liệu lƣu trữ và tổ chức cơng bố tài liệu tại Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
2.1.1. Những văn bản của Đảng, Nhà nước về cơng bố tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam thì : Cơng bố tài liệu là dựa trên các
nguyên tắc và phương pháp của hoạt động cơng bố học để truyền đạt lại tài liệu dưới các hình thức khác nhau nhằm phục vụ cho các đối tượng độc giả khác nhau.[3, 21]
Như chúng ta đã biết, trước Cách mạng Tháng Tám ở nước ta hầu như khơng cơng bố tài liệu lưu trữ nào. Sở dĩ như vậy là do quan điểm của chính quyền phong kiến : coi tài liệu lưu trữ là báu vật của triều đình, khơng ai được biết. Tuy nhiên vì nhu cầu phát triển của cách mạng, cũng cĩ một số tài liệu của nước ngồi được dịch và phát hành một cách bí mật. Đĩ chủ yếu là các tác phẩm của Mác, Lê nin. Sau Cách mạng Tháng Tám, ở nước ta bước đầu cơng tác cơng bố đã được quan tâm song vì nhiều điều kiện nên hầu như cũng khơng cĩ bước tiến đáng kể.
Thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, việc cơng bố tài liệu do Nhà xuất bản Sự thật, Ban nghiên cứu Lịch sử Đảng Trung ương và một vài cơ quan khác đảm nhiệm. Thời kỳ này, đã cơng bố được một số xuất bản phẩm cĩ giá trị. Ví dụ , cuốn" Chặt xiềng", cơng bố năm 1946, bao gồm nhiều văn kiện cĩ giá trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Mặt trận Việt Minh thời kỳ trước cách mạng. Những văn kiện được cơng bố trong cuốn sách nhỏ này thể hiện sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng và Hồ Chủ tịch trong việc chuẩn bị tiến hành thắng lợi cuộc cách mạng Tháng Tám năm 1945. Sau đĩ, Nhà xuất bản Sự thật cũng đã cơng bố nhiều xuất bản phẩm cĩ giá trị khác, như "Sửa đổi lề lối làm việc" của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1948, sau đĩ đã tái bản rất nhiều lần; "Chủ nghĩa Mác và văn hố Việt Nam" ( 1948) và " Kháng chiến nhất định tắng lợi" (1948) của đồng chí Trường Chinh; tài liệu văn kiện Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ 2 v.v.
Sau hồ bình, lập lại, cho đến những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nước, các cơ quan nĩi trên cũng đã thu thập, chọn lọc và cơng bố được một số tập văn kiện của Đảng, Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh. Ví dụ 3 tập văn kiện của Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ III (1960), " Những Lời kêu gọi của Hồ Chủ tịch " (6 tập" ) cơng bố rải trong nhiều năm, 3 tập "Văn kiện Đảng " với 195 văn kiện cĩ giá trị lịch sử trong khoảng thời gian từ 1929 đến 1945 và nhiều cuốn sách khác. Ngồi ra, cũng cĩ cơng bố lẻ tẻ trên các báo, tạp chí.
Đầu những năm 70, do nhận thức được tầm quan trọng của việc cơng bố tài liệu lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta đã cĩ những văn bản chỉ đạo cơng tác này.
