1.2.2 .Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức kếtoán
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kếtoán tại Bệnh viện Xây
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thu thập, xử lý, hệ thống hóa thông tin và
Qua việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Xây dựng, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
3.3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thu thập thông tin kế toán
Với quy mô hoạt động của Bệnh viện Xây dựng ngày càng mở rộng, yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm soát và phân loại thông tin một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Bởi vậy, tổ chức thu nhận thông tin kế toán phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế toán, mà còn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thông tin và phải
quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thông tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên nếu có xảy ra sai sót.
Thứ nhất, hoàn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và toàn diện những thông tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kế toán, đảm bảo tính rõ ràng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, hoàn thiện quy trình kế toán hoạt động nhập, xuất kho thuốc, trong đó đặt vai trò của kế toán ở vị trí trung tâm, có sự gắn kết cao giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trên cơ sở tích hợp thông tin từ các bộ phận, tạo sự chủ động và kịp thời trong công tác kế toán hoạt động nhập, xuất kho thuốc. Việc ghi nhận thông tin nhập, xuất thuốc trên phần mềm kế toán phải gắn với thời điểm thực tế nhập, xuất kho thuốc, khắc phục tình trạng cuối tháng mới ghi nhận thông tin. Đồng thời, nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán ở từng khâu trong quá trình nhập, xuất kho thuốc, gắn rõ trách nhiệm của các chủ thể ở từng khâu trong toàn bộ quá trình.
Thứ ba, liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh, cần tuân thủ các quy định về lập hóa đơn tài chính nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng. Trong đó, thực hiện nghiêm túc thời điểm lập, nội dung và cách thức lập, quy định về chuyển đổi, trình tự luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản. Đặc biệt, nghiên cứu sửa đổi lại cách thức xuất hóa đơn tài chính đối với phần thu viện phí BHYT do cơ quan BHXH chi trả nhằm hài hòa giữa quy định về hóa đơn theo Luật Kế toán với quy định về thanh, quyết toán chi phí KCB BHYT của cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng hơn công tác quảng bá thương hiệu, hình ảnh và xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của Bệnh viện trong toàn bộ hệ thống chứng từ, đặc biệt là trên hóa đơn tài chính của Bệnh viện. Bên cạnh đó, tối ưu hóa những ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại bằng cách thay đổi cách thức lưu trữ, đối soát chứng từ phù hợp dựa vào ứng dụng CNTT, thay vì in ra giấy như hiện tại.
Thứ tư, xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ, khắc phục những hạn chế của hệ thống chứng từ kế toán hiện tại, phù hợp và đáp ứng với những yêu cầu thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán quản trị trong điều kiện các Bệnh viện đẩy mạnh thực hiện tự chủ tài chính. Cụ thể:
- Trong quá trình nhập kho thuốc, đặc thù của Bệnh viện trong việc mua sắm thuốc thường được thực hiện chủ yếu theo phương thức đấu thầu, bởi vậy cần tách bạch rõ trách nhiệm của bộ phận xây dựng kế hoạch mua thuốc - bộ phận tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc - bộ phận tiếp nhận và quản lý kho thuốc - bộ phận thanh toán. Theo đó, kế toán không chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, mà còn cần phải tập hợp những thông tin và đưa ra những phân tích và nhận định phù hợp trên cơ sở thực thi chức năng kiểm soát của mình trong từng khâu. Cụ thể, bộ phận kế toán cần so sánh và đối chiếu thông tin làm căn cứ xây dựng kế hoạch mua thuốc của Bệnh viện không chỉ dựa trên báo cáo sử dụng thuốc của khoa Dược và còn dựa trên dữ liệu lịch sử của thông tin kế toán về toàn bộ chi phí thuốc thực tế phát sinh năm trước, so sánh và đối chiếu giá thuốc trúng thầu với giá thuốc bán buôn, giá thuốc nhập kho với giá thuốc trúng thầu…Bên cạnh đó, song song với việc quản lý đấu thầu thuốc, cần có thêm thông tin chi tiết lin quan đến quản lý nhà cung cấp theo hướng sắp xếp, phân loại và đánh giá các nhà cung cấp như thông tin về tên công ty, địa chỉ, điện thoại, giám đốc… lịch sử phân phối thuốc theo thời gian và danh mục hàng hóa, đồng thời giảm thiểu tối đa việc lưu hồ sơ thầu, các hóa đơn, chứng từ nhập thuốc dưới dạng giấy thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, bổ sung nội dung về đặc thù hay tính chất của loại thuốc để bộ phận vật tư có cách thức bảo quản, bộ phận kế toán có phương án dự phòng phù hợp…Trên những phân tích này, luận văn đề xuất mẫu phiếu nhập kho mới nhằm hỗ trợ bộ phận kế toán thực thi vai trò kiểm soát của mình.
-Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, Bệnh viện cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phân kế toán mà chủ yếu là kế toán
trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như lần đầu kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ tài chính kinh tế của Bệnh viện. Vì vậy trong lần kiểm tra này cần kiểm tra toàn bộ hộ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn và chứng từ bắt buộc kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô lớn, cần phải kiểm soát đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được xây dựng như quy chế chi tiêu nội bộ hay Chế độ kế toán, Luật Kế toán.
- Hơn nữa, để giúp cho viêc kiểm tra chứng từ kế toán được thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay, Bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Việc ghi chép kế toán cũng gần như đồng nghĩa với việc thu thập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thông tin chứng từ kế toán vào máy vi tính cần yêu cầu tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực, và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hóa chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hóa hệ thống giúp cho chứng từ quản lý, kiểm tra thông tin, lưu trữ chứng từ một cách khoa học hơn. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ được chuẩn hóa, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập kế toán cần in các bảng kê chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan như phiếu thu, phiếu chi, bảng kê chi tiết chứng từ để đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ kịp thời phát hiện sai sót.
- Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phòng tài chính kế toàn không đảm bảo tính kịp thời khách quan, Bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị mình nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt
các chưng năng của kế toán là thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Bệnh viện cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ chứng từ ở Bệnh viện hiện nay vẫn chưa được khoa học và hợp lý. Việc bảo quản chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ. Số lượng chứng từ lưu trữ hiện nay đã quá lớn, cần phải thanh lọc những chứng từ kế toán, xác định nhưng chứng từ nào đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ cho hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho lưu trữ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành tu sửa các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu nhưnhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ bảo quản.
- Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí, trên đó liệt kê các số chứng từ đã được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ.
- Bộ tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Bệnh viện Xây dựng nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị.
- Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản lýu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải được thực hiện. Hàng năm Bệnh viện nên lưu trữ toàn bộ các thông tin của các chứng từ kế toán sang thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng gắn ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đẩm bảo tính
chính xác và tránh những rủi ro gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.
3.3.2.2. Hoàn thiện tổ chức xử lý thông tin kế toán
Thứ nhất hoàn thiện tổ chức xử lý thông tin kế toán qua hệ thống TKKT
Để có thể nâng cao tính kết nối giứa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý, đặc biệt là phần mềm quản lý Bệnh viện, khắc phục tình trạng hoạt động độc lập, thiếu tính liên kết dẫn đến việc phải kết xuất nhiều loại báo cáo từ các loại phần mềm khác nhau, rồi phải bóc tách mất rất nhiều thời gian mới có được thông tin cần sử dụng.
Ví dụ một số phần hành kế toán chủ yếu có thể tổ chức mã hóa chi tiết TKKT như sau:
- Đối với phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu, với mục tiêu quản lý được tình hình nhập - xuất kho và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, đặc biệt là thuốc và vật tư tiêu hao, việc gắn kết các đoạn mã có thể được thiết kế theo mối quan hệ giữa các đoạn mã sau:
+ Liên quan đến nghiệp vụ nhập kho
Bảng 3.1. ề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế nhập kho
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang được nhập vào kho nào (mã 1 sẽ được gắn tự động nếu đoạn mã vật tư y tế được gắn với ký tự: kho Bệnh viện và mã 2 - tên cụ thể từng khoa/phòng sẽ được gắn với ký tự: kho đơn vị trong đoạn mã vật tư y tế.)
