2.1. Quan niệm của cán bộ công chức, viên chức Hà Nội về văn hóa hội họp
Quan niệm thể hiện mỹ quan của con người về các vấn đề xã hội, vì vậy nó có ý nghĩa quan trọng trong việc dẫn dắt và định hướng cho hành vi ứng xử của con người. Quan niệm như thế nào thì hành vi ứng xử như thế ấy.
Trong phần này, chúng tôi xem xét quan niệm của Cán bộ, Công chức, Viên chức (CBCCVC) Hà Nội trên các khía cạnh cơ bản như: họ hiểu thế nào là văn hóa hội họp?. Các tiêu chí để đánh giá về văn hóa hội họp và vai trò của văn hóa hội họp đối với công tác quản lý và môi trường làm việc ở công sở.
Trước hết cách hiểu về văn hóa hội họp là thế nào và những thành tố để tạo nên văn hóa hội họp. Kết quả nghiên cứu định tính đã cho thấy có một số cách hiểu khác nhau về văn hóa hội họp.
+ Cách hiểu thứ nhất: có rất nhiều ý kiến đưa ra cách hiểu của mình Văn hóa hội họp là sự biểu hiện hành vi ứng xử của con người trong Công sở. Như ý kiến của một cán bộ nữ đang làm việc tại loại hình doanh nghiệp ngoài Quốc doanh :
“Theo mình văn hóa hội họp là tính đúng giờ khi tham gia cuộc họp. Tôi nghĩ đây là phép lịch sự tối thiểu mà nhân viên cần phải có, đến đúng giờ họp cũng là một cách tôn trọng cuộc họp” [PVS, Nữ 27t, Cán bộ Công ty cung cấp phần mềm. TP Hà nội].
Cách hiểu về văn hóa hội họp của cán bộ trên cho thấy: văn hóa của hội họp là việc đến đúng giờ, đồng thời hành vi này để thể hiện đúng vai trò của CBCCVC trong môi trường công sở.
Thêm một số ý kiến khác nữa cũng đưa ra cách hiểu văn hóa hội họp của mình theo cách hiểu thứ nhất của chúng tôi:
“văn hóa hội họp chính là những thói quen của mọi người tạo ra trong cuộc họp. Nó bao gồm cả những thói quen tốt và thói quen xấu. Thói quen tốt chính là
việc tập trung vào những vấn đế được đưa ra trong cuộc họp, đồng thời cũng là cách bày tỏ quan điểm của bản thân về những vấn đề đó. Ngoài ra, nó cũng bao gồm những thói quen xấu như ngồi nói chuyện riêng, làm việc riêng trong cuộc họp” [PVS, Nam 30 tuổi, Cán bộ kinh doanh tin học, Tp Hà Nội].
“văn hóa hội họp chính là việc các thành viên nghiêm túc tham gia các buổi họp cơ quan. Mọi người ngồi yên lặng, trật tự lắng nghe các ý kiến của lãnh đạo”
[PVBCT15, Nữ 26, Cán bộ văn phòng viện nghiên cứu văn hóa. Tp Hà Nội].
Trong hai ý kiến ở trên, ta rất dễ nhận biết các thành tố của văn hóa hội họp theo cách hiểu của những cán bộ này: có thể là tất cả hành vi kể cả hành vi không mong đợi lẫn hành vi được chấp nhận, nhưng tựu chung vẫn là chỉ mọi hành vi ứng xử của con người với con người khi cuộc họp được diễn ra.
Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều những thông tin khác trùng lặp với những nhóm quan niệm trên, nhưng xét theo một góc độ này thì tất thảy các ý kiến được đưa ra của các cán bộ trên ta đều nhận thấy: CBCCVC hướng tới việc tuân thủ các chuẩn mực, để từ đó điều chỉnh sao cho hành vi của mình phù hợp với những thiết chế đặt ra trong môi trường làm việc được coi là văn hóa hội họp.
Vậy với cách hiểu thứ nhất này: văn hóa hội họp xét cho cùng chính là những hành vi ứng xử giữa các cá nhân với nhau làm sao cho phù hợp với môi trường văn hóa công sở.
+ Cách hiểu thứ hai: văn hóa hội họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố như: giá trị và mục tiêu mà một nhóm người hay một tổ chức xã hội hướng tới, là sự biểu hiện trình độ nhà quản lý, lãnh đạo.
