CN .C SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁ NT AN TOÁ NT DOA NN ỆP
1.3. Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
1.3.1. Một số vấn đề về công nợ và quản lý công nợ
Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả, đây là hai mặt trái ngược của một vấn đề nhưng chúng luôn tồn tại song song và khách quan với nhau, chúng có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Công nợ phải thu là toàn bộ tài sản hay tiền vốn của doanh nghiệp đang bị các đơn vị khác hoặc cá nhân chiếm dụng mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thu hồi.
- Công nợ phải trả là nguồn vốn kinh doanh được tài trợ từ bên ngoài doanh nghiệp, là số tiền vốn doanh nghiệp đi vay, đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả.
- Quản lý công nợ là việc theo dõi tình hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị của các khoản công nợ phải thu, phải trả. Trên cơ sở số liệu quản lý, định kỳ lập các báo cáo về tình hình thanh toán công nợ, từ đó giúp cho nhà quản lý có những kế hoạch thanh toán phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
1.3.2. Vai trò của quản lý công nợ
Trong thanh toán, việc quản lý tốt công nợ sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thu hồi vốn kinh doanh, tránh được tối đa các rủi ro trong thanh toán.
Dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quản lý như: duy trì, tăng cường, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe hay với các khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bước hoàn thiện chính sách thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của mình.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có thể tận dụng được những thông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin quản lý công nợ của các đối tượng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối và sử dụng số vốn đi chiếm dụng và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lược kinh doanh của mình.
1.3.3. Nhiệm vụ của quản lý công nợ
Kế toán phải mở sổ thường xuyên theo dõi các khoản công nợ phát sinh, phân loại cụ thể theo các đối tượng khách hàng và theo tuổi nợ để giám sát và kiểm tra.
ối với nợ phải trả, doanh nghiệp cần duy trì lượng tiền mặt đủ để đáp ứng yêu cầu thanh toán giúp doanh nghiệp nâng cao được uy tín đối với khách hàng, tư cách tín dụng được khẳng định trên thị trường.
Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp với từng quan hệ thanh toán nhằm phát huy được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh
1.3.4. Quản lý công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động
Quản lý là sự tác động có mục đích, có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý một cách gián tiếp và trực tiếp nhằm sự dụng hiệu quả nhất các tiềm năng các cơ hội của hệ thống để đạt được mục đích đặt ra trong điều kiện biến động của mục tiêu.
Quản lý nợ phải thu, nợ phải trả là sự tác động của nhà quản lý doanh nghiệp lên các đối tượng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm kiểm soát, duy trì tình hình tài chính của doanh nghiệp ở trạng thái ổn định, hạn chế nguồn vốn bị chiếm dụng và tận dụng tối đa nguồn vốn chiếm dụng được nhưng phải đảm bảo phù hợp để phát triển.
Công nợ trong doanh nghiệp là một trong những bộ phận phản ánh tình hình tài chính cũng như tình hình tài sản nguồn vốn của doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý công nợ trong doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn.
a) Quản lý công nợ đối với khách hàng - Công nợ phải thu khách hàng:
Công nợ phải thu đối với khách hàng phát sinh rất đa dạng và phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải bám sát vào tình hình thực tế với mục đích là làm thế nào thu hồi công nợ nhanh, đầy đủ, kịp thời với điều kiện không ảnh hưởng tới doanh số bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tập trung theo dõi các khoản nợ theo tính chất, theo đối tượng và theo thời gian làm căn cứ để hình thành kế hoạch thu nợ một cách hợp lý và có biện pháp xử lý.
Trước tiên, doanh nghiệp cần phân loại nợ để quản lý bằng cách mở sổ sách theo dõi tình hình công nợ đối với khách hàng: Công việc này thường được bộ máy kế toán thực hiện với mục đích cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các
thông tin cần thiết phục vụ quá trình thu nợ cũng như công tác lập kế hoạch trả nợ. ể có thể thực hiện được đòi hỏi việc ghi chép phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, phương pháp hạch toán phải chính xác, khoa học. Thông thường, tình hình nợ đối với khách hàng thường được theo dõi và quản lý trên các khía cạnh sau:
+ Quản lý theo đối tượng nợ: Có nghĩa là doanh nghiệp phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng mà doanh nghiệp bán chịu để có chính sách áp dụng cụ thể, linh hoạt cho từng khách hàng. Những khoản nợ có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nỡ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu xác định số nợ bằng văn bản.
+ Quản lý theo hình thức nợ như nợ bằng tiền, nợ bằng vật tư, hàng hoá,...để giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu tiền hay nhận hàng đúng hạn. Trường hợp khách hàng không thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt hay bằng séc mà thanh toán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc chuyển vào tài khoản nợ phải thu khó đòi cần phải có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan.
