NHÂN THỌ AVIVA VIỆT NAM.
2.2. Thực trạng quản lý hệ thống đại lí bảo hiểm nhân thọ của công ty Trách nhiệm hữu hạn Bảo hiểm nhân thọ AVIVA Việt Nam
Trách nhiệm hữu hạn Bảo hiểm nhân thọ AVIVA Việt Nam
2.2.1. Lập kế hoạch tổ chức hệ thống đại lý bảo hiểm nhân thọ
Phát triển mạng lưới phân phối sản phẩm là điều quan trọng của các công ty bảo hiểm. Để chiến lược này hoạt động hiệu quả, Công ty cần chú trọng tổ chức mạng lưới đại lý BHNT. Đầu tiên là xác định số lượng đại lý cần tuyển, số lớp đào tạo cần thực hiện nhằm đảm bảo mục tiêu doanh thu đề ra. Ước tính mỗi năm, Công ty cần tuyển khoảng 1.700 đại lý, bao gồm cấp chuyên viên và cấp quản lý, để phân bố nhân sự vào hệ thống đại lý bảo hiểm. Năm 2019, Aviva đã triển khai đào tạo 90 khóa đại lý bảo hiểm cấp cơ sở và 48 khóa đại lý bảo hiểm cấp cao, tổ chức 16 lớp quản lý đại lý, lập mới khoảng 3.000 đại lý.
Hiện nay, Aviva đang áp dụng nhiều mô hình tổ chức hệ thống đại lý bảo hiểm, nhằm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh khác nhau, phát huy các tiềm năng thế mạnh và khắc phục kịp thời những hạn chế của từng mô hình.
Sơ đồ 2.3. Mô hình tổ chức đại lý nhiều cấp
Theo mô hình này, mạng lưới Đại lý BHNT của Công ty tổ chức theo ba cấp: Cấp 1: Đại lý
Cấp 2: Tổ đại lý
Cấp 3: Văn phòng đại diện kinh doanh khu vực
Đến hết năm 2019, 13 văn phòng đại diện kinh doanh khu vực tại các tỉnh thành đã được khai trương. Các phòng đại lý khu vực chịu sự quản lý trực tiếp của phòng quản lý đại lý. Việc thành lập các văn phòng đại diện kinh doanh dựa trên những tiềm năng phát triển thị trường ở các địa bàn đó. Cơ cấu nhân sự của một phòng khu vực bao gồm: một trưởng phòng, một kế toán, ba nhân viên quầy dịch vụ khách hàng. Mỗi phòng khu vực lại chia ra 4 đến 6 tổ đại lý, số lượng đại lý của từng phòng không quy định, trưởng phòng sẽ cân đối dựa trên tiềm năng khai thác của mỗi khu vực.
Theo mô hình này, khi nhận được các chỉ thị của giám đốc kinh doanh, phòng quản lý đại lý sẽ truyền thông cho các văn phòng đại diện kinh doanh khu vực, các văn phòng này tiếp tục đưa ra định hướng hành động, phân chia nhiệm vụ cho các tổ đại lý, đại lý để thực hiện. Phòng quản lý đại lý quản lý trực tiếp các đơn vị đại lý, tạo mối liên hệ hai chiều liên tục giữa các đại lý, từ đó tiếp nhận các nguyện vọng, phản hồi, tranh chấp của các đại lý để đưa ra hướng giải quyết hợp lý. Văn phòng đại diện kinh doanh khu vực có vai trò rất quan trọng với các nhiệm vụ: tổ chức khai thác các loại hình bảo hiểm mà công ty được phép triển khai; xây dựng và đăng kí kế hoạch khai thác bảo hiểm; quản lý và sử dụng tài sản của công ty giao, khai thác và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện các hồ sơ bảo hiểm; tiếp nhận các phản ánh, đóng góp của khách hàng, truyền thông các sản phẩm bảo hiểm tới khách hàng trong khu vực kinh doanh;..
