1.1 .Cách tiếp cận hướng đối tượng
2.2. Công tác quản lý CSVC trong Trung tâm GDTX tỉnh Hải Dương
CSVC gồm các CSVC cố định hữu hình và CSVC cố định vô hình (dễ sửa mau hỏng, các CSVC phục vụ việc dạy và học) có ý nghĩa, vai trò quan trọng; nó là điều kiện cơ bản để hoàn thiện các chương trình, các mục tiêu của trường học. CSVC là những tư liệu có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Khi được đưa vào sử dụng,
CSVC bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí đào tạo, kinh doanh. Hiện nay trong các trường học, cơ sở vật chất ngày càng nhiều, việc quản lý CSVC đã gặp không ít khó khăn bằng cách quản lý thông thường. Việc tin học hoá công tác quản lý CSVC là khả thi và hết sức cần thiết. Nắm vững được CSVC trong trường, các đơn vị sẽ có mức điều chỉnh, đầu tư hợp lý để đảm bảo công việc đào tạo được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Trung tâm GDTX tỉnh Hải Dương quản lý CSVC theo chế độ quản lý cơ sở vật chất trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
2.2.1. Phân loại CSVC
2.2.1.1. CSVC cố định hữu hình:
a. Nhà cửa, vật kiến trúc:
- Nhà: Nhà làm việc, nhà kho, nhà hội trường, nhà tập và thi đấu thể thao, nhà xưởng, giảng đường, ký túc xá, trạm xá, nhà khách, nhà ở, nhà khác, ...
- Vật kiến trúc: Sân chơi, sân phơi, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đường xá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bể bơi, tượng đài, tường rào bao quanh,...
b. Máy móc, thiết bị:
- Máy móc, thiết bị văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy huỷ tài liệu, máy đun nước, thiết bị lọc nước, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy điều hoà không khí, tủ lạnh, tủ đá, máy giặt, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin dữ liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bộ bàn ghế, tủ, két sắt,...
- Máy móc thiết bị dùng cho công tác chuyên môn: Máy công cụ, máy móc thiết bị đo lường phân tích, máy móc thiết bị thí nghiệm,...
c. Phương tiện vận tải, truyền dẫn:
- Phương tiện vận tải đường bộ (xe ô tô, xe mô tô, xe gắn máy, phương tiện vận tải đường bộ khác), ...
- Phương tiện truyền dẫn: Hệ thống dây điện thoại, tổng đài điện thoại, phương tiện truyền dẫn điện,...
d. Thiết bị, dụng cụ quản lý: Bàn, ghế, tủ, giá kệ đựng tài liệu,...
e. Súc vật làm việc, súc vật nuôi phục vụ nghiên cứu, cây lâu năm, vườn cây cảnh, cây ăn quả, hòn non bộ.
f. CSVC đặc biệt: Sách, ... g. CSVC cố định khác.
2.2.1.2.CSVC cố định vô hình
a. Giá trị quyền sử dụng đất;
b. Giá trị bằng phát minh sáng chế, đề tài khoa học;
c. Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích; d. Giá trị phần mềm máy vi tính;
2.2.2. Sơ đồ tổ chức quản lý CSVC
Hình 42. Sơ đồ tổ chức quản lý CSVC
Nhận thấy rằng, CSVC ở Trung tâm được quản lý chưa tập trung. Bài toán đặt ra là cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý CSVC một cách thống nhất và tập trung, phân quyền từng đối tượng mà vẫn đảm bảo chức năng, vai trò của từng bộ phận.
Khi một giảng viên của trường liên kết đến giảng dạy tại Trung tâm: đầu tiên giảng viên của trường liên kết và giáo viên phụ trách lớp ở Trung tâm liên lạc với nhau qua điện thoại để biết kế hoạch giảng dạy cụ thể cũng như hướng dẫn cho giảng viên các trường tìm đến đúng địa chỉ của Trung tâm.
Sau khi liên hệ xong, nếu không có gì thay đổi trước ngày giảng viên trên trường về dạy, giáo viên chủ nhiệm ở Trung tâm sẽ báo cho bộ phận quản lý nhà khách biết về thời gian giảng viên về dạy ở Trung tâm để nhà khách chuẩn bị phòng. Nếu giảng viên đến trong giờ hành chính thì việc đầu tiên là qua phòng Bảo vệ ở cổng để xuất trình và được nhân viên ở đấy hướng dẫn đến nhà khách để nhận phòng ở cho đợt dạy của mình. Nếu ngoài giờ hành chính thì bảo vệ sẽ đưa chìa khóa phòng ở cho giảng viên và hướng dẫn thầy, cô đến đúng phòng ở của mình.
Các thầy cô về dạy sẽ đăng ký thời gian ở tại Trung tâm với bộ phận nhà khách. Nhà khách có trách nhiệm bố trí phòng ở hợp lý cho các thầy cô phụ thuộc vào điều
QUẢN LÝ CSVC CHUNG
PHÒNG GIÁO VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH – TÀI VỤ
- Thư viện - Bộ phận Hành chính:
+ QL phòng học; QL nhà khách; Bảo vệ; QL Ký túc xá; Điện, nước - Tài vụ:
+ Kế toán CSVC
PHÒNG NGOẠI NGỮ - TIN HỌC PHÒNG ĐÀO TẠO NGẮN HẠN
- Tự quản CSVC phòng mình (phòng QL chuyên môn 1 và 2 cũng thế)
- Bộ phận kỹ thuật: QL loa, đài, phòng máy, máy chiếu, chìa khóa loa, mic...
kiện và tình hình thời điểm đó cho phép.
