Kế hoạch mua hàng của công ty, phần lớn là nguyên vật liệu (hạt nhựa và giấy Kraft) được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch dự trữ hàng tồn kho.
Bước 1: Các phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận kinh doanh lập có đánh số thứ tự trước, ghi rõ nơi yêu cầu, số lượng và chủng loại hàng hóa và được chuyển tới bộ phận thu mua để làm căn cứ lập đơn đặt mua hàng gửi đến nhà cung cấp đã được lựa chọn. Thời gian chuyển hàng đến công ty thường là 10 đến 20 ngày. Đơn đặt hàng có đầy đủ. Các yếu tố về số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa. Đồng thời đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để kiểm tra đối chiếu.
Phòng kinh doanh Bộ phận thu mua Nhà cung cấp Thủ kho (cùng với bộ phận KCS) Kế toán phòng kinh doanh Báo cáo chờ xử lý Phiếu yêu cầu mua hàng
Căn cứ lập đơn đặt hàng
Nhận hàng và đối
chiếu
Giao hàng Đơn đặt mua hàng Trả hàng
Kiểm
tra Quyết
định
Phiếu nhập kho Giao dịch mua trên
phần mềm và lập phiếu giao nhận hàng Nhập kho và ghi nhận thẻ kho Chấp nhận Đúng Sai Không chấp nhận
Bước 2: Khi hàng về, thủ kho sẽ nhận hàng và đối chiếu với đơn đặt mua hàng của kế toán đã lập. Thủ kho cùng nhân viên bộ phận quản lý chất lượng xuống kiểm tra. Kiểm tra số lượng: Cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện hàng, xác định số lượng Kiểm tra chất lượng: Theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng, phiếu xuất kho và hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp.
Bước 3: Thủ kho lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của thủ kho, phòng cung ứng.
- Nếu hàng không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, thủ kho sẽ xin ý kiến thực hiện của trưởng bộ phận kinh doanh. Trong trường hợp hàng được duyệt, sẽ tiến hành nhập kho toàn bộ hoặc từng phần. Trong trường hợp không chấp nhận, sẽ tiến hành trả hàng cho nhà cung cấp.
- Trường hợp hàng đạt yêu cầu thì kế toán tiến hành giao dịch mua trên phần mềm quản lý chung của công ty. Đồng thời lập phiếu giao nhận hàng và lấy chữ kí xác nhận của các bên liên quan bao gồm kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ kho và người nhận phiếu. Phiếu này bao gồm 2 liên, liên 1 công ty lưu lại để làm bằng chứng, liên 2 giao cho bên vận chuyển để làm minh chứng hàng đã được giao.
Bước 4: Kế toán kho vật tư lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho ký nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên như sau: 1 liên lưu tại Bộ phận kế hoạch vật tư, 1 liên giao cho thủ kho. Thủ kho tiến hành nhập kho số hàng đó, kiểm tra số lượng, đối chiếu lại phiếu nhập kho và ghi nhận vào thẻ kho.
Trường hợp nhập kho các thành phẩm hoàn thành và chờ tiêu thụ: Sản phẩm sản xuất từ các tổ được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu mới được nhập kho. Riêng đối với mặt hàng bao bì có phiếu kiểm tra chất lượng kèm theo mỗi lần nhập. Khi sản phẩm nhập kho hằng ngày, thủ kho thành phẩm sẽ cập nhật tạm số lượng vào sổ nhập hàng. Mỗi tháng 2 lần (lần 1 từ ngày 12 đến 18 hàng tháng, lần 2 vào các ngày còn lại của tháng), tổ trưởng (hoặc tổ phó) sản xuất cùng với thủ kho thành phẩm đối chiếu số lượng để làm phiếu nhập kho cho nhân viên kế toán thành phẩm phòng kinh doanh theo mẫu phiếu nhập kho thành phẩm.
2.2.2.2. Quản lý hàng trong kho