Qua tì m hiểu thực trạng quản lí chất lợng ở Công ty công nghệ Tin học nhà trờng em nhận thấy tại Công ty cha thcj sự hình thành nhóm chất lợng. ở Công ty thơng xuyên tổ chức các cuộc họp để tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh trong thán, thành phần cuộc họp chỉ có từng bộ phận , hoặc các đại diện tham gia. Trong Công ty chỉ có phòng thiết kế sản xuất là có các cuộc thảo luận
chuyên đề tốt nghiệp – nguyễn quôc tuấn 37
giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng thiết kế sản xuất Trung tâm
đào tạo tin học
Pgđ kỹ thuật Pgđ kinh
để xem xét , thiết kế sản phẩm , phòng này đòi hỏi có sự sáng tạo rất lớn chính vì vậy nhóm chất lợng ở đây có thể nói đã có nền tảng .
Với các phòng còn lại, phòng Kinh doanh , phòng Tài chính Kế toán, Trung tâm đào tạo Tin học ... Các phòng này chỉ họp với nhau đơn thuần , cấp trên giao công việc, phổ biến cho cấp dới, cấp dới nếu cha hiểu rõ thì hỏi cấp trên. Với cách thức tổ chức nh vậy,chơng trình chất lợng cha lan toả đến từng công nhân. Công ty cha sử dụng hết chất xám của con ngời trong Công ty. Ng- ời cong nhân trực tiếp sản xuất, họ có sự thành thạo, am hiểu riêng trong công đoạn của mình. Nếu phát huy đợc năng lực của ngời nhân viên thì chính họ sẽ là những ngời phát hiện và khắc phục những nguyên nhân ảnh hởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh .
Tổ chức nhóm chất lợng sẽ tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức, để họ tự thể hiện mình và đó cũng là tạo môi trờng trong sạch, thoả mãn mọi nhân viên trong Công ty. Đối với Công ty công nghệ Tin Học nhà trờng thì việc hình thành nhóm chất lợng càng tỏ ra hiệu quả vì cán bộ công nhân viên trình độ toàn đại học trở lên, họ có khả năng sáng tạo rất tốt , mà sản phẩm của Công ty lại đòi hỏi sự sáng tạo. Việc hình thành nhóm chất lợng tạo ra nhiều thuận lợi để các cá nhân hợp tác cùng nhau giải quyết các vấn đề về chất lợng sản phẩm, chất lợng hoạt động của các đại lí, phòng ban trong Công ty .
Việc thực hiện nhóm chất lợng trong Công ty nên thực hiện các biện pháp sau:
-Thứ nhất : Phải tạo đợc môi trờng hoàn hảo để nhóm chất lợng có thể hoạt động tốt. Để thực hiện điều này Công ty cần phải có :
+ Xây dựng bầu không khí thích hợp cho nhóm chất lợng, chính giám đốc và phó giám đốc kĩ thuật, phó giám đốc kinh doanh sẽ có trách nhiệm thông báo rộng rãi mục đích và hình thức hoạt động của nhóm băng mọi hình thức nh dán khẩu hiệu , thông báo trên bảng tin ...Cấp lãnh đạo cần phải nắm các trơng trình nhóm chất lợng để tuyên truyền giải thích cho mọi ngời. Có thể công khai một số vấn đề còn tồn tại của Công ty cho mọi ngời rồi sau đó trng cầu ý kiến của
nhân viên nhằm tạo ra bầu không khí đoàn kết mong muốn cung nhau hợp tác , phát triển.
+ Trơng trình mang tính tự nguyện : Khi xây dựng nhóm chất lợng trong Công ty , lãnh đạo Công ty nên đa ra dới hình thức tự nguyện. Nội dung nhóm chất lợng hoạt động phải nêu đợc lợi ích của chính nhân viên về sự học hỏi thêm kinh ngiệm , có cơ hội thể hiện mình....Và nêu nên cả lợi ích của Công ty nhằm khuyến khích mọi ngời để tham gia .
Huấn luyện là rất cần thiết cho mọi ngời . Mục đích của huấn luyện là đẻ công nhân cũng nh lãnh đạo Công ty phải chuẩn bị tốt cho trơng trình , để họ nứm rõ những gì liên quan, nếu huấn luyện không tốt chơng trình sẽ bị đào thải .
-Thứ hai: Tiến hành hoạt động của nhóm chất lợng .
Nhóm chất lợng có nhiệm vụ đa ra đựoc các vấn đề , sau đó cùng nhau phân tích và triển khai cách giải quyết .
