II- Thực trạng hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại Ngân hàng Nông nghiệp
1. Quy định về quy trình nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu tại Ngân hàng
1.1 Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu:
a) Tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C:
Đây là khâu quan trọng nhất vì chỉ trên cơ sở này, Ngân hàng mới có căn cứ để mở L/C cho ngời xuất khẩu giao hàng. Hồ sơ thờng gồm có:
- Đơn xin mở th tín dụng nhập khẩu, sau khi đã đợc Ngân hàng đồng ý mở L/C thì đơn này trở thành một cam kết giữa ngời nhập khẩu và Ngân hàng. Cơ sở pháp lý và nội dung của đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đợc ký kết giữa ngời nhập khẩu và ngời xuất khẩu.
- Hợp đồng thơng mại.
- Hạn ngạch nhập khẩu hoặc giấy phép nhập khẩu.
- Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của Ngân hàng.
b) Mở và phát hành L/C:
Trên cơ sở hợp đồng thơng mại đợc ký kết giữa ngời mua và ngời bán, đơn vị xuất khẩu gửi đơn yêu cầu mở th tín dụng tới Ngân hàng. Đơn yêu cầu mở L/C thể hiện đợc đầy đủ các điều kiện của hợp đồng, là căn cứ để thanh toán viên lập và phát hành L/C. Trong đơn yêu cầu mở L/C khách hàng phải ghi rõ L/C mở bằng SWIFT hay Telex có mã khoá của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam.
c) Tu sửa và tra soát L/C:
Theo thông lệ quốc tế không có văn bản chính thức về quy tắc tu chỉnh L/C. Tuy nhiên tu chỉnh L/C là một việc không thể thiếu đợc trong quá trình mở và thanh toán th tín dụng. Việc tu chỉnh L/C Ngân hàng chỉ thực hiện khi có đề nghị chính thức bằng văn bản có đủ tính chất pháp lý của ngơì mở L/C. Khi tiếp nhận đợc yêu cầu tu chỉnh L/C của khách hàng, các thanh toán viên của Ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản tu chỉnh, nếu hợp lý thì tiến hành tu chỉnh.
Tất cả mọi điều chỉnh, sửa đổi hay huỷ bỏ đều phải thông báo cho Ngân hàng thông báo hoặc Ngân hàng xác nhận (nếu có). Các điều khoản không bị sửa đổi vẫn có giá trị nh cũ.
Chuyên đề thực tập
Sau khi nhận đợc L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với yêu cầu của mình, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi cho Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội thông qua Ngân hàng của họ. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội có trách nhiệm nhận, kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.
Khi nhận đợc bộ chứng từ, cán bộ thanh toán phải có trách nhiệm kiểm tra sự hoàn hảo của bộ chứng từ. Trong khoảng thời gian cho phép ( thờng tối đa là 5 ngày), nếu cán bộ thanh toán kiểm tra thấy bất kỳ một sự sai sót nào về số lợng hoặc chứng từ phải thông báo ngay cho Ngân hàng gửi chứng từ, đồng thời liên hệ với khách hàng của mình để chờ chấp nhận thanh toán. Sau khi kiểm tra, nếu chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp thuận thanh toán của ngời nhập khẩu (trong trờng hợp có sai sót) thì cán bộ thanh toán phải:
- Thực hiện thanh toán cho khách hàng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đợc chứng từ theo chỉ đẫn trong th đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ (nếu là thanh toán ngay).
- Thông báo chấp nhận thanh toán và ngày đến hạn thanh toán nếu L/C thanh toán có kỳ hạn hoặc thanh toán chậm.
- Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết, trong trờng hợp không chấp nhận thanh toán thì phải điện báo cho Ngân hàng gửi chứng từ và yêu cầu họ cho ý kiến để sử lý. Trên điện báo phải ghi rõ "Chúng tôi đang gửi chứng từ và chờ sự định đoạt của các ngài" (We are holding the documunt at your disposal). Việc thông báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ không quá 7 ngày làm việc của Ngân hàng kể từ ngày nhận đợc chứng từ.
Đối với những L/C thanh toán chậm có kỳ hạn, sau khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên đảm bảo chứng từ hoàn toàn phù hợp với những quy định của L/C ký chấp nhận thanh toán.