Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kinh doanh :
Trưởng phòng : Quản lý, giám sát tình hình thực hiện công việc của tất cả các thành viên trong phòng ban, kịp thời hỗ trợ, xử lý vấn đề phát sinh, làm báo cáo, chủ động lên kế hoạch họp với ban lãnh đạo về chiến lược hoàn thiện các kế hoạch, chiến dịch kinh doanh. Triển khai kế hoạch tới từng nhân viên trong phòng, ký duyệt các giấy tờ liên quan
Công tác viên kinh doanh: tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, phát triển quan hệ khách hàng, giới thiệu và trình bày về các dịch vụ của công ty, kết nối khách hàng với công ty, hỗ trợ chuyên viên kinh doanh khi cần thiết.
Chuyên viên quan hệ khách hàng trong nước: Tìm kiếm khách hàng là các doanh nghiệp, Fowarder trong nước. tư vấn giới thiệu và báo giá sản phẩm, dịch vụ của công ty,tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ logistics tùy từng điều kiện giao nhận hàng hóa (Incorterm). Cập nhật các tin tức trong nước, nắm bắt nhu cầu của thị trường để đưa ra phương án sale phù hợp, bên cạnh đó đánh giá các đối thủ cạnh tranh trực tiếp, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức kỹ năng để đưa ra những offer chất lượng tới khách hàng.
Chuyên viên quan hệ khách hàng quốc tế: Tìm kiếm khách hàng là các doanh nghiệp quốc tế theo từng quốc gia và vùng lãnh thổ. tư vấn giới thiệu và báo giá sản phẩm, dịch vụ của công ty,tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ logistics tùy từng điều kiện giao nhận hàng hóa (Incorterm). Cũng như chuyên viên khách hàng trong nước, chuyên viên khách hàng quốc tế cần tìm hiểu về văn hóa, biến động về từng thị trường cụ thể mà mình phụ trách, nắm được nhu cầu và đưa ra offer hợp lý cho khách hàng nước ngoài.
2.2.2. Quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại công ty cổ phần Bull Lines
Quy trình hàng xuất:
Bước 1: Check giá, báo giá, xác nhận lô hàng
Bước 2: Xác nhận giá, lấy booking hãng tàu
Bước 3: Gửi booking, làm file hướng dẫn
Bước 5: Mở file gồm các chi tiết lô hàng
Bước 6: Phát hành bill, xác nhận ETD
Bước 7: Thanh toán cho nhà cung cấp
Bước 8: Làm và gửi Debit note cho khách hàng
Bước 9: Gửi bill cho khách hàng
Bước 11: Lưu file
Bước 12: Hóa đơn
Bước 13: Theo dõi công nợ, xử lý phát sinh sau ETD Quy trình hàng nhập:
Bước 1: Xác nhận chứng từ
Bước 2: Mở JOB FILE gồm các thông tin chi tiết lô hàng Bước 3: Liên hệ khách hàng Việt Nam, làm file hướng dẫn Bước 4: Khai báo hải quan
Bước 5: Thanh toán
Bước 6: Hoàn thiện bộ chứng từ
Bước 7: Xử lý hải quan, trucking và các thủ tục khác nếu cần Bước 8: Hóa đơn, giải quyết phát sinh
2.2.3. Tình hình phát triển dịch vụ logistics tại công ty cổ phần Bull Lines nhữngnăm gần đây năm gần đây
2.2.3.1. Thực trạng lập kế hoạch phát triển dịch vụ logistics Phân tích môi trường
+ Phân tích môi trường bên ngoài
Thời đại công nghệ 4.0, tự động hóa đang là xu hướng làm thay đổi thói quen mua sắm của con người cũng như hoạt động logistics phục vụ sản xuất, phân phối và tiêu dùng. Với các cải cách mang tính đột phá của chính phủ, dịch vụ công trực tuyến ngày càng đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó sự phát triển của thương mai điện tử, ngành logistics có tiềm năng phát triển hơn bao giờ hết, hàng hóa được rao bán trên các nền tảng thương mại điện tử và về tay người tiêu dùng trong thời gian ngắn, điều đó khẳng định hệ thống giao hàng xuyên suốt, rộng khắp, chuỗi logistics liên ngành và xuyên biên giới ngày càng phát triển.
Thị trường logistics thế giới với những tiếng bộ khoa học công nghệ, xu hướng toàn cầu hóa, đổi mới hệ thống pháp luật và liên kết giữa thành viên trong chuỗi cung ứng đang định hình lại ngành logistics thế giới theo hướng hiện đại và tích hợp. Theo báo cáo của Ngân hàng thế giới (World Bank) năm 2018 thì quy mô thị trường logistics đạt khoảng 4,3 nghìn tỷ USD. Cũng theo báo cáo của World Bank năm 2018, chỉ số hoạt động logistics của nước ta (LPI) đứng thứ 39 trên 169 nước tham gia nghiên cứu, tăng 25 bậc so với 2016 và đứng thứ 3 trong ASEAN.