Đối với kênh đại lý bảo hiểm liên kết ngân hàng, Công ty áp dụng mô hình tổ chức theo khu vực địa lí và mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng:
Giám đốc kinh doanh miền
Giám đốc kinh doanh vùng
• Trưởng phòng kinh doanh kênh khách hàng cá nhân
• Trưởng phòng kinh doanh kênh khách hàng doanh nghiệp
Trưởng kinh doanh khu vực (kênh khách hàng cá nhân)
Đại lý bảo hiểm
Sơ đồ 2.4. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lí và mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng
Hiện nay, cơ cấu nhân sự của khối kinh doanh của kênh đại lý bảo hiểm liên kết ngân hàng như sau: 3 giám đốc kinh doanh miền, 15 giám đốc kinh doanh vùng, 70 trưởng kinh doanh khu vực kênh khách hàng cá nhân và 9 trưởng kinh doanh kênh khách hàng doanh nghiệp, khoảng 700 đại lý bảo hiểm. Giám đốc kinh doanh dựa vào bản kế hoạch kinh doanh để phân chia chỉ tiêu cho từng miền, các giám đốc miễn có nhiệm vụ đưa ra chiến lược kinh doanh và truyền thông tới các giám đốc kinh doanh vùng để hoàn thành mục tiêu doanh số. Các giám đốc kinh doanh vùng tiếp tục phân chia chỉ tiêu doanh số tới các trưởng kinh doanh khu vực, nhiệm vụ của trưởng kinh doanh khu vực là quản lý, tạo động lực, đưa ra các chiến thuật kinh doanh để các đại lý khai thác có hiệu quả, đồng thời đảm bảo các chỉ tiêu kinh doanh được yêu cầu. Đối với kênh đại lý bảo hiểm liên kết ngân hàng, Aviva tập trung đẩy mạnh kênh khách hàng cá nhân với đội ngũ lớn các trưởng kinh doanh khu vực và đại lý bảo hiểm. Đối với kênh khách hàng doanh nghiệp, Công ty đang tiến hành phát triển tại một số thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ,... và dự kiến sẽ mở rộng phát triển tại nhiều tỉnh thành trên cả nước.
2.2.2. Tuyển mộ và tuyển chọn đại lý bảo hiểm nhân thọ
Lập kế hoạch tuyển dụng:
Theo quy định, tháng 12 hàng năm là thời điểm các trưởng phòng kinh doanh phải nộp báo cáo về số lượng đại lý, cơ cấu và số đại lý thiếu hụt tại mỗi khu vực. Bộ phận quản lý kinh doanh, các giám đốc kinh doanh sẽ lập báo cáo cho ban giám đốc để lập kế hoạch tuyển dụng cho năm tới, sau khi được Công ty phê duyệt sẽ tiến hành tuyển mộ và lựa chọn đại lý.
Sau mỗi quý, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại lý, các trưởng kinh doanh khu vực dựa trên các chỉ tiêu về doanh số kinh doanh, tỉ lệ đại lý dừng hoạt động để đưa ra kế hoạch tuyển dụng cho quý tiếp theo.
Nội dung kế hoạch tuyển dụng của từng phòng bao gồm:
o Xác định số đại lý sẽ tuyển: tùy theo nhu cầu của mỗi khu vực, dựa trên tiềm năng khai thác thị trường bảo hiểm ở khu vực đó, hiệu quả hoạt động của các đại lý, số lượng đại lý thiếu hụt, số lượng đại lý thay thế dự tính.
o Số lần tuyển, thời điểm tuyển: 2 lần/ tháng, thực hiện đều đặn hàng tháng. Hàng tháng, các trưởng phòng kinh doanh sẽ tổng hợp báo cáo về tình hình tuyển dụng tại khu vực, báo cáo cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự dựa trên những thông tin này để cân đối với kế hoạch nhân lực của công ty, đưa ra chỉ tiêu về số đại lý cần tuyển cho mỗi phòng kinh doanh.
o Tìm kiếm nguồn tuyển: bộ phận nhân sự phụ trách tìm kiếm các nguồn tuyển mộ.
o Yêu cầu của các ứng viên trong từng đợt: dựa trên chỉ đạo của các giám đốc kinh doanh vùng, giám đốc kinh doanh miền và chiến lược phát triển của Công ty mà tùy theo thời điểm, tùy theo khu vực để đưa ra một số yêu cầu đặc biệt đối với ứng viên.
Các yêu cầu chung đối với các đại lý bảo hiểm:
• Trình độ học vấn từ trung học phổ thông trở lên đối với kênh đại lý bảo hiểm truyền thống và từ cao đẳng trở lên đối với kênh đại lý bảo hiểm liên kết ngân hàng.
• Có khả năng giao tiếp tốt.
• Có tư duy bán hàng và khả năng chịu áp lực doanh số.
• Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm trong ngành bảo hiểm, tài chính, ngân hàng.
• Đối với kênh đại lý bảo hiểm liên kết ngân hàng, yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm bán hàng, kinh doanh từ 6 tháng trở lên.
Xác định các nguồn tuyển mộ.
o Tuyển mộ từ nguồn nội bộ: ứng viên đến từ các bộ phận khác trong công ty.
