CHƯƠNG 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DỊCH VỤ WEB VÀ EMAIL
5.2. DỊCH VỤ THƯ ĐIỆN TỬ
Muốn sử dụng được thư tín điện tử người sử dụng phải được nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho một địa chỉ hộp thư (Account) để sử dụng email. có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư tín điện tử, nhưng trong tài liệu này đề cập đến hệ thống thư tín điện tử của google là một trong các dịch vụ đang phổ nhất hiện nay.
Khi một người đã được cấp một địa chỉ email thì có thể nhận thư điện tử tại bất kỳ đâu và gửi thư điện tử đến bất cứ nơi nào trên thế giới.
Khi người sử dụng gửi một thông điệp đến một người sử dụng khác, hệ thống không chuyển trực tiếp mà thông điệp đó được chuyển đến và lưu lại trên hệ thống các máy chủ quản lý thư (Mail Server) đến khi người nhận đăng nhập vào hệ thống máy chủ quản lý thư thì máy chủ quản lý thư mới chuyển thư đó đến người nhận.
Trước khi gửi và nhận thư, người sử dụng phải đăng ký dịch vụ thông qua địa chỉ: https://accounts.google.com/
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
251
Hình 304: Đăng ký và đăng nhập một tài khoản của google
Gửi thư:
Sau khi đăng nhập Account, sẽ xuất hiện màn hình sau:
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
252 Bấm nút Soạn | xuất hiện giao diện Thư mới sau:
Hình 306: Đăng ký và đăng nhập một tài khoản của google
+ Người nhận: Nhập vào địa chỉ email cần gửi tới. lưu ý địa chỉ phải gõ đầy đủ và chính xác, thông thường địa chỉ email không chứa dấu cách. Có thể gửi đồng thời tới nhiều địa chỉ, mỗi địa chỉ phân biệt nhau một dấu chấm phẩy (,).
+ Chủ đề: nhập vào chủ đề thư (nên viết vắn tắt đầy đủ ý để người nhận có thể hiểu được nội dung của thư, dòng này chỉ ên gõ chữ Việt không dấu để tránh việc mã hoá người nhận rất khó hiểu; ví dụ: Bao cao cong tac thang 10 có nghĩa là Báo cáo công tác tháng 10).
+ Toàn bộ khung bên dưới dùng để gõ nội dung trao đổi. Tuy nhiên khung này chỉ nên để gõ những thông tin ngắn mang tính thông báo sự kiện, sự việc chứ không dùng để gõ văn bản báo cáo, nếu để gõ văn bản báo cáo vừa khó trình bày vừa tốn thời gian truy nhập Internet.
+ Ký hiệu : Để đính kèm tài liệu. Bấm nút Gửi để gửi thư đi
Lưu ý: khi gửi thư mà máy vẫn lưu lại trên mục Thư đã gửi cần để truy vết, hoặc sử dụng lại sau
này.
Nhận và trả lời thư
Khi máy tính kết nối vào Internet, thông thường thì thư gửi đi và đến sẽ lưu trữ vào một Server nào đó, cho đến khi người nhận mở Account thì thư tự động truyền về.
Khi thư nhận về sẽ có danh sách nằm trên mục Chưa đọc các thư chưa đọc có chữ đậm như hình minh hoạ dưới:
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
253
Hình 307: Hộp thư đến và phần Chưa đọc
Muốn đọc thư nào thì nháy kép chuột vào thư đó trên danh sách màn hình xuất hiện:
Hình 308: Mở một thư
Đối với thư có file đính kèm có thể mở trực tiếp file đính kèm hoặc có thể lưu lại. Để mở trực tiếp file đính kèm thì nháy kép chuột vào tên file cần mở (lưu ý phải có chương trình tương ứng tạo ra file đó mới mở được file). Để lưu lại có thể lưu lại từng file đính kèm hay lưu lại tất cả file đính kèm:
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
254
Một vài lưu ý khi gửi và nhận thư
Khi nhận một thư đến mà không rõ địa chỉ người gửi, không hiểu nội dung thì nên xóa hẳn thư ra khỏi hệ thống.
Trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc sử dụng một chương trình nén và giải nén dữ liệu đã dược cài dặt trên máy tính (nếu máy tính chưa được cài phần mềm này thì đơn vị yêu cầu nhà cung cấp thiết bị cài đặt) với các thao tác tắt đơn giản để thực hiện việc nén và giải nén file đính kèm.