IV. QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG GỐM SỨMỸNGHỆTẠI CÔNG TY TOCONTAP
5. Làm thủ tục thanh toán hợp đồng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có)
5.1 Thủtục thanh toán
Tiếp theo sau bớc giao hàng là bớc thanh toán hợp đồng, đây là khâu rất phức tạp và đễ
mắc nhiều lỗi vì vậy mà mất rất nhiều thời gian và công sức. Phơng thức thanh toán chủ yếu mà Tổng công ty thờng áp dụng là thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ và phơng thức chuyển tiền.
Phơng thức tín dụng chứng từ: để đợc thanh toán thì Tổng công ty phải tiến hành thu thậpđầy đủ đểlập bộhồ sơchứng từ. Bộ hồ sơchứng từ bao gồm:
ã Hoáđơn ngoại ã L/C
ã Vận đơn
ã các giấy tờkèm theo
Khi bộ chứng từ đợc thu thập đầy đủ, Công ty sẽ gửi cho ngân hàng mở L/C để đợc thanh toán thông qua ngân hàng đại diện của mình. Sau một thời gian, thờng là từ 10 đến 15 ngày, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho Công ty với nội dung đã thanh toán tiền (đối với L/C trả ngay) hoặc đãnhận giấy chấp nhận thanh toán trảtiền (đối với L/C trả chậm). Đến thời hạn trảtiền ngân hàng sẽthông báođã đợc thanh toán.
Đối với những hợp đồng thanh toán bằng phơng thức chuyển tiền, thờng là đối với các
đối tác làm ăn uy tín lâu dài và có quan hệ mật thiết với Công ty, thì Công ty sẽ chuyển bộ
chứng từ bằng th đảm bảo cho đối tác của mình. Khi ngời nhập khẩu chuyển tiền đến thanh toánđến, thì ngân hàng sẽgửi giấy báo cho Công ty.
5.2 Giải quyết giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có)
Trong thực hiện hợpđồng, Tổng công ty cũng không tránh khỏi bịbên đối tác khiếu nại, phàn nàn. Trong các phàn nàn của các nhà nhập khẩu thì chủ yếu là liên quan đến thực hiện khoản chất lợng và tỷ lệ hao hụt hàng hoá (do hàng dễ vỡ). Và cách giải quyết của Công ty là giảm tiền với hàng kém chất lợng và chịu 50% sốhàng bịvỡ.
Ví dụ năm 2003 Công ty có một lô hàng tợng thú xuất sang Nhật vơí số lợng là hai container và giá là 10.500 USD tại hợp đồng số 206/2003/05 với độ hao hụt sản phẩm là 3%. Khi đến tay bên nhận hàng thì mức hao hụt lên tới 7% và bên nhận hàng yêu cầu Công ty chịu toàn bộ số hàng bị hao hụt. Công ty đã thoả thuận lại với bên nhập và chấp nhận mức 50% với điều kiện có giấy chứng nhận và biên bản giám định của cơ
quan có thẩm quyền tại Nhật.