5. Kết cấu báo cáo thực tập
2.3. Đánh giá việc thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại UBND xã Đồng
Đồng Tâm huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang
2.3.1. Những thành tựu đạt được
Nhìn chung công tác quản lý hộ tịch của UBND xã Đồng Tâm đạt hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra về cơ bản đã hoàn thành chỉ tiêu nhiệm vụ theo ngành dọc đề ra (5 loại: xuất sắc, tốt, khá, trung bình, yếu kém).
Thứ nhất, UBND xã đã có sự quan tâm lãnh đạo công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, quán triệt sâu sắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của địa phương trong quá trình điều hành
thực hiện chủ trương, nghị quyết của Đảng bộ và Nghị quyết của HĐND xã. Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Thường trực UBND công tác bố trí trang thiết bị, nơi làm việc về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công việc. Các cấp Đảng uỷ, UBND cũng tạo điều kiện đưa Công chức Tư pháp – Hộ tịch đi bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ chuyên môn nên công tác này đã thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Thứ hai, công chức Tư pháp – Hộ tịch có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên nghiên cứu tìm hiểu, tiếp thu ý kiến lãnh đạo địa phương và nâng cao năng lực nghiệp vụ chuyên môn để làm tốt nhiệm vụ phân công, đã tham mưu cho UBND xã tiếp nhận và giải quyết hầu hết các loại việc đăng ký hộ tịch đúng thẩm quyền, giải quyết kịp thời các yêu cầu của nhân dân; các loại sổ, biểu mẫu dùng đăng ký hộ tịch sử dụng đúng mẫu Bộ Tư pháp ban hành; sổ lưu và hồ sơ lưu về đăng ký hộ tịch đã được lưu theo đúng quy định. Các thủ tục, trình tự, thời gian và lệ phí về hộ tịch được niêm yết công khai đúng quy định pháp luật, thuận lợi cho người dân khi có yếu cầu... từng bước đưa công tác quản lý hộ tịch đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước ở địa phương.
Thứ ba, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch cơ bản đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay không chỉ đảm bảo về số lượng mà còn từng bước nâng cao về chất lượng. Đối với Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã đã từng bước đặt chuẩn về trình độ văn hoá, chuyên môn và lý luận chính trị. Đối với công chức Tư pháp – Hộ tịch đảm bảo về số lượng, trình độ chuyên môn, lý luận chính trị từng bước được nâng cao, trau dồi kinh nghiệm, nghiệp vụ khắc phục những yếu kém để thực hiện các nghiệp vụ quản lý hộ tịch hiệu quả hơn.
Thứ tư, việc tuyên truyền phổ biến pháp luật hộ tịch được xã quan tâm, xác định đây là nội dung có vai trò và có ý nghĩa quan trọng. UBND xã Đồng Tâm đã tổ chức, triển khai các hội nghị tuyên truyền phổ biến pháp luật về hộ tịch trên địa bàn xã, lồng ghép vào các hội nghị nhiều hình thức tuyên truyền đa
dạng phong phú như cấp phát hơn 100 tài liệu tuyên truyền về cho các tủ sách pháp luật đến nhà văn hoá các thôn, bản để nhân dân có thể tự tìm hiểu pháp luật. Đồng thời lập các chuyên đề tuyên truyền trên hệ thống loa truyền thanh từ xa đến thôn để người dân hiểu và tự giác thực hiện theo quy định. Nhờ làm tốt công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật trong nhân dân về việc khai sinh, khai tử, việc đăng ký kết hôn đã có những chuyển biến tích cực rõ rệt. Việc tổ chức, hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp luật, các quy định của nhà nước trong lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch đã được chú trọng, giúp người dân từng thôn, bản hiểu rõ các quy định của Nhà nước về đăng ký hộ tịch để họ tự giác chấp hành.
Thứ năm, công tác thống ke báo cáo cho thấy, UBND xã đã thực hiện tương đối tốt, tổng hợp số liệu thống kê hộ tịch báo cáo định kỳ theo quý, theo năm đúng quy định, tất cả báo cáo về hộ tịch đều được thực hiện theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ tư pháp, do vậy công tác quản lý nhà nước về hộ tịch những năm qua trên địa bàn xã được thực hiện đảm bảo về số lượng và nội dung theo quy định. Số liệu thống kê hộ tịch được thực hiện đúng theo quy định tại Điều 73 Nghị định 158/2005/NĐ-CP đó là số liệu thống kê hộ tịch được lập (theo mẫu quy định) theo định kỳ 6 tháng và 1 năm.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
a. Những hạn chế
Bên cạnh những mặt làm được công tác quản lý hộ tịch của xã còn mặt tồn tại, hạn chế như sau:
- Vẫn còn những sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn chưa được đăng ký kịp thời, tỷ lệ đăng ký khai sinh quá hạn trên địa bàn xã vẫn còn cao, chưa kiên quyết xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực này. Trong 4 năm nghiên cứu có đến 154/742 (chiếm 20,75%) trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn. Ngoài ra, còn một số trường hợp Giấy khai sinh còn bị sai họ, tên, ngày, tháng, năm vẫn còn nhiều. Tình trạng tảo hôn trên địa bàn xã vẫn còn xảy ra mặc dù cấp Đảng uỷ, chính quyền đã chỉ đạo các ban ngành, đoàn thể đặc biệt là công chức Tư
pháp – Hộ tịch tuyên truyền, vận động các hộ gia đình, nhưng các hộ vẫn cố tình vi phạm.
- Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật trong nhân dân tại địa bàn dân cư gặp khó khăn: số lượng người tham gia ít, một số bộ phận không nhỏ nhân dân không quan tâm nhiều đến công tác tuyên truyền, đến khi gặp chuyện mới đến UBND để được hướng dẫn.
- Về ghi chép trong sổ hộ tịch, còn nhiều trường hợp ghi không đủ nội dung, dữ kiện trong mẫu giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch có sẵn như: Nơi sinh trong giấy khai sinh chỉ ghi địa danh xã, còn viết tắt; trong sổ hộ tịch thì không ghi tên, chức vụ của người ký cấp giấy tờ hộ tịch, họ tên, chữ ký của công chức Tư pháp – Hộ tịch và không có chữ ký của người đi khai sinh; cột ghi chú không ghi đăng ký quá hạn, đăng ký lại, ghi chưa chính xác quan hệ giữa người đi khai và người đăng ký sự kiện hộ tịch; sử dụng nhiều màu mực cho một sự kiện đăng ký hộ tịch, khi tẩy xoá, sửa chữa không thực hiện việc ghi chú và đóng dấu theo đúng nguyên tắc quy định tại Điều 69 Nghị định 158; giữa giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch không trùng khớp về nội dung đăng ký hộ tịch… Bên cạnh đó, khi xác nhận nội dung trong giấy tờ hộ tịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tờ khai đăng ký kết hôn.. không ghi rõ chức danh của người ký cấp giấy xác nhận mà chỉ có chữ ký và đóng dấu.
- Hồ sơ hộ tịch và sổ sách hộ tịch được lưu trữ chưa đúng quy trình, nơi lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo tính khoa học, chưa lưu riêng biệt từng trường hợp đăng ký hộ tịch, loại việc đăng ký hộ tịch một số trường hợp chỉ lưu bản photo quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch…; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch còn gặp nhiều khó khăn, chưa thành thạo phần mềm quản lý hộ tịch việc khai thác các thông tin còn gặp nhiều hạn chế.
- Chưa quản lý việc khai thác và sử dụng Tủ sách pháp luật một cách hiệu quả, chưa xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động của tủ sách, chưa sắp xếp, phân loại, bảo quản, giới thiệu sách phục vụ bạn đọc…
b. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại trên, cụ thể:
Thứ nhất, về công tác lãnh đạo quản lý và tổ chức cán bộ, công chức
Lãnh đạo cấp cơ sở chưa quan tâm thường xuyên và chỉ đạo sâu sát kịp thời về công tác quản lý hộ tịch. Bố trí công việc vẫn còn thiếu so với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý và chuyên môn thường thay đổi, thiếu tính ổn định lâu dài.
Chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa công chức Tư pháp – Hộ tịch với một số chức danh công chức khác. Việc kết nối thông tin giữa đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn của công chức Tư pháp – Hộ tịch với công tác quản lý cư trú của Công an xã và cấp bảo hiểm Y tế của Bảo hiểm xã hội huyện chưa có sự phối hợp nhịp nhàng, kịp thời.
Chưa tạo được động lực khuyến khích đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện cải cách hành chính. Trong quá trình triển khai thực hiện cơ chế “Một cửa”, “Một của liên thông” trong đăng ký, quản lý hộc tịch, công chức Tư pháp – Hộ tịch phải thực hiện nhiều công việc trong việc tiếp nhận, hoàn thiện, chuyển hồ sơ và trả kết quả cho công dân, áp lực và khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là việc thực hiện liên thông các TTHC. Trong khi nguồn kinh phí hỗ trợ cán bộ, công chức thực hiện liên thông các TTHC chưa được quy định cụ thể, chưa đáp ứng được yêu cầu.
Thứ hai, nguyên nhân từ hệ thống pháp luật về hộ tịch
Những bất cập tồn tại trong Nghị định 158/2005/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành trước đây đa được thay thế bằng Luật Hộ tịch năm 2014 và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện văn bản trước đây cũng như văn bản đang có hiệu lực pháp luật hiện tại vẫn đang tồn tại những vướng mắc nhất định về thủ tục, về việc phối hợp, về tính thống nhất trong cách hiểu và cách triển khai thực hiện dẫn đến tình trạng một số công chức Tư pháp - Hộ tịch của một số xã còn lúng túng trong tham mưu cho cấp uỷ, chính quyền trong việc chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ,
còn thụ động, trông chờ, ỷ lại cấp trên. Luật Hộ tịch năm 2014 hướng đến hiện đại hóa phương thức đăng ký và cấp các giấy tờ hộ tịch bằng hệ thống thông tin hộ tịch điện tử, nên để triển khai Luật Hộ tịch 2014 ở địa phương có một số khó khăn, vướng mắc.
