1.1 .Lý luận về tổ chức KH&CN
1.2. Lý luận chung về văn hoá quản lý
1.2.2. Các thành tố cấu thành văn hoá quản lý
Văn hóa xuất hiện khá sớm từ thuở bình minh của xã hội loài ngƣời. Mỗi xã hội khác nhau lại mang một nền văn hóa khác nhau và thậm chí là những tổ chức trong cùng một xã hội lại có những giá trị văn hóa riêng. Bƣớc chân tới mỗi nơi khác nhau chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt về văn hóa. Có những việc ở nơi này là quá đỗi bình thƣờng thì ở nơi khác lại bị cho là điều không hay, trái với những gì mà con ngƣời nơi đây cho là bình thƣờng. Sự khác biệt về văn hóa đôi khi gây ra cho chúng ta rất nhiều khó khăn nếu nhƣ không thực sự hiểu rõ nó.
Văn hoá quản lý đƣợc cấu thành bởi ba lớp chính: 1. Lớp bề mặt: những quá trình và cấu trúc hữu hình 2. Lớp bên trong: Hệ giá trị, chuẩn mực
3. Lớp lõi: Triết lý quản lý
Triết lý quản lý: Triết lý quản lý là định hƣớng cơ bản, có tính sống còn, gắn liền với sứ mệnh của tổ chức trong hoạt động của con ngƣời để đạt đến mục tiêu đã xác định. Triết lý quản lý phản ánh thái độ, mong đợi mà tổ chức biểu thị đối với quan hệ nhóm có liên quan, trở thành cơ sở rộng lớn cho việc giải quyết các vấn đề của tổ chức. Triết lý quản lý là phần cốt lõi trong hệ giá trị, nó dẫn đến bộ tiêu chuẩn chung điều chỉnh hành vi của con ngƣời trong quá trình quản lý. Từ triết lý quản lý, công tác tổ chức, các chức năng của quản lý phải đƣợc triển khai một cách đồng bộ, hƣớng theo triết lý đã xác định. Đó là việc xác định thứ bậc, cơ cấu nhân sự, cơ chế hoạt động của các bộ phận…
Triết lý đƣợc hình thành và thực hiện trƣớc hết bởi ngƣời lãnh đạo, ngƣời quản lý. Phong cách quản lý của ngƣời quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc theo đuổi triết lý, xác định hƣớng đi trong tổ chức và quan tâm thúc đẩy con ngƣời trong tổ chức. Triết lý là quan điểm cơ bản có tính chất nguyên tắc xuyên suốt hoạt động quản lý, lãnh đạo nhằm thực hiện sứ mệnh của tổ chức. Và triết lý đó bao giờ cũng đƣợc biểu hiện cụ thể thành các chuẩn mực của tổ chức. Ngƣời ta coi triết lý là giá trị cốt lõi và xung quanh nó là các giá trị cụ thể khác.
Hệ giá trị, chuẩn mực: hệ giá trị liên quan đến chủ thể, đối tƣợng quản lý trong quá trình thực hiện mục tiêu quản lý đƣợc thừa nhận bởi cả chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý. Tổ chức nào cũng có những quy định, nguyên tắc, chiến lƣợc là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ thành viên trong tổ chức mình. Những giá trị này có chức năng hƣớng dẫn cho các thành viên ứng xử với các tình huống trong hiện tại.
Giá trị là một trong những dạng biến thể của lợi ích. Con ngƣời dù muốn hay không muốn, cũng phải phân biệt và lựa chọn những gì thích hợp với mình hơn cả và đó chính là giá trị (ví dụ nhƣ quyền lực hay đức hạnh, sắc đẹp, tình yêu hay là tiền bạc). Quan niệm về giá trị mỗi thời đại khác nhau. Trong phạm vi của văn hoá quản lý, hệ giá trị ở đây là những tiêu chuẩn chung đƣợc chấp nhận trong tổ chức, trong quá trình quản lý, lãnh đạo.
Những quá trình và cấu trúc hữu hình: Đây là cấp độ văn hoá quản lý mà ta có thể nhận thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, là những thứ mà ta có thể nhìn, nghe và
cảm nhận thấy khi tiếp xúc với quá trình quản lý của một tổ chức nhƣ kiến trúc, bài trí, văn bản quản lý, mệnh lệnh quản lý, tác phong quản lý,…
Trên thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về văn hóa quản lý, tuy nhiên các quan điểm này mới thể hiện một phần bản chất của văn hóa quản lý. Vậy bản chất của Văn hóa quản lý là gì?
