2.4. Mô hình nghiệp vụ
2.4.2. Tổng hợp các chức năng hệ thống
R1. Quản trị hệ thống
R1.2. Cập nhật danh mục phòng ban R1.3. Cập nhật người sử dụng
R1.4. Phân quyền sử dụng menu
R1.5. Cập nhật danh mục quyền sử dụng R1.6. Cập nhật nhật ký người sử dụng R1.7. Đăng ký người sử dụng
R1.8. Cập nhật thay đổi mật khẩu R2. Quản lý công văn
R2.1. Xử lý công văn đến
R2.1.1. Tiếp nhận công văn ngoài hệ thống đến R2.1.2. Tiếp nhận công văn trong hệ thống đến R2.1.3. Xử lý công văn đến
R2.1.4. Góp ý xử lý công văn đến R2.1.5. Phân công phòng xử lý R2.1.6. Phân công chuyên viên xử lý R2.1.7. Tìm kiếm
R2.2. Xử lý công văn đi
R2.2.1. Soạn công văn đi R2.2.2. Duyệt công văn đi R2.2.3. Trình công văn đi R2.2.4. Phát hành công văn đi R2.2.5. Xác nhận công văn đi R2.2.6. Tìm kiếm
R3. Quản lý công việc
R3.1. Tạo mới công việc R3.2. Duyệt công việc R3.3. Phân công thực hiện R3.4. Cập nhật tiến độ
R3.5. Theo dõi tiến độ R3.6. Tìm kiếm
R4. Quản lý thông báo
R4.1. Tạo mới thông báo R4.2. Thông báo
R4.3. Nhắn tin R4.4. Tìm kiếm
Mô tả các chức năng chính:
a. Quản trị hệ thống
- Quản lý cập nhật các danh mục chung của hệ thống như danh mục chi nhánh, phòng ban, danh sách người sử dụng, v.v…
- Quản lý việc cấp quyền sử dụng chương trình cho người sử dụng. - Thực hiện việc đăng ký người dùng và thay đổi mật khẩu.
b. Xử lý công văn đến
- Khi công văn được chuyển đến, nếu là dạng văn bản, bộ phận văn thư sẽ nhập trực tiếp hoặc scan thành file lưu trên máy. Nếu công văn được gửi trong cùng hệ thống, sẽ được chuyển vào mục công văn đến.
- Cán bộ văn thư nhập thông tin liên quan cho công văn đến, phân loại công văn chờ lãnh đạo phòng hành chính xử lý.
- Công văn sau khi được phân loại, lãnh đạo phòng hành chính(Leader) sẽ căn cứ vào nội dung của công văn đến chuyển lên ban giám đốc lấy ý kiến phê duyệt, chỉ đạo giải quyết.
- Giám đốc sẽ phân công cán bộ, phòng xử lý yêu cầu công văn đến đồng thời cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.
c. Xử lý công văn đi
- Cán bộ thực hiện soạn thảo công văn đi. Quá trình soạn thảo có thể thực hiện không liên tục, có thể lưu lại quá trình công việc đã thực hiện được đế lần đăng nhập sau tiếp tục soạn thảo.
- Phòng ban, bộ phận chức năng có thể trực tiếp trình hoặc thông qua văn thư. - Công văn trình ký được ban giám đốc phê duyệt, ký (công văn trước khi trình ký
- Công văn trình ký phê duyệt (Ban giám đốc – Director, lãnh đạo phòng – Chief) nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả chỉnh sửa.
- Công văn đã ký, chuyển cho bộ phận văn thư, bộ phận văn thư gửi đi theo địa chỉ nhận.
d. Quản lý công việc
- Công việc sau khi được tạo sẽ được giao cho phòng, cá nhân cụ thể.
- Kế hoạch công việc ban đầu có thể do người giao việc hoặc người được giao việc lập.
- Trong quá trình xử lý công việc, kế hoạch công việc có thể được chỉnh sửa cho phù hợp với những phát sinh thực tế xảy ra.
- Định kỳ tiến độ công việc được cập nhật vào hệ thống để người quản trị, người giao việc có thể nắm được tiến độ công việc.
- Khi công việc hoàn thành người làm việc phải cập nhật vào hệ thống trạng thái của công việc.
e. Quản lý thông báo
- Các thông báo được tạo từ: hệ thống quản lý công văn, hệ thống quản lý công việc, hoặc các thông báo do người sử dụng tự lập.
o Cảnh báo khi có công văn đến
o Cảnh báo khi công văn, công việc đến hạn xử lý
- Bước 1: Đăng ký thông báo, đăng ký thông tin về nội dung thông báo, ngày giờ thông báo, chu kỳ thông báo,..
- Bước 2: Căn cứ vào thông tin được đăng ký hệ thống sẽ tạo các thông báo vào thời điểm cụ thể (ngày, giờ) cho từng người sẽ nhận thông báo một cách tự động theo lịch đã đặt trước.
- Bước 3: Tại máy trạm định kỳ sẽ kiểm tra các thông tin được gửi cho người sử dụng. Nếu có thông tin thì sẽ thực hiện việc lấy thông tin từ máy chủ và hiện thị tại máy trạm của người sử dụng.
f. Tiện ích:
- Quản lý các tiện ích chung của hệ thống phục vụ cho đội phát triển - Thực hiện chức năng chat nội bộ trong hệ thống.