Thương mại toàn cầu càng ngày trở nên khó dự đoán hơn, với tác động đan xen của các hiệp định thương mại tự do và các rào cản thương mại, bất lợi mâu thuẫn giữa các nước lớn như chiến tranh thương mai Mỹ - Trung… khiến nhiều chủ hàng và các DN logistics phải liên tục điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Sự bùng nổ của các nền tảng thương mại điện tử toàn cầu như Alibaba, Amazon, e-Bay… đã cho phép nhiều DN nhỏ và vừa tại các thị trường mới nổi có thể tiếp cận khách hàng trên toàn thế giới và vùng lãnh thổ bằng việc mở rộng kênh tiếp thị, hệ thống phân phối và logistics xuyên biên giới của họ. Bên cạnh đó, rất nhiều công ty đa quốc gia đang dần chuyển sang kế hoạch đầu tư phát triển mạng lưới logistics ở các thị trường mới nổi, họ tận
dụng mức tăng chi tiêu của người tiêu dùng, nguồn lực tại chỗ và đáp ứng đúng thị hiếu người dân.
Nhận thấy rằng, ban lãnh đạo Bull Lines đã đánh giá khá chính xác, đầy đủ về cơ hội cũng như thách thức của thị trường logistics trong giai đoạn vừa qua, tuy nhiên còn nhiều thách thức mà ban lãnh đạo còn chưa nêu ra được như các thách thức về môi trường pháp lý, chính trị, kinh tế, nhà cung cấp dịch vụ đơn lẻ, thị trường nội địa, đối thủ cạnh tranh trong nước và quốc tế…
+ Phân tích môi trường bên trong
Xác định mục tiêu
Với tầm nhìn phát triển giai đoạn 2016-2020 cùng những phân tích đánh giá môi trường trường giai đoạn trước đây, công ty Bull Lines đã đặt ra các mục tiêu cụ thể cho giai đoạn 2017-2019 như sau:
+ Mục tiêu về doanh số và lợi nhuận
Dựa vào kết quả kinh doanh trong năm 2016 là khá khả quan, mặc dù là năm đầu tiên công ty đi vào hoạt động nhưng doanh thu đã đạt trên 10 tỷ VND. Tuy lợi nhuận cả năm 2016 vẫn đang là âm 0,5 tỷ đồng nhưng cuối năm 2016 công ty đã đi vào hoạt động ổn định hơn, 3 tháng cuối năm lợi nhuận đã đạt hơn 200 triệu đồng. Do đó, ban lãnh đạo Bull Lines đã xây dựng mục tiêu về doanh số - lợi nhuận cho giai đoạn 2017-2019 như sau:
Bảng 2.3. Bảng mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận của Công ty cổ phần Bull Lines giai đoạn 2017-2019.
(Đơn vị: Tỉ VND)
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Doanh thu 20 23 26
Lợi nhuận 1.6 1,8 2.2
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Qua bảng kế hoạch có thể thấy công ty chưa xây dựng mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận cho từng loại hình dịch vụ logistics, gây ra khó khăn cho bộ máy tiếp nhận thực hiện kế hoạch đã đề ra. Các cá nhân, thành viên trong công ty không thể
biết được mục tiêu kế hoạch bản thân để cố gắng phấn đấu, hoàn thành chỉ tiêu, làm giảm đi động lực làm việc của họ
+ Mục tiêu về phát triển khách hàng trung thành, khách hàng mới
Theo báo cáo của phòng Kế toán - Tài chính tính năm 2016, công ty đã phục vụ, thành công tới 124 khách hàng là các cá nhân hay DN trong nước và quốc tế, trong đó hầu hết là ở thị trường quốc tế. Trong số đó, khách hàng trung thành hay khách hàng có đơn hàng thứ hai là 30 khách chiếm 24,19% nhưng chiếm tới gần 33% tổng doanh số. Công ty có định hướng tập trung phát triển khách hàng mới, bên cạnh đó thì sẽ chú trọng duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng trung thành, luôn có những chính sách ưu đãi về giá, công nợ hướng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài, tăng tỷ trọng khách hàng trung thành cao hơn.
Bảng 2.4. Bảng mục tiêu về phát triển khách hàng trung thành và khách hàng mới của Công ty cổ phần Bull Lines giai đoạn 2017-2019.
