2.3.1. Thực trạng hoạt động tổ chức các sự kiện nội bộ
Hàng năm, để nâng cao tình thần đoàn kết giữa cán bộ công nhân viên, cũng nhƣ nâng cao nghiệp vụ kinh doanh, Công ty đã tổ chức các sự kiện nội bộ. Các sự kiện nội bộ của Công ty thƣờng đƣợc phân bổ theo đơn vị với các phạm vi và quy mô khác nhau nhƣ sau:
a. Sự kiện cấp toàn công ty
Là các sự kiện có sự tham gia của toàn thể CBCVN công ty trên phạm vi toàn quốc, không giới hạn đơn vị, chức danh. Năm 2010, hình thức tổ chức sự kiện này chƣa đƣợc phổ biến và phát huy, số lần tổ chức sự kiện còn hạn chế gồm:
Sự kiện Giao lƣu trực tuyến với Giám đốc Công ty: Đƣợc tổ chức một lần duy nhất vào tháng 3/2010. Đây là sáng kiến mới của Phòng TCHC và Phòng GC-TT nhân dịp năm tài chính mới. Buổi giao lƣu trực tuyến đã đƣợc chuẩn bị công phu và thực hiện qua mạng LAN của công ty. Ban thƣ ký nhận đƣợc hàng trăm câu hỏi của nhiều CBCNV trên toàn quốc gửi về cho Giám đốc. Các câu hỏi tập trung quan tâm đến chiến lƣợc phát triển của công ty, văn hóa doanh nghiệp của công ty, định hƣớng phát triển thị trƣờng của công ty trong năm mới, chính sách đãi ngộ dành cho CBCNV….Buổi Giao lƣu trực tuyến với Giám đốc Công ty đã thu hút đƣợc sự quan tâm theo dõi của toàn thể CBCNV công ty trên toàn quốc. - Tổ chức cuộc thi VAS TALENT toàn công ty: Cuộc thi đã huy động đƣợc gần 99% CBCNV công ty trên toàn quốc tham gia qua hình thức làm bài thi điện tử. Cuộc thi nhằm khơi dậy tinh thần học hỏi, rèn luyện của CBCNV và hƣớng tới khách hàng. Vòng sơ khảo cuộc thi đƣợc tổ chức toàn bộ qua mạng LAN công ty. Vòng chung khảo tổ chức thi trực tiếp và đối mặt tại trụ sở công ty. cuộc thi đã đƣợc toàn thể cán bộ công nhân viên hƣởng ứng ngay từ vòng thi online. Số lƣợng ngƣời tham gia: 2888 cán bộ
công nhân viên và đối tác MobiFone tham gia vòng thi online và có 24 thí sinh xuất sắc nhất đƣợc lựa chọn vào vòng thi chung kết.
Hình 2.7: Hình ảnh TGĐ Công ty trao giải cho Trung tâm DVGTGT
- Giải nhất cuộc thi VAS TALENT 2012
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Cuộc thi đã thể hiện sự hiểu biết và nhanh nhạy của cán bộ công nhân viên trong việc tìm hiểu các dịch vụ giá trị gia tăng hiện tại của MobiFone, đồng thời thể hiện đƣợc tinh thần đoàn kết và sáng tạo của nhân viên MobiFone. Hội thị cũng đƣợc coi là một hoạt động truyền thông nội bộ giúp cán bộ công nhân viên nâng cao hiểu biết về sản phẩm dịch vụ và tạo cơ hội giao lƣu giữa các thành viên các trung tâm và văn phòng công ty. Kết quả cuộc thi bao gồm:
Bảng 2.1: Kết quả vòng thi online và trực tiếp các đơn vị thuộc Mobifone Vòng thi online
Giải nhất đồng đôi Trung tâm dịch vụ giá trị gia tăng Giải nhất cá nhân Trần Thị Hải Hằng – Trung tâm II 10 giải nhì Nhân viên và đối tác Trung tâm II 30 giải ba Các trung tâm và văn phòng công ty 70 giải khuyến khích Các trung tâm và văn phòng công ty
Vòng thi trực tiếp
Giải nhất Trung tâm dịch vụ giá trị gia tăng
Giải nhì Trung tâm II
Giải ba Văn phòng Công ty và trung tâm III
Khuyến khích Trung tâm tính cƣớc và thanh khoản, trung tam I, V, IV
Cá nhân xuất sắc nhất 2 nhân viên trung tâm II và 1 nhân viên trung tâm VAS
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
- Tổ chức các chƣơng trình của Công đoàn, đoàn thanh niên toàn công ty: Đây là các hoạt động định kỳ của công đoàn và đoàn thanh niên nhằm tập huấn công tác phong trào cho cán bộ công đoàn và đoàn thanh niên. Đối tƣợng tham gia các sự kiện này thƣờng đƣợc chọn lọc và hạn chế, không mang tính phổ biến và tầm ảnh hƣởng không rộng rãi nhƣ hai sự kiện trên.
