- Hiện nay, dân số thế giới đang có xu hướng tăng nhanh, kéo theo đó là một khố
2.5.2.2. Quy trình thực hiện dự án:
B8: Giám đốc quản lý dự án triển khai công việc cho các bộ phận liên quan như phòng tài chính, bộ phận QC ( Quality check ): lên kế hoạch kiểm tra chất lượng dự án, xem thực tế hoạt động có giống như kế hoạch không, lập bảng đánh giá KPI của chương trình; Bộ phận Field tổ chức thực hiện dự án bao gồm việc đăng ký, xin phép, tổ chức thực hiện; Bộ phận HR tuyển dụng nhân viên cho dự án; Phòng sản xuất: sản xuất các công cụ cần thiết cho dự án, và lắp đặt các thiết bị liên quan; Phòng IT lắp đặt các phần mềm liên quan, phân tích thống kê số liệu; Phòng thiết kế: phụ trách việc thiết kế, hỗ trợ sản xuất.
Theo quan sát thực tế tại công ty TCM em thấy mỗi bộ phận đều có những đặc điểm riêng biệt khác nhau. Khi thực hiện dự án đòi hỏi các bộ phận phải phối hợp đồng bộ để dự án được thực hiện đúng kế hoạch, nhưng đôi lúc việc phối hợp này diễn ra không tốt ví như khi đi công tác xa các nhân viên phải chi tiêu các khoản liên quan đến dự án nhưng do các khoản chi tiêu đó nhỏ lẻ nên không có hóa đơn chứng từ điều này làm khó khăn cho bộ phận kế toán thẩm định và hoàn trả, đôi lúc bộ phận kế toán do không tính toán tốt nên chi tiền cho dự án chậm trễ làm cho dự án bị ảnh hưởng về tiến độ. Ở bất cứ chương trình nào công ty đều có bộ phận QC làm việc rất hiệu quả thể hiện qua việc đội QC này thường xuyên phát hiện các lỗi sai của nhân viên bán thời gian qua đó báo cho nhóm trưởng để khắc phục kịp thời, hơn nữa đối với nhân viên công ty, cũng có đội QC do Ban giám đốc lập ra ở mỗi dự án giúp kiểm soát chương trình và có những nhắc
nhở cũng như tuyên dương những cá nhân thực hiện tốt công việc, đây là nền tảng giúp Ban giám đốc có thể đánh giá năng lực nhân viên hàng năm. Bộ phận HR có nhiệm vụ tuyển các nhân viên bán thời gian cho chương trình nhưng trình độ các nhân viên bộ phận HR là khác nhau và mỗi địa phương có nguồn nhân lực khác nhau do đo chất lượng nhân viên tuyển được ở tỉnh có chất lượng không tốt do đó làm ảnh hưởng đến dự án, đây là điểm cần khắc phục và cách khắc phục của Công ty TCM là khi thực hiện Trainning ở tỉnh đòi hỏi các nhóm trưởng phải Trainning thật kỹ và có những kiểm tra đối với nhân viên nếu không đạt yêu cầu sẽ thay thế nhằm đảm bảo chất lượng của chương trình. Thường ở các dự án công ty thường có những buổi họp trước khi thực hiện dự án và khi kết thúc dự án đều tổ chức họp để rút kinh nghiệm, hơn nữa khi về công ty cũng có những cuộc họp rút kinh nghiệm và các đề xuất nhằm thực hiện dự án tốt hơn ở các địa điểm khác.
B9: Làm mẫu thực hiện mẫu cho khách hàng xem.
Trong bước này, phòng thiết kế chịu trách nhiệm làm ra các mẫu sản phẩm nhằm cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn khác nhau và đưa các mẫu này cho bộ phận sản xuất thực hiện và sau khi sản xuất xong đưa mẫu cho khách hàng lựa chọn. Ở TCM hai bộ phận này được đầu tư lớn nhằm đưa ra các sản phẩm tốt cho khách hàng lựa chọn. Ở giai đoạn này nhân viên dự án luôn có quan hệ tốt với hai phòng ban trên nhằm đảm bảo các thiết kế được sản xuất đúng như mẫu và được thực hiện đúng tiến độ nhằm cung cấp cho khách hàng đúng như thời gian đã cam kết.
B10: Khách hàng gửi những lời chỉnh sửa để có một thực hiện hoàn chỉnh.
Sau khi khách hàng xem xét mẫu do TCM cung cấp, khách hàng sẽ có những nhận xét và chỉnh sửa nhằm phù hợp với mục tiêu chương trình của khách hàng. Sau khi nhận được chỉnh sửa của khách hàng phòng thiết kế chỉnh sửa và đưa bản chỉnh sửa trên cho bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất cho chương trình.
B11: Bàn giao dự án đã được duyệt để tổ chức thực hiện chính thức. Từ bước 10 đến bước 11 hầu hết các cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng đều được thực hiện qua điện thoại. Giao tiếp qua điện thoại chiếm tỷ lệ lớn trong các giao dịch trực tiếp với khách hàng. Khách hàng thường gọi điện để: Hỏi vấn đề gì đó; Đặt hàng; Hẹn gặp; Nắm tình hình công việc; Than phiền.
Lúc đó, đối với khách hàng, người trả lời điện thoại là doanh nghiệp. Uy tín của doanh nghiệp sẽ tăng hay giảm phụ thuộc vào cách xử lý của cá nhân nhân viên đó trong các tình huống giao dịch với khách hàng.
Điểm yếu của giao tiếp qua điện thoại là lượng thông tin trao đổi sẽ ít hơn khi gặp mặt trực tiếp do: Không thấy được vẻ mặt của khách hàng; Không thấy được khách hàng đang làm gì khi nói chuyện điện thoại; Không thấy những gì diễn ra quanh họ; Không thể đọc được ngôn ngữ cử chỉ của họ để biết họ đang phản ứng với nhân viên như thế nào.
Những điểm quan trọng khi trả lời điện thoại là: nếu nhân viên nhận điện thoại không có thể xử lý được cuộc gọi thì nhân viên sẽ ghi chi tiết nội dung cuộc điện thoại và hứa đảm bảo thông tin sẽ được người có trách nhiệm xử lý và liên hệ lại với khách hàng. Sau đó nhân viên này sẽ giữ lời bằng việc đảm bảo người có trách nhiệm sẽ liên hệ với khách hàng. Khách hàng sẽ chấp thuận chuyển sang nói chuyện với một người có năng lực hơn nếu khó khăn của khách hàng được giải quyết một cách hiệu quả. Nhưng sẽ tốt hơn nhiều nếu nhân viên nhận điện thoại đầu tiên có thể trả lời một cách thỏa đáng.
Yêu cầu đối với người nhận điện thoại:
Trả lời một số câu hỏi cơ bản một cách thành thạo.
Được huấn luyện và có kinh nghiệm để có thể trả lời một cách thành thạo, càng sớm càng tốt.
Khi làm việc thực tế tại TCM em nhận thấy ở giai đoạn này khách hàng và nhân viên liên lạc với nhau hầu hết bằng điện thoại nhưng có thể do áp lực công việc nên khi có