7. Bố cục của đề tài
1.4. Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về
Nam về tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử
Việc ứng dụng ngày càng rộng rãi văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đòi hỏi phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Về mặt vật lý, văn bản, tài liệu truyền thống thể hiện dưới dạng vật thể cụ thể. Trong đó, thông tin được cố định trực tiếp trên vật mang tin và con người có thể trực tiếp dùng giác quan để đọc thông tin chứa trong tài liệu. Đối với văn bản quản lý còn có những thành phần thông tin mang tính xác nhận giá trị nội dung của văn bản (chữ ký, con dấu). Tuy nhiên, văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác - nó chứa thông tin dưới dạng điện tử mà con người chỉ có thể sử dụng giác quan của mình để đọc nhờ những phần mềm (để giải mã) và phương tiện kỹ thuật tương ứng (phần cứng) để hiển thị. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử cũng không gắn chặt với vật mang tin cụ thể nào mà chỉ lưu trú tạm thời trên các vật mang thông tin. Thông tin trong tài liệu điện tử được cố định không phải bằng cách gắn chặt với vật mang tin mà cố định bằng các thuật toán. Mặt khác, yếu tố xác định giá trị nội dung của văn bản điện tử là chữ ký điện tử cũng không giống như “chữ ký tươi và con dấu đỏ” trên
văn bản giấy; quy trình quản lý văn bản điện tử cũng khác biệt so với văn bản truyền thống… Do vậy, để tài liệu điện tử được sử dụng hiệu quả (với tính chất cơ bản như là văn bản giấy), bắt buộc phải xây dựng các quy định phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại hình văn bản, tài liệu này, cũng như phù hợp với đặc thù nền hành chính Việt Nam.
Thực tiễn, những năm qua các cơ quan có thẩm quyền khác của Việt Nam đã ban hành một loạt văn bản pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Tuy nhiên (như đã trình bày ở phần lý do chọn đề tài) các quy định này nằm rải rác trong nhiều văn bản khác nhau, nhiều quy định chồng chéo, mâu thuẫn... Mặt khác, hiện nay ở Việt Nam chưa có công trình nghiên cứu nào hệ thống toàn bộ các quy định, chỉ ra được thay đổi và phát triển của các quy định trong pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử,... Do vậy việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, (trên cơ sở tham khảo, so sánh, đối chiếu với lý luận và thực tiễn việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của các nước tiên tiến) nhằm đưa ra những nhận xét, đề xuất một số ý kiến để góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật Việt Nam trong lĩnh vực quan trọng này là hết sức cần thiết.
Trước hết, việc hệ thống lại các quy định của pháp luật, chỉ rõ sự phát triển của các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử (trong tất cả các lĩnh vực) sẽ giúp những người làm công tác lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ Việt Nam có cái nhìn tổng thể, xác định rõ hơn vai trò, nhiệm vụ của mình trong hoạt động lưu trữ nói chung và trong lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng. Đặc biệt việc hệ thống hóa các quy định, nhất là quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc những ngành có sự hội nhập quốc tế sâu rộng (Hải quan, Ngân hàng, Thuế...) sẽ cung cấp những thông tin giá trị cả về mặt pháp lý, kỹ thuật và tổ chức, giúp cho cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thêm cơ sở để xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
hóa các quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết về sự phát triển của các quy định để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lý luận về tài liệu điện tử, về sự vận động, phát triển của các khái niệm cơ bản chuyên ngành lưu trữ. Bên cạnh đó việc hệ thống hóa các quy định của pháp luật còn giúp cho việc nghiên cứu, đổi mới các quy trình nghiệp vụ cụ thể trong lưu trữ tài liệu điện tử (như: xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ điện tử; tổ chức thu thập, bảo quản tài liệu điện tử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử...). Mặt khác, việc hệ thống hóa còn cung cấp thông tin giúp cho việc xây dựng nội dung chương trình, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực về lưu trữ tài liệu điện tử. Đối với các sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ, đây cũng là nguồn thông tin bổ ích để phục vụ học tập, nghiên cứu.
