STT Xã, phường Sổ mục kê Sổ địa chính Sổ theo dõi biến động
1 Ngô Quyền 1 1 1 2 Đống Đa 2 2 2 3 Liên Bảo 3 4 4 4 Tích Sơn 2 2 3 5 Đồng Tâm 11 4 5 6 Hội Hợp 4 6 5 7 Khai Quang 17 9 10 8 Định Trung 3 5 5 9 Thanh Trù 4 4 5
Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai Vĩnh Yên
Việc lập hồ sơ sổ sách trên địa bàn thành phố theo bản đồ địa chính đo vẽ năm 2002 chưa được quan tâm chú trọng, hiện nay người trên toàn thành phố chỉ có một
bộ được lưu trữ tại các xã phường nhưng còn thiếu rất nhiều vào sự hoàn chỉnh hầu hết các trường đều không có sổ theo dõi biến động đất đai.
So sánh kết quả đăng ký biến động đất đai trước và sau khi thành lập VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên: Tình hình cấp GCN và thực hiện giao dịch đảm bảo cho thấy rõ kết quả đạt được nâng lên nhiều, tính trung bình 3 năm trước và sau khi thành lập VPĐKĐĐ một cấp đã tăng 149,67%.
Công tác cập nhật, chỉnh lý các loại tài liệu bản đồ, hồ sơ địa chính: VPĐKQSDĐ thành phố Vĩnh Yên hầu như không thực hiện cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính mà do UBND cấp xã, phường thực hiện; các loại tài liệu, bản đồ cơ bản chỉ có bản giấy khi cập nhật, chỉnh lý được thực hiện theo phương pháp thủ công.Tính đến tháng 10 năm 2014 hệ thống HSĐC tại thành phố Vĩnh Yên hầu như không có, việc theo dõi, tra cứu thông tin đất đai dựa trên các loại sổ sách được lập từ những năm 1996 và được sao chép lại năm 2002, 2003. Công tác cập nhật, chỉnh lý BĐĐC, sổ mục kê đất đai, sổ địa chính … không được thực hiện.
Khi thành lập VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên đã thực hiện lập mới các loại sổ sách như sổ mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ cấp GCN, sổ theo dõi biến động đất đai theo từng đơn vị hành chính cấp xã (thể hiện tại bảng 3.7); đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu bản đồ địa chính trong hệ thống VPĐKĐĐ, do vậy rất thuận lợi cho việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính cũng như thực hiện tra cứu, cung cáp thông tin đất đai theo quy định hiện hành. Bên cạnh đó VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên rất chú trọng đến công tác số hóa các loại bản đồ dạng giấy qua các thời kỳ (đặc biệt là bản đồ giải thửa - bản đồ được sử dụng cấp GCN lần đầu những năm 1990), các loại bản đồ, tài liệu quy hoạch sử dụng đất, thu hồi giao đất … làm tài liệu lưu trữ, tra cứu thông tin.
Như vậy có thể khẳng định công tác đăng ký biến động đất đai khi VPĐKĐĐ một cấp được thành lập đã có những chuyển biến căn bản. Hệ thống bản đồ giải thửa (bản đồ 299) qua các thời kỳ được số hóa làm tài liệu đối chiếu, tham khảo; các loại sổ sách, hồ sơ địa chính được số hóa rất thuận lợi cho cập nhật, tra cứu thông tin cung như quản lý Nhà nước về đất đai trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên.