Thứ ba, chất lượng đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch
Đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch ở xã mặc dù cơ bản đã đạt các tiêu chuẩn theo quy định nhưng để thực hiện thành thạo các kỹ năng như: kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, việc nắm bắt và giải quyết các sự kiện hộ tịch, nhất là các sự kiện hộ tịch mới được chuyển giao thẩm quyền vẫn còn gặp nhiều vướng mắc, chưa đáp ứng được yêu cầu của quản lý nhà nước về hộ tịch. Hơn nữa nhiệm vụ giao cho công chức Tư pháp – Hộ tịch rất nhiều, trong lúc biên chế lại hạn chế nên trong cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ.
Với đặc thù là một xã miền núi với nhiều dân tộc thiểu số cùng sinh sống. Ngoài việc nắm chắc các quy định của Luật Hộ tịch công chức Tư pháp – Hộ tịch còn phải nắm chắc các quy định khác có liên quan như Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Quốc tịch... ngoài ra còn phải nắm chắc, hiểu rõ phong tục, tập quán. Đây cũng là một trong những khó khăn, làm ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ của công chức Tư pháp – Hộ tịch.
Thứ tư, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch chưa thực sự đạt hiệu quả
Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch chưa làm cho dân biết, dân hiểu và dân làm theo do: Địa bàn có cơ sở hạ chưa tốt, trình độ văn hóa của bà con không đồng đều làm trở ngại cho việc tiếp thu các văn bản pháp luật, do các văn bản quá khó, nên không thu hút được việc tìm hiểu của bà con, trình độ đội ngũ tuyên truyền của UBND xã hầu hết chưa qua đào tạo nên cách truyền đạt còn cứng nhắc chưa thật sự sâu sát và thu hút người nghe. Có lúc, có thôn bản công tác tuyên truyền phổ biến còn chưa kịp thời, do đó người dân không biết để thực hiện các quyền lợi của mình. Nhiều thôn, bản chưa đưa được nội
dung chấp hành các quy định của pháp luật hộ tịch vào quy ước, hương ước của thôn, bản. Do vậy, chưa tạo dựng được ý thức tự giác trong cộng đồng về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công dân trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, chưa thực sự phát huy được vai trò của các đoàn thể chính trị, xã hội, y tế, trường học trong công tác tuyên truyền phôt biến pháp luật.
Thứ năm, trình độ dân trí và ý thức tự giác của người dân chưa cao
Ý thức tự giác của người dân trong việc chấp hành pháp luật về hộ tịch chưa có sự chuyển biến rõ rệt. Người dân không chủ động đến UBND xã đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định. Nhiều hộ dân ở các thôn, bản cùng sâu vùng xa chưa thực sự tự giác trong việc đi đăng ký khai sinh cho con chỉ khi nào cần đến giấy khai sinh để thanh toán bảo hiểm, để con đi học… người dân mới đến UBND xã để đăng ký khai sinh do đó dẫn đến nhiều trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn. Một số thôn, bản vẫn tồn tại những hủ tục lại hậu. Tình trạng tảo hôn, kết hôn cận huyết vẫn xảy ra, ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch.
Thứ sáu, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc chưa đáp ứng được yêu cầu công việc
Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, phòng làm việc còn chật hẹp, thiếu trang thiết bị nên chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân, việc khai thác, sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch còn nhiều hạn chế. Mặt khác do sự thiếu đồng bộ về việc ứng dụng các phần mềm ứng dụng trong quản lý hộ tịch từ huyện đến xã chưa đồng bộ, cơ sở hạ tầng thông tin đến xã có lúc chưa đảm bảo, khả năng khai thác, ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin trong công tác này của công chức Tư pháp – Hộ tịch xã còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế.
PHẦN 3
NHẬN XÉT VỀ KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét đánh giá kết quả đợt thực tập
3.1.1. Các kiến thức chuyên môn thu nhận được trong đợt thực tập
Quá trình thực tập đã giúp em có thể ứng dụng các kiến thức được học từ giảng đường Đại học mà cụ thể có thể áp dụng các điều luật vào thực tiễn một cách linh hoạt và đúng pháp luật. Nắm vững hơn các quy định của điều luật, đặc biệt là lĩnh vực Luật hành chính.
Ngoài công việc được tham dự vào các công việc của UBND xã Đồng Tâm, em còn được hướng dẫn viết các văn bản hành chính, em còn được nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu và tham gia thảo luận, đề xuất các phương hướng giải quyết hoà giải ly hôn, hoà giải tranh chấp quyền sử dụng đất... Điều đó giúp em nắm vững hơn các điều luật và thực tiễn công việc. Hơn thế các cán bộ, công chức UBND xã Đồng Tâm còn tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tham gia tiếp dân, hỗ trợ các công việc pháp lý khác giúp rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tư vấn pháp luật, kỹ năng tiếp dân.
Với những công việc được tham gia như trên đã giúp em trau dồi thực tế về công việc hành chính, Tư pháp – Hộ tịch tại UBND xã; hiểu rõ hơn quy trình phổ biến pháp luật; nắm rõ hơn vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã; nắm rõ hơn vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các văn phòng trong