2.1.1.1. Những văn bản của Đảng
Đối với việc cơng bố các tài liệu của Đảng, BBT đã ban hành chỉ thị số 187- CT/TW này 4-1-1971 về tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tài
liệut và hiện vật thuộc về lịch sử Đảng và lịch sử Cách mạng nước ta. Điểm
thứ 8 nêu rõ "Các cơ quan Đảng, Nhà nước và các đồn thể nhân dân mỗi khi cơng bố tài liệu văn kiện của đảng phải Ban Bí thư cho phép và tơn trọng những ngun tắc về giữ gìn bí mật quốc gia mà Trung ương Đảng và Chính phủ đã quy định."[131,272]
Để thực hiện nội dung Chỉ thị trên, ngày 6-4-1971, Văn phịng Trung ương Đảng đã ban hành Quy định số 61-VF/TW về chế độ sưu tầm, tập trung
và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng. Trong đĩ, tại mục III, điều 10
quy định như sau "… Việc nghiên cứu, cơng bố, trưng bày và xin sao chép tài liệu văn kiện của Đảng phải được cấp uỷ quản lý kho lưu trữ Đảng cho phép và phải chấp hành đúng chế độ giữ gìn bí mật và chế độ cơng bố, khai thác sử dụng tài liệu văn kiện do Trung ương Đảng ban hành." [103, 116-117]
Chỉ thị số 47-CT/TW ngày 6-8-1984 về tăng cường quản lý việc phát hành, lưu giữ, thu hồi tài liệu, văn kiện của Đảng cũng quy định về nguyên
tắc giữ gìn bí mật của đảng và Nhà nước, đồng thời :
"2. Chỉ đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu văn kiện của Đảng ... Các cơ quan Đảng, Nhà nước, các đồn thể quần chúng chỉ được sao chụp, cơng bố tài liệu, văn kiện của Trung ương đảng sau khi được Ban Bí thư đồng ý. Đối với các tài liệu, văn kiện của các đảng bộ địa phương, phải được sự đồng ý của Ban thường vụ cấp uỷ". [6,38-39]
Tiếp theo, Ban Bí thư ra quyết định số 20- QĐ/TW ngày 23-9-1987 về
Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam . Tại điều 9 quy định : "...Việc cơng
bố, trưng bày tài liệu của Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải theo quy chế do Ban Bí thư và cấp uỷ quản lý kho lưu trữ Đảng các cấp uỷ định và chấp hành đúng chế độ giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước".[131, 278]
Tại quyết định số 22- QĐ/TW ngày 1-10-1987 : Một số điểm về cơng
tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng quy
định :
"10- ... Các đài, báo và cơ quan xuất bản của Đảng và Nhà nước chỉ được cơng bố tài liệu của Trung ương Đảng và của các đồng chí lãnh tụ khi được BBT cho phép và Văn phịng Trung ương Đảng và Cục lưu trữ Trung ương cung cấp.
11-Việc cơng bố, trưng bày những văn kiện, tài liệu của Trung ương Đảng và của các đồng chí lãnh tụ Đảng chưa từng được cơng bố cơng khai phải được phép của Bộ Chính trị, Ban Bí thư .
12- Các tổ chức và cá nhân khơng được sửa đổi, cắt xén nội dung nguyên bản các văn kiện, tài liệu chính thức của Đảng, kể cả những bút tích, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo quá cố...'[129, tr.29]
Ngồi ra, Văn phịng Trung ương cĩ quyết định số 19-QĐ/VPTW ngày 21-2-1992 về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục Lưu trữ quy định nhiệm vụ và tổ chức của Cục lưu trữ giao cho Phịng khai thác "...Tuyển chọn, biên tập tài liệu lưu trữ để cơng bố xuất bản. Theo dõi việc xuất bản, cơng bố tài liệu lưu trữ của Đảng để cĩ kiến nghị chấn chỉnh những trường hợp vi phạm quy định của Trung ương hoặc tài liệu cơng bố khơng chính xác"[129, 86]
Trong bản hướng dẫn số 17 ngày 20-6-1989 của Cục lưu trữ về việc thực hiện nhiệm vụ của Kho lưu trữ tỉnh, thành, đặc khu cũng cĩ nĩi rằng các
Kho lưu trữ cấp uỷ cĩ nhiệm vụ cơng bố tài liệu lưu trữ .[6,77]
Riêng đối với tài liệu của Hồ Chủ tịch thì Ban Bí thư đã cĩ 2 văn bản quan trọng như sau:
- Quyết định số 89- QĐ/TW ngày 19-5-1989 về việc quản lý tập trung tồn bộ tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ Tịch Hồ Chí Minh quy định : "Việc cơng bố (bằng sách, báo, phim ảnh, triển lãm, bảo
tàng nĩi chuyện...) những tài liệu, tư liệu chưa từng cơng bố về thân thế và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh phải xin phép Bộ Chính trị [131, 280]
- Quyết định số 94- QĐ/TW ngày 10-10-1989 về Phơng Chủ tịch Hồ
Chí Minh quy định:
"...Giao trách nhiệm cho Cục lưu trữ Trung ương Đảng trực tiếp quản lý Phơng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
... Phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, cơng bố, trưng bày tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh theo quy định của BBT.
