là: cỏc chỉ đạo trong cỏc cuộc họp, cỏc cụng văn và cỏc chỉ đạo đến từ cấp trờn, cụng việc riờng của phũng. Cỏc cụng việc đƣợc tổ chức theo mụ hỡnh cõy phõn cấp, một cụng việc lớn đƣợc phõn thành nhiều cụng việc nhỏ, mỗi cụng việc nhỏ nhất đƣợc giao cho một chuyờn viờn giải quyết.
Thụng tin cơ bản của mỗi cụng việc bao gồm: Tờn cụng việc, Ngày giao, Ngƣời giao, Ngày yờu cầu kết thỳc, Độ khẩn, Nội dung cụng việc, Nội dung giải quyết, Ngƣời (nhúm ngƣời giải quyết), ngày hoàn thành cụng việc, Khối lƣợng hoàn thành, Trạng thỏi giải quyết, Thời gian tiếp nhận cụng việc, Trạng thỏi (đọc, chƣa đọc), Nội dung chỉ đạo, ....
Mỗi cụng việc đƣợc quản lý phõn cấp theo chủ đề cụng việc. Khi cú cụng việc phõn xuống Phũng/ban (cỏc cụng việc lớn đƣợc chia cho nhiều phũng ban, chuyờn viờn cựng giải quyết), lónh đạo Phũng phõn về cỏc Tổ, cỏc lónh đạo Tổ lại chia nhỏ cụng việc để phõn cho từng chuyờn viờn giải quyết (cụng việc nhỏ nhất).
Mỗi cụng việc cú cỏc trạng thỏi giải quyết sau:
Chưa phõn giải quyết: cụng việc mới tạo ra chƣa phõn giải quyết
Đang giải quyết: cụng việc đó đƣợc phõn cho phũng ban (hay chuyờn viờn)
giải quyết nhƣng chƣa giải quyết xong.
Đó giải quyết xong: Tất cả cỏc cụng việc đó phõn cho phũng ban (hay chuyờn viờn) giải quyết, và cỏc cụng việc này đó đƣợc giải quyết xong. Quỏ hạn giải quyết: tất cả cỏc cụng việc đang giải quyết mà cú ngày kết
thỳc nhỏ hơn ngày hiện tại.
Lónh đạo dựa vào trạng thỏi giải quyết và mức độ hoàn thành cụng việc để theo dừi và cập nhật nội dung chỉ đạo thực hiện cụng việc. Lónh đạo cú thể tổng hợp số lƣợng cụng việc theo trạng thỏi giải quyết và xem tiến độ giải quyết cụng việc của một chuyờn viờn, tổ, phũng hay toàn cụng ty.
2.1.3.2. Cụng tỏc quản lý hoạt động giao cụng việc
Cấp trờn (Lónh đạo phũng/tổ trở lờn) tạo cỏc cụng việc và phõn cho cỏc cấp quản lý dƣới giải quyết (Giỏm đốc phõn cho phũng, Lónh đạo phũng phõn cho Lónh đạo tổ, Lónh đạo tổ phõn cho cỏc Chuyờn viờn phối hợp giải quyết,...).
Chỉ cú ngƣời tạo ra cụng việc mới cú quyền sửa, xoỏ nội dung cụng việc. Ngƣời tạo ra cụng việc và Ngƣời chủ trỡ giải quyết cụng việc cú quyền thay đổi cỏc thụng tin về tiến độ hoàn thành và nội dung giải quyết cụng việc. Ngƣời dựng ở cấp quản lý nào chỉ xem và chỉ đạo, giải quyết đƣợc cỏc cụng việc tƣơng ứng với cấp của mỡnh.
khẩn, giới hạn giải quyết và nội dung giải quyết cụng việc. Một cụng việc cú thể đƣợc phõn cho một hoặc nhiều ngƣời giải quyết. Mỗi cụng việc cú một ngƣời đƣợc giao trỏch nhiệm chớnh (ngƣời chủ trỡ cụng việc). Ngƣời chủ trỡ cụng việc cú quyền xem và chỉ đạo, phối hợp với cỏc ngƣời khỏc trong nhúm để giải quyết cụng việc. Cỏc ngƣời thuộc nhúm tiếp nhận cụng việc, giải quyết phần việc của mỡnh và cập nhật nội dung giải quyết cụng việc. Ngƣời chủ trỡ xem xột nội dung giải quyết cụng việc của cỏc thành viờn trong nhúm và cho cỏc chỉ đạo giải quyết, cập nhật thụng tin mức độ hoàn thành cụng việc, thụng tin đề xuất kiến nghị với cấp trờn.