Khi một học viên đến học tại Trung tâm, họ xem sơ đồ phòng học tại bảng sơ đồ phòng học của trường rồi tìm đến phòng học của mình hôm đó (Bộ phận xếp phòng hàng ngày xếp phòng học cho các lớp dựa vào thời khóa biểu học tập của các lớp do các phòng quản lý lớp đó đưa cho vào đầu tuần hoặc có cập nhật thay đổi báo thêm, bớt hàng ngày). Trong buổi học lớp phải tự quản trang, thiết bị trong lớp của mình, sai, hỏng, mất mát tùy mức độ, bộ phận quản lý phòng học sẽ kiểm tra và xử lý sau khi lớp hết buổi học hoặc đột xuất xảy ra báo cho quản lý. Ngoài ra, còn chú ý tắt điện, quạt sau mỗi buổi học để tránh lãng phí (sẽ bị phạt nếu quên). Những điều này giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm phải phổ biến cho học sinh, sinh viên ngay từ buổi học nội quy, quy chế đầu tiên.
Học viên đến học tập tại đây còn được mượn sách, báo phục vụ học tập tại Thư viện; được đăng ký ở trọ tại ký túc xá.
Tổ kỹ thuật có trách nhiệm quản lý phòng máy, loa, đài. Theo dõi tình trạng sử dụng của các tài sản, thiết bị này.
Khi một tài sản, thiết bị mới được mua về, CSVC đó được bàn giao cho QL CSVC chung để thêm vào danh mục đã có của CSVC, từ đó QL chung sẽ quyết định xem CSVC đó được sử dụng, quản lý trực tiếp của phòng ban (tổ) nào.
Khi một CSVC sắp đến thời gian thanh lý thì lập phiếu chờ thanh lý và khi hết khấu hao thì lập phiếu thanh lý. Kế toán CSVC có trách nhiệm theo dõi CSVC về mặt tuổi thọ (tính khấu hao) hàng năm để từ đó cùng QL chung đề xuất mua mới hay thanh lý CSVC
Cuối năm học (tháng 12 hàng năm) các phòng ban, bộ phận tiến hành kiểm kê lại CSVC của bộ phận mình, đối chiếu với bảng kiểm kê CSVC năm trước để biết tình trạng sử dụng CSVC trong năm, đồng thời có kế hoạch đề xuất với Ban Giám đốc thanh lý hay mua thêm CSVC mới.
2.2.3. Yêu cầu và hạn chế về công tác quản lý CSVC
Công tác quản lý cơ sở vật chất cần quản lý được đến từng CSVC. Tại một thời điểm bất kỳ, toàn bộ các thông tin về CSVC cần được nắm rõ. Những thông tin ấy gồm:
a. CSVC đang ở địa điểm nào.
b. CSVC đang được phòng nào, bộ phận nào sử dụng. c. Tình trạng CSVC.
d. Công suất, diện tích hay đặc tính kỹ thuật của CSVC. e. Nguyên giá và giá trị còn lại.
Những yêu cầu chính về quản lý: a. Quản lý theo nhóm CSVC. b. Quản lý theo bộ phận sử dụng. c. Quản lý theo địa điểm sử dụng.
d. Các quản lý đặc thù khác.
e. Tìm kiếm, liệt kê theo các thông tin đầu vào của CSVC.
Yêu cầu về công tác Kế toán CSVC
Công tác kế toán CSVC cần phản ánh được giá trị hiện có, tình hình biến động các loại CSVC cố định theo chỉ tiêu nguyên giá và giá trị đã hao mòn, phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm. Công tác kế toán đòi hỏi thoả mãn các yêu cầu sau:
a. Cần phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của cơ sở vật chất gồm: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại.
b. Loại tài khoản kế toán của cơ sở vật chất phản ánh nguyên giá và giá trị hao mòn của toàn bộ CSVC hiện có thuộc sở hữu của đơn vị hình thành từ các nguồn vốn khác nhau.
c. Cần thực hiện các báo cáo kế toán- thống kê và phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp chỉ tiêu của Nhà nước.
d. Phản ánh tình hình hiện có và tăng, giảm theo nguyên giá và theo số thực tế phát sinh.
Hạn chế:
- Trong quá trình quản lý cơ sở vật chất trong Trung tâm công việc được thực hiện chủ yếu bằng thủ công, như tính toán giá trị khấu hao, tổng hợp số liệu;
- Công việc việc quản lý còn bị trùng lắp giữa kế toán CSVC và quản lý CSVC (Song song hai hệ thống sổ sách) do đó dữ liệu còn có những sai lệch khi có sự dịch chuyển CSVC;
- Các thông tin khác liên quan đến CSVC, CSVC cập nhật còn chưa kịp thời, khi tra cứu còn rất mất thời gian;
- Quản lý CSVC, CSVC còn thủ công do đó có những lỗi nhầm lẫn, sai sót (do số lượng cũng như chủng loại CSVC, CSVC ngày càng lớn);
- Công việc lập các báo cáo theo mẫu của Bộ GD và ĐT, Bộ Tài chính chưa được tự động hoá do đó mất nhiều thời gian và độ chính xác còn hạn chế;
- Công tác lưu trữ hồ sơ CSVC, CSVC chưa khoa học, thiếu thống nhất do đó ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả của công tác quản lý trong các hoạt động của Trung tâm.