Trước hết, hội họp không chỉ là nhà quản lý đặt ra vấn đề xong tự giải quyết mà còn có sự tham gia bàn bạc đóng góp của các cán bộ trong cuộc họp. Do đó một số quan điểm đã cho rằng: văn hóa hội họp là sự tương tác giữa các chủ thể nhằm giải quyết các vấn đề được nhà quản lý đặt ra.
qua việc trao đổi để đạt được mục đích của người quản lý. Người tổ chức cuộc họp nêu lên những vấn đề, mục đích của người quản lý để cùng với tập thể bàn bạc, nắm bắt ý kiến để triển khai công việc và mọi người cùng thống nhất. Họp để bàn, bàn để thống nhất hoặc để triển khai công việc để họ có thể nắm bắt, triển khai công việc cho người ta hiểu được công việc của mình…” [PVS, Nữ 39 tuổi, Chủ tịch Phường Quảng An, Hà Nội].
Hay một quan niệm nữa của một cán bộ làm trong ngành luật về văn hóa hội họp:
“ Văn hóa hội họp là biểu hiện kết quả cuộc họp, giải quyết được vấn đề được đưa ra không vướng mắc gì…” [PVBCT, Nam, Cán bộ Tòa án nhân dân TP Hà Nội]
Bên cạnh đó, văn hóa hội họp cũng được hiểu là sự thể hiện năng lực của nhà quản lý, lãnh đạo trong một cơ quan.
“..Cũng giống như văn hóa khi tham gia giao thông, văn hóa hội họp là văn hóa trong một cuộc họp, biểu hiện ở một số nét chính như: cách điều hành của người lãnh đạo, nội dung cuộc họp, đúng giờ họp, trang phục tham gia cuộc họp, các cách ứng xử của thành viên,..” [PVBCT 2, Nam 30 tuổi, P.Giám đốc Công ty đầu tư xây dựng, Hà Nội].
Quan niệm này, xem xét văn hóa hội họp từ rất nhiều góc độ: đối với nhà quản lý, lãnh đạo việc điều hành cuộc họp như thế nào để thể hiện được năng lực, cũng như trình độ quản lý của mình, cho đến những hành vi ứng xử của các thành viên.
Nhìn chung, các quan niệm từ thông tin thu được ở trên chúng ta thấy trong một chiều cạnh khác văn hóa hội họp được xem là tổng hợp của rất nhiều yếu tố. Từ những yếu tố hành vi ứng xử, cho đến giá trị và mục tiêu mà một nhóm người hay một tổ chức hướng tới hay là sự biểu hiện trình độ, năng lực của nhà quản lý, lãnh đạo trong một cơ quan.
Ngoài hai cách hiểu trên, những thông tin mà chúng tôi thu được từ nghiên cứu định tính cho thấy cũng không ít Cán bộ, Công chức, Viên chức khi được hỏi họ tỏ ra khá mơ hồ, lung túng trong cách hiểu về văn hóa hội họp.
“Mình không biết định nghĩa như thế nào cho đúng về văn hóa hội họp nhưng theo mình hiểu thì trong một cuộc họp: thứ nhất là những nội dung được chuẩn bị kỹ lưỡng, tức là những vấn đề được đưa ra trình bày trong cuộc họp được mọi người nghiên cứu kĩ trước khi nó diễn ra” [PVS7, Nữ 30 tuổi, Cán bộ Quĩ hỗ trợ Văn học nghệ thuật Hà Nội].
Tóm lại có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn hóa hội họp, mặc dù vậy các quan niệm này có rất nhiều điểm tương đồng về các thành tố nhằm tạo nên văn hóa trong hội họp như: văn hóa hội họp là hệ thống các giá trị, hay các chuẩn mực được đặt ra mà mọi người hướng đến và tuân thủ, là hành vi ứng xử giữa con người với con người nơi công sở, đồng thời văn hóa hội họp có liên quan đến hai chủ thể: người quản lý, lãnh đạo và nhân viên trong một tổ chức xã hội nhất định.
+ Một khía cạnh khác của quan niệm văn hóa hội họp là tiêu chí đánh giá về văn hóa hội họp của Cán bộ, Công chức, Viên chức tại địa bàn Thủ đô.