2.1.3.3. Sơ đồ tiến trỡnh quản lý hoạt động giao cụng việc
Ban Giá m Đ ốc, Th- ký Giá m đốc Ban Lã nh đạ o phòng, Chð trì công việc Nhân viê n
Tạ o đầu múc c ông việc t- ơng ứng Nhập c hỉ đạ o và p hân
giả i q uyết
Nhập c hỉ đạ o và p hân giả i q uyết
Tạ o đầu múc công việc
Gải quyết Nhập chỉ đạ o thực hiện Bá o cá o Ch- a hoàn thành Chỉ đạ o Hoàn thành Kết thủc Hỡnh 2.2: Sơ đồ tiến trỡnh quản lý hoạt động giao cụng việc
2.1.3.4. Cỏc yờu cầu xõy dựng hệ thống quản lý hoạt động giao cụng việc
Hệ thống quản lý hoạt động giao cụng việc đƣợc xõy dựng phải đỏp ứng đƣợc cỏc yờu cầu sau:
Nội dung thụng tin về cụng việc, luồng thụng tin giải quyết cụng việc đƣợc lƣu trờn mỏy tớnh.
Hệ thống cú thể hiển thị cõy phõn cấp giải quyết cụng việc theo từng chủ đề cụng việc, ngƣời dựng/nhúm ngƣời dựng/phũng ban. Cỏc cụng việc đƣợc hiển thị với màu sắc khỏc nhau tƣơng ứng với trạng thỏi cụng việc đang/chƣa/quỏ hạn giải quyết, điều này giỳp Lónh đạo biết đƣợc cụng việc đang ứ đọng và tắc lại ở bộ phận/phũng ban nào để kịp thời đụn đốc, chỉ đạo giải quyết.
Hệ thống đƣa ra đƣợc ứng với mỗi cụng việc cú bao nhiờu phũng/ban, chuyờn viờn tham gia vào cụng việc đú, tổng thời gian giải quyết cụng việc, thời gian chậm tiến độ.
Hệ thống đƣa ra đƣợc ứng với mỗi ngƣời dựng/phũng ban cú bao nhiờu cụng việc đó/đang/chƣa giải quyết.
Vẽ biểu đồ Grantt hiển thị kế hoạch thực hiện cho từng chủ đề cụng việc: căn cứ vào ngày giải quyết và thời gian giải quyết cú thể vẽ biểu đồ phõn lịch giải quyết cụng việc, tuần tự cỏc cụng việc đƣợc thực hiện.
Cú thể tra cứu, bỏo cỏo thống kờ tỡnh hỡnh thực hiện, khối lƣợng thực hiện cụng việc dễ dàng, nhanh chúng trờn mỏy tớnh.
