Chương 4 : Tổ chức nhậpkhẩu đồ chơi trẻ em bằng đường biển
4.1. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu hàng hóa
4.1.1. Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Giấy phép do Bộ Thương mại cấp. Để được cấp giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có điều kiện:
- Thành luật theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các quy định của luật pháp hiện hành.
- Doanh nghiệp có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng đồng Việt Nam tương đương với 200.000 USD tới thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu phải có nghĩa vụ nộp lệ phí (một lần) bằng tiền Việt Nam. Mức lệ phí cũng như việc nộp và sử dụng lệ phí do Bộ Tài chính và Bộ Thương mại quy định.
4.1.2. Mở thư tín dụng L/C.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ thì bên mua phải mở L/C ở ngân hàng khi có thông báo từ bên bán.
Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Cơ sở mở L/C là các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị hợp đồng dựa vào cơ sở đó, làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.
4.1.3. Thuê tàu chở hàng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào được tiến hành dựa vào ba căn cứ: điều khoản của hợp đồng, đặc điểm của hàng hoá, điều kiện vận tải. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì bên nhập khẩu phải thuê tàu để chở hàng, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người mua.
4.1.4. Mua bảo hiểm hàng hoá.
Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến. Bên cạnh hình thức bảo hiểm, doanh nghiệp cần lựa chọn điều kiện bảo hiểm: Loại A hay B hay C. Để lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp cần căn cứ vào: Tính chất, đặc điểm của hàng hoá, thời tiết, khả năng vận chuyển bốc dỡ, đặc điểm quãng đường, ...
4.1.5. Làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sau:
+ Khai báo hải quan: Chủ hàng phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan một cách trung thực và chính xác.
+ Xuất trình hàng hoá: Hải quan được phép kiểm tra hàng hoá nếu thấy cần thiết. Chủ hàng chịu chi phí, nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
+ Thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiển tra các giấy tờ và hàng hoá, hải quan đưa ra quyết định: cho hàng được phép qua biên giới (thông quan), hoặc cho hàng qua với một số điều kiện kèm theo hoặc hàng không được nhận.
4.1.6. Nhận hàng.
Để nhận hàng hoá nhập khẩu từ nước ngoài về, đơn vị nhập khẩu phải làm các công việc sau:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng.
- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từng quý, từng năm, cơ cấu hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận. - Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng (vận đơn, lệnh giao hàng, ...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu.
- Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc giao trực tiếp cho các đơn vị đặt hàng. - Kiểm tra hàng hoá: Hàng hoá nhập khẩu về qua cửa khẩu phải được kiểm tra. Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo chức năng, quyền hạn của mình. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn cũng phải kiểm tra hàng hoá và lập thư dự kháng nếu thấy nghi ngờ hoặc thật sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hoặc không đúng như hợp đồng.
4.1.7. Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán là khâu quan trọng trong thương mại quốc tế. Có nhiều phương thức thanh toán như: Thư tín dụng (L/C), phương thức nhờ thu, chuyển tiền,...Việc thực hiện theo phương thức nào phải quy định cụ thể trong hợp đồng.
4.1.8. Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có).
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải, Công ty bảo hiểm, ... tuỳ theo tính chất của tổn thất.Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bên bị khiếu nại có các cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết được thì làm đơn kiện gửi trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế trong hợp đồng.
4.1.9. Tổ chức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu.
Sau khi nhập hàng từ nước ngoài về, doanh nghiệp giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc tổ chức tiêu thụ tốt trên thị trường nội địa. Để tiêu thụ hàng hoá có kết quả cao, doanh nghiệp cần phải:
- Nghiên cứu thị trường trong nước và tâm lý khách hàng trong việc mua hàng hoá, nhất là đối với hàng hóa doanh nghiệp cần kinh doanh.
- Xác đinh các kênh phân phối hàng hoá và các hình thức bán. - Tiến hành quảng cáo và xúc tiến bán hàng.
- Xác định mức giá cụ thể trên cơ sở cung cầu thị trường và chi phí của doanh nghiệp. - Tổ chức nghiệp vụ bán hàng cụ thể tại các cửa hàng.
4.2. Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu
Hình 4. 1 Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập
4.3. Xây dựng phương án tổ chức công tác nhập khẩu đồ chơi trẻ em cho chuỗi siêu thị bán lẻ Kids Plaza chuỗi siêu thị bán lẻ Kids Plaza
4.3.1. Căn cứ xây dựng quy trình
4.3.1.1. Hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán hàng hoá là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng, tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập, thực hiện và chấm dứt một quan hệ trao đổi hành hoá.