Chỉ tiêu Hạng mục 2017 2018 2019 Khách hàng trung thành Số lượng 50 80 120 Tỷ trọng doanh thu 33% 39,6% 44,12% Khách hàng mới Số lượng 102 122 152 Tỷ trọng doanh thu 67% 60,4% 55,88%
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) Xác định các giải pháp và nguồn lực thực hiện.
Để thực hiện được các mục tiêu, kế hoạch nêu trên, công ty đã đề ra các giải pháp sau:
Bảng 2.5: Các giải pháp thực hiện mục tiêu của Công ty cổ phần Bull Lines giai đoạn 2017-2019.
ST T
Nhóm giải
pháp Giải pháp chi tiết Thực hiện
1
Nhóm giải pháp về kinh doanh
Liên tục cập nhật các khách hàng tiềm năng từ các nguồn như các hiệp hội vận tải, hiệp hội Logistics quốc tế
-Phòng Kinh doanh Nắm bắt xu thế thị trường, tìm
kiếm các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ mới
-Phòng Kinh doanh Quan tâm, chăm sóc phục vụ
khách hàng cũ chu đáo -Phòng Kinh doanh Không ngừng đổi mới phương
thức quảng cáo, tiếp thị, tìm kiếm khách hàng mới
-Phòng Marketing, thiết kế, NCSP
Thanh toán, thu hồi, xử lý công nợ. -Phòng Kinh doanh -Phòng TC-KT 2 Nhóm giải pháp về quản trị điều hành
Phổ biến kế hoạch, mục tiêu cho các phòng ban, đội nhóm thực hiện
-Ban lãnh đạo
-Trưởng phòng Kinh doanh
Theo dõi, giám sát, hỗ trợ các bộ phận khi có vấn đề phát sinh, kịp thời xử lý sự cố, đưa ra các giải pháp, phương án phù hợp
-Ban lãnh đạo
-Trưởng phòng Kinh doanh
Tiếp nhận các ý kiến, cầu tiến sửa đổi, động viên khích lệ kịp thời
-Ban lãnh đạo
-Trưởng phòng Kinh doanh
Phân chia trách nhiệm riêng biệt cho các phòng ban
-Ban lãnh đạo
-Trưởng phòng Kinh doanh
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Ứng với quy trình cung ứng dịch vụ, ban quản lý đã xây dựng hai nhóm giải pháp chính là giải phap về kinh doanh và giải pháp về quản trị điều hành. Các nhóm
giải pháp tương đối hợp lý tuy nhiên vẫn còn có sự chồng chéo vai trò của người thực hiện, trách nhiệm thực hiện của các phòng ban, bộ phận trong công ty.
2.2.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển dịch vụ logistics Về phổ biến kế hoạch phát triển dịch vụ logistics
Hàng tuần, đều có các buổi họp diễn ra vào đầu tuần và cuối tuần nhằm thông báo, phổ biến kế hoạch trong tuần cũng như báo cáo, tổng kết lại kết quả làm việc. Ban quản lý đã làm khá tốt trong công tác truyền thông, tuy nhiên mục tiêu, kế hoạch chưa đi vào chi tiết cho từng các nhân, nhân viên trong các phòng ban. Mỗi nhân viên xây dựng bảng KPI cho bản thân, tự đánh giá kết quả làm việc nên đảm bảo tính khả quan, công bằng.
Về tập huấn kỹ năng cần thiết
Công ty bắt triển khai nhiều hơn kế hoạch đào tạo cho đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, thực tập sinh; luôn khuyến khích mọi người đổi mới, sáng tạo nội dung, cách thức sale mới. Tuy nhiên, quy trình tập huấn chưa đạt hiệu quả, chủ yếu là hình thức chia sẻ kinh nghiệm từ người đi trước, dẫn tới việc nhân viên chỉ học hỏi được một số kỹ năng nhỏ lẻ, rời rạc…
Về thực hiện quy trình làm hàng (cung cấp dịch vụ logistics)
Đối với ngành dịch vụ logistics nói chung, luôn có các bước cần thiết để thực hiện quy trình làm hàng, cung ứng dịch vụ. Bull Lines đã xây dựng qui trình làm hàng xuất khẩu và nhập khẩu như sơ đồ 2.2.2
Thực tế cho thấy, đã có những lỗ hổng trong việc thực hiện quy trình làm hàng. Các bước đầu tiên trong quy trình là bước “chuẩn bị”, “tìm kiếm khách hàng tiềm năng” chưa được chú trọng, điều đó dẫn tới việc thực hiện các bước sau chưa đạt hiệu quả cao như mong đợi.
Thông qua kết quả thực tế, đa số các con số chỉ tiêu kế hoạch mà công ty đề ra từ đầu đều không đạt được, ngoại từ chỉ tiêu về phát triển khách hàng mới.