2.1.3.5. Cỏc chức năng hệ thống
Mó tham chiếu Tờn chức năng
R.1 Cập nhật đầu mục cụng việc
R.1.1 Tạo đầu mục cụng việc mới R.1.2 Sửa đầu mục cụng việc R.1.3 Xoỏ đầu mục cụng việc
R.2 Phõn giải quyết cụng việc R.3 Chỉ đạo giải quyết cụng việc
R.3.1 Thờm chỉ đạo mới R.3.2 Cập nhật chỉ đạo
R.4 Giải quyết cụng việc R.5 Cập nhật từ điển R.6 Vẽ biểu đồ Grantt
R.6.2 Vẽ biểu đồ theo chủ đề nhúm cụng việc R.6.3 Vẽ biểu đồ kế hoạch thực hiện một cụng việc
R.7 Quản trị ngƣời dựng
R.7.1 Cập nhật người dựng R.7.2 Cập nhật nhúm quyền R.7.3 Phõn quyền truy nhập
R.8 Tra cứu cụng việc
R.9 Bỏo cỏo thống kờ
Bảng 2.1: Cỏc chức năng hệ thống
2.1.4. Từ điển dữ liệu và mụ hỡnh lĩnh vực nghiệp vụ
2.1.4.1. Cỏc khỏi niệm dự tuyển cho nghiệp vụ quản lý giao việc
Stt Tờn khỏi niệm Mụ tả
1 Phũng ban Một bộ phận trong một đơn vị 2 Nhõn viờn Một cỏ nhõn làm việc trong đơn vị 3 Chức năng Chức năng thao tỏc giao việc
4 Loại quyền Mỗi loại quyền tƣơng ứng với một nhúm cỏc chức năng thao tỏc giao việc
5 Cụng việc Một hồ sơ cụng việc
6 Loại cụng việc Tờn nhúm loại cụng việc
7 Giải quyết Hồ sơ cỏc lần giải quyết một cụng việc
8 Chỉ đạo Hồ sơ cỏc lần chỉ đạo thực hiện một cụng việc
9 Chức danh quản lý Tờn chức danh quản lý cụng việc
10 Quản lý cụng việc Hồ sơ lƣu chức danh quản lý cụng việc của từng nhõn viờn với một cụng việc cụ thể Bảng 2.2: Cỏc khỏi niệm dự tuyển cho nghiệp vụ quản lý giao việc
2.1.4.2. Mụ hỡnh lĩnh vực nghiệp vụ
Sau đõy là mụ hỡnh khỏi niệm nghiệp vụ quản lý chƣơng trỡnh quản lý hoạt động giao cụng việc.
Phòng ban
<<entity>>
+Tê n phòng ban
Nhân viê n<<entity>>
+Tê n nhân viê n +Chức vú
Thuộc
1..* 1
Công việc<<entity>>
+Tê n công việc +Ngày giao +Ngày bắt đầu +Hạ n giải quyết +Ngày kết thủc +Nội dung công việc +Đ ộ khẩn +Trạ ng thá i giải quyết +Khối l- ợ ng đạ t đ- ợ c Nhóm quyền<<entity>> +Tê n nhóm quyền Chức nă ng <<entity>> +Tê n chức nă ng Đ ối vỡ i 0..* 1 Có 1..* 0..* Giải quyết <<entity>>
+Ngày giải quyết +Nội dung giải quyết
Chỉ đạ o <<entity>> +Ngày chỉ đạ o +Nội dung chỉ đạ o Giải quyết 0..* 1 Đ - a ra 0..* 1
Loạ i công việc
<<entity>>
+Tê n loạ i công việc Thuộc 0..* 1 Cho 0..* 1 Đ ối vỡ i 0..* 1 Chức danh quản lý <<entity>> +Tê n chức danh Thuộc +Cha +Con 1 0..*
Quản lý công việc
<<entity>>
+Ngay giao quan ly +Ngay ket thuc quan ly
Có 0..* 1 giao 0..* 1 0..* 1 Có 1 1 Đ ộ khẩn <<entity>> +Tê n độ khẩn 1 Có 0..*
Hỡnh 2.3: Mụ hỡnh khỏi niệm hệ thống tổ chức và quản lý giao cụng việc
2.2. Đặc tả hệ thống
2.2.1 Cỏc tỏc nhõn (Actor) trong hệ thống
Stt Tờn tỏc nhõn Vai trũ của tỏc nhõn
1 Ban Giỏm đốc Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống.
Tỏc nhõn này tham gia vào hệ thống với cụng việc chủ yếu là chỉ đạo thực hiện cụng việc mới, tạo cỏc chủ đề cụng việc cấp vĩ mụ của cụng ty.
Tỏc nhõn này cú thể xem, giỏm sỏt và chỉ đạo thực hiện cụng việc của tất cả cỏc phũng/ban trong Cụng ty. 2 Thƣ ký Giỏm đốc Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải
đăng nhập vào hệ thống.
yếu là tiếp nhận chỉ đạo thực hiện cụng việc từ Ban Giỏm đốc, từ cỏc cụng văn, từ kết luận cỏc cuộc họp để tạo chủ đề, đầu mục cụng việc, giao cỏc Phũng/ban giải quyết.
