văn hóa hội họp
Các nhà nghiên cứu Xã hội học cho rằng: Vị thế trong xã hộ có liên quan đến quan niệm và hành vi ứng xử của các cá nhân. Lý thuyết hành động xã hội chỉ ra rằng: Các cá nhân luôn hành động phù hợp với vị thế xã hội, hoặc ít nhất không làm suy giảm vị thế xã hội. Trong xã hội hiện đại mỗi cá nhân đều nắm giữa một hoặc nhiều vị trí xã hội. Trong nghiên cứu này, các cá nhân được chia thành hai nhóm chính đó là các cá nhân nắm giữ địa vị quản lý (người quản lý) trong hệ thống và những cá nhân ở địa vị bị quản lý (nhân viên).
Thực tế cho thấy nhóm quản lý luôn có vị trí và vai trò quan trọng trong một hệ thống tổ chức. Đối với nhóm này, việc họ quan niệm về văn hóa hội họp như thế nào là điều kiện tiên quyết cho việc xây dựng lên hệ thống giá trị, chuẩn mực cho hội họp nói riêng và môi trường văn hóa nơi công sở nói chung. Một câu hỏi được đưa ra là nhóm nhân viên nằm ở một vị thế xã hội thấp hơn thì quan niệm của họ có chịu tác động bởi yếu tố này hay không.
Để đi đến câu trả lời cho vấn đề này chúng ta hãy cùng xem xét những số liệu từ kết quả khảo sát từ Đề tài KX 03 - 21/06 - 10 dưới đây:
Bảng 3.7: Tương quan giữa vị thế xã hôi trong lựa chọn các tiêu chí cho cuộc họp
Các tiêu chí Nhóm quản lý Nhóm nhân viên
Nội dung rõ ràng 1309 80.5% 695 72.5% Nhanh gọn 1309 53.2% 695 53.8%
Đúng giờ 1309
58.7%
695
54.2%
Kịp thời tháo gõ những vướng mắc 1309
57.4% 695 695 48.5% Điều hành một cách khoa học 1309 67.4% 695 48.3%
Quyết định được đưa ra chính xác 1309
59.3% 695 695 46.2% Dân chủ 1309 71.0% 695 65.2%
Tăng cường sự gắn kết các thành viên 1309
32.7%
695
23.2%
Thanh viên tham gia đầy đủ 1309
37.8%
695
27.8%
Không nói chuyên làm việc riêng
1309
33.8%
695
32.8%
(Nguồn: Số liệu cuộc khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10)
Qua số liệu ở bảng trên ta dễ dàng nhận thấy một số khác biệt giữa hai nhóm quản lý và nhóm nhân viên trong sự lựa chọn tiêu chí của cuộc họp. Về cơ bản trong sự lựa chọn tiêu chí “nội dung rõ ràng” ở cả hai nhóm đều đưa ra lựa chọn ở mức cao (80,5% ở nhóm quản lý, 72,5% ở nhóm nhân viên), phỏng vấn một cán bộ quản lý ở cơ sở sản xuất kinh doanh về quan niệm của mình anh thừa nhận: “Theo quan điểm của mình thì cuộc họp mang tính văn hóa sẽ bao gồm nhiều yếu tố mà trước tiên chính là nội dung cuộc họp, mục tiêu mà cuộc họp hướng đến. Và nhà quản lý, lãnh đạo phải là người nắm rõ nhất mục tiêu cuộc họp” [PVBCT 2, nam 30t, P.Giám đốc Công ty đầu tư xây dựng].
Một cán bộ quản lý khác cũng khẳng định: “Văn hóa hội họp: Là những việc mà chúng tôi cần phải trao đổi và thông qua việc trao đổi để đạt được mục đích
của người quản lý” [PVBCT1, nam 38t, P. Chủ tịch phường Nhân Chính].
Còn đối với nhân viên, họ cho rằng: “văn hóa hội họp bao gồm rất nhiều yếu tố, nó là sự tổng hợp của nhiều yếu tố khác nhau. Một cuộc họp mang tính văn hóa trước hết nó cần thể hiện ở mục tiêu, nội dung cuộc họp. Không thể tổ chức một cuộc họp khi mà không có nội dung, mục tiêu cụ thể” [PVS6, nữ 27 tuổi, nhân viên Công ty cung cấp phần mềm, TP Hà nội].
Ở tiêu chí về thời gian sự khác biệt thể hiện không mấy rõ rệt, nhưng tiêu chí “kịp thời tháo gỡ những vướng mắc” và tiêu chí “điều hành một cách khoa học” sự khác biệt thê hiện rõ nét giữa hai nhóm này.
Trước hết ở nhóm lãnh đạo, quản lý coi trọng yếu tố điều hành một cách khoa học chiếm tỷ lệ 67,4% còn ở nhóm nhân viên chỉ chiếm 48,3%. Vậy tại sao nhóm quản lý lại coi trọng yếu tố điều hành hơn nhóm nhân viên?.
Từ kinh nghiệm sống, ông cha ta đã đúc kết lại rằng: “một người lo bằng kho người làm”. Thực tế cũng đã chứng minh vai trò của nhà quản lý - lãnh đạo, họ không chỉ làm cho cơ quan hay doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển mà còn phải quản lý nguồn nhân lực của cơ quan hay doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình sao cho mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn có hiệu quả cao, thì việc điều hành nguồn nhân lực một cách khoa học là điều không thể thiếu. Với họ trong bất cứ công việc nào muốn mang lại hiệu quả cao thì điều hành một cách khoa học là biện pháp tối ưu. Chúng ta hãy xem xét điều này qua cách nhìn của một nhà quản lý
“Việc điều hành một cách khoa học là rất quan trọng vì nó sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả của cuộc hội họp. Vì vậy việc các nhà quản lý đề cao vai trò của tiêu chí điều hành trong văn hóa hội họp cũng là điều dễ hiểu” [PVS3 Nữ 30t, T.phòng kinh doanh công ty tư nhân. TP Hà Nội].