Chủ động phối hợp với các cơ quan nghiên cứu khoa học, xuất bản, báo chí để cơng bố, giới thiệu tài liệu Phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh theo quy định của BBT, nhằm phục vụ rộng rãi các yêu cầu nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Người và lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam.
Khi cĩ yêu cầu về trưng bày, lưu niệm và được Ban Bí thư đồng ý, cung cấp bản sao cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân đã giao nộp hoặc bản chính tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh..."[131, 283]
Như vậy, đối với việc cơng bố tài liệu lưu trữ của Chủ Tịch Hồ Chí minh, Ban Bí thư, Bộ Chính trị vẫn giữ quyền cơng bố, cịn Cục lưu trữ chỉ cĩ nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan khác để tiến hành cơng bố, giới thiệu tài liệu của Người mà thơi.
Xuất phát từ tầm quan trọng của việc cơng bố tài liệu lưu trữ, ý nghĩa nhiều mặt của nĩ trong đời sống xã hội nên Đảng Cộng sản Việt Nam đã giành sự quan tâm tới việc cơng bố tài liệu lưu trữ . Do vậy dã cĩ nhiều văn bản của Đảng đề cập đến vấn đề này.
Các văn bản này đề cập đến mấy vấn đề chủ yếu sau:
- Về nguyên tắc cơng bố tài liệu lưu trữ. Điều đầu tiên và quan trong nhất là cơng bố tài liệu lưu trữ phải tn thủ ngun tắc giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Nguyên tắc thứ hai là phải trung thành với nguyên bản, khơng được cắt xén, sửa đổi nội dung văn bản.
- Quyền cơng bố tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương thuộc về Bộ Chính trị và Ban Bí thư, ở Kho lưu trữ các cấp ủy địa phương thuộc về các Ban thường vụ cấp uỷ tương đương.
- Nhiệm vụ cơng bố tài liệu thuộc Kho lưu trữ Trung ương do Cục lưu trữ đảm nhiệm, cịn tài liệu thuộc các Kho lưu trữ các cấp uỷ địa phương do các Kho lưu trữ các cấp đảm nhiệm.
- Riêng đối với tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh thì Cục lưu trữ chỉ cĩ nhiệm vụ phục vụ khai thác, cơng bố … hoặc phối hợp với các cơ quan hữu quan để cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ của Người.
- Khơng cĩ văn bản nào chỉ đạo riêng về cơng tác cơng bố tài liệu lưu trữ một cách cụ thể và rõ ràng.
2.1.1.2. Những văn bản của Nhà nước
Bên cạnh các văn bản của Đảng, Nhà nước ta cũng cĩ khá nhiều văn bản chỉ đạo cơng tác lưu trữ nĩi chung, nhưng khơng cĩ văn bản nào chỉ đạo riêng về cơng tác này. Tuy nhiên ta cũng cĩ thể tìm thấy trong một vài văn bản, cĩ ý đề cập đến cơng tác cơng bố tài liệu lưu trữ. Đĩ là Quyết định số 68- HĐBT ngày 26-12-1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phơng lưu trữ quốc gia của Nước Cộng hồ xã hội chủ nghiã Việt Nam quy định :
"Điều 5- Các tài liệu của phơng lưu trữ quốc gia cần được cơng bố, giới thiệu cho các cơ quan, các bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng, trừ các tài liệu bí mật cĩ chế độ khai thác riêng...