Tiếp nhận bỏo cỏo thực hiện cụng việc từ Lónh đạo phũng/ban, tổng hợp và bỏo cỏo với Ban Giỏm đốc. Tỏc nhõn này cú thể xem, giỏm sỏt việc thực hiện cụng việc của tất cả cỏc phũng/ban trong Cụng ty.
3 Lónh đạo Phũng Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống.
Tỏc nhõn này tham gia vào hệ thống với cụng việc chủ yếu là tiếp nhận chỉ đạo thực hiện cụng việc từ Ban Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc và tạo ra cỏc cụng việc mức phũng giao cỏc Nhõn viờn giải quyết.
Tỏc nhõn này cú thể xem, giỏm sỏt và chỉ đạo thực hiện cụng việc của tất cả cỏc Nhõn viờn trong Phũng/ban mỡnh quản lý.
4 Chủ trỡ cụng việc Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống.
Tỏc nhõn này tham gia vào hệ thống với cụng việc chủ yếu nhƣ tỏc nhõn Nhõn viờn, nhƣng tỏc nhõn này cũn cú thờm quyền xem, giỏm sỏt và chỉ đạo thực hiện cụng việc của tất cả cỏc Nhõn viờn cựng phối hợp thực hiện cụng việc do mỡnh chủ trỡ.
Tỏc nhõn này cú thể tạo cỏc cụng việc con và phõn cho cỏc nhõn viờn cựng phối hợp thực hiện cụng việc do mỡnh chủ trỡ.
5 Nhõn viờn Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống.
Tỏc nhõn này tham gia vào hệ thống với cụng việc chủ yếu là tiếp nhận và giải quyết cỏc cụng việc đƣợc phõn từ Lónh đạo phũng/Tổ.
Tỏc nhõn này cú thể xem nội dung và chỉ đạo thực hiện cụng việc của tất cả cỏc Nhõn viờn cựng phối hơp giải quyết. cụng việc.
6 Quản trị hệ thống Là ngƣời dựng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống.
Tỏc nhõn này tham gia vào hệ thống với cỏc cụng việc quản trị ngƣời dựng vào ra hệ thống, phõn quyền vào ra, quản trị hồ sơ thụng tin Phũng/ban, Nhõn viờn. Đảm bảo sự vận hành của hệ thống chƣơng trỡnh trờn mạng mỏy tớnh.
7 Hệ thống chứng thực ngƣời dựng
Là hệ thống chứng thực ngƣời dựng đăng nhập vào phần mềm với tài khoản trờn mạng LAN của cụng ty, trả lại kết quả cho hệ thống ngƣời dựng hợp phỏp trờn mạng LAN.
Bảng 2.3: Mụ tả cỏc tỏc nhõn trong hệ thống
2.2.2. Cỏc ca sử dụng (Usecase) của hệ thống
2.2.2.1. Ca sử dụng Đăng nhập hệ thống
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng, Nhõn viờn, Quản trị hệ
thống, Chủ trỡ cụng việc, Hệ thống chứng thực ngƣời dựng. + Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn đăng nhập hệ thống nhờ định danh, mật khẩu.
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Ngƣời dựng nhập tờn và mật khẩu, domain và xỏc nhận đăng nhập.
– Hệ thống chứng thực ngƣời dựng xỏc thực và kiểm tra tài khoản tồn tại trờn mạng.
– Nếu ngƣời dựng này cú quyền hoạt động trờn mạng, hệ thống sẽ lấy thụng tin của ngƣời dựng và cỏc quyền truy nhập để tạo profile cho phiờn truy nhập vào hệ thống hiện tại.
– Kiểm tra và xoỏ bỏ Profile truy nhập hệ thống của ngƣời dựng khi ngƣời dựng logout ra khỏi hệ thống.
2.2.2.2. Ca sử dụng Tạo cụng việc mới
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng.
+ Mục đớch: Cho phộp ngƣời dựng tạo ra cỏc đầu mục cụng việc mới.
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Nhập cỏc thụng tin cần cú của một hồ sơ cụng việc
– Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo cú một cụng việc mới đó đƣợc tạo. Nếu cú sai sút hệ thống sẽ thụng bỏo lỗi.