+ Đa ra vấn đề: Đối với các sản phẩm của Công ty , việc phân phát ra thị trờng , việc hớng dẫn sử dụng, việc thiết kế sản phẩm nh thế nào để hoàn thiện hơn là rất cần thiết và phức tạp , cần nỗ lực của nhiều ngời và có những biện pháp thích hợp để giải quyết vấn đề đó.Sau khi hình thành nhóm chất lợng , mỗi nhóm quyết định chuẩn bị một loạt vấn đề mà các thành viên mong muốn giải quyết . Sau đó từng vấn đề phải thu thập số liệu và phân công công việc cụ thể cho từng ngời trong nhóm. Thu thập dữ liệu
giúp loại bỏ những vấn đè không cần thiết và tìm ra đợc phơng hớng để tìm cách giải quyết . Cuối cùng mọi ngời trong nhóm sẽ thông qua cùng một vấn đề để giải quyết.
+ Phân tíc vấn đề : Mục đích tìm ra nguyên nhân chính để giải quyết. Nếu nhóm đi đúng hớng thì bắt đầu triển khai cách giải quyết . Đôi khi phải thực hiện 2, 3 lần mói tìm đúng nguyên nhân , ở đây ta có thể sử dụng sơ đồ xơng cá .
+ Triển khai cách giải quyết :Sau khi xác định đợc nguyên nhân lúc này các thành viên cùng nhau hợp tác hết mình để làm việc và đề xuất cách giải quyết.
Giai đoạn này, quyết định thành công hay thất bại của nhóm. Để duy trì hoạt động, sự tồn tại có hiệu quả hơn của nhóm , hàng tuần nên họp từ 30 – 40 phút tuỳ theo tình hình thực hiện công việc của mỗi nhóm.
Báo cáo lãnh đạo: Công việc báo cáo giúp cho lãnh đạo có thể nắm rõ công việc thực hiện của từng nhóm , đa ra các kiến nghị chỉ đạo và hớng giải quyết đối với từng vấn đề . Lãnh đạo là ngời quản lí ở tầm vĩ mô , vì vậy báo cáo th- ờng xuyên sẽ giúp cho lãnh đạo cái nhìn tổng thể và định hớng công việc toàn Công ty đi theo một định hớng nhất định, tránh tình trạng mất kiểm soát. đây là hình thức quan trọng để các nhóm thể hiện sự năng nổ, hiệu quả làm việc của nhóm mình.Công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích bằng vật chất (th- ởng) hoặc tinh thần(cấp giấy khen cho đi tham quan, nghỉ mát) để tạo ra sự hng phấn làm việc của mỗi nhom.
Để khuyến khích , động viên mọi ngời trong Công ty cùng tham gia vào việc xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lợng” Công ty nên đa ra các mức thởng nh sau:
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 200 triệu thởng 5%giá trị .
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 130triệu thởng 10% giá trị.
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thởng 15%giá trị
- đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thởng 20% giá trị .
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty dới 80 triệu ta có thể th- ởng 20% giá trị, và thêm vào các chuyến tham quan du lịch.
Phần thởng là vô cùng quan trọng, khuyến khích sự hăng say làm việc của cán bộ công nhân viên lên rất nhiều, thởng càng lớn thì sự hăng say sáng tạo càng nhiều.
Có thởng thì phải có phạt. Các nhóm, các bộ phận làm việc không có hiệu quả hoặc làm hỏng việc thì phải phạt. Tuy nhiên, phạt khó hơn thởng rất nhiều.
Trớc khi phạt ta phải suy nghĩ kĩ lỡng, lãnh đạo phải đặt vị trí của họ vào vị trí làm việc không có hiệu quả và trả lời câu hỏi “nếu ta đặt vào địa vị của họ ta có thể làm tốt hơn đợc không” rồi mới ra quyết định và hình thức phạt.
Việc xây dựng nhóm chất lợng trong Công ty sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời sẽ thu hút mọi ngời vào công việc giảm tối thiểu sự vắng mặt của công nhân, giảm đựoc lãng phí và nâng cao năng xuất lao động, trách nhiệm vì lợi ích của Công ty. “xây dựng nhóm chất lợng trong Công ty cũng chính là xây dựng tinh thần đồng đội, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên”.
Để “nhóm chất lợng hoạt động đợc tốt . Lãnh đạo Công ty công nghệ Tin học nhà trờng phải:
- Có chế độ thỡng phạt nghiêm chỉnh với các nhóm .