Tiểu kết chƣơng 1
Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, văn bản điện tử, tài liệu điện tử, với những ưu thế đặc biệt của mình so với văn bản giấy đã, đang và sẽ được sử dụng ngày càng sâu rộng trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, trong đời sống kinh tế, xã hội toàn cầu. Sự phát triển của văn bản điện tử, tài liệu điện tử đòi hỏi phải có hệ thống quy định pháp luật, quy định về tiêu chuẩn để bảo đảm giá trị pháp lý và tính vẹn toàn của tài liệu trong toàn bộ quá trình sản sinh, chu chuyển, sử dụng và lưu trữ. Đây là điều không chỉ các quốc gia mà các tổ chức quốc tế về lưu trữ cũng đặc biệt quan tâm.
Bên cạnh đó, do sự khác biệt của mình, sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử đã làm thay đổi cả lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Cụ thể, tài liệu điện tử đã thúc đẩy sự phát triển về lý luận lưu trữ, từ mô hình vòng đời tài liệu truyền thống đã xuất hiện thêm mô hình về tính liên tục của tài liệu; nội hàm khái niệm văn bản, tài liệu cũng đã thay đổi... Lý luận này cũng đã thâm nhập vào nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn của các quốc gia, các tổ chức quốc tế về lưu trữ ban hành. Từ góc độ thực tiễn, sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử làm cho hoạt động của những người làm công tác văn thư, lưu trữ truyền thống cũng có những thay đổi quan trọng. Các tác nghiệp cơ bản của công
tác văn thư, lưu trữ vốn phù hợp với văn bản, tài liệu truyền thống (tiếp nhận, chuyển giao văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…) đã không còn hoàn toàn phù hợp trong môi trường điện tử.
Ở Việt Nam, cùng với quá trình hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, văn bản điện tử, tài liệu điện tử cũng đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng từ khá sớm. Trong gần 20 năm qua, hơn 100 văn bản quy phạm pháp luật mà nội dung của nó có đề cập đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử đã được Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương ban hành nhằm tạo lập cơ sở pháp lý cho việc sử dụng rộng rãi văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức và hoạt động của người dân, doanh nghiệp.
Đối với khoa học lưu trữ Việt Nam, quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử là đối tượng cần được nghiên cứu nghiêm túc, thấu đáo. Những nghiên cứu đó phải dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích các quy định của pháp luật Việt Nam, có so sánh, đối chiếu với kinh nghiệm lập pháp của nước ngoài. Không chỉ nghiên cứu các quy định pháp lý thuần túy mà còn phải nghiên cứu cả những những quy định mang tính chất tiêu chuẩn của tài liệu điện tử và chu truyển, tiếp nhận, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử. Qua đó đề xuất các giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật về tài liệu điện tử, cũng như hoàn thiện về lý luận công tác lưu trữ. Trong chương 2 của đề tài này, tác giả sẽ trình bày những tìm hiểu của mình về các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu lưu trữ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Chƣơng 2
PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Nhìn tổng thể, việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật nhằm đẩy mạnh ứng dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp và đời sống kinh tế, xã hội được Đảng, Nhà nước đặc biệt quan tâm. Từ những năm 1990 đến nay, chỉ tính riêng ở cấp Trung ương, Ban Bí thư, Bộ Chính trị đã có nhiều nghị quyết, chỉ thị; Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan Trung ương khác cũng ban hành hơn 100 văn bản ở tầm bộ luật, luật, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, trong đó có các nội dung liên quan đến đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Trong quá trình xây dựng pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, Luật Giao dịch điện tử (2005) là dấu mốc quan trọng. Bởi luật này là nền tảng pháp lý quan trọng để các cơ quan có thẩm quyền xây dựng, ban hành một loạt quy định về sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong từng chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể. Đây cũng là căn cứ để tác giả phân chia quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử thành 2 giai đoạn là: Giai đoạn trước khi Quốc hội ban hành Luật Giao dịch điện tử 2005 và giai đoạn sau khi có Luật Giao dịch điện tử.