Các kết quả nghiên cứu định lượng cho thấy trong quan niệm của cán bộ được hỏi, Văn hóa hội họp bao hàm các khía cạnh như: Nội dung rõ ràng, thời gian nhanh gọn, đúng giờ, điều hành khoa học, quyết định chính xác, dân chủ, có sự gắn kết giữa các thành viên, không làm việc riêng trong hội họp. Đây cũng là các tiêu chí cơ bản để đánh giá về văn hóa hội họp
Kết quả khảo sát từ đề tài KX 03 - 21/06 - 10 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10“Đổi mới văn hóa lãnh đạo và quản lý ở Việt Nam hiện nay” tại bốn địa bàn nghiên cứu: TPHCM, Thủ đô Hà Nội, TP Đà Nẵng và TP Hải Dương phân theo lứa tuổi cho thấy mức độ tán thành các tiêu chí này như sau: “nội dung cuộc họp rõ ràng” chiếm tỷ lệ cao nhất 80,5%, “dân chủ” có 71,0%, “điều hành một cách khoa học” là 67,4%, “kịp thời tháo gỡ những vướng mắc” có 57,4%, “đúng giờ” có 58,7%;
các tiêu chí được lựa chọn nằm trong nhóm tỷ lệ thấp là tiêu chí: “tăng cường sự gắn kết các thành viên” chỉ có 32,7%,, “thành viên tham dự đầy đủ” 37,8%, “không nói chuyện làm việc riêng” được các đối tượng lựa chọn 33,8%.
Đó là những kết quả phản ánh quan niệm chung, còn tại Hà Nội các số liệu của khảo sát có mang lại những khác biệt?.
Bảng 2.1: Tiêu chí Văn hóa hội họp của CBCCVC Thủ đô Hà Nội
Các tiêu chí Số ý kiến trả lời
(người) Tỷ lệ (%)
Nội dung rõ ràng 392 86.2%
Nhanh gọn 392 58.9%
Đúng giờ 392 61.7%
Kịp thời tháo gõ những vướng mắc 392/ 56.6%
Điều hành một cách khoa học 392 80.1%
Quyết định được đưa ra chính xác 392 57.1%
Tăng cường sự gắn kết các thành viên 392 25.3%
Thanh viên tham gia đầy đủ 392 26.8%
Không nói chuyên làm việc riêng 392 37.6%
Dân chủ 392 66.5%
(Nguồn: Số liệu khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10- 21/06- 10)
Nhìn vào kết quả của bảng trên cho thấy tại Hà Nội những lựa chọn tiêu chí cho cuộc họp của các cán bộ công chức cũng có nhiều nét tương đối trùng khớp với kết quả chung của cuộc điều tra. Với những tiêu chí được lựa chọn nhiều nhất vẫn là nội dung cuộc họp rõ ràng (chiếm 86,2%), điều hành một cách khoa học (80,1%)...; và tiêu chí lựa chọn thấp nhất trong các tiêu chí được đưa ra là tăng cường sự gắn kết các thành viên (25,3%).
Xem xét từ khía cạnh chuẩn bị cho mỗi cuộc họp thì: “Nội dung cuộc họp” luôn là tâm điểm, thu hút sự quan tâm lớn nhất của các CBCCVC trong một cơ quan, tổ chức điều này là không thể phủ nhận. Thực tế cho thấy mỗi khi có cuộc họp thì câu hỏi lớn nhất được đặt ra: họp về cái gì? (Một câu hỏi về nội dung), để hình thành và tổ chức một cuộc họp. Bên cạnh đó, đối với các CBCCVC câu hỏi này không phải là ngẫu nhiên, hỏi cho vui mà đây là câu hỏi mang tính mục đích. Mục đích đối với người hỏi có thể để chuẩn bị cho những ý kiến của mình sẽ phát biểu, hoặc xem xét những lợi ích hay đánh giá giá trị của cuộc họp đó đối với họ như thế nào.
Sự quan tâm lớn nhất không chỉ dừng lại ở nội dung cuộc họp, mà CBCCVC còn cho rằng cách thức tổ chức cuộc họp (Điều hành cuộc họp một cách khoa học) cũng là một trong những tiêu chí không kém phần quan trọng. Điều này chúng ta cũng rất dễ thấy tại các cuộc họp, đối với CBCCVC họ tham gia vào quá trình hội họp cũng là để phần nào đánh giá năng lực quản lý của nhà lãnh đạo, đồng thời họ kỳ vọng vào cách điều hành cuộc họp sẽ mang lại.
Nhưng, mặt khác nội dung cuộc họp cũng như cách thức tổ chức cuộc họp, xem xét trong nhiều chiều cạnh khác nhau thì có thể thấy: đây là yếu tố quyết định hiệu quả cuộc họp và có liên quan tới việc chấp hành qui định của hội họp. Vì rất có khả năng xảy ra hiện tượng làm việc riêng, nói chuyện riêng, đến muộn... do nội dung cuộc họp nghèo nàn, không hữu ích, cách điều hành thiều khoa học.
Một vấn đề nữa mà nghiên cứu cũng quan tâm trong các kết quả định lượng trên: tại sao người ta không đề cao vấn đề liên kết xã hội trong cuộc họp? Liệu sự quan niệm đó có đúng với thực tế xã hội Việt Nam không?
