Chương 4 : Tổ chức nhậpkhẩu đồ chơi trẻ em bằng đường biển
4.3.Xây dựng phương án tổ chức công tác nhậpkhẩu đồ chơi trẻ em cho chuỗi siêu thị bán lẻ Kids
4.3.1. Căn cứ xây dựng quy trình
4.3.1.1. Hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán hàng hoá là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng, tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập, thực hiện và chấm dứt một quan hệ trao đổi hành hoá.
Hợp đồng mua bán hàng hóa có bản chất chung của hợp đồng, nó là sự thỏa thuận nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ mua bán. Luật thương mại không đưa ra định nghĩa về HĐ mua bán hàng hóa trong thương mại, nhưng có thể dựa vào khái niệm HĐ mua bán tài sản trong luật dân sự để xác định bản chất của HĐ mua bán hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán 22/KD-LG2021
Công ty cổ phần Kids Plaza có địa chỉ số 20 Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam (bên mua) và Công ty tập đoàn Lego Đan Mạch địa chỉ: 7190 Billund, Đan Mạch (bên bán) có ký với nhau một thỏa thuận mua bán sản phẩm bộ lắp ghép lego. Hợp đồng 22/KD-LG2021là bằng chứng pháp lý cho sự thỏa thuận đó. Hợp đồng đã tuân thủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam về cả hình thức và các điều khoản thực hiện. Nội dung chính được thể hiện dưới đây:
Điều 1: Tên hàng
Điều 2: Mô tả như bảng:
TT Tên Mô tả
hàng hóa Ảnh Số lượng Giá tiền
Tổng tiền 1 Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo 434 chi tiết 1000 bộ 1 100 kg 43.3 $ 43 300$
Tổng tiền tính theo FOB ở bất kỳ cảng nào Đan Mạch
1000 bộ
1000
bộ 43 300$
Bằng chữ: bốn mươi ba ngàn ba trăm đô la Mỹ Điều 3: Điều kiện giao hàng
Muộn nhất là ngày 20/11/2021
Điều 4: Đóng gói
Theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Điều 5: Giao hàng từng phần
Không cho phép
Điều 6: Nhãn hiệu vận chuyển
Người mua hàng: Chuỗi
Cảng xếp hàng: Cảng hàng không hoặc cảng biển của Đan Mạch Nơi đến: Cảng Hải Phòng- Việt Nam
Hàng hóa: Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo
Ngày sản xuất:
Điều 7: Phương thức thanh toán
- Thanh toán bởi TTR trong vòng 30 ngày từ ngày vận đơn - Điều kiện FOB ở bất cứ cảng nào của Đan Mạch
Tên ngân hàng: Industrial Bank of Danmark- Syddanmark Branch
Tài khoản: 665-026395-56-00019
Người thụ hưởng: Jorgen Vig CO, LTD
Điều 8: Chứng từ:
Người bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ cho ngưười mua trong vòng 5 ngày sau khi giao hàng.
- 01 bộ 3 bản vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu, chỉ ra rằng người nhận hàng là người mua hàng và được ghi chú "đã thanh toán"
- 02 hóa đơn Thương mại gốc được ký hợp lệ - 02 Danh sách đống gói hàng hóa hợp lệ
- 01 giấy chứng nhận xuất xứ form KV được phát hành bởi phòng Thương mại Đan Mạch.
