế toán phó chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần việc được giao, làm kế toán thành phẩm, kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán với ngân sách.
Biểu 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Giầy Thượng Đình:
Kế toán trưởng
<kế toán tổng hợp>
Kế toán phó
<kế toán thành phẩm, tiêu thụ, thuế>
Kế toán BHXH Tiền mặt Thủ quỹ Kế toán thanh toán với người bán Kế toán vật tư Kế toán lương, thanh toán, tạm ứng Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán ngân hàng tập hợp chi phí sản xuất
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp số liệu
Kế toán bảo hiểm xã hội và quỹ tiền mặt
Kế toán viên phần hành này kiểm tra tính hơp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi; tính và trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo chế độ qui định .
Kế toán thanh toán với người bán
Kế toán phần hành này theo dõi chi tiết công nợ thanh toán với từng đơn vị trong và ngoài nước, đối chiếu vật tư nhập với hợp đồng.
Kế toán vật tư
Hàng ngày, kế toán vật tư giám sát vật tư nhập kho, kí xác nhận số lượng và chủng loại vật tư nhập kho đảm bảo chính xác; đối chiếu các phiếu nhập kho của từng phân xưởng với định mức vật tư cấp theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch vật tư trước khi đưa cho người phụ trách phòng ký; đôn đốc phiếu nhập vật tư kịp thời (tránh các trường hợp để sổ sách “ âm”); phát hiện và đề xuất với lãnh đạo về các loại vật tư nhập kho không đảm bảo chất lượng và đề nghị các biện pháp xử lý.
Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Hàng tháng, kế toán viên theo dõi sự tăng, giảm của tài sản cố định; căn cứ số lượng, nguyên giá để trích khấu hao, sau đó phân bổ cho đối tượng liên quan; đồng thời theo dõi và hạch toán việc nhập-xuất và sử dụng công cụ dụng cụ hàng tháng; phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý đối với cấp trên về các vấn đề : vật tư ứ đọng, tài sản cố định bị tồn kho…
Kế toán lương và thanh toán tạm ứng
Căn cứ vào ngày công, tiền lương khoán đã được phòng Hành chính – Tổ chức xác nhận, kế toán tính lương và các khoản phụ cấp cho từng bộ phận, phòng ban, kiểm tra và đối chiếu tiền lương từng phân xưởng, từng bộ phận; phân bổ lương theo qui định, theo dõi các khoản vay mượn của từng đối tượng.
Kế toán ngân hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
Căn cứ vào các chứng từ, hợp đồng kinh tế đã được phê duyệt, kế toán lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền thanh toán với khách hàng. Hàng tháng, tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng, tính giá thành thực tế cho sản phẩm hoàn thành và kết chuyển chi phí cho các đơn đặt hàng chưa hoàn thành sang tháng sau, lập bảng tính giá thành thực tế và so sánh với giá bán.
Thủ quỹ
Thủ quỹ là người quản lý két tiền mặt của Công ty. Hàng ngày, thủ quĩ căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi đã được phụ trách Phòng xem xét và kí (phiếu chi phải được giám đốc duyệt) thực hiện thu, chi đối với từng khách hàng, cuối ngày vào sổ tổng hợp thu-chi-tồn quỹ (sổ quỹ tiền mặt); chi tiền tới các tổ sản xuất tại các phân xưởng vào kì lương.
5.2. Tổ chức hệ thống sổ sách và hạch toán
Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty xây dựng trên cơ sở “Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, tuân thủ theo các TK cấp 1 và cấp 2, chi tiết theo đặc điểm của ngành đến TK cấp 3. Tài khoản ngoài bảng chỉ sử dụng TK 009.
Hệ thống chứng từ là do bộ tài chính qui định và các chứng từ của Bộ Tài chính in ấn. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty như sau:
2
- Phương pháp phân bổ nhiều lần áp dụng khi giá trị dụng cụ sản xuất lớn hơn 2 triệu đồng. Mức phân bổ giá trị dụng cụ xuất dùng trong một kỳ Giá trị dụng cụ xuất dùng = Số kỳ hạch toán sử dụng Sau khi t
Hệ thống sổ kế toán : Công ty hạch toán theo hình thức Nhạt ký – chứng từ . Sơ đồ như sau:
Chứng từ tiền mặt Chứng từ TGNH Chứng từ vật tư Chứng từ hàng hoá Chứng từ khác Phân loại Kiểm tra Và o sổ Nhập vào máy tính Lưu trữ
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Các qui định khác về chế độ kế toán tại Công ty :
- Niên độ kế toán kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ theo Quyết định 1062.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán vật liệu xuất dùng: Phương pháp bình quân gia quyền.
- Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.