2.4. Mô hình nghiệp vụ
2.4.7. Mô hình ca sử dụng chi tiết
2.4.7.1. Mô hình ca sử dụng Quản lý công văn a. Gói ca sử dụng quản lý công văn đến
a1. Biểu đồ ca sử dụng
Tiếp nhận công văn ngoài hệ thống đến
Tiếp nhận công văn trong hệ thống đến Xử lý công văn đến Góp ý xử lý công văn đến Tìm kiếm Phân công phòng xử lý Phân công
chuyên viên xử lý Lãnh đạo Văn thư
Quản lý công văn đến
Tổ chức khác
a2. Mô tả các ca sử dụng
1. Ca Tiếp nhận công văn ngoài hệ thống đến:
Tên ca sử dụng Tiếp nhận công văn ngoài hệ thống đến
Muc đích Đưa thông tin về công văn mới tới vào hệ thống phục vụ tác nghiệp phân công, xử lý công văn.
Điều kiện thành công Thông tin tóm tắt về công văn được lưu thành công vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được thông về công văn mới.
Tác nhân Văn thư của đơn vị.
Luồng sự kiện
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Tiếp nhận công văn. Số công văn
2 Nhập thông tin tóm của công văn. Sổ công văn đến, công văn (file, văn bản giấy, …)
3 Upload công văn sau khi đươc scan. File công văn gốc
4 Lưu thông tin vào hệ thống. Số công văn đến, file công văn gốc 2. Ca Tiếp nhận công văn trong hệ thống đến
(Tương tự 1)
3. Ca Phân công chuyên viên xử lý
Tên ca sử dụng Phân công chuyên viên xử lý
Muc đích Phân công các chuyên viên có trách nhiệm xử lý công văn đến
Điều kiện thành công Chọn và lưu thành công danh sách các chuyên viên xử lý công văn đến tương ứng.
Điều kiện thất bại Không chọn được chuyên viên xử lý và lưu vào trong hệ thống.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Xem nội dung công văn đến. Số công văn đến, file công văn
2 Chọn các chuyên viên từ danh sách chuyên viên.
Nhân viên, phòng ban
3 Nhập các chỉ đạo, nhắc nhở xử lý. Bảng phân công xử lý 4 Lưu thông tin phân công. Bảng phân công
4. Ca Phân công phòng xử lý
(Tương tự 3) 5. Ca Tìm kiếm
Tên ca sử dụng Tìm kiếm
Muc đích Tìm kiếm công văn theo các tiêu chí thông tin.
Điều kiện thành công Có công văn thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Điều kiện thất bại Không có công văn nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Tác nhân Lãnh đạo đơn vị/công ty, lãnh đạo phong ban, chuyên viên, văn thư.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập điều kiện tìm kiếm. Giao diện tìm kiếm
2 Thực hiện tìm kiếm. Sổ công văn
3 Thông báo kết quả tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm
6. Ca Xử lý công văn
Tên ca sử dụng Xử lý công văn đến
Muc đích Cập nhất thông tin về kết quả xử lý theo nội dung công văn.
Điều kiện thành công Lưu thành công kết quả xử lý.
Điều kiện thất bại Không lưu thành công kết quả xử lý.
Tác nhân Chuyên viên
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Xem nội dung công văn. Công văn (file, văn bản) 2 Nhập kết quả xử lý công văn. Xử lý công văn
3 Lưu thông tin kết quả xử lý. Xử lý công văn
7. Ca Góp ý xử lý công văn đến
Tên ca sử dụng Góp ý xử lý công văn đến
Muc đích Các chuyên viên đồng tham gia xử lý đưa ra các ý kiến trao đổi về nội dung công văn.
Điều kiện thành công Lưu thành công nội dung góp ý.
Điều kiện thất bại Không lưu thành công nội dung góp ý.