- Tổ chức Hội thao, Hội diễn văn nghệ: Hội thao và Hội diễn văn nghệ cấp toàn công ty thƣờng đƣợc tổ chức vào thời điểm chào mừng ngày thành lập công ty. Đối tƣợng tham gia Hội thao, Hội diễn đƣợc chọn lọc nên mặc dù quy mô tổ chức rộng rãi nhƣng chƣa thu hút đƣợc sự quan tâm của toàn thể CBCNV công ty. Đầu năm 2010, cuộc thi Miss MobiFone trên
thể CBCNV công ty trên toàn quốc. Đây là cuộc thi qua mạng, không có giới hạn về không gian và thời gian nên nhận đƣợc sự tham gia và hƣởng ứng mạnh mẽ của các thành viên website nội bộ. Toàn thể cán bộ công nhân viên có thể tham gia đăng ảnh lên website và các thành viên sẽ tiến hành vote xem bức ảnh nào đƣợc nhiều ngƣời yêu thích nhất. Trong 3 tuần thực hiện cuộc thi, ban tổ chức đã nhận đƣợc hơn 100 bức ảnh gửi từ các thành viên trong MobiFone và hàng trăm ý kiến bình luận và bình chọn. Kết quả cuộc thi giải nhất đã thuộc về Miss MobiFone Thanh Thanh – nhân viên Trung tâm II.
b. Sự kiện cấp Trung tâm, đơn vị trực thuộc Công ty
- Tổ chức Tiệc cuối năm: Đây là sự kiện truyền thống và đƣợc tổ chức thƣờng niên tại các đơn vị trên toàn công ty. Do đặc thù về vị trí địa lý và tính chất kinh doanh của từng đơn vị mà buổi tiệc cuối năm thƣờng đƣợc tổ chức độc lập từng đơn vị. Đây là cơ hội để Ban lãnh đạo Công ty và đơn vị chia sẻ với toàn bộ CBCNV đơn vị mình những thành công trong SXKD năm qua và vận hội, thách thức trong năm tới. Đây cũng là dịp mà Ban lãnh đạo Công ty, đơn vị tri ân các cộng sự của mình đã lao động vất vả trong năm qua. Mỗi năm, hình thức tổ chức tiệc cuối năm đƣợc đổi mới liên tục và thu hút sự quan tâm, chờ đợi của CBCNV trong công ty.
- Tổ chức Hội thao, hội diễn văn nghệ: Hội thao, hội diễn văn nghệ ở các đơn vị thƣờng đƣợc tổ chức vào dịp chào mừng ngày thành lập đơn vị. Nội dung các hội thao, hội diễn xoay quanh việc phát huy truyền thống văn hóa của công ty, tăng cƣờng tình đoàn kết nội bộ để phấn đấu vƣợt kế hoạch SXKD của công ty.
2.3.2. Thực trạng Pháthành bản tin nội bộ
Từ tháng 8/2009 MobiFone để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ nói chung và để tập hợp các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của toàn công ty, của các trung tâm nói riêng, Công ty Thông tin
di động đã chính thức thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ hàng tháng với tên gọi Bản tin MobiFonenews.
Mục đích của việc Xây dựng và Phát hành Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone nhằm cung cấp cho các cán bộ, công nhân viên MobiFone các thông tin nội bộ của công ty, tin tức ngành trong nƣớc và quốc tế, các định hƣớng chung của công ty và các kế hoạch cần thực hiện trong thời gian tới. Sự phát triển của Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone sẽ gắn kết con ngƣời của MobiFone cùng xây dựng, đóng góp cho MobiFone đi theo định hƣớng chung, đạt đƣợc mục tiêu chung của công ty trong ngắn hạn và dài hạn trên cơ sở xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ đoàn kết, môi trƣờng giao tiếp cởi mở, hòa đồng.