Xét về mặt bản chất văn hóa quản lý, ta nhận định:
Thứ nhất, Văn hóa quản lý là tổng hợp các giá trị trong quá trình quản lý đƣợc tập thể ngƣời lao động trong tổ chức đề cao, đƣợc chia sẻ và tự nguyện tuân theo. Do đó, đặc điểm nhân lực của tổ chức cũng tác động tới sự hình thành văn hóa quản lý trong tổ chức đó. việc xây dựng Văn hóa quản lý phải trải qua một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên trì của tập thể ngƣời lao động.
Thứ hai, Các giá trị văn hóa quản lý gồm toàn bộ những giá trị vật chất hữu hình nhƣ: nhà xƣởng, trụ sở, không gian, máy móc, phƣơng tiện lao động…và các giá trị tinh thần vô hình nhƣ: triết lý, niềm tin, thái độ làm việc, nguyên tắc làm việc, quy định ứng xử trong nội bộ tổ chức và với công chúng, đối tác, đối thủ cạnh tranh, khách hàng…
Thứ ba, nhà quản lý là một bộ phận lao động đặc biệt. Văn hóa quản lý của một tổ chức thể hiện ra bởi bản thân những ngƣời lãnh đạo là sự kết hợp hài hòa giữa những niềm tin, giá trị chung của tập thể với đặc điểm nhân khẩu xã hội của cá nhân nhà quản lý.
Theo cách xem xét dƣới dạng bản chất, văn hóa quản lý đƣợc nhìn nhận nhƣ là những giá trị đƣợc tập thể ngƣời lao động trong tổ chức xây dựng và bồi đắp. Những giá trị đó đƣợc lƣu truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác và trở thành niềm tự hào cho mỗi cá nhân, nó chi phối mọi hành vi ứng xử của họ ra bên ngoài .
Cũng theo cách nhìn nhận này thì giá trị văn hóa của mỗi tổ chức là không hoàn toàn giống nhau, do vậy mỗi tổ chức đều có bản sắc văn hóa riêng. Chẳng hạn cũng là văn hóa giao tiếp giữa cấp dƣới với cấp trên nhƣng có sự khác nhau giữa ngân hàng Vietcombank với ngân hàng Techcombank, vì điều này phụ thuộc vào phong cách lãnh đạo của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ thì giao tiếp giữa cấp dƣới với cấp trên mang tính cởi mở thân thiện, nếu doanh nghiệp
có phong cách lãnh đạo chuyên quyền độc đoán thì giao tiếp giữa cấp dƣới với cấp trên lại mang tính cứng nhắc và mệnh lệnh.
Sự khác biệt đó giúp chúng ta có thể phân biệt đƣợc tổ chức này với tổ chức khác, nó còn góp phần tạo ra sự đa dạng văn hóa trong lĩnh vực kinh doanh.
Mặt khác, văn hóa của mỗi tổ chức lại là biểu hiện cụ thể văn hóa quốc gia, nó biểu hiện giá trị văn hóa của dân tộc vì vậy đứng trên phƣơng diện quốc tế, chúng lại mang tính chất đại diện và làm tôn vinh bản sắc của mỗi quốc gia, do vậy bên cạnh việc phải tạo dựng bản sắc văn hóa cho tổ chức mình, tập thể ngƣời lao động và quản lý cũng cần góp phần bảo vệ, phát huy bản sắc văn hóa dân tộc, nhằm nâng cao hình ảnh và vị thế của quốc gia mình trên trƣờng quốc tế.
Văn hóa quản lý đƣợc thể hiện dƣới hình thức là các giá trị văn hóa hữu hình và các giá trị văn hóa vô hình. Trong đó có các giá trị văn hóa vật chất thƣờng đƣợc sử dụng để thể hiện các yếu tố dễ dàng nhìn thấy, nghe thấy, và cảm nhận thấy khi tiếp xúc nhƣ: kiến trúc, cách bài trí nội thất, công nghệ, sản phẩm, hành vi, màu sắc, trang phục của nhân viên... Còn biểu trƣng vô hình, ví dụ: giá trị, thái độ, niềm tin, lý tƣởng của tổ chức..., là những yếu tố thể hiện văn hóa của tổ chức nhƣng chúng chỉ có thể cảm nhận đƣợc hay nhận thức đƣợc thông qua những biểu hiện về hành vi
Các biểu trƣng hữu hình của văn hóa quản lý.
* Kiến trúc đặc trưng
Những kiến trúc đặc trƣng của một tổ chức gồm kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở.