Tác nhân Chuyên viên.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Xem nội dung công văn. Công văn, xử lý công văn
2 Nhập nội dung góp ý. Xử lý công văn
b. Gói ca sử dụng Quản lý công văn đi
b1. Biểu đồ Ca sử dụng
Soạn công văn đi
Trình công văn đi
Duyệt công văn đi
Xác nhận công văn đi
Tìm kiếm
Phát hành công văn đi
Lãnh đạo
Văn thư
Quản lý công văn đi
Chuyên viên
Lãnh đạo phòng
Hình 2.14:Biểu đồ chi tiết ca sử dụng gói Quản lý công văn đi
b2. Mô tả các ca sử dụng 1. Ca Soạn công văn đi:
Tên ca sử dụng Soạn công văn đi
Mục đích Soạn công văn gửi đi tới đơn vị khác
Điều kiện thành công Lưu thông tin về công văn mới thành công vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được nội dung công văn vào hệ thống
Tác nhân Chuyên viên, văn thư
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn mẫu công văn File mẫu công văn
2 Soạn thảo nội dung công văn theo mẫu Công văn 3 Lưu công văn mới soạn thảo vào hệ thống. Công văn
2. Ca Trình duyệt công văn đi:
Tên ca sử dụng Trình duyệt công văn đi
Mục đích Trình lãnh đạo nội dung công văn mới.
Điều kiện thành công Công văn được cập nhật trạng thái mới và chuyển tới lãnh đạo.
Điều kiện thất bại Công văn không được cập nhật trạng thái mới và không chuyển tới lãnh đạo được.
Tác nhân Chuyên viên, văn thư
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công văn cần trình duyệt. Công văn 2 Chọn lãnh đạo và những người liên quan
gửi tới.
Người sử dụng, Phòng ban, Chi nhánh
3 Lưu trạng thái trình duyệt và thông tin trình duyệt vào hệ thống
3. Ca Duyệt công văn đi
Tên ca sử dụng Duyệt công văn đi
Mục đích Duyệt nội dung công văn
Điều kiện thành công Nội dung công văn đạt yêu cầu.
Lưu thông tin kiểm duyệt vào hệ thống thành công.
Điều kiện thất bại Nội dung công văn không đạt yêu cầu.
Lưu thông tin kiểm duyệt vào hệ thống không thành công.
Tác nhân Lãnh đạo.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công văn cần duyệt. Số công văn
2 Xem lại nội dung. Công văn
3 Quyết định trình duyệt. Công văn
4. Ca Phát hành công văn đi
Tên ca sử dụng Phát hành công văn đi
Mục đích Chuyển công văn đã được duyệt tới đơn vị nhận.
Điều kiện thành công Công văn cập nhật trạng thái mới và lưu các thông tin liên quan vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Công văn không được cập nhật trạng thái mới và không lưu được các thông tin liên quan vào hệ thống.
Tác nhân văn thư
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công văn cần phát hành. Công văn
3 Lưu trạng thái chuyển và thông tin liên quan vào hệ thống
Công văn, Sổ công văn đi
5. Ca Tìm kiếm công văn đi
Tên ca sử dụng Tìm kiếm công văn đi
Mục đích Tím kiếm một hoặc một số công văn đi trong hệ thống.
Điều kiện thành công Có nhiều hơn một công văn thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Điều kiện thất bại Không có công văn nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Tác nhân Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập thông tin tìm kiếm. Giao diện tìm kiếm
2 Thực hiện tìm kiếm. Số công văn
3 Thông báo kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm
2.4.7.2. Mô hình ca sử dụng Quản lý công việc a. Biểu đồ ca sử dụng
Tạo công việc mới
Phân công thực hiện
Duyệt kế hoạch
Báo cáo tiến độ
Theo dõi tiến độ
Tìm kiếm
Lãnh đạo
Quản lý công việc
Chuyên viên
Hình 2.15:Biểu đồ chi tiết ca sử dụng gói Quản lý công việc
b. Mô tả các ca sử dụng
1. Ca Tạo việc mới:
Tên ca sử dụng Tạo việc mới
Mục đích Tạo mới một công việc sẽ thực hiện bởi chính người tạo hoặc được thực hiện bởi người khác.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông công việc mới tạo vào hệ thống.