Hợp đồng mua bán hàng hóa có bản chất chung của hợp đồng, nó là sự thỏa thuận nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ mua bán. Luật thương mại không đưa ra định nghĩa về HĐ mua bán hàng hóa trong thương mại, nhưng có thể dựa vào khái niệm HĐ mua bán tài sản trong luật dân sự để xác định bản chất của HĐ mua bán hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán 22/KD-LG2021
Công ty cổ phần Kids Plaza có địa chỉ số 20 Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam (bên mua) và Công ty tập đoàn Lego Đan Mạch địa chỉ: 7190 Billund, Đan Mạch (bên bán) có ký với nhau một thỏa thuận mua bán sản phẩm bộ lắp ghép lego. Hợp đồng 22/KD-LG2021là bằng chứng pháp lý cho sự thỏa thuận đó. Hợp đồng đã tuân thủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam về cả hình thức và các điều khoản thực hiện. Nội dung chính được thể hiện dưới đây:
Điều 1: Tên hàng
Điều 2: Mô tả như bảng:
TT Tên Mô tả
hàng hóa Ảnh Số lượng Giá tiền
Tổng tiền 1 Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo 434 chi tiết 1000 bộ 1 100 kg 43.3 $ 43 300$
Tổng tiền tính theo FOB ở bất kỳ cảng nào Đan Mạch
1000 bộ
1000
bộ 43 300$
Bằng chữ: bốn mươi ba ngàn ba trăm đô la Mỹ Điều 3: Điều kiện giao hàng
Muộn nhất là ngày 20/11/2021
Điều 4: Đóng gói
Theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Điều 5: Giao hàng từng phần
Không cho phép
Điều 6: Nhãn hiệu vận chuyển
Người mua hàng: Chuỗi
Cảng xếp hàng: Cảng hàng không hoặc cảng biển của Đan Mạch Nơi đến: Cảng Hải Phòng- Việt Nam
Hàng hóa: Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo
Ngày sản xuất:
Điều 7: Phương thức thanh toán
- Thanh toán bởi TTR trong vòng 30 ngày từ ngày vận đơn - Điều kiện FOB ở bất cứ cảng nào của Đan Mạch
Tên ngân hàng: Industrial Bank of Danmark- Syddanmark Branch
Tài khoản: 665-026395-56-00019
Người thụ hưởng: Jorgen Vig CO, LTD
Điều 8: Chứng từ:
Người bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ cho ngưười mua trong vòng 5 ngày sau khi giao hàng.
- 01 bộ 3 bản vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu, chỉ ra rằng người nhận hàng là người mua hàng và được ghi chú "đã thanh toán"
- 02 hóa đơn Thương mại gốc được ký hợp lệ - 02 Danh sách đống gói hàng hóa hợp lệ
- 01 giấy chứng nhận xuất xứ form KV được phát hành bởi phòng Thương mại Đan Mạch.
- 2 bản chứng nhận chất lượng
Điều 9: Bảo hành của người bán
- Bộ đồ chơi Lego xây dựng sáng tạo là hàng mới 100%, được sản xuất bảo đảm, toàn bộ
cùng với bản mô tả hàng hóa chi tiết, đặc tính kỹ thuật và mẫu thử
- Nếu có bất cứ lỗi lầm nào xảy ra với hàng hóa từ phía người bán, người bán sẽ chịu hoàn toàn các loại chi phí do 2 bên thỏa thuận và lưu lại dưới dạng văn bản
- Trong trường hợp xảy ra xung đột giữa các bên và các bên tham gia không thể tự giải quyết thì hợp đồng này sẽ được phán quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế IAC thuộc phòng thương mại công nghiệp Việt Nam ICC Việt Nam
- Phán quyết của trọng tài là phán quyết cuối cùng và là phán quyết ràng buộc đối với tất cả các bên
- Chi phí trọng tài do bên thua kiện chịu
- Ngôn ngữ sử dụng tại tòa là tiếng Anh
Điều 11. Các điều kiện khác
- Tất cả các điều kiện bán hàng tuân theo Incoterms 2010
- Hợp đồng này được lập bằng tiếng anh, hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký
- Trong vòng 6 tháng kể từ khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng của mình mà không xảy ra bất cứ tranh chấp nào nữa, hợp đồng chính thức hết hiệu lực
4.3.1.2. Hợp đồng dịch vụ giao nhận
Công ty cổ phần Kids Plaza có ký kết với Công ty TNHH HTM Dragon Việt Nam hợp đồngdịch vụ giao nhận nhập khẩu từ Đan Mạch sản phẩm đồ chơi trong suốt thời gian Công ty tập đoàn Lego thực hiện cho Công ty cổ phần Kids Plaza, hợp đồng có nội dung được thể hiện trong các điều khoản dưới đây:
Điều 1: Mục đích và đối tượng của hợp đồng
- Bên A đồng ý thực hiện cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển, dịch vụ hải quan cho bên B trong các lần bên B thực hiện nhập khẩu hàng hóa.