+ Quản lý theo tuổi nợ: òi hỏi doanh nghiệp phải ghi chép chính xác thời điểm phát sinh khoản nợ phải thu cũng như thời hạn thu hồi để định ra khoản thời gian hợp lý nhất đảm bảo thu hồi đủ nợ, tránh kéo dài đồng thời có biện pháp đối với các khoản nợ có hạn.
Quản lý công nợ phải thu với khách hàng giúp cho doanh nghiệp thu hồi đầy đủ, đúng hạn các khoản thu, tránh tình trạng ứ đọng vốn, mất mát vốn do nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ không thu hồi được. Ngoài ra, thông qua quản lý công nợ mà nhà quản lý có thể đưa ra một chính sách tín dụng thương mại có hiệu quả nhằm tác động đến doanh số bán ra để tạo ra kết quả sản xuất kinh doanh có lợi cho doanh nghiệp.
Khi khách hàng đã đặt trước tiền hàng để mua vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp, chứng tỏ khách hàng có khả năng tài chính tốt và đang có nhu cầu rất lớn về loại vật tư, hàng hoá. Vì vậy, doanh nghiệp cần có trách nhiệm giao hàng đúng thời hạn, đúng quy cách phẩm chất, tạo uy tín tốt cho doanh nghiệp, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Doanh nghiệp nên có chính sách ưu đãi trong thanh toán như chiết khấu, giảm giá hàng bán...cần ưu tiên trong việc giao hàng, tránh tình trạng khách hàng đã đặt trước tiền hàng nhưng không nhận được hàng doanh nghiệp phải trả lại tiền hoặc hàng hoá kém phẩm chất bị khách hàng chuyển trả lại sẽ làm giảm doanh thu và uy tín của doanh nghiệp.
b) Quản lý công nợ đối với nhà cung cấp
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp:
Cũng giống như công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp cũng phát sinh hầu hết các doanh nghiệp với tính chất thường xuyên, phức tạp do tính chất liên tục của sản xuất, sự đa dạng của yếu tố đầu vào và nhà cung cấp. Vì thế việc quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp cũng hết sức phức tạp. Khác với công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp là khoản tiền vốn doanh nghiệp chiếm dụng của các doanh nghiệp khác thông qua việc mua vật tư, hàng hoá cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chưa trả tiền. Do đó đây là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán. Việc thanh toán đúng hạn, sòng phẳng, gọn nhẹ phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp tốt hay quản lý tốt. Trong khi đó, có những trường hợp việc thanh toán diễn ra không đúng hợp đồng đã ký kết, khiến chủ nợ phải nhắc nhở nhiều lần ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp, trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán sẽ đẩy doanh nghiệp đến nguy cơ phá sản. Mục tiêu của quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp là làm sao để các đối tượng quan tâm đến tài chính của doanh nghiệp đánh giá là doanh nghiệp có khả năng tín dụng tốt, được hưởng chính sách ưu đãi và không ngừng nâng cao uy tín đối với các đối tác. ể làm được điều này, trước tiên doanh nghiệp cần phải phân loại công nợ phải trả nhà cung cấp theo đối tượng, theo
thời gian, theo hình thức nợ và đồng thời thực hiện việc quản lý công nợ theo từng đối tượng đó:
+ Quản lý công nợ theo đối tượng nhà cung cấp nhằm định rõ khoản nợ thuộc về ai, tránh tình trạng nhầm lẫn các nhà cung cấp với nhau. Với mỗi nhà cung cấp sẽ có những điều khoản quy định cụ thể cho doanh nghiệp, từ đó giúp cho doanh nghiệp có những ứng xử phù hợp đáp ứng yêu cầu của từng nhà cung cấp.
+ Quản lý công nợ theo thời gian đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán. iều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch dự trữ tiền một cách hợp lý đảm bảo trả nợ đúng hạn, nhanh chóng, gọn nhẹ.
+ Quản lý công nợ theo hình thức thanh toán: trong nhiều trường hợp nhà cung cấp yêu cầu thanh toán đúng hình thức như trong thoả thận như vậy việc phân loại công nợ phải trả nhà cung cấp theo hình thức thanh toán giúp doanh nghiệp chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc thanh toán.
Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp sẽ giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch trả nợ đúng hạn, đầy đủ với chi phí thấp nhất và tránh cho doanh nghiệp không rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán dẫn tới phá sản. Qua đó sẽ tạo ra cho doanh nghiệp tình hình tài chính lành mạnh, có uy tín với các đối tác kinh doanh và có điều kiện huy động vốn nhanh chóng trong các trường hợp cần thiết.