Tác nhân Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn chức năng tạo mới công việc. Giao diện tạo mới công việc
2 Nhập nội dung công việc mới. Công việc 3 Lưu lại nội dung công việc vào trong hệ thống. Công việc
2. Ca Phân công thực hiện
Tên ca sử dụng Phân công thực hiện công việc
Mục đích Phân công cho một hoặc một nhóm nhân việc thực hiện công việc.
Điều kiện thành công Lưu được các thông tin phân công vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông tin phân công vào hệ thống.
Tác nhân Lãnh đạo
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công việc mới đã được tạo. Công việc
2 Chọn danh sách nhân viên sẽ thực hiện. Người sử dụng, Phòng ban 3 Chọn người chịu trách nhiệm chính. Người sử dụng
4 Nhập các thông tin về thời hạn và ý kiến chỉ đạo
Bảng phân công công việc
5 Lưu thông tin phân công vào hệ thống. Bảng phân công công việc 3. Ca Báo cáo tiến độ
Tên ca sử dụng Báo cáo tiến độ
Mục đích Nhân viên thực hiện công việc được giao báo cáo kết quả thực hiện định kỳ.
Điều kiện thành công Lưu được các thông tin tiến độ thực hiện vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông tin tiến độ thực hiện vào hệ thống.
Tác nhân Chuyên viên, văn thư
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công việc được giao. Công việc
2 Nhập thông tin báo cáo . Báo cáo kết quả thực hiện 3 Nhập các ý kiến trao đổi, phản hồi trong quá
trình thực hiện công việc.
Báo cáo kết quả thực hiện
4 Ghi lại thông tin vào hệ thống. Báo cáo kết quả thực hiện
4. Ca Duyệt kế hoạch
Tên ca sử dụng Duyệt kế hoạch
Mục đích Duyệt các công việc do nhân viên tạo ra.
Điều kiện thành công Các thông tin kiểm duyệt được lưu thành công.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông tin kiểm duyệt vào hệ thống.
Tác nhân Chuyên viên, văn thư
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn công việc. Công việc
2 Xem thông tin về công việc thực hiện. Phân công công việc, kế hoạch thực hiện
3 Nhập các nội dung ý kiến chỉ đạo, góp ý. Kế hoạch thực hiện
4 Ghi lại thông tin vào hệ thống. Kế hoạch thực hiện, công việc
5. Ca Tìm kiếm
Tên ca sử dụng Tìm kiếm
Mục đích Tìm kiếm công việc.
Điều kiện thành công Có một hoặc nhiều hơn một công việc thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Điều kiện thất bại Không có công việc nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Tác nhân Chuyên viên, văn thư, lãnh đạo.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập điều kiện tìm kiếm. Giao diện tìm kiếm 2 Thực hiện tìm kiếm. Công việc
3 Thông báo kết quả tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm
4 Xem nội dung Công việc, kế hoạch thực hiện, phân công công việc, báo cáo kết quả thực hiện
6. Ca Theo dõi thực hiện
Tên ca sử dụng Theo dõi thực hiện công việc
Mục đích Theo dõi tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị.
Điều kiện thành công Tìm kiếm, xem, và cho ý kiến chỉ đạo thực hiện các công việc trong đơn vị.
Điều kiện thất bại Không xem được nội dung công việc hoặc không cho ý kiến chỉ đạo thực hiện được.
Tác nhân Lãnh đạo.
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập điều kiện tìm kiếm. Giao diện tìm kiếm 2 Thực hiện tìm kiếm. Công việc, Người sử
dụng
3 Thông báo kết quả tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm 4 Chọn công việc quan tâm để xem. Công việc
5 Góp ý, đưa ra ý kiến chỉ đạo. Bảng theo dõi tiến độ công việc
6 Lưu thông tin chỉ đạo vào hệ thống. Bảng theo dõi tiến độ thực hiện
2.4.7.3. Mô hình ca sử dụng Quản lý thông báo a. Biểu đồ ca sử dụng
Tạo mới thông báo
Thông báo
Nhắn tin
Tìm kiếm
Lãnh đạo
Quản lý thông báo
Chuyên viên
b. Mô tả các ca sử dụng
1. Ca Tạo mới thông báo
Tên ca sử dụng Tạo mới thông báo.