Nhu cầu tuyển dụng đại lý bảo hiểm thường rất lớn nên nguồn tuyển dụng nội bộ không thể đáp ứng đủ số lượng nhân sự theo yêu cầu.
o Tuyển mộ nguồn từ bên ngoài: hiện nay, Aviva đang sử dụng các cách sau để thu hút nguồn ứng viên từ bên ngoài tổ chức:
• Tuyển mộ qua internet:
Đăng tin trên các website giới thiệu việc làm có trả phí như Vietnamworks, Careerlink, CareerBuilder, TopCV,... những kênh tuyển dụng này chiếm chi phí lớn thứ hai trong các nguồn tuyển mộ. Chi phí cho một gói đăng tin tại website tìm việc trung bình từ 10-30 triệu/ năm. Số lượng ứng viên từ kênh này chiếm khoảng 20% tổng đại lý được tuyển.
Đăng tin trên các phương tiện truyền thông miễn phí, bao gồm facebook, zalo, Messenger, các trang tìm việc miễn phí và website của Công ty,.. hình thức tuyển mộ này có ưu điểm, tuyển được số lượng ứng viên lớn, nhược điểm là chất lượng ứng viên thấp. Để tận dụng tốt nguồn tuyển mộ này, đòi hỏi Công ty phải xây dựng tốt thương hiệu tuyển dụng, truyền thông rộng rãi trên các phương tiện internet. Số lượng ứng viên từ kênh này chiếm khoảng 10% tổng số đại lý được tuyển.
• Sự giới thiệu từ các nhân viên trong công ty: Aviva bắt đầu triển khai chính sách giới thiệu ứng viên từ năm 2019. Đối với mỗi đại lý tuyển thành công và cam kết hoạt động tối thiểu 3 tháng, tham gia đầy đủ các khóa đào tạo của công ty và hoàn thành đủ chỉ tiêu kinh doanh, tuân thủ kỷ luật của tổ chức; người giới thiệu sẽ nhận được 4 triệu đồng. Tuy mới triển khai nhưng hình thức này đang thể hiện là một kênh tuyển dụng tiềm năng, với sự giới thiệu chủ yếu đến từ các nhân sự hoạt động trong khối kinh doanh, đáp ứng đủ yêu cầu về kinh nghiệm và có tính cam kết
gắn bó với Công ty hơn so với các ứng viên từ nguồn tuyển mộ khác. Số lượng ứng viên từ kênh này chiếm khoảng 10% tổng số đại lý được tuyển
• Các Công ty Headhunt (chuyên về dịch vụ tuyển dụng nhân sự): Đây là nguồn tuyển mộ chiếm nhiều chi phí tuyển dụng nhất, nhưng cũng mang lại hiệu quả cao nhất, với khoảng 35% số lượng đại lý được tuyển. Các công ty chuyên tuyển dụng nhân sự có lượng dữ liệu ứng viên lớn, có thể nhanh chóng đưa được những ứng viên phù hợp với yêu cầu đề ra. Tuy nhiên, chi phí bỏ ra cho nguồn tuyển dụng này là không hề nhỏ. Với mỗi ứng viên tuyển thành công, Công ty phải trả cho Công ty Headhunt 6-8 triệu, tùy theo cấp bậc của đại lý bảo hiểm. Aviva đang tìm các biện pháp thay thế nguồn tuyển mộ này để cắt giảm lượng chi phí rất lớn phải trả.
• Thông qua các hội chợ việc làm: Hội chợ việc làm là nơi nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ trực tiếp để tìm hiểu thông tin và là cơ hội để quảng bá hình ảnh của tổ chức tới công chúng. Nguồn tuyển mộ này có thể đạt hiệu quả cao nếu thu hút một số lượng lớn ứng viên tham gia, là giải pháp tuyển mộ nhanh chóng, hiệu quả cho các công ty có thương hiệu lớn trên thị trường. Từ năm 2017 tới nay, Aviva đã tổ chức được 6 hội chợ việc làm, số lượng ứng viên tuyển được từ nguồn này chiếm khoảng 10%. Việc tổ chức hội chợ việc làm tốn nhiều thời gian, nhân lực và chi phí tài chính, nên đây cũng không phải nguồn tuyển mộ mà Công ty sử dụng thường xuyên.
• Ứng viên tự ứng tuyển: Ứng viên tự ứng tuyển trên website của Công ty hoặc nộp hồ sơ tại các văn phòng đại diện kinh doanh, số lượng chiếm khoảng 10% tổng đại lí tuyển được. Đây là nguồn tuyển mộ tiết kiệm chi phí nhất, mang lại những ứng viên có tính cam kết, gắn bó với Công ty lâu dài nhất. Để phát triển nguồn tuyển mộ này cần phải có quá trình lâu dài, các công ty có tiếng trên thị trường thường chiếm ưu thế hơn. Hiện tại, Aviva đang nỗ lực xây dựng thương hiệu trên thị trường bảo hiểm, để phát triển nguồn ứng viên tự tiếp cận với Công ty.
