7. Bố cục của đề tài
2.2. Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử sau 2005
2.2.2. Nội dung các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
từ điện tử, giá trị pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, chu chuyển văn bản điện tử, chuyển hóa văn bản điện tử thành văn bản giấy và ngược lại, hệ thống thông tin điện tử, bảo đảm an ninh an toàn tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử…
2.2.2. Nội dung các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử - Quy định về văn bản điện tử: - Quy định về văn bản điện tử:
Trong văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, khái niệm văn bản không được định nghĩa cụ thể. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về Công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 đưa ra các khái niệm “bản thảo văn bản”, “bản gốc văn bản”, “bản chính văn bản”. Theo đó, “bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Quyết định số 25/2006/QĐ-BTM ngày 25/7/2006 của Bộ trưởng Bộ Thương
bản điện tử là văn bản ở dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy được ký và đóng dấu. Trong đó, văn bản là tất cả các loại công văn, tài liệu thuộc các hình thức văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, điều ước quốc tế, các tài liệu hoặc thông tin khác do các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Thương mại gửi tới nhau hoặc gửi tới hay nhận từ các đối tượng liên quan (Điều 4).
Nghị định 64/2007/NĐ-CP đã dành một mục riêng để quy định về quản lý
văn bản điện tử. Tại khoản 8, Điều 3, Nghị định 64 định nghĩa: Văn bản điện tử là
văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử). Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác (Điều 10 Luật Giao dịch điện tử). (Luật Giao dịch điện tử dành riêng Chương II để quy định về Thông điệp dữ liệu với 2 nội dung cơ bản là khẳng định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và quy định về gửi, nhận thông điệp dữ liệu).
Bên cạnh đó, quy định về văn bản điện tử, còn được nêu trong Nghị định số
52/2015/NĐ-CP ngày 28/5/2015 của Chính phủ quy định cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật. Theo đó, cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật (Điều 2) là tập hợp các văn bản quy pha ̣m pháp luâ ̣t và văn bản hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật dưới dạng
văn bản điện tử do Chính phủ thống nhất quản lý... Văn bản trên Cơ sở dữ liệu quốc
gia về pháp luật được sử dụng chính thức trong việc quản lý nhà nước , phổ biến
pháp luật, nghiên cứu, tìm hiểu, áp dụng và thi hành pháp luật của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Điều 4).
Trong các văn bản pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, thuế, chứng khoán, một cửa quốc gia… khái niệm “chứng từ điện tử” được sử dụng với nghĩa tương tự khái niệm văn bản điện tử - tài liệu điện tử. Tuy nhiên khi xây dựng văn bản pháp luật, người ta đã định nghĩa cụ thể khái niệm chứng từ điện tử trong từng lĩnh vực như:
Chứng từ điện tử trong lĩnh vực chứng khoán; chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế; chứng từ điện tử trong lĩnh vực kho bạc nhà nước;... Khái niệm chứng từ điện tử cũng được định nghĩa không thống nhất, khi thì được định nghĩa với tư cách là tập con của khái niệm chứng từ, khi thì là thông tin, khi thì được định nghĩa là thông điệp dữ liệu, là dữ liệu điện tử...
Ví dụ: Chứng từ điện tử là chứng từ ở dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định
57/2006/NĐ-CP quy định về thương mại điện tử); Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính (Điều 3, Nghị định 27/2007/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong hoạt
động tài chính); Chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế là thông điệp dữ liệu điện tử
về đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong lĩnh vực thuế (Điều 3, Thông tư 180/2010/TT-BTC); “Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ” (Điều 3, Thông tư số 38/2013/TT-NHNN),… Nghị định số 52/2013 về
thương mại điện tử (thay thế Nghị định số 57/2006/NĐ-CP) định nghĩa: Chứng từ
điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng. Chứng từ điện tử trong Nghị định này không bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, vận đơn, hóa đơn gửi hàng, phiếu xuất nhập kho hay bất cứ chứng từ có thể chuyển nhượng nào cho phép bên nắm giữ chứng từ hoặc bên thụ hưởng được quyền nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc được trả một khoản tiền.
Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, Điều 35, Nghị định 64/2007/NĐ-CP quy định: Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử
gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản
của văn bản.
Về chu chuyển và sử dụng văn bản điện tử, pháp luật quy định các nội dung: thời điểm gửi nhận văn bản điện tử; tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ; xử lý văn bản điện tử; sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước...
