2.1 Đặc điểm về nhập khẩu trực tiếp
Cơng ty thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở: Nghiên cứu thị trường, nắm bắt được nhu cầu khách hàng trong nước của bộ phận marketing trực thuộc phịng kinh doanh; kế hoạch dự trữ hàng tồn kho; đơn đặt hàng của khách hàng trong nước.
Tại Cơng ty hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF (Cost, Insurrance and Freight - tiền hàng, bảo hiểm và cước phí)
Phương thức thanh tốn mà cơng ty sử dụng trong quá trình nhập khẩu trực tiếp là phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T). Thời gian thanh tốn sau một năm kể từ ngày nhận xong hàng.
2.2 Thủ tục, chứng từ nhập khẩu hàng hĩa
Khi cĩ nhu cầu về hàng nhập khẩu, phịng kinh doanh tiến hành lập phương án cho lơ hàng nhập khẩu và chuyển đến Giám đốc. Nếu được sự đồng ý của Giám đốc, phịng kinh doanh sẽ trực tiếp đàm phán, soạn thảo và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với nhà xuất khẩu.
Thơng thường bộ chứng từ nhập khẩu của cơng ty bao gồm: - Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L). - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original) - Phiếu đĩng gĩi (Packing list)
- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) - Tờ khai Hải quan
2.3 Phương pháp xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu
Hiện nay, Cơng ty xác định trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu theo cơng thức sau:
Trong đĩ:
2.4 Tài khoản sử dụng
Kế tốn nhập khẩu trực tiếp sử dụng tất cả các tài khoản giống như kế tốn mua hàng trong nước, đồng thời cịn thêm một số tài khoản sau:
Tài khoản 3333 “Thuế xuất, nhập khẩu”
Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” Tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đối” Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.5 Quy trình ghi sổ
Các loại sổ sách kế tốn dùng để theo dõi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa bao gồm: + Sổ đăng ký hợp đồng ngoại
+ Sổ mua hàng nhập khẩu Mẫu sổ đăng ký hợp đồng ngoại:
Contract Invoice L/C Khách
ngoại Tên hàng Theo L/C Theo dõi thanh No Date No Date No Date Số HĐ Trị giá
Khi Cơng ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng đối tác ở nước ngồi, kế tốn theo dõi hàng nhập khẩu sẽ ghi vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại các nội dung sau:
* Số của hợp đồng ngoại. * Ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Tên của khách hàng ngoại. * Tên của mặt hàng nhập khẩu. * Tổng số tiền (ghi theo ngoại tệ).
Sau khi ký hợp đồng ngoại thì khoảng vài ngày sau Cơng ty sẽ ký hợp đồng nội với khách hàng trong nước, kế tốn sẽ ghi số của hợp đồng nội vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại.
Mẫu sổ mua hàng nhập khẩu:
Sổ mua hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng ngoại. Nội dung ghi sổ:
* Số thứ tự.
* Hợp đồng (Contract): + Số: số của hợp đồng ngoại đã ký với khách hàng ngoại. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng.
* Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu.
* Số lượng: số lượng hàng cần nhập đã ký trong hợp đồng. * Đơn giá: đơn giá của mặt hàng (ghi theo ngoại tệ). * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá.
* Tiêu thụ trong nước: + Số: số của hợp đồng nội đã ký với khách hàng trong nước. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội.
Khi nào hàng về và nhận được Invoice của nhà xuất khẩu gửi thì kế tốn mới ghi vào cột Hĩa đơn (Invoice) và cột Thanh tốn.
* Hố đơn: + Số: số của Invoice.
+ Ngày: ngày ghi trên Invoice. * Thanh tốn: + Số: số của Invoice.
+ Ngày: ngày thanh tốn cho ngân hàng. Nếu cĩ chênh lệch so với hợp đồng phải ghi chú thêm.
+ Số tiền: giá trị của lượng hàng ghi trên Invoice.
Quy trình ghi sổ của nhập khẩu trực tiếp cũng giống như nghiệp vụ mua hàng trong nước, chỉ khác là cĩ thêm sổ sách của hai tài khoản 3333 và 33312.
Đối với sổ chi tiết cơng nợ cũng được theo dõi trên phần mềm máy vi tính chi tiết theo mã khách hàng.
Sổ sách kế tốn nghiệp vụ nhập khẩu được theo dõi riêng đối với sổ sách kế tốn nghiệp vụ mua hàng trong nước và bảng kê hĩa đơn chứng từ hàng hĩa mua vào đối với hàng nhập khẩu được theo dõi chi tiết riêng với bảng kê hĩa đơn chứng từ hàng hĩa mua vào trong nước (nhưng vẫn hạch tốn VAT đầu vào trên cùng sổ sách kế tốn nghiệp vụ mua hàng trong nước).