Trong khi nhà lãnh đạo quản lý quan tâm nhiều đến việc điều hành tổ chức của mình một cách khoa học, thì nhóm nhân viên lại quan tâm đến việc thực hiện vai trò của mình, sự tuân thủ các qui tắc mà nhà lãnh đạo đưa ra. Điều này dẫn đến
sự khác biệt trong quan niệm giữa nhóm quản lý và nhóm nhân viên trong vấn đề này.
“Văn hóa hội họp chính là việc các thành viên nghiêm túc tham gia các buổi họp cơ quan. Mọi người ngồi yên lặng, trật tự lắng nghe các ý kiến của lãnh đạo”
[PVBCT15, nữ 26 tuổi, nhân viên văn phòng viện nghiên cứu văn hóa, Tp Hà Nội].
Theo như số liệu ở trên, ta nhận thấy cả ba tiêu chí dành cho cuộc họp là “tăng cường sự gắn kết các thành viên” “thành viên tham dự đầy đủ” và tiêu chí “không nói chuyện riêng, làm việc riêng”. Ở cả hai nhóm đều quan niệm là không mấy quan trọng. Tuy nhiên thông tin định tính mà chúng tôi thu được dường như mang lại cho chúng ta một hình ảnh khác với những gì mà số liệu trên đưa ra.
“Nghiêm túc và tôn trọng lẫn nhau là một nét của văn hóa nghề nghiệp, nó thể hiện ở việc không nói chuyện riêng trong cuộc họp, tập trung vào nội dung cuộc họp” [PVS, nam 34t, Giám đốc công ty về kiến trúc TP Hà Nội].
“ nói chuyện và làm việc riêng khi đang họp là điều không thể chấp nhận, nó tạo cho người khác khi đang phát biểu thấy khó chịu” [PVS4, nam38t, Phó Chủ tịch phường Khương Mai. TP Hà Nội].
Không chỉ người quản lý, mà nhân viên cũng thông nhất quan điểm này:
“văn hóa hội họp chính là việc các thành viên nghiêm túc tham gia các buổi họp cơ quan. Mọi người ngồi yên lặng, trật tự lắng nghe các ý kiến của lãnh đạo”
[PVBCT15, nữ 26t, nhân viên văn phòng Viện nghiên cứu văn hóa. TP Hà Nội]. Nhìn chung với những đánh giá về sự khác biệt trong quan niệm của hai nhóm: quản lý và nhân viên đã cho ta thấy với mỗi cá nhân đang ở vị thế xã hội nào sẽ chịu sự chi phối của vị thế đó trong cách đánh giá hoặc hiểu một vấn đề nói chung và văn hóa hội họp nói riêng. Tuy nhiên so sánh khác biệt giữa hai nhóm của nghiên cứu chỉ mang tính tương đối mà mục đích nhằm làm nổi bật lên yếu tố tác động của vị thế xã hội đến quan niệm trong văn hóa hội họp.
Một trong những tác động của yếu tố vị thế mà nghiên cứu quan tâm nữa đó là tác động đến hành vi trong cuộc họp như thế nào. Thực tế cho thấy tùy thuộc vào tính chất mỗi cuộc họp và số lượng người tham gia vào tiến trình hội họp thì hành vi của các cá nhân thường thay đổi nhằm thích nghi bối cảnh cụ thể. Chẳng hạn, với một số cuộc họp mang tính chất như họp mặt cuối năm thì thường xảy ra hành vi như nói chuyện riêng hay đến muộn hoặc để chuông điện thoại reo.... Hoặc với cuộc họp mà số lượng người quá đông cũng dẫn đến tình trạng tương tự. Nhưng trong cuộc họp số lượng người tham dự chỉ có khoảng 5 người thì mức độ tập trung vào vấn đề được đưa ra rất cao. Chính yếu tố này đã làm cho hiện tượng vi phạm qui tắc cuộc họp sẽ giảm đi đáng kể và nhất là cuộc họp mang tính chất quan trọng. Vậy hành vi vi phạm qui tắc cuộc họp thường rơi vào những đối tượng nào? Thông thường cho thấy những hành vi này hay xảy ra ở nhóm nhân viên hơn là nhóm quản lý. Tuy nhiên việc vi phạm một vài qui tắc công sở cũng là điều không thể tránh khỏi đối với nhóm quản lý. Xét ở một góc độ nào đó, ở nhóm nhân viên thường có điều kiện để thực hiện hành vi vi phạm qui tắc cuộc họp hơn ở nhóm quản lý. Nhóm quản lý thông thường ở vị trí chủ trì cuộc họp, họ vừa giám sát và đưa ra qui tắc nên những hành vi vi phạm ở nhóm này đưa ra đánh giá là rất khó khăn.
Tóm lại qua những số liệu, cùng những ý kiến của nhóm quản lý và nhóm nhân viên cho thấy rằng với mỗi một vị thế xã hội khác nhau bao giờ cũng có những hành vi tương ứng với vị thế xã hội mà cá nhân đó chiếm giữ đồng thời nó cũng là yếu tố tác động mạnh mẽ không chỉ lên quan niệm về các sự kiện hiện