2.2.2.3. Ca sử dụng Sửa thụng tin hồ sơ cụng việc
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng, Chủ trỡ cụng việc.
+ Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn nhập thụng tin chỉnh sửa của cụng việc (cụng việc
do chớnh tỏc nhõn tạo) đó chọn, chỉ cỏc thụng tin thuộc hồ sơ cụng việc gốc mới đƣợc phộp sửa.
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Tỏc nhõn chọn một hồ sơ cụng việc cần sửa thụng tin.
– Cỏc thụng tin của cụng việc đó chọn hiện lờn cho phộp tỏc nhõn chỉnh sửa lại thụng tin của hồ sơ cụng việc.
– Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo cụng việc đó cập nhật thụng tin thành cụng. Nếu cú sai sút hệ thống sẽ thụng bỏo lỗi.
2.2.2.4. Ca sử dụng Xoỏ hồ sơ cụng việc
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng.
+ Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn xoỏ cỏc đầu mục cụng việc (cụng việc do chớnh tỏc
nhõn tạo) đó chọn. + Mụ tả khỏi quỏt:
– Tỏc nhõn chọn cỏc cụng việc cần xoỏ và xoỏ.
– Hệ thống sẽ xoỏ cỏc cụng việc đó chọn. Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo đó xoỏ cụng việc thành cụng. Nếu cú sai sút hệ thống sẽ thụng bỏo lỗi.
2.2.2.5. Ca sử dụng Phõn giải quyết cụng việc
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng, Nhõn viờn.
+ Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn (trừ tỏc nhõn Nhõn viờn) phõn cỏc đầu mục cụng
việc (cụng việc do chớnh tỏc nhõn tạo hoặc do cấp trờn giao xuống) cho cỏc nhõn viờn cấp dƣới giải quyết.
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Tỏc nhõn (trừ tỏc nhõn Nhõn viờn) chọn cụng việc, chọn ngƣời chủ trỡ giải quyết và chọn cỏc nhõn viờn cấp dƣới cần phõn phối hợp giải quyết. Sau khi đó chọn đầy đủ thụng tin, Tỏc nhõn chọn phõn giải quyết.
Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo đó phõn cụng việc thành cụng. Nếu cú sai sút hệ thống sẽ thụng bỏo lỗi.
2.2.2.6. Ca sử dụng Chỉ đạo giải quyết cụng việc
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng, Chủ trỡ cụng việc.
+ Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn nhập thờm cỏc chỉ đạo thực hiện cụng việc (cụng
việc do chớnh Tỏc nhõn tạo hoặc do Tỏc nhõn phõn giải quyết xuống cấp dƣới).
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Tỏc nhõn chọn cụng việc và nhập nội dung chỉ đạo giải quyết cụng việc. Sau khi đó nhập nội dung chỉ đạo, Tỏc nhõn chọn chỉ đạo giải quyết.
– Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật thụng tin chỉ đạo thực hiện cụng việc đó chọn. Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo đó cập nhật thụng tin chỉ đạo thành cụng. Nếu cú sai sút hệ thống sẽ thụng bỏo lỗi.
2.2.2.7. Ca sử dụng sửa Chỉ đạo giải quyết cụng việc
+ Tỏc nhõn: Giỏm đốc, Thƣ ký giỏm đốc, Lónh đạo phũng, Chủ trỡ cụng việc.
+ Mục đớch: Cho phộp tỏc nhõn sửa cỏc chỉ đạo thực hiện cụng việc (cụng việc do
chớnh Tỏc nhõn tạo hoặc do Tỏc nhõn phõn giải quyết xuống cấp dƣới).
+ Mụ tả khỏi quỏt:
– Tỏc nhõn chọn cụng việc và thay đổi nội dung chỉ đạo. Sau khi đó thay đổi nội dung chỉ đạo, Tỏc nhõn chọn cập nhật thụng tin chỉ đạo.
– Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật thụng tin chỉ đạo thực hiện cụng việc đó chọn. Nếu khụng cú sai sút thỡ hệ thống thụng bỏo đó cập nhật thụng tin chỉ đạo