Mặt khác, do đặc thù về “tính liên tục của tài liệu điện tử” và việc lưu trữ tài liệu điện tử được thực hiện tự động trong các hệ thống thông tin (hải quan điện tử, thuế điện tử, ngân hàng điện tử,...), do vậy rất khó để phân biệt rạch ròi về mặt nội hàm giữa khái niệm văn bản điện tử và khái niệm tài liệu điện tử trong các văn bản. Bên cạnh đó, pháp luật Việt Nam còn có nhiều quy định về chứng từ điện tử - một loại tài liệu điện tử thuộc chuyên ngành tài chính, ngân hàng, thương mại, hải quan... do vậy trong luận văn này, tác giả sử dụng linh hoạt khái niệm văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng từ điện tử với nghĩa tương đồng.
2.1. Pháp luật về tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử trƣớc 2005
2.1.1. Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
Trước khi có Luật Giao dịch điện tử 2005, các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử chủ yếu được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực ngân hàng, tài chính, hải quan (khoảng 20 văn bản) và hầu như vắng bóng trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý hành chính (nhà nước, doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức khác).
Trước hết, về chủ trương, ngày 30/3/1991 Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 26-NQ/TW về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, trong đó nêu rõ: “Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học…”; ngày 30/7/1994 Nghị quyết Hội nghị lần thứ 7 BCH Trung ương (khóa VII) xác định “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh tế quốc dân”. Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (1996) nhấn mạnh: "Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế... Hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế’; ngày 17/10/2000 BCH Trung ương tiếp tục ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Theo đó: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là một nhiệm vụ ưu tiên
trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước. Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển…”. Trung ương yêu cầu: Các cấp uỷ, tổ chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước. Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ… Tập trung phát triển các dịch vụ điện tử trong các lĩnh vực tài
chính (thuế, kho bạc, kiểm toán...), ngân hàng, hải quan, hàng không, thương mại, thương mại điện tử và các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo từ xa, chữa bệnh từ
xa, thư viện điện tử,...); đảm bảo các điều kiện cần thiết phù hợp với tiến độ hội
nhập kinh tế khu vực và quốc tế”...
Thể chế các chỉ đạo nêu trên cơ quan có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này. Thực tế, ngay sau khi đất nước thống
nhất, Hội đồng Chính phủ đã hai lần ra các Nghị quyết (số 173-CP/1975 và số 245-
CP/1976)về tăng cường ứng dụng toán học và máy tính điện tử trong quản lý kinh tế, tăng cường quản lý và sử dụng máy tính điện tử trong cả nước. Tuy nhiên vì nhiều lý do, đến đầu những năm 1990 nước ta cơ bản vẫn là một nước lạc hậu về thông tin, chưa thiết lập được hệ thống thông tin tin cậy và chưa đáp ứng kịp thời cho quản lý và điều hành của bộ máy nhà nước từ Trung ương tới địa phương. Cùng với đó, việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này cũng chưa đạt được kết quả đáng kể nào.
Chính vì vậy, ngày 04/8/1993, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP
về "Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90". Chính phủ
xác định: “Phát triển công nghệ thông tin ở nước ta chủ yếu là nhằm ứng dụng vào
các lĩnh vực hoạt động kinh tế-xã hội để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý, của các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ”. Theo đó, cần xây dựng và tổ chức thực hiện ngay một số dự án cấp Nhà nước về công nghệ thông tin là: Hệ thống thông tin quản lý hành chính nhà nước; hệ thống thông tin kinh tế tổng hợp; hệ thống thông tin quản lý nhà nước về tài chính, ngân hàng, thị trường, giá cả và xuất nhập khẩu; hệ thống thông tin tiềm lực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; đồng thời cần sớm hình thành một mạng các hệ thống thông tin quản lý của các bộ, ngành, địa phương theo một chương trình thống nhất để có thể liên kết