Bảng 3. 9. Kết quả công tác giải quyết thủ tục hành chính năm 2015 và năm 2019 STT Tên thủ tục hành chính Năm 2015 Năm 2019 Số hồ sơ tiếp nhận Số hồ sơ đã trả Đạt tỷ lệ (%) Số hồ sơ tiếp nhận Số hồ sơ đã trả Đạt tỷ lệ (%)
1 Làm thủ tục hoàn thành nghĩa vụ tài chính 634 570 89,91 736 693 94,16
2 Trả GCN 530 486 91,70 632 609 96,36
3 Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ tài chính 432 409 94,68 534 532 99,63
4 Chuyển quyền toàn bộ thửa đất 227 191 84,14 329 314 95,44
5 Chuyển quyền một phần thửa đất 670 498 74,33 772 621 80,44
6 Xác nhận đăng ký thế chấp 647 527 81,45 749 650 86,78 7 Xác nhận xoá đăng ký thế chấp 180 147 81,67 282 270 95,74 8 Đề nghị cấp lại cấp đổi GCN 519 473 91,14 621 596 95,97 9 Đính chính giấy chứng nhận 432 373 86,34 534 496 92,88 10 Đề nghị cấp GCN 530 468 88,30 632 591 93,51 11 Hợp và tách thửa đất 319 261 81,82 421 384 91,21 12 Bổ sung nhà trong GCN 630 572 90,79 732 695 94,95
13 Nhận thông báo về việc mất GCN hoặc mất giấy tờ nhà đất 320 261 81,56 422 384 91,00 14 Nhận công văn về việc chuyển nhượng (cho tặng) một phần
thửa đất 964 840 87,14 1066 963 90,34
15 Đề nghị ghi nợ tiền sử dụng đất 419 387 92,36 521 510 97,89
16 Xác nhận thay đổi nội dung thế chấp 417 367 88,01 519 490 94,41
Nhìn vào bảng trên ta thấy, kết quả giải quyết thủ tục hành chính năm 2015 và năm 2019 đã có sự chuyển biến rõ rệt. Năm 2019 đã có 8798 hồ sơ được giải quyết, chiếm 92,59%. Trong đó, chỉ còn 704 bộ hồ sơ chưa được giải quyết, chiếm 7,41%, vấn đề này là do chất lượng hồ sơ chưa được nâng lên. Ngược lại năm 2015 với cơ chế hoạt động cũ, nên chất lượng và hiệu quả công tác hoạt động còn chưa được nâng lên với số lượng hồ sơ tiếp nhận là 7870 hồ sơ, nhưng mới chỉ giải quyết được 86,79%, như vậy còn gần 20% số hồ sơ bị tồn đọng qua các năm sau.
3.2.2.5. Công tác trích lục, trích đo địa chính
Đây là nguồn thu dịch vụ chính và quan trong trong việc duy trì bộ máy hoạt động của hệ thống chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, kết quả đạt được qua các năm như sau:
Năm 2015, chi nhánh Văn phòng thực hiện đo đạc bản đồ, đăng ký cấp giấy chứng chứng QSD đất cho 2 xã Định Trung và Thanh Trù. Tổng diện tích đo đạc là: 1.028,31 ha. Thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu các phường Đống Đa, Liên Bảo, Khai Quang và Ngô Quyền. Hoàn thành cơ sở dữ liệu quản lý đất đai cho các phường còn lại
Năm 2016, Chi nhánh thực hiện đo đạc chỉnh lý bản đồ, đăng ký cấp giấy chứng chứng QSD đất cho phường Tích Sơn, Đồng Tâm và Hội Hợp. Tổng diện tích đo đạc là: 2.015,36 ha. Thực hiện và hòan thành việc thống kê, kiểm kê đất đai năm 2015 và xây dựng bản đồ hiện trạng dử dụng đất cấp thành phố theo kế hoạch đề ra.
Năm 2017, thực hiện kế hoạch giao năm 2017 cho chi nhánh Văn phòng thực hiện đo đạc lập bản đồ cấp giấy chứng nhận đất phi nông nghiệp tại phường Tích Sơn với khối lượng theo hợp đồng là: 10.402,34 ha, cấp giấy chứng nhận: 1.237 giấy. Trích đo phục vụ cấp giấy chứng nhận chocác tổ chức trên địa bàn tỉnh với diện tích: 150 ha. Chỉnh lý biến động với tổng số trên 951 thửa, diện tích 120 ha đã bàn giao sản phẩm đúng hợp đồng đã ký. Đang hoàn thiện việc duy trì, vận hành, cập nhật dữ liệu phần mềm quản lý tài chính về đất đai và khoáng sản trên địa bản thành phố Vĩnh Yên.
3.2.2.6. Công tác chỉnh lý biến động
Trong hơn 5 năm (từ năm 2015 đến 2019), VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên đã tiếp nhận 5.587 hồ sơ đăng ký biến động đất đai, đã tham mưu giải quyết 5.510 hồ sơ đạt 97,91% đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, còn có 77 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết (chiếm tỷ lệ 2,09%) do hồ sơ không phù hợp với quy hoạch, nằm trong ranh giới đã có quyết định thu hồi đất; có tranh chấp, khiếu kiện; kê biên tài sản là quyền sử dụng đất; việc chia tách thửa đất không đảm bảo quy định về diện tích (diện tích thửa đất không đủ điều kiện chia tách thửa theo Quyết định số 42/2014/QĐ-UBND ngày 15/9/2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc được sửa đổi, bổ sung tại Quyết định số 28/2016/QĐ-UBND ngày 18/5/2016). Số lượng đăng ký biến động đất đai qua hơn 3 năm thành lập đã tăng vọt và tỷ lệ cấp giấy đạt cũng cao nhất so với các năm trước, lý do Luật Đất đai 2013 đã tháo gỡ được một số trường hợp khó khăn vướng mắc mà Sở TNMT, VPĐKĐĐ tỉnh Vĩnh Phúcchỉ đạo quyết liệt không để tồn đọng như trước vẫn trực thuộc Phòng TNMT thành phố Vĩnh Yên. các loại hình biến động từ năm 2012 đến tháng 6/2018 trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên tương đối đồng đều. Nhu cầu sử dụng đất của người dân lớn tuy nhiên cơ bản là định cư tại chỗ thông qua việc tách thửa, tặng cho quyền sử dụng đất chiếm 54,9% (không bao gồm hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm); trong khi nhu cầu huy động vốn của người dân rất lớn chiếm 58,4% tổng số biến động về đất đai.