- Quản lý công nợ phải thu nhà cung cấp:
Khi doanh nghiệp đặt trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp cần nhận được hàng hoá theo đúng thoả thuận với nhà cung cấp. Quản lý loại công nợ này khá đơn giản, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp cần phải có chứng từ chứng minh hợp lệ (phiếu thu giao cho khách hàng của nhà cung cấp) để chứng minh nhà cung cấp đã nhận tiền và phải có nghĩa vụ giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng số lượng và chất lượng cam kết. Nếu nhà cung cấp không giao hàng theo đúng thời hạn thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu trả lại số tiền mà doanh nghiệp đã đặt trước.
Quản lý công nợ phải trả người lao động
Doanh nghiệp muốn hoạt động thì cần phải có công nhân viên, muốn có công nhân viên thì phải đưa ra được những thỏa thuận đối với người lao động như các khoản tiền lương, tiền thưởng, thời gian làm việc...để người lao động đồng ý làm việc cho doanh nghiệp. Do đó đây là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán. Việc thanh toán đúng hạn, sòng phẳng, gọn nhẹ phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động tốt hay không tốt. Trong khi đó, có những trường hợp việc thanh toán diễn ra không đúng hợp đồng đã ký kết, khiến người lao động phải nhắc nhở nhiều lần ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp, trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán sẽ đẩy doanh nghiệp đến nguy dừng hoạt động.
1.3.5. Phân tích tình hình thanh toán trong doanh nghiệp
Hệ số thanh toán hiện hành:
ệ số thanh toán hiện hành = Tổng tài sản Nợ phải trả
ệ số thanh toán hiện hành phản ánh với toàn bộ giá trị thuần của tài sản hiện có có đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty hay không. Vì vậy tỷ lệ này tính ra phải lớn hơn 1, trị số này càng cao thì khả năng thanh toán hiện hành của công ty và ngược lại.
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn:
ệ số thanh toán nợ ngắn hạn
=
Tài sản lưu động Nợ ngắn hạn
ệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho biết với giá trị thuần của tài sản lưu động của công ty có đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn hay không. Trị số của chỉ tiêu này tính ra càng lớn thì khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp càng cao và ngược lại, hệ số thanh toán nhanh phải lớn hơn một. Xét về mặt chung thì hệ số thanh toán ngắn hạn đều lớn hơn một công ty có khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn.
ệ số thanh toán nhanh = Tiền và các khoản đầu tư ngắn hạn Nợ ngắn hạn
ệ số thanh toán ngắn hạn cho biết với số vốn bằng tiền và các khoản đầu tư ngắn hạn có thể chuyển đổi thành tiền mặt hiện có, công ty bảo đảm thanh toán kịp thời các khoản nợ ngắn hạn.
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản phải trả
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các
khoản phải trả =
Tổng số nợ phải thu Tổng nợ phải trả Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản phải trả phản ánh các khoản công ty bị chiếm dụng so với các khoản đi chiếm dụng.
Tỷ lệ các khoản nợ phải trả so với các khoản nợ phải thu
Tỷ lệ các khoản nợ phải trả so với các khoản
nợ phải thu =
Tổng số nợ phải trả Tổng số nợ phải thu Tỷ lệ các khoản nợ phải trả so với các khoản nợ phải thu phản ánh các khoản doanh nghiệp đi chiếm dụng so với các khoản bị chiếm dụng.
Số vòng quay các khoản phải thu
Số vòng quay các khoản phải thu =
Tổng số tiền hàng bán chịu Nợ phải thu bình quân Nợ phải thu bình quân =
Tổng số nợ phải thu đầu kỳ và cuối kỳ
2
Số vòng quay các khoản phải thu là chỉ tiêu phản ánh trong kỳ kinh doanh, các khoản phải thu quay được bao nhiêu vòng.
Thời gian một vòng quay các khoản phải thu
Thời gian một vòng quay các
Số vòng quay các khoản phải thu Thời gian một vòng quay các khoản phải thu là chỉ tiêu phản ánh các khoản phải thu quay được một vòng mất bao nhiêu ngày. Thời gian quay vòng các khoản phải thu càng ngắn chứng tỏ tốc độ thu hồi tiền hàng càng nhanh, công ty ít bị chiếm dụng vốn và ngược lại.
Số vòng quay các khoản phải trả
Số vòng quay các khoản
phải trả =
Tổng số tiền hàng mua chịu Số dư nợ bình quân các khoản phải trả Số dư nợ bình quân các
khoản phải trả =
Tổng số nợ phải trả đầu kỳ và cuối kỳ
2
Số vòng quay các khoản phải trả là chỉ tiêu phản ánh trong kỳ kinh doanh, các khoản phải trả được mấy vòng. Nếu số số vòng luân chuyển của các khoản phải trả lớn chứng tỏ công ty thanh toán kịp thời và ít bị chiếm dụng vốn có thể