2.6 Phương pháp hạch tốn
a. Mua hàng nhập kho bình thường
Hợp đồng
(Contract Hĩa đơn (Invoice) Thanh tốnChứng từ Tiêu thụ trong nướcHợp đồng
1) Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến hàng nhập để phản ánh trị giá hàng hĩa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho.
(2) Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp.
(3) Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ.
(4) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
(5) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu (chi phí kiểm dịch, bốc vác, lưu kho, bãi. . .).
(6) Thanh tốn nợ cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ, ghi nhận khoản chênh lệch tỷ giá. (7) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thanh tốn nợ (chi phí ngân hàng).
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh tại cơng ty
Ngày 03/10/08 Cơng ty ký hợp đồng nhập khẩu số CW/TL/KT10-2008-069 với Charles wembley (S.E.A) Co., Pte Ltd cĩ trị giá ghi nhận trên hĩa đơn thương mại là 740USD/CIF.HCM, thuế suất thuế GTGT của hàng nhập khẩu là 10%, thuế suất thuế nhập khẩu tùy thuộc vào từng mặt hàng, cụ thể như sau:
STT Tên hàng hĩa Trị giá
nguyên tệ Thuế suất thuế nhập khẩu (%) 1 Bếp từ (Model: TT2500) 740 26% Tổng cộng 740
Ngày 21/10/08, nhận được thơng báo hàng về đến cảng, cơng ty dịch vụ tiến hành lập và đăng ký Tờ khai Hải quan số 33023 (đính kèm phụ lục 05), tỷ giá giao dịch 16520 VND/USD.
Ngày 22/10/08, Cơng ty nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu của Tờ khai Hải quan trên theo giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt sêri GY/2006B số 20467, với số thuế NK là 3,178,448đ, thuế GTGT hàng NK là 1,540,325đ, kế tốn lập phiếu chi số 25 chi tiền nộp thuế, kế tốn ghi:
Nợ TK 3333: 3,178,448 Nợ TK 33312: 1,540,325
Cĩ TK 111: 4,718,773
Ngày 28/10/08, đã hồn thành thủ tục Hải quan, nhận được hàng và chuyển về nhập kho, kế tốn hạch tốn:
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho số 12 và chứng từ nhập khẩu, phản ánh trị giá hàng hĩa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho:
Nợ TK 156: 12,224,800 (740usd * 16520đ/usd) Cĩ TK 331: 12,224,800
+ Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 156: 3,178,448 (740usd * 16,520đ * 26%) Cĩ TK 3333: 3,178,448
+ Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ:
Nợ TK 1331: 1,540,325 ([(740 * 16,520) + 3,178,448] * 10%)) Cĩ TK 33312: 1,540325
Cùng ngày, cơng ty nhận được hĩa đơn về phí giao nhận, phí chứng từ của cơng ty dịch vụ, đồng thời chi tiền mặt để thanh tốn, cụ thể như sau:
* Cơng ty TNHH TM DV GD:
Hố đơn GTGT sêri: GE/2008N số 161488 (Đính kèm phụ lục 06) về việc thu phí giao nhận và phí chứng từ với số tiền là 644,800đ, VAT 10%: 66,480 vnd, kế tốn lập phiếu chi số 30 và ghi bút tốn như sau:
Nợ TK 641: 644,800 Nợ TK 133: 64,480
Cĩ TK111 : 731,280
Ngày 18/10/2008, cơng ty thanh tốn tiền cho nhà xuất khẩu NKR Continental (M) SDN BHD theo hợp đồng nhập khẩu số: CW/TL/KT10-2008-076, Tk hải quan số 7798 ngày 17/10/2008 bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 1,600 USD, thủ tục phí ngân hàng là 10USD (PCT 5USD + DP 5USD), tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh tốn nợ là 16,650USD, tỷ giá phát sinh tại thời điểm nhập khẩu là 16,514 USD, kế tốn nhập uỷ nhiệm chi và phiếu chuyển khoản nước ngồi số 49402TT08BAH để chi trả cho số tiền trên, kế tốn ghi:
+ Thanh tốn nợ cho NKR Continental (M) SDN:
Nợ TK 331: 26,422,400 (1,600USD * 16,514 đ) Nợ TK 413: 217,600 (26,640,000 – 26,422,400)
Cĩ TK 1121: 26,640,000 (1,600USD * 16,650 đ) + Thanh tốn phí ngân hàng 10USD:
Nợ TK 642: 166,500 (10USD * 16,650đ)
Cĩ TK 1121: 166,500 (10USD * 16, 650đ)
* Trình tự hàng nhập kho và ghi sổ diễn ra giống như trường hợp mua hàng trong nước.
* Tuy nhiên, cĩ trường hợp hàng đã về đến cảng nhưng cuối tháng vẫn chưa làm xong thủ tục Hải quan để được nhận về nhập kho, kế tốn khơng hạch tốn vào tài khoản 151, mà qua tháng sau khi nhận được hàng kế tốn hạch tốn trực tiếp vào Tài khoản 156.