Quá trình tuyển chọn
o Sàng lọc ứng viên qua mẫu thông tin ứng viên
Mẫu thông tin ứng viên cần bao gồm các loại thông tin điển hình sau:
• Thông tin thiết yếu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ thường trú, căn cước/ chứng minh nhân dân và ảnh cá nhân.
• Thông tin về nhân thân, quá trình học tập, đào tạo, các văn bằng, chứng chỉ đã đạt được.
• Lịch sử về quá trình làm việc, kinh nghiệm làm việc, mức lương, thu nhập.
• Thông tin liên hệ về quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp ở công ty cũ để đối chiếu so sánh.
o Tiếp cận và phỏng vấn sơ bộ: thường là phỏng vấn qua điện thoại 5-15 phút, nhằm đánh giá khái lược kinh nghiệm làm việc cũng như mức độ phù hợp với công việc của ứng viên. Ở bước này, nếu phát hiện ra các cá nhân không phù hợp, nhà tuyển dụng có thể loại bỏ khỏi quá trình tuyển chọn.
• Phỏng vấn với quản lý trực tiếp: đây là cuộc đối thoại sâu giữa ứng viên và quản lý, để đánh giá các khía cạnh khác của ứng viên chưa thể hiện khi phỏng vấn sơ bộ. Bước này giúp quản lý và ứng viên hiểu rõ về nhau hơn, từ đó nắm bắt được khả năng phù hợp với công việc, với tổ chức của ứng viên.
• Kiểm tra các thông tin ứng viên: Xác minh các thông tin ứng viên đã cung cấp thông qua các nhân sự, quản lý đã làm việc tại công ty cũ của ứng viên. Kiểm tra trạng thái hoạt động đại lý của ứng viên, nếu ứng viên đang hoạt động tại công ty BHNT khác thì không thể tiếp tục tham gia quá trình tuyển chọn. Sau khi thu thập đủ các thông tin của ứng viên thông qua các bước trên, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra quyết định tuyển chọn. Nếu ứng viên đồng ý với quyết định tuyển chọn đề ra thì sẽ được cử đi đào tạo.
Kết quả tuyển dụng Công ty BHNT Aviva Việt Nam từ 2017-2019
Bảng 2.2. Tình hình tuyển dụng đại lý của Công ty BHNT Aviva
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Số đại lý
(người) 2798 3472 3987
Tốc độ tăng
(%) 17,13 24,09 14,83
Qua bảng số liệu từ năm 2017 – 2019 thì số lượng đại lý có xu hướng tăng lên, tốc độ tăng trưởng số đại lý cũng có xu hướng tăng. Từ năm 2017 đến năm 2018, số lượng đại lý tăng mạnh, tốc độ tăng trưởng đạt gần 7%. Năm 2018 đến 2019, số lượng đại lý vẫn tăng lên 515 đại lý tuy nhiên tốc độ tăng trưởng của đại lý giảm
hơn 9%, giảm đi khá nhiều so với năm trước đó. Nguyên nhân là do Aviva đang tập trung phát triển chất nhiều hơn lượng, đảm bảo các đại lý hoạt động hiệu quả, tăng năng suất hoạt động của từng đại lý, thay vì tập trung tuyển dụng ồ ạt, gây lãng phí nguồn lực.
Bảng 2.3. Số lượng đại lý của Aviva qua các năm 2017-2019
Năm 2017 2018 2019
Đại lý toàn thời gian (người)
965 1.284 1.498
Đại lý bán thời gian (người) 1.833 2.188 2.489 Cộng tác viên (người) 1.073 1.064 1197 Tổng đại lý (người) 2.798 3.472 3.987 Tỷ lệ đại lý toàn thời gian
(%) 34,48 36,98 37,57
Từ số liệu bảng 3, cho thấy số lượng đại lý toàn thời gian tăng đều qua các năm: Nếu như năm 2017 chỉ có 965 đại lý toàn thời gian, thì đến năm 2018, số lượng đại lý này đã tăng lên 1.284 và đến năm 2019 đạt cao nhất (1498 đại lý). Tuy số lượng đại lý toàn thời gian có tăng nhưng tỷ trọng còn khá nhỏ. Hiện Aviva đang tập trung tăng lực lượng đại lý toàn thời gian bởi họ là những người tạo phần lớn doanh thu cho Công ty. Họ có sự gắn bó, chuyên tâm với công việc hơn so với những đại lý khác. Số liệu bảng 3 cũng chỉ ra, số lượng đại lý bán thời gian gia tăng qua từng năm, là do từ năm 2017 tới nay, Aviva mở thêm các văn phòng đại diện kinh doanh tại các khu vực và mở rộng địa bàn khai thác, nhờ vậy số lượng đại lý