3.2.2.7. Công tác cung cấp thông tin, số liệu địa chính
Xây dựng một hệ thống thông tin minh bạch và cơ sở dữ liệu đầy đủ là điều kiện cần cho bất cứ hoạt động nào khi thực hiện nhiệm vụ tại VPĐKĐĐ.Ứng dụng tin học tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên đã được coi trọng trong cải cách TTHC từ khi thành lập đến nay.
Thực chất là hiện đại hóa hệ thống thu thập và cập nhật thông tin đất đai dưới dạng số, tổ chức hệ thống mạng máy tính để sử dụng, trao đổi, cập nhật và cung cấp thông tin. Để có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin đất đai thống nhất, cần phải có hệ thống BĐĐC chính quy và quy trình cập nhật thường xuyên các biến động về đất đai lên BĐĐC.
Trên thực tế, VPĐKĐĐ đã phân cấp quản lý và lưu trữ thông tin về đất đai, hồ sơ địa chính tại 02 bộ phận là VPĐKĐĐ (cấp tỉnh) và Chi nhánh VPĐKĐĐ các huyện, thành phố. VPĐKĐĐ tỉnh thực hiện quản lý và lưu trữ thông tin, tài liệu đất đai đối với với tổ chức và người nước ngoài; VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên quản lý và lưu trữ thông tin, tài liệu đất đai đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư tại địa bàn quản lý. Tuy có sự phân cấp nhưng hiện nay VPĐKĐĐ đã thực hiện đồng bộ hóa bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai giữa VPĐKĐĐ và Chi nhánh VPĐKĐĐ; đối với tài liệu đất đai, sổ địa chính, sổ cấp GCN … tài liệukhác được lưu trữ riêng biệt theo phân cấp. Hạn chế nhiều nhất trong hoạt động của các tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất là thông tin chưa được đồng bộ giữa các cấp, thiếu chính xác, thiếu sự phối hợp nhiệm vụ theo quy định giữa cơ quan cấp tỉnh, huyện và cán bộ địa chính cấp xã.
Năm 2015, VPĐKĐĐ một cấp được thành lập, mặc dù VPĐKĐĐ nói chung, VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên nói riêng đã và đang đầu tư thiết bị, công nghệ mới phục vụ cho công tác thu nhận, xử lý dữ liệu phục vụ cung cấp thông tin địa chính. Tuy nhiên việc khai thác, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cung cấp thông tin còn nhiều hạn chế.
* Ưu điểm:
Trong năm, UBND thành phố đã chỉ đạo UBND các xã, phường rà soát các trường hợp sử dụng đất chưa được cấp GCN, trên cơ sở đó yêu cầu các xã, phường hướng dẫn nhân dân kê khai, hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp GCN theo quy định, đồng thời yêu cầu văn phòng đăng ký đất đai – chi nhánh Vĩnh Yên phối hợp với UBND các xã, phường thực hiện các giải pháp để đẩy nhanh tiến độ giải quyết các thủ tục hành chính, không để nhân dân đi lại nhiều lần, ảnh hưởng đến công tác cải cách thủ tục hành chính của thành phố.
* Tồn tại, hạn chế:
Trong năm 2018, các thủ tục hành chính về đất đai vẫn còn hồ sơ chậm hạn, trả đi trả lại nhiều lần, nguyên nhân co chi nhánh một cấp trực thuộc sở Tài nguyên và Môi trường được thành lập tách ra khỏi phòng Tài nguyên và Môi trường và không chịu sự quản lý trực tiếp của UBND thành phố, đội ngũ cán bộ còn thiếu và
yếu, nhiều trường hợp chưa có sự thống nhất trong quan điểm giải quyết các thủ tục hành chính.