- Thờng xuyên xem xét tiến độ hoạt động của các nhóm.
Các thành viên trong Công ty phải thấy đợc trách nhiệm quyền lợi và mục đích của việc tham gia vào xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lợng ”.
V.Sử dụng các công cụ thống kê trong quản lý chất lợng
Hiện tại trong Công ty công nghệ tin học nhà trờng cha sử dụng một phơng pháp, công cụ thống kê nào trong quản lí chất lợng. Việc sử dụng các phơng pháp thống kê có thể có ích cho Công ty trong phạm vi rộng lớn, bao gồm cả việc thu thập số liệu, phân tích dữ kiện và sử dụng dữ kiện một cách tốt nhất , hiểu hơn các yêu cầu và mong muốn cuả khách hàng.Phơng pháp thống kê rất có ích trong thiết kế sản phẩm vào quá trình sản xuất , kiểm soát quá trình tránh sụ không phù hợp, phân tích vấn đề, xác định nguy cơ tìm nguyên nhân xảy ra, lập các giới hạn cho sản phẩm và quá trình dự đóan, xác nhận đo lờng hoặc đánh giá các đặc trng chất lợng.
Trong sản xuất hiện đại, hoạt động phòng ngừa là một yêu cầu, bởi vậy các công cụ thống kê đơn giản (7 công cụ)đã đợc áp dụng mạnh mẽ trong những năm gần đây. Hầu hết các vấn đề có liên quan trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều chỉ cần sử dụng các công cụ thống kê đơn giản là:
+ Biểu đồ PareTo: Các biểu đồ này phân loại các vấn đề gặp phải theo nguyên nhân và hiện tợng. các vấn đề này đợc bỉêu thị thành các cột có chiều cao tơng ứng với tần xuất xảy ra. Từ đó giúp ngời phân tích thấy đợc các vấn đề nào cần u tiên giải quyết trớc. Biểu đồ PareTo giúp Doanh nghiệp giả quyết đợc tối đa các vấn đề với kinh phí hạn chế nhất theo nguyên tắc nổi tiếng 80/20. + Biểu đồ nhân quả: Biểu đồ nhân quả là một công cụ đợc sử dụng dể suy nghĩ và trình bày mối liên hệ giữa một kết qủa đã cho và nguyên nhân tiềm tàng của nó, phát hiện mọi nguyên nhân đóng góp. Biểu đồ nhân quả còn gọi là biểu đồ “xơng cá”.Nhóm chất lợng có tác dụng rất lớn trong xây dựng biểu đồ.
+ Biểu đồ tần xuất (biểu đồ cột): Sự biến động của các đặc trng chất lợng đợc gọi là sự phân bố. Hình biểu thị sự phân bố dới dạng cột gọi là biể đồ cột. Biểu đồ cột đợc sử dụng để trình bày kiểu biến động một cachs trực quan, từ đó tạo tập trung nỗ lực để cải tiến.
+ Biểu đồ kiểm soát : Có 2 loại biến động ; Biến động không tránh đợc xảy ra trong điều kiện bình thờng và biến động xảy ra do một nguyên nhân nào đó có thể khắc phục đợc . Biểu đồ kiểm soát phát hiện ra những xu thế bất thờng, nhờ đó có sự phòng ngừa sớm sự không phù hợp có thể xảy ra, hoặc ngăn chặn xảy ra hàng loạt.
+ Biểu đồ tán xạ: Biểu đồ tán xạ là kĩ thuật đồ thị để nghiên cứu các mối quan hệ giữa 2 bộ phận số liệu có mối lieen hệ đó. Biểu đồ tán xạ trình bày các cặp số liệu nh một đám mây điểm. Mối quan hệ giữa các số liệu có quan hệ đợc suy ra từ đám mây đó.
Đồ thị: Có nhiều loại đồ thị đợc sử dụng tuỳ thuộc vào hình dạng , mong muốn và mục đích phân tích. Đồ thị có dạng cột để só sánh các giá trị bằng các cột song song, còn đồ thị dạng đờng dùng để minh hoạ sự biến động trong một khoảng thời gian. Đồ thị hình tròn dùng để phân hoạch các giá trị và đồ thị dạng tia giúp cho việc phân tích các đối tợng đã đợc đánh giá trớc đây.
Phiếu kiểm tra: Phiếu kiểm tra dùng để lập bảng , các kết quả một cách trực quan và dễ theo dõi tổng kết.
