Truy cập Ribbon bằng bàn phím
Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tưởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp <ALT+ký tự đại diện> vì không có các ký gạch chân như các phiên bản trước. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím.
Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, bạn chỉ cần nhấn phím trên bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển trong thanh Ribbon.
Hình 192: Hiện thị các phím tắt trong Excel 2010
Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, bạn hãy nhấn nhấn tổ hợp phím <ALT + ký tự đại diện của nhóm lệnh>. Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký tự đại diện là P) <ALT+P>.
Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển bằng các phím mũi tên đến lệnh đó và nhấn phím Enter hay dùng <ALT + Ký tự đại diện cho nút lệnh>.
Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím
ESC. Phím tắt Phím tắt
Đôi lúc con chuột của máy tính hơi “dở chứng” và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì danh sách phím tắt dưới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhưng muốn thao tác nhanh hơn:
Phím tắt Ý nghĩa
Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô
Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn Ctrl+Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng
Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự
Home Chuyển về đầu dòng
Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
151
Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải vùng chọn
Shift+Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn
Phím tắt Ý nghĩa
= Bắt đầu một công thức
F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn
F3 Dán một tên đã đặt trong công thức
F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở
Shift+F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành Alt+= Chèn công thức AutoSum
Ctrl+; Cập nhật ngày tháng Ctrl+Shift+: Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink
Ctrl+Shift+” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức
Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức
Bảng 21: Các phím tắt cơ bản trong Excel 201x.
Bảng các phím tắt để định dạng dữ liệu
Phím tắt Ý nghĩa
Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General
Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ bản & Môn chung
152 số thập phân
Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập
phân
Ctrl+Shift+& Thêm đường viền ngoài Ctrl+Shift+ - Bỏ đường viền
Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm
Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dưới
Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa
Ctrl+9 Ẩn dòng
Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn
Bảng 22: Các phím tắt dùng để định dạng.
Những lỗi thông dụng khi sử dụng hàm và cách khắc phục trong Excel
Lỗi Giải thích
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy
#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
Bảng 23: Các lỗi trong Excel.