CHƯƠNG 2 : HỌC CỘNG TÁC TRONG E-LEARNING
2.2. Mô hình hệ thống Hỏi – đáp trong học cộng tác
2.2.1. Phần mềm cộng tác
Phần mềm cộng tác là những phần mềm được thiết kế nhằm trợ giúp con người nâng cao chất lượng của làm việc theo nhóm. Những phần mềm chia sẻ thông tin công việc, tài liệu, chat .. được xếp vào nhóm phần mềm này. Với mục tiêu như vậy, đôi khi những phần mềm này còn được gọi là phần mềm nhóm [11].
Phần mềm nhóm (Groupware) có thể trợ giúp một lượng lớn người sử dụng tạo và quản lý một lĩnh vực thông tin nào đó, các tài liệu, các cơ sở dữ liệu và các lịch công tác. Bằng việc sử dụng phần mềm cộng tác truyền thông, điều này có thể thực hiện được với sự trợ giúp của một số người sử dụng khác nhau cùng cập nhật và quản lý thông tin trên một Website [11].
2.2.1.1. Sử dụng phần mềm cộng tác như thế nào
Phần mềm nhóm có thể được chia thành ba loại: các công cụ truyền thông, các cộng cụ hội thảo và các công cụ quản lý cộng tác:
- Các công cụ truyền thông cộng tác trợ giúp người sử dụng chia sẻ thông
tin bằng việc kích hoạt việc gửi E-mail, voice mail, các file, dữ liệu hoặc các tài liệu tới những người sử dụng khác.
- Các công cụ hội thảo cộng tác trợ giúp những người sử dụng khác nhau
chia sẻ thông tin theo nhiều cách khác nhau. Những cách thông thường nhất là tương tác thông qua hệ thống điện thoại hoặc hội thảo truyền hình, nhưng có những cách khác để chia sử thông tin bằng việc sử dụng các công cụ sau:
o Các máy tính cá nhân được kết nối mạng có thể chia sẻ ‘whiteboard’ điện tử của dữ liệu và các ghi chú mà mỗi người sử dụng có thể thay đổi và thêm vào đó trong quá trình thảo luận hay khóa học của một dự
o Các diễn đàn thảo luận trên Internet và các phòng chat (được biết như các bảng thông báo – message boards) cung cấp một diễn đàn ảo cho phép những người sử dụng khác nhau có thể giao tiếp trực tuyến với nhau thông qua các thông báo nhanh và các thông báo văn bản (SMS) trong thời gian thực.
o Các hệt thống hội nghị điện tử (Electronic meeting systems - EMS) cung cấp một hệ thống hội thảo từ xa được xây dựng trong phòng có chứa màn hình máy chiếu lớn có kết nối tới các máy tính cá nhân, cho phép những người sử dụng tại các vị trí khác nhau có thể tham gia vào hội nghị này.
- Các công cụ quản lý cộng tác trợ giúp những người sử dụng tổ chức và
quản lý các nhóm hoạt động theo cách đơn giản, dễ dàng. Ví dụ:
o Lập lịch điện tử (hay còn được gọi là phần mềm quản lý thời gian) được tạo ra để làm cho việc lên lịch các sự kiện hay các cuộc gặp gỡ cho nhiều người trở nên dễ dàng hơn. Chúng có thể tự động thông báo và nhắc nhở những thành viên trong nhóm về các cuộc hẹn hay thời hạn cuối cùng.
o Các hệ thống quản lý dự án có thể lập lịch, theo dõi và lập biểu đồ các bước trong một dự án khi nó được hoàn thành.
o Các hệ thống quản lý nội dung và tri thức có thể tập hợp, tổ chức, quản lý và chia sẻ các dạng khác nhau của thông tin.
o Các phần mềm có tính chất xã hội có thể tổ chức các cuộc hẹn mang tính chất xã hội và các cuộc thảo luận giữa các nhóm khác nhau.
2.2.1.2. Lợi ích mang lại là gì?
Việc sử dụng phần mềm nhóm tạo cho việc cải tạo/thảo luận trở nên dễ dàng hơn cho các dự án và các tài liệu, đặc biệt là nơi mà thông tin là chủ đề để thay đổi
và sửa đổi bổ xung bởi nhiều người sử dụng. Phần mềm này hỗ trợ cho việc theo dõi các phiên bản của các tài liệu và dữ liệu trong các nhóm khi chúng được tạo ra, soạn thảo và tái bản lại.
Việc lập lịch điện tử thực sự hữu ích cho các công việc khi mà nhân viên thường xuyên phải ra khỏi văn phòng, nó giúp mọi người giữ được đúng hẹn với những người đã được hẹn trước. Các cuộc họp giữa nhiều người có thể được tổ chức và lên lịch một cách nhanh chóng và nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động nhắc nhở và cảnh báo mỗi khi tài nguyên không còn rảnh.