Mã nội dung hoạt động
Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua về sử dụng cho hoạt động nào
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã nguồn Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua từ nguồn nào
Mã nhà cung cấp (NCC)
Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua từ đơn vị nào:
- Ký tự đầu: Nhà cung cấp vật tư y tế
- Ký tự tiếp theo: Phương thức lựa chọn nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
Mã vật tư y tế
Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tư y tế nào, loại vật tư y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.
- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tư y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bông băng, vật tư tiêu hao, vật tư can thiệp…
- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tư y tế (theo danh mục do BYT quy định)
- 03 ký tự tiếp theo: tỷ lệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%)
Mã tài khoản tự nhiên: 152
Dùng để hạch toán kế toán
Nguồn: Đề xuất cuả tác giả
+ Liên quan đến nghiệp vụ xuất kho
Chi phí nguyên liệu, vật liệu là một trong những khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá dịch vụ y tế, bởi vậy, việc kết hợp các đoạn mã thông tin liên quan đến các khoản mục chi phí nói chung, và khoản mục chi phí này nói riêng cần phải cung cấp được thông tin chi tiết tới từng dịch vụ, từng đối tượng khách hàng và cho từng hoạt động, từng bộ phận cụ thể.
Bảng 3.2. ề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế xuất kho
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang được sử dụng ở bộ phận nào trong Bệnh viện.
Mã nội dung hoạt động
Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho hoạt động nào,nhóm hoạt động nào và cụ thể là hoạt động nào trong nhóm Mã nguồn Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua và sử dụng từ nguồn
nào
Mã dịch vụ y tế Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho dịch vụ y tế nào Mã khách hàng
Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho đối tượng khách hàng nào. Đặc biệt, trong đoạn mã này, thông tin về tỷ lệ được BHYT thanh toán là thông tin quan trọng.
Mã nội dung chi phí Chi phí về thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao
Mã vật tư y tế
Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tư y tế nào, loại vật tư y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.
- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tư y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bông băng, vật tư tiêu hao, vật tư can thiệp…
- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tư y tế (theo danh mục do BYT quy định)
- 03 ký tự tiếp theo: tỷ lệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%)
Mã tài khoản tự nhiên: tài khoản liên
quan đến chi phí
Tương ứng với từng hoạt động (gắn với đoạn mã nội dung hoạt động), nguồn mua vật tư (gắn với đoạn mã nguồn), thông tin sẽ được gắn với đoạn mã tài khoản chi phí tương ứng:
- Nếu hoạt động HCSN: 61112, 61122, 612, 6142
Đối với hoạt động SXKD, ngoài việc gắn kết hai đoạn mã trên, còn phụ thuộc vào đoạn mã Bộ phận
+ Nếu gắn với mã Bệnh viện/ mã phòng chức năng: 642 + Nếu gắn với mã Khoa …: 154
- Đối với phần hành kế toán thu viện phí:
Trong kế toán thu viện phí, thông tin về thu viện phí cần phải được cụ thể cho từng bộ phận, từng hoạt động hay từng nhóm hoạt động; từng dịch vụ y tế. Bên cạnh đó, thông tin về thu viện phí cũng cần phải được chi tiết cho từng khách hàng và nhóm đối tượng khách hàng. Cụ thể:
Bảng 3.3. ề xuất ghi mã thu viện phí
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận Phản ánh doanh thu của từng bộ phận trong Bệnh viện Mã nội dung hoạt động Phản ánh doanh thu của từng hoạt động cụ thể
Mã dịch vụ y tế Phản ánh doanh thu của từng dịch vụ y tế
Mã khách hàng Phản ánh doanh thu chi tiết của từng đối tượng và nhóm đối tượng khách hàng
Mã tài khoản tự nhiên - Tài khoản 531
Dùng để hạch toán kế toán
Nguồn: Đề xuất cuả tác giả
- Đối với phần hành kế toán lương:
Bảng 3.4. ề xuất ghi mã chi phí tiền lƣơng
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận Phản ánh nhân sự thuộc bộ phận nào