- 2 bản chứng nhận chất lượng
Điều 9: Bảo hành của người bán
- Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo là hàng mới 100%, được sản xuất bảo đảm, toàn bộ
cùng với bản mô tả hàng hóa chi tiết, đặc tính kỹ thuật và mẫu thử
- Nếu có bất cứ lỗi lầm nào xảy ra với hàng hóa từ phía người bán, người bán sẽ chịu hoàn toàn các loại chi phí do 2 bên thỏa thuận và lưu lại dưới dạng văn bản
- Trong trường hợp xảy ra xung đột giữa các bên và các bên tham gia không thể tự giải quyết thì hợp đồng này sẽ được phán quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế IAC thuộc phòng thương mại công nghiệp Việt Nam ICC Việt Nam
- Phán quyết của trọng tài là phán quyết cuối cùng và là phán quyết ràng buộc đối với tất cả các bên
- Chi phí trọng tài do bên thua kiện chịu
- Ngôn ngữ sử dụng tại tòa là tiếng Anh
Điều 11. Các điều kiện khác
- Tất cả các điều kiện bán hàng tuân theo Incoterms 2010
- Hợp đồng này được lập bằng tiếng anh, hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký
- Trong vòng 6 tháng kể từ khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng của mình mà không xảy ra bất cứ tranh chấp nào nữa, hợp đồng chính thức hết hiệu lực
4.3.1.2. Hợp đồng dịch vụ giao nhận
Công ty cổ phần Kids Plaza có ký kết với Công ty TNHH HTM Dragon Việt Nam hợp đồngdịch vụ giao nhận nhập khẩu từ Đan Mạch sản phẩm đồ chơi trong suốt thời gian Công ty tập đoàn Lego thực hiện cho Công ty cổ phần Kids Plaza, hợp đồng có nội dung được thể hiện trong các điều khoản dưới đây:
Điều 1: Mục đích và đối tượng của hợp đồng
- Bên A đồng ý thực hiện cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển, dịch vụ hải quan cho bên B trong các lần bên B thực hiện nhập khẩu hàng hóa.
- Số lượng: căn cứ trên vận đơn, hoá đơn thương mại của mỗi chuyến hàng - Phương tiện vận tải: Đường biển
- Địa điểm nhận hàng: Cảng Hải Phòng
- Thời gian giao hàng: Ngay sau khi hoàn tất thủ tục Hải quan.
Điều 2: Phương thức thanh toán
- Bên B thanh toán 100% giá trị dịch vụ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong vòng 12 tháng sau khi bên B nhận được hóa đơn GTGT của bên A.
Điều 3: Phương thức giao nhận hàng hóa
- Bên A có trách nhiệm thay mặt bên B tiến hành toàn bộ quá trình làm việc với Hải quan, đại lý tàu, cảng; và các cơ quan hữu quan khác để làm thủ tục xuất nhập khẩu giao nhận; và vận chuyển số hàng từ địa điểm nhận hàng do bên B; hoặc cảng quy định về đến địa điểm được bên B chỉ định
- Hai bên sẽ giao nhận tại nhà máy của bên B trên cơ sở số lượng và hiện trạng hàng như tại địa điểm đã nhận hàng; theo đúng như hiện trạng và tài liệu giấy tờ hàng hoá xuất/ nhập khẩu về.
Điều 4: Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên
Quyền hạn và trách nhiệm của Bên A:
- Khai, ký tên và đóng dấu trên chứng từ khai báo hải quan như hợp đồng, invoice, packing list.
- Nộp và xuất trình bộ hồ sơ Hải quan có liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan Hải quan kiểm tra.
- Có thể thay mặt bên B nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại thuế khác; lệ phí và các khoản thu khác có liên quan đến hoá xuất khẩu, nhập khẩu.
- Đệ trình các khiếu nại, yêu cầu xét lại; điều chỉnh các quyết định của cơ quan Hải quan liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật trong trường hợp thực hiện không đúng những công việc được uỷ quyền. Hoặc khai không đúng những thông tin và chứng từ liên quan do bên B cung cấp.
- Cung cấp cho bên A đầy đủ chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với trường hợp: cung cấp không chính xác, không đầy đủ thông tin; các chứng từ liên quan đến lô hàng; cung cấp các chứng từ không hợp pháp cho bên A dẫn đến hành vi vi phạm pháp luật.
Điều 5: Điều khoản chung:
- Hai bên cam kết thực hiện đúng diều khoản đã ký trong hợp đồng này. Không bên nào tự ý sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng. Mọi sửa đổi bổ xung phải được hai bên bàn bạc thống nhất. Và được thể hiện bằng phụ lục hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện nếu có sự cố gì xảy ra hai bên cùng bàn bạc giải quyết. Nếu không tự giải quyết được sẽ đưa ra toà kinh tế thuộc toà án nhân dân TP Hải Phòng. Mọi phán quyết của Toà là cơ sở để hai bên thực hiện.