- Số lượng: căn cứ trên vận đơn, hoá đơn thương mại của mỗi chuyến hàng - Phương tiện vận tải: Đường biển
- Địa điểm nhận hàng: Cảng Hải Phòng
- Thời gian giao hàng: Ngay sau khi hoàn tất thủ tục Hải quan.
Điều 2: Phương thức thanh toán
- Bên B thanh toán 100% giá trị dịch vụ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong vòng 12 tháng sau khi bên B nhận được hóa đơn GTGT của bên A.
Điều 3: Phương thức giao nhận hàng hóa
- Bên A có trách nhiệm thay mặt bên B tiến hành toàn bộ quá trình làm việc với Hải quan, đại lý tàu, cảng; và các cơ quan hữu quan khác để làm thủ tục xuất nhập khẩu giao nhận; và vận chuyển số hàng từ địa điểm nhận hàng do bên B; hoặc cảng quy định về đến địa điểm được bên B chỉ định
- Hai bên sẽ giao nhận tại nhà máy của bên B trên cơ sở số lượng và hiện trạng hàng như tại địa điểm đã nhận hàng; theo đúng như hiện trạng và tài liệu giấy tờ hàng hoá xuất/ nhập khẩu về.
Điều 4: Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên
Quyền hạn và trách nhiệm của Bên A:
- Khai, ký tên và đóng dấu trên chứng từ khai báo hải quan như hợp đồng, invoice, packing list.
- Nộp và xuất trình bộ hồ sơ Hải quan có liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan Hải quan kiểm tra.
- Có thể thay mặt bên B nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại thuế khác; lệ phí và các khoản thu khác có liên quan đến hoá xuất khẩu, nhập khẩu.
- Đệ trình các khiếu nại, yêu cầu xét lại; điều chỉnh các quyết định của cơ quan Hải quan liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật trong trường hợp thực hiện không đúng những công việc được uỷ quyền. Hoặc khai không đúng những thông tin và chứng từ liên quan do bên B cung cấp.
- Cung cấp cho bên A đầy đủ chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với trường hợp: cung cấp không chính xác, không đầy đủ thông tin; các chứng từ liên quan đến lô hàng; cung cấp các chứng từ không hợp pháp cho bên A dẫn đến hành vi vi phạm pháp luật.
Điều 5: Điều khoản chung:
- Hai bên cam kết thực hiện đúng diều khoản đã ký trong hợp đồng này. Không bên nào tự ý sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng. Mọi sửa đổi bổ xung phải được hai bên bàn bạc thống nhất. Và được thể hiện bằng phụ lục hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện nếu có sự cố gì xảy ra hai bên cùng bàn bạc giải quyết. Nếu không tự giải quyết được sẽ đưa ra toà kinh tế thuộc toà án nhân dân TP Hải Phòng. Mọi phán quyết của Toà là cơ sở để hai bên thực hiện.
- Hợp đồng này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực từ ngày ký đến khi một trong hai bên có văn bản gửi cho bên kia thông báo không còn nhu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng và hai bên đã hoàn thành đầy đủ mọi quyền lợi và nghĩa vụ của mình theo các điều khoản đã thỏa thuận. Khi đó hợp động được mặc định thanh lý…
4.3.1.3. Phân tích thông tin và yêu cầu để xây dựng quy trình tổ chức giao nhận từ 2 bản hợp đồng
Trong thực tế, khi làm dịch vụ giao nhận xuất khẩu, nếu là bên được ủy thác giao nhận thì chỉ quan tâm tới hợp đồng giữa mình và khách hàng của mình ( tức bên nhận gia công trong trường hợp này) hay nói cách khác là chỉ cần quan tâm tới hợp đồng dịch vụ giao nhận đã ký kết và không được biết đến hợp đồng giữa 2 đối tác kia để bảo mật thông tin . Tuy nhiên, trong bài viết này, để đưa ra góc nhìn tổng thể khách quan nhất trong quá trình xây dựng quy trình nên em đã trích dẫn, kết hợp phân tích cả 2 bản hợp đồng, vì nội dung 2 bản hợp đồng: mua bán – thuê giao nhận đều có liên quan đến nhau và có các thông tin bổ sung cho nhau.
a. Thông tin từ hợp đồng: cơ sở xây dựng phương án