1.2.2 .Chuẩn mô hình hóa tiến trìnhnghiệp vụ
1.3.2. Lịch sử hình thành và phát triển BPMS
− Giai đoạn thứ nhất là lý thuyết quản lý của Fredrick Taylor trong thập kỉ 20, nói rằng: “tiến trình ẩn chứa trong quá trình làm việc khi che giấu đi các chi tiết thủ công”.
− Giai đoạn thứ 2 cho rằng “Quy trình có thể được tái xây dựng lại một cách thủ công trong cùng một phạm vi hoạt động như trước”. Theo giải pháp này, các thay đổi trong tiến trình có thể sửa đổi lại, tuy nhiên các chức năng cơ bản sẽ tồn tại một cách rời rạc trong phần mềm, giống như các ứng dụng ERP (tái cấu trúc phần mềm) tuy nhiều hỗ trợ nhưng vẫn kém linh hoạt.
− Giai đoạn thứ 3 của BPMS cho phép các công ty và công nhân có thể tạo ra và tối ưu hóa tiến trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng, Tính dễ thích ứng với sự thay đổi là một mục tiêu chính trong thiết kế. Thông qua các tiến trình nghiệp vụ linh hoạt, các chuỗi giá trị có thể được giám sát và cải thiện liên tục.
Mặc dù sử dụng chung một thuật ngữ, tuy nhiên BPM trong giai đoạn thứ 3 khác hẳn về mặt bản chất so với 2 giai đoạn đầu. BPMS của giai đoạn thứ 3 được tạo lên bởi một số công nghệ đi trước. Một trong những công nghệ đó là:
− Workflow: là sự tự động hóa tiến trình nghiệp vụ một cách toàn bộ hay từng
phần. Trong quá trình đó các tài liệu, thông tin hay các công việc được chuyển từ người này đến người khác để thực hiện.
− Quản lý tài liệu: các giải pháp quản lý tài liệu định ra lộ trình cho các tài liệu để
phục vụ tiến trình nghiệp vụ.
− Quản trị nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management - ECM): các
giải pháp này giúp cho việc quản lý và thúc đẩy thông tin trao đổi trong tòan bộ một tổ chức.
− Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (Enterprise Application intergration - EAI):
giải pháp cung cấp khả năng chia sẻ thông tin giữa các ứng dụng, nguồn dữ liệu trong phạm vi một tổ chức.
− Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP): Là một
hệ thống quản lý nghiệp vụ tích hợp tất cả các khía cạnh nghiệp vụ từ việc lên kế hoạch, sản xuất chế tạo đến bán hàng và tiếp thị.
− Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM): là
chiến lược, phương pháp và công nghệ trong lĩnh vực quản lý quan hệ khách hàng. Làm thế nào để có được những khách hàng mới với chi phí hợp lý hơn, nâng cao doanh thu từ các khách hàng hiện tại, tăng khả năng duy trì những khách hàng mang lại lợi nhuận cao và giảm chi phí hoạt động kinh doanh và dịch vụ.
− Tái cơ cấu tiến trình nghiệp vụ (Business Process Reegineering - BPR): BPR là
chiến lược, giải pháp để tái cơ cấu, tổ chức lại cách thức vận hành tiến trình nghiệp vụ nhằm đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh, sản xuất. Một giải pháp BPM hoàn thiện sẽ là sự tổng hợp và mở rộng của tất cả các kỹ thuật và công nghệ trên để được một mô hình duy nhất. Trong tất cả các giải pháp trên, Workflow Management có nhiều đặc điểm chung nhất với BPM. Tuy nhiên Workflow không phải là BPM. Nhiều năm qua, tiến trình nghiệp vụ đã bị che phủ bởi những lý thuyết và công nghệ quản lý: Quản lý thay đổi nghiệp vụ (Business Change Management – BCM), Quản lý hiệu năng nghiệp vụ (Business Performance Management), Tái cơ cấu tiến trình nghiệp vụ (Business Process Reengineering – BPR), Six Sigma, Workflow, Orchestration, các ứng dụng hỗn hợp (Composite Applications), Web Service Choreography, ứng dụng thời gian thực (Real-Time Enterprise), sự linh hoạt (Agility), … Đây chỉ là một vài trong số các thuật ngữ đề cập đến trong lĩnh vực quản lý tiến trình nghiệp vụ. Thực sự thì quản lý tiến trình nghiệp vụ là một khái niệm hết sức tổng quát bao trùm lên mọi hoạt động liên quan đến nghiệp vụ của một doanh nghiệp và một hệ thống BPM thực sự phải bao gồm tất cả các ứng dụng trên. Điều đó có thể cho chúng ta một niềm tin là BPM chắc chắn sẽ đem lại những lợi ích hết sức to lớn mà những lợi ích cơ bản nhất có thể kể đến như sau:
− Biến các tiến trình nghiệp vụ được thực hiện trên giấy tờ thành các tiến trình điện tử. Giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai lầm đồng thời nâng cao tính hiệu quả và năng suất lao động.
− Nâng cao khả năng điều khiển, trách nhiệm giải trình và tính linh hoạt của nghiệp vụ. Nó sẽ hợp lý hóa tiến trình nghiệp vụ bên trong và bên ngoài, hạn chế sự dư thừa và tăng tính tự động hóa.
− BPM đưa ra một con đường ngắn nhất từ thiết kế tiến trình tới hệ thống sử dụng tiến trình đó. Nó không hoàn toàn là “phát triển ứng dụng nhanh - RAD”. Thay vào đó, nó sẽ tách biệt việc phát triển ứng dụng khỏi các chu trình nghiệp vụ.
− BPM hỗ trợ mô hình xử lý trên - xuống và dưới – lên
− BPM là một nền tảng cho việc chia sẻ các tiến trình nghiệp vụ đầu cuối tương tự như cách thức mà DBMS chia sẻ dữ liệu, cả giữa các ứng dụng và các đối tác kinh doanh. BPM cung cấp một nền tảng để xây dựng nên các thế hệ ứng dụng nghiệp vụ tiếp theo.
− BPM hỗ trợ khả năng tích hợp, cộng tác, kết hợp và phân tách các tiến trình bất kể về mặt xuất xứ của chúng cũng như độc lập với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác nhau. BPM tạo ra các mẫu tiến trình có thể được tái sử dụng.
− BPM được định rõ bởi khả năng có thể thay đổi tiến trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng tùy theo chu trình của nghiệp vụ đó (có thể theo từng ngày, từng tuần hoặc từng quý).
− Cung cấp thông tin phản hồi về tình trạng của tiến trìnhtheo cơ chế thời gian thực.
− Đưa ra được các đánh giá về thời gian và chi phí của tiến trình. Trên cơ sở đó, đưa ra được các phương pháp nhằm tối ưu hóa tiến trình.
− Các tiến trình BPM có tính trong suốt và liên tục và bao gồm tất cả các thông tin về các thành phần trong vòng đời của một tiến trình.
− BPM hỗ trợ môi trường cộng tác cho các đối tác và cung cấp phương tiện để đánh giá, phân tích các tiến trình.