- Hợp đồng này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực từ ngày ký đến khi một trong hai bên có văn bản gửi cho bên kia thông báo không còn nhu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng và hai bên đã hoàn thành đầy đủ mọi quyền lợi và nghĩa vụ của mình theo các điều khoản đã thỏa thuận. Khi đó hợp động được mặc định thanh lý…
4.3.1.3. Phân tích thông tin và yêu cầu để xây dựng quy trình tổ chức giao nhận từ 2 bản hợp đồng
Trong thực tế, khi làm dịch vụ giao nhận xuất khẩu, nếu là bên được ủy thác giao nhận thì chỉ quan tâm tới hợp đồng giữa mình và khách hàng của mình ( tức bên nhận gia công trong trường hợp này) hay nói cách khác là chỉ cần quan tâm tới hợp đồng dịch vụ giao nhận đã ký kết và không được biết đến hợp đồng giữa 2 đối tác kia để bảo mật thông tin . Tuy nhiên, trong bài viết này, để đưa ra góc nhìn tổng thể khách quan nhất trong quá trình xây dựng quy trình nên em đã trích dẫn, kết hợp phân tích cả 2 bản hợp đồng, vì nội dung 2 bản hợp đồng: mua bán – thuê giao nhận đều có liên quan đến nhau và có các thông tin bổ sung cho nhau.
a. Thông tin từ hợp đồng: cơ sở xây dựng phương án
- Các bên tham gia trong đơn hàng
Đơn hàng này có giá trị nhỏ, gồm tổng 1 100 kg được chia thành nhiều kiện hàng nhỏ, sản xuất và xuất khẩu theo chỉ định từ phía Đan Mạch
+ Sản phẩm: Bồ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo + Số lượng hàng giao nhận: 1 100 kg
+ Thời gian giao nhận cụ thể từng đợt hàng sẽ được thông báo qua email và được thống nhất bằng văn bản có chữ ký 2 bên
+ Địa điểm giao: Copenhagen- Đan Mạch + Địa điểm nhận: Hải Phòng- Việt Nam
+ Đối tác giao nhận tại Đan Mạch: AWARDS SHIPPING AGENCY (Danmark) hoặc đại diện được ủy thác giao nhận từ Awards Shippng Agency
b. Yêu cầu từ hợp đồng
Điều kiện giao hàng: FOB
- Nơi giao: Copenhagen – Danmark (tùy thuộc vào điều kiện giao hàng) - Phương thức vận chuyển quốc tế: đường biển
- Phương thức vận chuyển nội địa: đường bộ
- Chỉ đảm nhiệm các nhiệm vụ và dịch vụ nằm trong thỏa thuận đã ký kết giữa 2 bên - Trong vòng 5 ngày kể từ khi giao hàng phải hoàn thiện (hóa đơn thương mại,
packing list, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ) cho phía Việt Nam.
- Phải có các thông tin về số hiệu hợp đồng đã đăng ký, bảng định vì ảnh hưởng đến trị giá tính thuế.
4.3.2. Quy trình tổ chức công tác giao nhận cho mặt hàng đồ chơi của công ty HTM Dragon Việt Nam
Hợp đồng giao nhận giữa HTM Dragon và Kids Plaza là hợp đồng có giá trị 1 năm cho toàn bộ hàng hóa xuất khẩu trong 1 năm đó. Đến thời điểm này, Công ty đã
thực hiện nhập khẩu thành công rất nhiều đơn hàng cho Kids Plaza. Tuy nhiên để cụ thể hóa quy trình tổ chức giao nhận nhập khẩu hàng đồ chơi, bài viết này sẽ đề cập và phân tích quy trình tổ chức giao nhận một đơn hàng cụ thể trong các đơn hàng công ty đã thực hiện.
➢ Thông tin đơn hàng
• Số hợp đồng: 22/KD-LG2021
• Số invoice: BSLM20211121-203A
• Ngày giao hàng: 24/11/2021
• Điều kiện giao hàng: FOB
• Nơi giao: Copenhagen- Danmark
• Nơi nhận: Hải Phòng- Việt Nam
• Shipper: Jorgen Vig CO, LTD
• Consignee: KIDSPLAZA JOINT STOCK COMPANY
➢ Thông tin về sản phẩm trong đơn hàng được thể hiện như sau:
• Tên sản phẩm: Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo
• Số lượng: 1 100 kg
• Mã HS: 95030040
• Mô tả hàng hóa:
Đồ chơi xếp hình, lắp ráp bằng nhựa plastic ABS, có nhiều miếng ghép, xếp thành cảnh vật hoặc xe, nhà, hình dạng sáng tạo, ...Hàng mới 100%. Được sản xuất tại Đan Mạch.