Hội họp luôn là thời điểm gặp mặt hay trao đổi những ý kiến giữa các cá nhân tiêu chí tăng cường sự liên kết xã hội lại có một tỷ lệ thấp như vậy?. Tham khảo một số ý kiến chuyên gia họ cho rằng:
tới những vấn đề cá nhân và những cá nhân đó cảm thấy khó chịu, như vậy là mất hòa khí rồi làm sao mà thân thiết được nữa. Với lại đa số nghĩ tới hội họp thường cho rằng hội họp chỉ xảy ra trong những trường hợp bàn những chuyện công việc của cơ quan công sở họ cũng không tính đến trường hợp hội họp có thể là gặp mặt cuối năm hay một sinh hoạt văn hóa cộng đồng nào đó nên trong trường hợp này lựa chọn cho tiêu chí tăng cường gắn kết các thành viên rất ít là hợp lý...” [Cán bộ nghiên cứu Viện Văn hóa Nghệ thuật. TP Hà Nội].
Một ý kiến của một cán bộ khác cho rằng : “...trong cuộc họp các vấn đề đưa ra thảo luận thường có các quan điểm trái ngược nhau lúc đó sẽ gây ra những xung đột quan điểm tạo cho không khí buổi họp căng thẳng ai cũng bảo vệ quan điểm của mình nên khó có thể có sự gắn kết giữa các thành viên trong cuộc họp được...” [PVS, Cán bộ nghiên cứu Viện Văn hóa, TP Hà Nội].
Với những thông tin thu được từ nghiên cứu định tính cho thấy hoàn toàn phù hợp với kết quả định lượng đã đưa ra. Việc các chủ thể lựa chọn cho tiêu chí này thấp là dựa trên cách hiểu về hội họp mang tính chất của bàn bạc vấn đề quan trọng trong công việc hay tranh luận những luận điểm khoa học, đồng thời họ dựa trên quan điểm đề cao cái tôi của cá nhân trong hội họp nên dẫn đến sự lựa chọn cho tiêu chí này rất thấp.
Tuy vậy, đứng trên quan điểm của tác giả cho rằng: thực chất với cuộc họp nào đi chăng nữa, cho dù là tranh luận khoa học, hay cuộc họp có tính chất phê bình thì nó cũng nhằm tạo ra sự gắn kết các thành viên trong một cơ quan, tổ chức. + Một yếu tố cuối cùng nằm trong quan niệm của CBCCVC về văn hóa hội họp của CBCCVC Thủ đô Hà Nội nữa mà nghiên cứu muốn nhắc đến: quan niệm về vai trò của văn hóa hội họp và vị trí của vai trò này đối với họ như thế nào?.
Có thể nói, quan niệm về vai trò văn hóa hội họp đối với CBCCVC: văn hóa hội họp sẽ tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, nó thúc đẩy cho các cá nhân thể hiện năng lực của bản thân trong công việc, ý thức tuân thủ các qui định nơi họ làm việc
và sự kỳ vọng vào khả năng lãnh đạo của nhà quản lý. Điều này có thể thấy qua các kết quả định tính mà chúng tôi thu được: “ ... Theo tôi thấy một cuộc họp có văn hóa cao sẽ làm cho mọi người có ý thức làm việc hơn, tham gia ý kiến đóng góp nhiều hơn....” [Cán bộ Thời báo Ngân hàng, Hà Nội].
Một ý kiến khác đưa ra cũng cho rằng vai trò của văn hóa hội họp là thúc đẩy năng lực của các cá nhân trong hội họp: “... môi trường văn hóa hội họp lành mạnh sẽ tạo động lực cho mọi người làm việc hăng say, để đến lúc họp đưa ra những sáng kiến cho mọi người thấy được khả năng làm việc của mình...” [Cán bộ,Trung tâm Truyền hình Cáp Trung ương, Hà Nội].
Thực tế cho thấy còn rất nhiều ý kiến trùng lặp với những thông tin định lượng mà chúng tôi thu được ở trên. Tuy nhiên, việc họ đưa ra quan niệm của mình rằng vai trò văn hóa hội họp là động lực thúc đẩy làm việc, làm tăng giá trị cá nhân, thì với họ vai trò của văn hóa hội họp liệu có quan trọng hay không quan trọng trong quản lý hành chính?
Để thấy được tầm quan trọng của hội họp trong hoạt động quản lý nói chung, vai trò văn hóa hội họp nói riêng trong hoạt động quản lý chúng ta hãy cùng xem