Công tác thu thập thông tin là công việc quan trọng hàng đầu trong quá trình hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Nếu doanh nghiệp nào thu thập được thông tin chính xác và đầy đủ thì có khả năng chiếm lĩnh được thị trường nhanh hơn, rộng hơn. Thông tin sẽ giúp cho ban lãnh đạo biết được những yếu tố gây ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của những yếu tố đó đến hoạt động kinh doanh của mình. Thông tin sẽ giúp các bộ phận có thể liên kết công việc mà mình đang đảm trách biết những bất ổn có thể xảy ra trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Việc thu thập thông tin về thị trường, cung cầu hàng hóa trên thị trường, biến động về giá cả hàng hóa và các đặc tính tiêu dùng của người nhập khẩu là những vấn đề tương đối khó. Vì thế đòi hỏi công ty phải có một kế hoạch hoàn chỉnh về vấn đề này như là lập một phòng chuyên nghiên cứu về thị trường và tuyển chọn vào công tác nghiên cứu thị trường, nhất là người này có trình độ chuyên môn. Nhiệm vụ của phòng nghiên cứu này phải nghiên cứu các vấn đề thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài để tham mưu cho ban lãnh đạo công ty, từ đó giúp cho ban lãnh đạo đề ra các chiến lược, kế hoạch kinh doanh một cách hợp lý và hiệu quả. Hiện nay nhiệm vụ này ở công ty vẫn do phòng kế hoạch tổng hợp thực hiện do phải kiêm nhiều chức năng nên vấn đề này chưa thực sự có hiệu quả.
Nghiên cứu thị trường trong nước.
Thu thập hệ thống các thông tin về thị trường như: các nhà cung cấp có uy tín đối với các mặt hàng kinh doanh của công ty, các thương nhân, đối tác, thu thập những thông tin về nhu cầu và giá cả các mặt hàng ở từng thời điểm. Việc thu thập thông tin không chỉ nghiên cứu tại bàn mà đòi hỏi phải đi thực tế nắm bắt một cách nhanh chóng các thông tin và có phương pháp xử lý thích hợp. Việc thu thập thông tin theo một trình tự khoa học sau:
Bước 1: Chọn lọc và loại bỏ các thông tin sai lệch giữ lại các thông tin
quan trọng có độ chính xác cao.
Bước 2: Dự đoán tiềm năng cần xác định nhu cầu tối thiểu là bao nhiêu và
nhu cầu tối đa là bao nhiêu.
Bước 3: Dự đoán doanh số để biết khả năng hiện nay của công ty có khả
năng đáp ứng được những hợp đồng nào một cách nhanh chóng và hiệu quả cao nhất.
Bước 4: Chọn các thị trường mục tiêu hấp dẫn mà công ty có thể đáp ứng
tốt nhất nhằm giảm rủi ro trong kinh doanh, củng cố thị trường truyền thống. Trong tình hình ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành xuất nhập khẩu hiện nay đòi hỏi công ty phải chủ động tìm kiếm thông tin về khách hàng để tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ một cách nhanh chóng. Do đặc
điểm khách hàng trong nước đa số là các công ty, các nhà phân phối nên công ty cần theo dõi những thông tin về họ.
Đối với việc thu thập thông tin, công ty cần quan tâm tới các nguồn quan trọng sau: thứ nhất là thông tin từ nội bộ công ty: nguồn thông tin này có được nhanh chóng và ít tốn kém chi phí. Thứ hai là nguồn thông tin từ bên ngoài: từ các nhà cung cấp trong nước, khách hàng trong nước, câu lạc bộ các doanh nghiệp, thời báo, tạp chí kinh tế, thương mại...
Nghiên cứu thị trường nước ngoài.
Hiện nay thu thập thông tin từ thị trường nước ngoài là rất khó khăn đối với doanh nghiệp nói chung và đối với riêng chính bản thân công ty cũng vậy. Nhưng trong khả năng của mình công ty có thể đẩy mạnh xuất khẩu hơn nữa thể hiện như sau:
- Theo dõi nắm bắt tình hình thế giới từng ngày từng giờ thông qua các phương tiện truyền thông, từ các tham tán kinh tế của nước ta ở nước ngoài, các tạp chí, thời báo kinh tế... Có như vậy thông tin mới được cập nhật thường xuyên.
- Công ty nên tổ chức cho các cán bộ, nhân viên đặc biệt là các lãnh đạo, nhân viên nghiên cứu thị trường, đi thực tế ở nước ngoài, phát huy tốt nhất các văn phòng đại diện, các chi nhánh ở trong và ngoài nước của công ty, đảm bảo các thông tin được cung cấp phải chính xác, đầy đủ, từ đó công ty có thể giao dịch, ký kết hợp đồng, tìm đối tác mới. Hoạt động này phải được đánh giá hiệu quả khi nó thực hiện được chỉ tiêu kế hoạch đề ra và trong khả năng chi phí cho phép của công ty.
- Công ty có thể tìm kiếm thông tin của nước mình ở nước ngoài, thông tin này có độ tin cậy không cao lắm nhưng có thể chọn lọc và xử lý thông tin để thu được những thông tin hữu ích, sử dụng vào hoạt động xuất khẩu của công ty.