Kiến trúc của tổ chức chính là dấu ấn đầu tiên dễ nhận thấy nhất của tổ chức, phần lớn những tổ chức đã thành đạt hoặc đang phát triển đều muốn gây ấn tƣợng đối với công chúng về sự thành công và sức mạnh của mình bằng những công trình kiến trúc đồ sộ. Các công trình này là phƣơng tiện để thể hiện tính cách của tổ chức và còn là niềm tự hào của các thành viên trong tổ chức đó.
Những thiết kế nội thất cũng rất đƣợc các tổ chức quan tâm. Từ những vấn đề nhƣ màu sắc kiểu dáng của bao bì sản phẩm, đến những thiết kế nội thất nhƣ: bàn, ghế, lối đi, đến các chi tiết nhỏ nhặt nhƣ: vị trí công tắc điện, các thiết bị và vị trí của cúng
trong phòng vệ sinh…tất cả đều đƣợc sử dụng để tạo ấn tƣợng thân quen, thiện chí với khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh…
Nhƣ vậy kiến trúc của tổ chức là một trong những biểu trƣng quan trọng của văn hóa quản lý, nó ảnh hƣởng một phần tới hành vi của con ngƣời trong giao tiếp, phản ứng và cách thức giải quyết công việc, ngoài ra, nó còn thể hiện cho phƣơng châm chiến lƣợc của tổ chức, nó chứa đựng những giá trị lịch sử gắn liền với sự ra đời và trƣởng thành của tổ chức.
* Nghi lễ, nghi thức
“Một trong số các biểu trưng của văn hóa quản lý là các nghi lễ, nghi thức. Nó là những hoạt động được dự kiến từ trước và chuẩn bị kĩ lưỡng dưới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa – xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm được thực hiện định kì hay bất thường” nhằm thắt chặt mối quan hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức. Đây cũng là dịp để mọi thành viên cùng chia sẻ các giá trị văn hóa tốt đẹp của tổ chức, để nêu gƣơng khen thƣởng những tấm gƣơng điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động cần đƣợc tôn trọng.
Nghi lễ thƣờng đƣợc tiến hành theo một hình thức nhất định, các nghi thức
thƣờng đƣợc thiết kế một cách kĩ lƣỡng và sử dụng nhƣ một hình thức chính thức để thực hiện nghi lễ của tổ chức.
* Biểu tượng
Biểu tƣợng đƣợc hiểu là: một công cụ biểu trƣng đặc trƣng của văn hóa quản lý, nó biểu thị niềm tin, giá trị mà nhà quản lý muốn đề cao. Hệ thống các biểu trƣng của tổ chức nhƣ: hình ảnh logo, quần áo, dày, mũ, áo đi mƣa, đồng phục của nhân viên, phong bì, giấy viết thƣ, phong bao dùng đề phát lƣơng… Trong số đó, logo là biểu trƣng đơn giản nhƣng lại có nghĩa nhất, nó thể hiện những giá trị chủ đạo mà tổ chức muốn lƣu lại hay truyền lại cho ngƣời thấy nó, Vì vậy việc thiết kế lo go luôn đƣợc các tổ chức rất chú trọng.
Một dạng biểu trƣng khác thƣờng đƣợc sử dụng để thể hiện văn hóa quản lý là ngôn ngữ. Các tổ chức thƣờng sử dụng những câu chữ đặc biệt để truyển tải một thông điệp đến nhân viên của mình và những ngƣời hữu quan. Trong quá trình hoạt động các tổ chức có thể lựa chọn một hay nhiều ngôn ngữ khác nhau, song trong xu hƣớng hội nhập thì việc sử dụng thành thạo tếng anh là rất cần thiết, nó là một trong những lợi thế cạnh tranh của cá nhân ngƣời lao động và của tổ chức.
Khẩu hiệu là cách diễn đạt cô đọng nhất các triết lý kinh doanh của tổ chức, ngoài ra chúng thƣờng đƣợc sử dụng để phát động các phong sản xuất và kinh doanh nhằm khơi dậy sự nhiệt tình cống hiến của nhân viên và để nâng cao năng suất lao động của tổ chức.