Bảng 2.6. Kết quả đạt được thực tế so với chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
(Đơn vị doanh thu, lợi nhuận:Tỉ VNĐ)
ST T Chỉ tiêu 2017 2018 2019 1 Doanh thu Thực tế 18,99 19,43 24,04 Kế hoạch 20 23 26 Tỷ trọng 94,95% 84,48% 92,46% 2 Lợi nhuận Thực tế 1,47 1,58 1,91 Kế hoạch 1.6 1,8 2.2 Tỷ trọng 91,87% 87,78% 86,82% 3 Số lượng khách hàng trung thành Thực tế 42 63 98 Kế hoạch 50 80 120 Tỷ trọng 84% 78,75% 81,67% 4 Tỷ trọng doanh thu khách hàng trung thành Thực tế 29,4% 33,3% 39% Kế hoạch 32,9% 39,6% 44.12% Tỷ trọng 89,36% 84,09% 88,39% 5 Số lượng khách hàng mới Thực tế 105 130 170 Kế hoạch 102 122 152 Tỷ trọng 102,94% 106,56% 111,84% 7 Tỷ trọng doanh thu khách hàng mới Thực tế 70,6% 63,7% 61% Kế hoạch 67,1% 60,4% 55,88% Tỷ trọng 105,22% 105,46% 109,16% (Nguồn: Phòng KT - TC) Về sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Mặc dù có sự trồng chéo vai trò, trách nhiệm của các bộ phận, tuy nhiên các cá nhân luôn phối hợp, hỗ trợ nhau trong công việc. Khi có vấn đề phát sinh của một lô hàng, trưởng phòng trực tiếp đưa ra những phương án cho nhân viên phụ trách lô hàng đó.
Về tạo động lực
Ban quản lý đã làm rất tốt phần này, luôn có cơ chế thưởng hàng tháng, chia lợi nhuận (profit) hấp dẫn cho nhân viên có thành tích tốt. Với phương châm lấy con người làm trung tâm, công ty luôn tạo điều kiện để nhân viên phát huy tốt đa những điểm mạnh, hỗ trợ các chi phí như đi lại, tiếp khách, xăng xe, điện thoại…
Bảng 2.7. Cơ chế thưởng hàng tháng theo lợi nhuận (profit) cho nhân viên phòng kinh doanh
Mức Profit 0-50 triệu 50-100 triệu Trên 100 triệu Mức thưởng/
profit 20% 25% 30%
( Nguồn: Phòng KT-TC)
Bảng 2.8. Mức thưởng năm cho team và cá nhân đạt doanh số cao nhất
(Đơn vị: Triệu VNĐ) Năm 2017 2018 2019 Team có doanh số cao nhất 20 25 30 Cá nhân team 1 có thành tích xuất sắc 10 12 15 Cá nhân team 2 có thành tích xuất sắc 8 10 12 Tổng thưởng 38 47 57
Về giải quyết xung đột
Với cách phân chia công việc tới từng cá nhân riêng biệt nên rất ít có xung đột trong quá trình làm việc. Tuy nhiên do đặc thù công việc xử lý những lô hàng có giá trị kinh tế lớn nên khi xảy ra vấn đề sẽ mất nhiều chi phí để sửa sai, thực tế cho thấy các quyết định sửa sai đưa ra còn chậm trễ, chưa có tính quyết liệt, dẫn tới thiệt hại cho tất cả các bên liên quan.
Chủ thể kiểm soát: Ban giám đốc công ty, trưởng phòng KD, trưởng phòng KT - TC và các nhóm trưởng có chức năng kiểm soát việc phát triển dịch vụ logistics
Đối tượng kiểm soát: là qui trình cung ứng dịch vụ logistics (làm hàng) và kết quả làm hàng của phòng kinh doanh.
Hiện nay, Bull Lines chưa xây dựng bộ quy chuẩn đánh giá, đo lường hiệu suất cung ứng dịch vụ dẫn tới quá trình giám sát gặp nhiều khó khan. Quy trình kiểm soát thông thường là các nhân viên sales sẽ gắn thẻ cấp trên vào các mail giao dịch với khách hàng, cấp trên kiểm soát và hỗ trợ nhân viên sales kịp thời khi nhận thấy có sai lệch trong các báo giá, hay thủ tục hải quan…Vào mỗi sáng thứ 7 hàng tuần luôn có 1 cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh, doanh thu, công nợ, các hỏi giá, số lượng khách hàng mới cập nhật và nhân viên sales tự đánh giá thông qua bảng KPI. Từ đó ban quản lý nắm bắt tình hình, đưa ra những điều chỉnh, chỉ đạo kịp thời.
Biên cạnh việc kiểm soát thông qua các báo cáo kết quả kinh doanh thì ban