Bước 1: Nhận thông tin yêu cầu gửi hàng từ công ty cổ phần Kids Plaza
Bộ phận thực hiện: Bộ phận kinh doanh nhận thông tin từ khách hàng
• Người bán (shipper): Jorgen Vig CO, LTD
• Người mua (consignee): Công ty cổ phần Kids Plaza
• Mặt hàng nhập khẩu: Bộ đồ chơi lego xây dựng sáng tạo
• HS code: 95030040
• Điều khoản giao hàng (Shipment terms): FOB
• Cảng xếp hàng: Copenhagen, Korea
• Cảng dỡ hàng: Hải Phòng, Việt Nam
• Loại hàng: LCL, 2 pallets
• Khối lượng: 1 1000 kg, CBM: 1.1 cbm
Sau khi bộ phận kinh doanh nhận thông tin yêu cầu gửi hàng từ Kids Plaza sau đó thông báo với đại lý Awards Shipping Agency liên hệ với Jorgen Vig tại Đan Mạch để lấy hàng thông qua e-mail: info@htmdragon.com
Bước 2: Gửi thông tin cho đại lý
Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ
Awards Shipping sẽ kiểm tra thông tin với Jorgen Vig về chi tiết hàng: chủng loại, số lượng, khối lượng, số khối, quy cách đóng hàng, ngày có thể xếp hàng, lịch tàu chạy
Tên hàng: Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo
Số lượng: 2 pallets Khối lượng: 1 1000 kg
Số khối: 1.1 CBM ETD: 24/11/2021
Sau đó thông báo lại cho bộ phận chứng từ của HTM Dragon, HTM thông báo cho công ty CP Kids Plaza về các thông tin trên sau khi Kids Plaza xác nhận lịch tàu, HTM Dragon sẽ báo lại cho bên Awards Shipping để lấy hàng.
Hình 4. 3 Gửi thông tin cho đại lý
• Tạo file nội bộ: SI/1912007- Kids Plaza
• Bộ phận chứng từ gửi mail để lấy thông tin giá đầu vào với đại lý
• Cung cấp các thông tin lô hàng cho đại lý để đại lý làm House bill và Master bill, sau khi đại lý gửi vận đơn nháp, bộ phận chứng từ gửi cho người mua kiểm tra thong tin trên vận đơn. Chỉ xác nhận Master bill sau khi người mua xác nhận House bill (kiểm tra các thông tin về hàng hoá, cảng đi, cảng đến, ngày on
board… phải khớp nhau). Sau khi xác nhận vận đơn, đại lý sẽ phát hành vận đơn chính thức.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, bộ phận chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho Người mua khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các chi phí điều chỉnh.
• Theo dõi ngày pick-up, chi tiết hàng thực tế, lịch tàu chạy, ngày hàng đến, ... để có thể cập nhật cho khách hàng.
• Cập nhật giá nếu có thay đổi.
• Bộ phận chứng từ làm đề nghị thanh toán cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán tiền cước biển trước khi hàng về để đại lý phát hành Master bill.
• Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách nhanh chóng và cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin
Bộ phận kế toán:
Thanh toán cho đại lý sau khi nhận được đề nghị thanh toán cước biển cho lô hàng của bộ phận chứng từ.
Bước 3: Khai E-Manifest
Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ
• Kiểm tra vận đơn lần cuối cùng trước khi khai E-Manifest
• Sau khi nhận được thông báo hàng đến bộ phận chứng từ tiến hành khai E- Manifest đồng thời gửi thông báo hàng đến cho Consignee. Thời gian khai Manifest là 1-2 ngày trước khi tàu cập bến.
Hình 4. 5 Giấy báo hàng đến
Hàng đến ngày 30/11/2021 được thông báo qua mail: info@htmdragon.com, hạn khai E-MNF: 16h ngày 29/11/2021
Cảng dỡ hàng: cảng Đình Vũ (mã cảng: VNDVU), kho cfs: VICONSHIP/03TGC02