Chỉ cĩ Cục Lưu trữ mới được cơng bố các hồ sơ, tài liệu của Phơng lưu trữ quốc gia Việt nam "[131, 380]
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được ban hành bởi Lệnh số
08- CT/HĐNN ngày 11 tháng 12 năm 1982 quy định : "Việc sử dụng và cơng bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và Nhà nước. Chế độ sử dụng và cơng bố tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng quy định". [131,377]
Trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ban hành ngày 4 tháng 4 năm 2001, tại điều 23 quy định " Việc cơng bố tài liệu thuộc Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định như sau:
1. Cơ quan cĩ thẩm quyền của Đảng quy định việc cơng bố tài liệu thuộc Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ;
2. Chính phủ quy định việc cơng bố tài liệu thuộc Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam "[111, 7]
Tĩm lại, cũng như văn bản của Đảng, văn bản của Nhà nước cũng chưa
quy định các vấn đề cụ thể của cơng tác cơng bố tài liệu lưu trữ. Trước hết việc cơng bố tài liệu lưu trữ phải đảm bảo ngun tắc vì lợi ích dân tộc, đăc biệt là gĩư gìn bí mật nhà nước. Việc cơng bố tài liệu lưu trữ được giao cho mỗi mình Cục Lưu trữ Nhà nước, nhưng lại phải do Hội đồng Bộ trưởng quy định, nay thì do Chính phủ quy định. Tuy vậy cho đến nay, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) vẫn chưa ban hành được "Chế độ sử dụng và cơng
bố tài liệu lưu trữ quốc gia". Như vậy, cĩ thể thấy rõ ràng rằng, ở Việt Nam
chưa cĩ một văn bản nào quy định cụ thể việc cơng bố. Thẩm quyền xét duyệt tài liệu cơng bố do cấp quản lý cao nhất của Đảng và Nhà nước chịu trách nhiệm
Kho lưu trữ Trung ương Đảng được hình thành khá lâu, nhưng do nhiều điều kiện, trong đĩ cĩ việc thiếu cán bộ nĩi chung và cán bộ cĩ nghiệp vụ cơng bố nĩi riêng. Năm 1991, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng (lúc bấy giờ) trực thuộc Ban Bí thư mới thực sự chú ý tới cơng tác cơng bố tài liệu lưu trữ và coi đĩ là một trong các nhiệm vụ quan trọng của cơng tác lưu trữ. Do vậy, Cục Lưu trữ đã bố trí một cán bộ cĩ nghiệp vụ làm cơng tác này. Từ đấy những tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương bước đầu được cơng bố trên các phương tiện thơng tin đại chúng.
Với nhân lực ít như vậy, chỉ một người làm cơng tác này; mặt khác khơng phải lúc nào cán bộ này cũng làm cơng tác cơng bố mà cịn phải làm các cơng tác khác tuỳ theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị địi hỏi nên cơng tác cơng bố hầu như chỉ mới dừng lại ở việc cơng bố rời lẻ trên các phương tiện thơng tin đại chúng như: Báo Nhân dân, Báo Quân đội nhân dân, Tạp chí Lịch sử Đảng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam v.v. Hầu hết các tài liệu lưu trữ của Đảng khi đưa ra cơng bố đều đứng tên Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng.
Quy trình để được khảo sát lựa chọn tài liệu và xét duyệt tài liệu để cơng bố rất chặt chẽ.
Trước hết để cĩ thể được phép đọc tài liệu, cán bộ làm cơng tác cơng bố phải khảo sát tài liệu qua các cơng cụ tra cứu cĩ trong Kho, lên danh mục các đơn vị bảo quản hoặc tài liệu cụ thể (đối với các đvbq đã cĩ sẵn mục lục chi tiết) vào một phiếu yêu cầu đọc tài liệu; sau đấy phải thơng qua trưởng phịng khai thác và cuối cùng là phải được phép của Lãnh đạo Cục Lưu trữ. Sau đĩ trình phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã cĩ chữ ký của Lãnh đạo Cục lưu trữ với Trưởng Kho Lưu trữ, Trưởng Kho Lưu trữ mới rút tài liệu ra cho đọc. Việc nghiên cứu tài liệu để lựa chọn đem ra cơng bố chỉ được phép diễn ra tại khu vực Kho mà thơi.
Sau khi nghiên cứu, lựa chọn được một số tài liệu để cơng bố, cán bộ làm cơng tác này phải truyền đạt văn bản (nếu cần), làm tờ trình với các cấp Lãnh đạo từ Phịng đến Cục trưởng Cục Lưu trữ và Lãnh đạo Văn phịng Trung ương. Trong trường hợp cần thiết, phải xin ý kiến Ban Bí thư (trước đây là Thường trực Bộ Chính trị ). Sau khi đã được Lãnh đạo Văn phịng duyệt cho phép cơng bố, cán bộ làm cơng tác này mới làm các thủ tục cần thiết để gửi các cơ quan thơng tấn báo chí (nhiều khi cịn soạn thảo cả cơng văn gửi tài liệu và nĩi rõ là tài liệu đẫ được phép của cấp cĩ thẩm quyền cơng bố)
Với quy trình chặt chẽ như vậy, việc cơng bố tài liệu ở Kho Lưu trữ