Công tác xác nhận, hoàn thiện hồ sơ cấp GCNQSD đất ở một số xã, phường còn nhiều yếu kém, nhiều hồ sơ xác định sai về nguồn gốc sử dụng đất, loại đất, thời điểm sử dụng đất, một số trường hợp xác nhận đề nghị cấp GCNQSD đất cả vào đất trồng rừng 661 xã Định Trung hoặc vào đất quỹ 2 xã Thanh Trù.
* Phân tích, đánh giá nguyên nhân làm hạn chế hoạt động của Chi nhánh VPĐK đất đai thành phố Vĩnh Yên
Thứ nhất, nguyên nhân về chính sách pháp luật: Trên thực tế hiện nay có quá nhiều văn bản pháp luật trong lĩnh vực đất đai, hơn nữa những văn bản này luôn thay đổi, do vậy, khi người sử dụng đất có nhu cầu thực hiện các TTHC về đất đai thường không nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, do đó phải đi lại nhiều lần.
Một số Điều, khoản trong Luật Đất đai mới 2013 và các văn bản hướng dẫn chưa cụ thể đến từng chi tiết hoặc trái về nội dung dẫn đến cách hiểu không thống nhất.Ví dụ như: khoản 1 điều 105 Luật Đất đai 2013 và khoản 2, điều 37 Nghị định 43/2014/NĐ-CP trái về thẩm quyền cấp GCN; Theo khoản 9, Điều 3 với điều 108 Luật Đất đai và nghị định 45/2014/NĐ-CP về thời điểm xác định nghĩa vụ tài chính; không thống nhất cách hiểu cùng một nội dung như Khoản 5, Điều 98 Luật Đất đai 2013; hay khó thực hiện trong thực tế khoản 5, điều 98 Luật Đất đai 2013 hoặc văn bản hướng dẫn trái với quy định của luật như khoản 2 Điều 9 Thông tư số 09/2016/TTLT-BTP-BTNM với khoản 2, điều 97 Luật Đất đai 2013;
Thứ hai, nguyên nhân về cơ cấu tổ chức, nhân lực: Khi được thành lập VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên tiếp nhận 03 cán bộ VPĐKQSDĐ, không có lãnh đạo (Giám đốc VPĐKQSDĐ - Phó trưởng phòng TNMT). Trước tình trạng trên Sở TNMT, VPĐKĐĐ tỉnh Vĩnh Phúc đã thực hiện điều động, luân chuyển, sắp xếp cán bộ từ các phòng, đơn vị thuộc Sở; Chi nhánh VPĐKĐĐ các huyện, thành phố về VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên nên có sự xáo trộn rất lớn về tổ chức; đến năm 2016 mới kiện toàn về tổ chức và lập các bộ phận, các nhóm thực hiện chuyên môn nghiệp vụ. Do vậy rất khó khăn, vất vả vì khối lượng công việc nhiều, áp lực lớn,
Hiện nay tình hình giải quyết hồ sơ đất đainói chung ở các địa phương đều trong tình trạng quá tải, số lượng hồ sơ tồn đọng khá nhiều gây bức xúc cho nhân dân và các tổ chức. Nguyên nhân là thời gian và thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính về đất đai ngắm (có thủ tục đã giảm 2/3 số thời gian giải quyết so với trước đây) và thông thoáng hơn trong khi thành phố Vĩnh Yên chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu đất đai; hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất hạn chế, không đồng bộ đặc biện là hồ sơ địa chính; tình trạng tranh chấp, lấn chiếm đất đai, giao đất trái thẩm quyền và do lịch sử sử dụng đất để lại rất nhiều cần phải xác minh làm rõ nên kéo dài thời gian giải quyết. Mặt khác nhiều thủ tục trước đây khi Luật Đất đai 2013 chưa có hiệu lực người dân tự hoàn thiện hồ sơ theo quy định, nhưng nay, người sử dụng đất nộp hồ sơ có thành phần theo quy định mà không phải thực hiện bất kỳ một yêu cầu nào khác, khi phát sinh nội dung hoặc phải xác minh hồ sơ cán bộ VPĐKĐĐ tự đi kiểm tra thẩm định và phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết trong khi nhân lực có hạn nên vẫn còn tình trạng quá hạn trả kết quả theo quy định.
Thứ ba, nguyên nhân về trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật: Cơ sở vật chất trang thiết bị cho nghiệp vụ công tác tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Vĩnh Yên chưa đầy đủ theo quy trình nhiệm vụ được giao và với yêu cầu của công việc đã ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ giải quyết công việc được giao.