Cụ thể, về thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử, Nghị định 64/2007/NĐ-CP quy định: Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo. Cơ quan nhà nước được Chính phủ giao trách nhiệm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin bảo đảm xác định được thời điểm nhận và gửi văn bản điện tử. Thời điểm nhận là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó (Điều 36, 37).
Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được
thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản điện
tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó”(Điều 38, Nghị định
64/2007/NĐ-CP).
Về xử lý văn bản điện tử Nghị định 64/2007/NĐ-CP cho phép cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần
thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải
bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó (Điều 39). Bên cạnh đó, để
bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản Nghị định yêu cầu cơ quan nhà nước có trách
nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử (Điều 40).
quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thông tin của Chính phủ để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng…
Để đưa những quy định về văn bản điện tử trong Nghị định 64 vào thực tiễn, Thủ
tướng đã ban hành Chỉ thị 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 về việc tăng cường sử
dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Trong đó, Thủ tướng yêu cầu khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, từng bước mở rộng áp dụng đối với hồ sơ trình UBND, Chủ tịch UBND các cấp. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy; lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc,...
Ngoài các quy định nêu trên, trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính còn quy định chi tiết về chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng
từ giấy và ngược lại; hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử; niêm phong, tạm giữ, tịch
thu chứng từ điện tử; quản lý nhà nước đối với giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính,….
- Quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số:
Để một văn bản quản lý có giá trị thực thi buộc phải có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu cơ quan. Tương tự, trong môi trường điện tử để văn bản điện tử được sử dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành bắt buộc phải có chữ ký điện tử - một thành tố không thể tách rời.
Quy định về sử dụng chữ ký điện tử để ký văn bản điện tử được nêu tại Quyết định 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định 308/1997/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; Quyết định 44/2002/QĐ-TTg; Luật Kế toán 2003; Luật Giao dịch điện tử 2005; Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 170/2013/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP; Nghị định 35/2007/NĐ-CP ngày 08/3/2007 của Chính phủ về
giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;Quyết định số 25/2006/QĐ-BTM ngày
25/7/2006 của Bộ Thương mại về việc ban hành quy chế sử dụng chữ ký số của Bộ Thương mại; Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và một số văn bản khác...
Trước khi có Luật Giao dịch điện tử trong các văn bản pháp luật, bên cạnh khái
niệm chữ ký điện tử, người ta còn sử dụng khái niệm chữ ký số, hoặc cụm từ dấu và
chữ ký được mã hóa bằng ký hiệu mật. Trong đó, chữ ký điện tử vừa được coi là điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử vừa là yếu tố bắt buộc phải có để một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, trong các văn bản trên chữ ký điện tử được sử
dụng như một yếu tố thay thế cho chữ ký tay bằng mực trên văn bản giấy (ví dụ, khi
một cá nhân ghi chữ ký điện tử của mình trên chứng từ điện tử thì chữ ký đó có giá
trị như chữ ký tay bằng bút mực trên chứng từ giấy - Điều 6, Quyết định
308/1997/QĐ-NH2), các quy định chi tiết về chữ ký điện tử, chữ ký số chỉ được ban hành sau khi có Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn.
Đáng chú ý về khái niệm, Luật Giao dịch điện tử chỉ đưa ra khái niệm “chữ
ký điện tử”, “chứng thực chữ ký điện tử”, “chứng thư điện tử”. Tuy nhiên trong văn
26/2007/NĐ-CP và các Nghị định sửa đổi) lại sử dụng khái niệm “chữ ký số”, “chứng thực chữ ký số”. Còn trong các văn bản hướng dẫn khác như: Nghị định 35/2007 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng; Nghị định
57/2006/NĐ-CP về thương mại điện tử lại sử dụng khái niệm “chữ ký điện tử”…
Nhìn chung, các văn bản đều quy định chữ ký số, chữ ký điện tử là yếu tố bắt buộc các chủ thể phải có để thực hiện giao dịch điện tử, chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký và con dấu của cơ quan. Nếu không có chữ ký điện tử, chữ ký số, văn bản điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị tham khảo thông tin. Theo đó chủ thể của giao dịch điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc chữ ký số để thực hiện những giao dịch mang tính bắt buộc. Đồng thời, các quy đinh pháp luật cũng khuyến khích sử dụng rộng rãi chữ ký điện tử trong các văn bản điện tử để giao dịch khác.
Về mặt pháp lý, trước khi có Luật Giao dịch điện tử, chữ ký điện tử mới chỉ có giá trị pháp lý như chữ ký tay, bằng mực trên văn bản giấy, chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân đối với tính chính xác của văn bản điện tử. Sau khi có Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin cũng như thực tiễn