Việc áp dụng các công cụ thống kê đòi hỏi có những qui định rõ ràng về lấy mẫu thu thập , phân tích số liệu và ra quyết định. ngời áp dụng các kĩ thuật thống kê này phải đợc đào tạo.
Theo tôi ở mức độ quản lý chất lợng hiện tại trong Công ty công nghệ Tin học nhà trờng, thì công cụ thống kê có thể phù hợp nhất với Công ty đó là biểu đồ PareTo, biểu đồ nhân quả, biểu đồ kiêmr soát. Ta sẽ đi lần lợt từng loại biểu đồ .
• Biểu đồ PareTo:
Biểu đồ PareTo đợc áp dụng để:
- Trình bày sự đóng góp của mỗi nhân tố cho hiệu quả chung theo thứ tự quan trọng.
- Xếp hạng các cơ hội cải tiến.
Biểu đồ PareTo là một kĩ thuật đồ thị đơn giản để xếp hạng các cá thể từ tần số lơn nhất đến số nhỏ nhất. Biểu đồ PareTo dựa trên nguyên tắc PareTo. Chỉ một số ít cá thể gây ra phần lớn kết quả của một vấn đề. Bằng sự phân biệt những nhân tố quan trọng nhất với những nhân tố quan trọng hon ta có thể đợc sự cải tiến lớn nhất với cố gắng ít nhất.
Biểu đồ PareTo đợc trình bày theo trình độ giảm dần. Sự đóng góp tơng đối của mỗi nhân tố vào kết quả chung . Sự đóng góp này có thể dựa trên số lần suy ra, phi phí liên quan đến mỗi nhân tố hoặc số đo khác nhau nh doanh thu, lợi nhuận.... Tác động đến kết quả. Các khối đợc sử dụng để mô tả sự đóng góp liên quan của mỗi nhân tố Đờng lẫn sổ tích luỹ đợc sử dụng để biểu thị sự đóng góp tích luỹ của mỗi nhân tố.
Để xây dựng bản đồ PareTo đợc tốt ta có thể tiến hành nh sau:
- Lựa chọn kết quả cần phân tích.
- Lựa chọn các nhân tố ảnh hởng đến kết quả đó.
- Chọn đơn vị để phân tích nh số lần xảy ra, chi phí, doanh thu... hoặc phép đo khác về mức ảnh hởng
- Chọn giai đoạn thời gian cho số liệu phân tích.
- Lập danh mucj các nhân tố từ trái sang phải trên trục hoành theo trật tự giảm về số lợng theo đơn vị đo. Các hạng mục chứa các nhân tố nhỏ nhất có thể đợc ghép thành một hạng mục khác hạng mục này trên tận cùng bên phải.
- Kẻ hai trục tung một ở đầu và một ở cuối trục hoành. Thang bên trái đ- ợc định cỡ theo đơn vị đo. Chiều cao của nó bằng tổng số độ lớn của các nhân tố, thang bên phải có chiều cao và đợc định cỡ từ 0 → 100%
- Trên mỗi nhân tố vẽ hình chữ nhật có chièu cao biểu thị lợng đơn vị đo cho các nhân tố đó
- Lập đờng tần số tích luỹ bằng cách cộng các độ lớn của các nhân tố từ trái sang phải.
- Sử dụng biểu đồ PareTo để xác định các nhân tố quan trọng nhất để cải tiến chất lợng .
Ta lấy ví dụ về mức độ đóng góp về doanh thu của mỗi đại lý của Công ty trên địa bàn Hà nội.
- Biểu đồ nhân quả:
Biểu đồ nhan quả đợc sử dụng để:
55% 75% 85% 92% 97% 100 % 80% 60% 40% 20% 50tr 40tr 30tr 20tr 10tr Hiệu sách tràng tiền Hs N. thái học Hiệu sách phố Huế Hiệu sách ĐH- BK Hiệu sách Thái Hà Hiệu sách Tây sơn Tổng các h.s khác
- Phân tích các mối quan hệ nhân quả
- Thông tin các mối quan hệ nhân quả
- Tạo điều kiện giải quyết từng triệu chứng, nguyên nhân tới giải pháp Biểu đồ nhân quả là một công cụ đợc sử dụng để suy nghĩ và trình bày mối quan hệ giữa một kết quả đã cho (ví dụ sự biến động của một đặc trng chất lợng ) và nguyên nhân tiềm tàng của nó. Nguyên nhân tiềm tàng có thể