* Nội quy, quy định của tổ chức
Văn hóa quản lý còn bao gồm các nội quy, quy định hành vi ứng xử của tổ chức, ví dụ quy định ứng xử giữa cấp trên với cấp dƣới, giữa cấp dƣới với cấp trên, giữa nhân viên với nhân viên, với khách hàng…Nó còn bao gồm hệ thống các nguyên tắc nhƣ: quy định bảo mật, quy định về giờ làm việc, nghỉ ngơi, đồng phục, phù hiệu, các hình thức tuyên dƣơng khen thƣởng, nội quy sử dun gj, bảo quản máy móc, bảo vệ môi trƣờng, phòng cháy chữa cháy…tất cả những quy định này góp phần phản ánh văn hóa của tổ chức
* Ấn phẩm điển hình
Ấn phẩm điển hình là một số những tƣ liệu chính thức có thể giúp những ngƣời hữu quan có thể nhận thấy đƣợc rõ hơn về cấu trúc văn hóa của một tổ chức. Chúng có thể là báo cáo thƣờng niên, tài liệu quảng cáo, ấn phẩm định kì của tổ chức … những tài liệu này có tác dụng làm rõ mục tiêu, sứ mệnh, triết lý kinh doanh, phƣơng châm hành động của tổ chức.
Các biểu trƣng vô hình của văn hóa quản lý
* Giá trị được tuyên bố
Giá trị tuyên bố phản ánh quan điểm hay định hƣớng phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Đây là tƣ tƣởng chiến lƣợc, là nền móng văn hóa quản lý mà từ ban lãnh đạo đến nhân viên đều phải coi là mục tiêu của mình, nó đƣợc nhắc đi nhắc lại
trong mục tiêu, sứ mệnh, triết lý kinh doanh của tổ chức để cho các nhân viên trong tổ chức tiếp nhận, thấm nhuần và chuyển hóa thành những chuẩn mực hành vi khi giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác… Những giá trị này chính là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức và thƣờng đƣợc công bố rộng rãi ra công chúng.
* Lịch sử và truyền thống
Lịch sử phát triển và truyền thống của tổ chức là những giá trị tốt đẹp của tổ chức đƣợc gìn giữ và lƣu truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Nó thể hiện quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, nó chứa đựng những bài học kinh nghiệm trong quản lý tổ chức và trong kinh doanh, nó tổng kết lại toàn bộ các bƣớc đi của tổ chức từ trong quá khứ đến hiện tại. Lịch sử phát triển và truyền thống của tổ chức có vai trò quan trọng trong việc xây dựng, điều chỉnh, phát triển văn hóa quản lý.
* Các tập tục không thành văn
Văn hóa quản lý còn bao gồm các tập tục không thành văn, do các nhân viên trong tổ chức tự nguyện lập nên vì lợi ích chung. Đó là các tập tục nhƣ: tập quán trung thực cởi mở, đấu tranh thẳng thắn, tập quán mừng sinh nhật, mừng năm mới, thăm ốm đau…những tập quán tốt đẹp này sẽ gắn bó mọi ngƣời trong tổ chức, và dần dần nó trở thành những giá trị văn hóa tốt đẹp đƣợc truyền tiếp từ thế hệ này sang thế hệ khác trong tổ chức.
* Thái độ
Thái độ đƣợc định nghĩa là một thói quen tƣ duy theo kinh nghiệm để phản ứng theo một cách thức nhất quán, thể hiện sự mong muốn hay không mong muốn đối với sự vật hiện tƣợng. Thái độ đƣợc hình thành trên cơ sở những triết lý, nhận thức và từ sự tiếp thu những giá trị văn hóa của công ty. Thái độ là chất gắn kết giá trị với niềm tin thông qua tình cảm.
* Niềm tin
Niềm tin là khái niệm thể hiện nhận thức của con ngƣời về việc mọi ngƣời cho rằng thế nào là đúng, thế nào là sai. Trong niềm tin luôn chứa đựng những giá trị và triết lý đã nhận thức. Niềm tin có thể tạo ra sức mạnh giúp con ngƣời hành động, Niềm tin là các giá trị đƣợc hình thành một cách vững chắc về một cách thức hành động hay
một trạng thái nhất định. Vì vậy khi xây dựng văn hóa quản lý ngƣời lãnh đạo cần phải có niềm tin vào những giá trị, triết lý, chiến lƣợc kinh doanh của mình từ đó truyền đạt, định hƣớng cho nhân viên theo những giá trị này.
* Lý tưởng
Lý tƣởng là khái niệm thể hiện niềm tin đã đƣợc phát triển ở một mức độ rất cao, phát triển ở mức độ này, con ngƣời không chỉ là sự tự giác lòng nhiệt tình mà hơn thế nữa nó còn là sự sẵn sàng hi sinh và cống hiến. Đối với văn hóa quản lý, lý tƣởng