Mục đích Tạo mới một thông báo cần cho mọi người.
Điều kiện thành công Lưu được các thông tin về thông báo vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông tin về thông báo vào hệ thống.
Tác nhân Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập các thông tin về sự kiện. Thông báo
2 Chọn danh sách người được thông báo. Người sử dụng, phòng ban, chi nhánh
3 Lưu nội dung sự kiện vào hệ thống. Thông báo 2. Ca Thông báo
Tên ca sử dụng Thông báo sự kiện theo lịch đã định trước một cách tự động.
Mục đích Thông báo sự kiện tới những người liên quan.
Điều kiện thành công Thông báo được gửi tới tất cả người nhận.
Điều kiện thất bại Thông báo không được gửi tới tất cả người nhận.
Tác nhân Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư.
Các bƣớc xử lý chính Gửi thông báo tới mọi người.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Gửi thông báo tới mọi người. Thông báo, người sử dụng, phòng ban, chi nhánh
3. Ca Nhắn tin
Tên ca sử dụng Nhắn tin.
Mục đích Trao đổi thông tin tức thời giữa các.
Điều kiện thành công Lưu được các thông tin về sự kiện vào hệ thống.
Điều kiện thất bại Không lưu được các thông tin về sự kiện vào hệ thống.
Tác nhân Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn người nhận tin nhắn. Người sử dụng, phòng ban, chi nhánh 2 Gửi tin nhắn. Tin nhắn
3 Nhận tin nhắn. Tin nhắn 4. Ca Tìm kiếm
Tên ca sử dụng Tìm kiếm.
Mục đích Tìm kiếm các tin nhắn trong log.
Điều kiện thành công Tồn tại một hoặc nhiều hơn một tin nhắn trong hệ thống thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Điều kiện thất bại Không có tin nhắn nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Tác nhân Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư.
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Nhập điều kiện tìm kiếm. Giao diện tìm kiếm 2 Thực hiện tìm kiếm. Thông báo, tin nhắn 3 Thông báo kết quả tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm
2.4.7.4. Mô hình ca sử dụng Quản trị hệ thống a. Biểu đồ ca sử dụng Quản lý DM chi nhánh Quản lý DM phòng ban Quản lý người sử dụng Quản lý menu Phân quyền Quản lý DM quyền sử dụng Người dùng khác Quản trị hệ thống Quản trị hệ thống Quản lý nhật ký sử dụng Đăng ký sử dụng Đổi mật khẩu
Hình 2.17:Biểu đồ chi tiết ca sử dụng gói Quản trị hệ thống
b. Mô tả các ca sử dụng
Tên ca sử dụng Quản lý danh mục chi nhánh.
Mục đích Quản lý danh mục các chi nhánh trong ngân hàng.
Điều kiện thành công Đáp ứng được các thao tác thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin trong hệ thống.
Điều kiện thất bại Không đáp ứng được các thao tác thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin trong hệ thống.
Tác nhân Quản trị hệ thống
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Thêm mới chi nhánh. Chi nhánh
2 Cập nhật thông tin về chi nhánh. Chi nhánh 3 Xóa chi nhánh khỏi danh sách chi nhánh. Chi nhánh
4 Tìm kiếm chi nhánh Giao diện tìm kiếm
2. Ca Cập nhật danh mục phòng ban (Tương tự 1) 3. Ca Cập nhật danh mục người sử dụng (Tương tự 1) 4. Ca Cập nhật danh mục quyền sử dụng (Tương tự 1)
5. Ca Phân quyền sử dụng menu
Tên ca sử dụng Phân quyền sử dụng menu.
Mục đích Phân quyền sử dụng các menu trong hệ thống.
Điều kiện thành công Gán quyền sử dụng thành công một hoặc nhiều menu cho người dùng.
Điều kiện thất bại Không gán quyền sử dụng thành công một hoặc nhiều menu cho người dùng.
Tác nhân Quản trị hệ thống
Các bƣớc xử lý chính
Bƣớc Hành động Dữ liệu
1 Chọn người dùng Người sử dụng,