ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH P.HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TỔNG HỢP PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN PHÒNG ĐẦUTƯ KHÁCH SẠN HỘI AN VP ĐẠI DIỆN HÀ NỘI VP ĐẠI DIỆN TP.HCM XÍ NGHIỆP GIẶT HỘI AN KHU DU LỊCH BIỂN KHU DU LỊCH TAM THANH TRUNG TÂM LỮ HÀNH HỘI AN
Chú thích: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng: Nhận xét:
Qua sơ đồ trên, ta có thể nhận thấy tuy quy mô bộ máy tổ chức của công ty khá lớn, nhưng quyền hạn và nhiệm vụ đối với mỗi phòng ban vẫn được phân chia rất rõ ràng. Tất cả mọi hoạt động của Công ty đều dựa trên cơ sở các mối quan hệ trực tuyến – chức năng, trong đó chế độ quản lý một thủ trưởng đặt dưới sự kiểm soát của Hội đồng quản trị, Ban giám sát sẽ tránh sự chồng chéo trong thực hiện công việc, rút ngắn thời gian và chi phí không cần thiết. Đứng đầu và quản lý trực tiếp các phòng ban chức năng là Tổng giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, điều này giúp làm giảm áp lực cho tổng giám đốc cũng như tạo thuận lợi cho việc quản lý các bộ phận. Các phòng ban chức năng có quan hệ mật thiết với nhau sẽ thuận tiện hơn trong việc hỗ trợ và trao đổi thông tin lẫn nhau. Tuy nhiên, với bộ máy tổ chức tương đối lớn như vậy thì việc truyền thông tin giữa các bộ phận sẽ tốn một khoảng thời gian nhất định
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban:
1. Hội đồng quản trị
- Quản trị công ty theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty, quy chế tài chính và các quy định nội bộ khác
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như những sai phạm trong quản lý – vi phạm điều lệ và vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, quyết định mức lương cho Tổng giám đốc. Điều hành, quản lý Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc.
- Giám sát Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý, xem xét những cá nhân và tập thể sai phạm gây thiệt hại cho công ty và có biện pháp khắc phục
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Yêu cầu công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra.
- Thẩm định báo cáo tài chính trước khi trình Hội đồng quản trị. Kiểm tra các vấn đề cụ thể có liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết.
- Thảo luận những vấn đề khó khăn và những tồn tại yếu kếm. Kiểm tra các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như các vẫn đề mà bộ phận kế toán muốn bàn bạc.
3. Tổng giám đốc
- Đại diện theo pháp luật của công ty, quyết định các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao dộng, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc
- Được quyết định vượt thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, bão lụt.. chịu trách nhiệm về những quyết định này và báo cáo cho Hội đồng quản trị.
- Thiết lập Chính sách chất lượng: mục tiêu chất lượng, chỉ đạo, giám sát đối với hệ thống chất lượng công ty và đơn vị phu trách; tiến hành việc xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống và cung cấp nguồn nhân lực cần thiết đẻ duy trì hệ thống chất lượng, phê duyệt các tài liệu, văn bản trong hệ thống ISO của công ty.
4. Phó Tổng giám đốc
- Hỗ trợ cho Tổng giám đốc, điều hành những công việc được Tổng giám đốc phân công, phụ trách hoặc ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật về sự phân công hay ủy quyền đó.
- Tổ chức, quản lý, điều hành, khai thác các nguồn lực, đầu tư dự án nhằm thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiền lương được ban giám đốc giao hàng năm.
- Quản lý các công tác tài chính, kế toán tại đơn vị phụ trách, đảm bảo đúng nguyên tắc và quy định của pháp luật, quy chế của công ty. Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.
5. Phòng tài chính – kế hoạch
- Lập kế hoạch đầu tư tài chính, kế hoạch hoạt động, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và chiến lược đầu tư phát triển của công ty trong từng thời kỳ.
- Theo dõi, cập nhật, báo cáo đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình sử dụng, quản lý các quỹ, tài sản, vật tư nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Quản lý mọi khoản thu chi theo đúng chế độ, chính sách nhà nước và quy định của công ty,
đảm bảo phục vụ tốt hoạt động kinh doanh.
- Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và những nghĩa vụ khác theo quy định. Thanh toán, thu hồi đúng các khoản nợ, các khoản phái trả.
6. Phòng tổ chức
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý nhân sự, quản ý toàn bộ hồ sơ của người lao động. Thực hiện ký kết hợp đồng lao động.
- Cung cấp thông tin cho việc sắp xếp, bố trí và sử dụng lao động. Giúp Tổng giám đốc đánh giá, nhận xét người lao động theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
- Quản lý, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách, đảm bảo đời sống vất chất và tinh thần cho người lao động theo quy định.
7. Phòng thị trường
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch về công tác thị trường trong phạm vi toàn công ty.
- Nghiên cứu thị trường, thu thập thống kê, phân tích dữ liệu thị trường, khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng, yêu cầu của khách hàng, của đối tác và đối thủ cạnh tranh để tham mưu cho Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan trong công ty khi khai thác thị trường, tiêu thụ sản phẩm.
- Nghiên cứu, đề xuất, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng các chính sách giá cả, các hình thức khuyến mãi, ưu đãi theo từng thời điểm, từng đối tượng khách hàng và đối tác.
8. Phòng Phát triển dự án – Đầu tư tài chính
- Nghiên cứu, tìm kiếm và hoạch định các dự án - Xem xét tính khả thi, lập kế hoạch dự án - Tìm kiếm các nguồn đầu tư
- Kiểm tra quá trình đầu tư, quá trình hoạt động của dự án. - Chịu trách nhiệm quản lý dự án.