Ngay từ khi mới thực hiện, bản tin nội bộ MobiFone đƣợc ban hành dƣới dạng file PDF và đƣợc gửi cho tất cả nhân viên MobiFone dƣới hình thức gửi thƣ điện tử. Nội dung chính của Bản tin bao gồm: thông điệp của Lãnh đạo trong tháng, tin tức nội bộ của MobiFone: kết quả sản xuất kinh doanh chung và của từng trung tâm, các thông tin khuyến mại, dịch vụ mới của MobiFone trong tháng, các thông tin về thị trƣờng viễn thông Việt Nam và các truyện cƣời, truyện ngắn vui, phóng sự ảnh các sự kiện trong năm của MobiFone. Bản tin nội bộ đã phần nào tập hợp đƣợc các thông tin chung của công ty. Tuy nhiên, do lần đầu tiên thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ nên không tránh khỏi những khó khăn và thiếu xót trong quá trình biên tập và phát hành. Nội dung thông tin còn chung chung, chất lƣợng thiết kế chƣa đƣợc tốt, giới hạn dung lƣợng email khiến cho chất lƣợng bản tin nội bộ gửi đến nhân viên chƣa đƣợc đẹp.
Hình 2.8: Thƣ ngỏ của lãnh đạo công ty
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Để tiến hành triển khai thiết kế và biên tập bản tin nội bộ, Công ty đã thành lập riêng một Ban biên tập Bản tin nội bộ trực thuộc Phòng GC-TT. Bản tin có số lƣợng trang từ 8 trang trở lên (tùy thuộc nội dung tháng nhiều hay ít) đƣợc phân bổ nhƣ sau:
Trang 1: Bao gồm logo, hình ảnh trang trí và thông tin nổi bật nhất của MobiFone trong tháng
Trang 2 và 3: Thông tin hoạt động trong công ty
Chuyên mục này tổng hợp các thông tin hoạt động trong tháng của MobiFone nhƣ các sản phẩm mới, thành tích của MobiFone, các hoạt động khuyến mại, chăm sóc khách hàng, số liệu kinh doanh, các hoạt động xã hội, v.v...
Trang 4: Thông tin thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh
Các tin tức trọng điểm của ngành viễn thông, các tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh của MobiFone, các tin kinh tế đáng chú ý.
Trang 5: Giải pháp công nghệ
Trình bày về công nghệ, về phần mềm, về kinh nghiệm hoặc mô hình phát triển trên thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng.
Trang 6: Bài viết chuyên đề của các chuyên gia nhận định về tình hình kinh tế, thị trƣờng, định hƣớng phát triển ngành viễn thông
Mỗi tháng bản tin điện tử nội bộ sẽ chọn một chủ đề trọng điểm của ngành viễn thông để đƣa ra các phân tích. Các bài trong mục chuyên đề này sẽ đƣợc viết bởi các chuyên gia có uy tín trong ngành.
Trang 7: Bài viết theo chủ đề của nhân viên cơ sở (đƣợc chọn lọc) Bài viết về một nhân viên tiêu biểu của công ty MobiFone (nhân viên tiêu biểu đƣợc bình chọn bởi các cán bộ công nhân viên của MobiFone và đƣợc lãnh đạo MobiFone phê duyệt).
Bài viết theo chủ đề: mỗi tháng, các nhân viên cấp cơ sở sẽ nhận đƣợc một chủ đề chung để tham gia viết bài. Chủ đề đƣợc lựa chọn dựa trên các tiêu chí nhƣ: Mức độ quan tâm chung của mọi ngƣời, tầm ảnh hƣởng của một vấn đề nào đó đến MobiFone hoặc thị trƣờng di động Việt Nam, tính phù hợp theo từng thời điểm,…
Hình 2.9: thiết kế bản tin PDF
(Thư giãn, buôn chuyện và các thông tin khác)
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
hành bản tin nội bộ. Trƣớc hết, để tránh tình trạng vì giới hạn dung lƣợng email làm chất lƣợng bản tin chƣa cao, năm nay ngoài bản tin PDF dạng đầy đủ, dung lƣợng cao (từ 6Mb trở lên), Ban biên tập tiến hành thiết kế Bản tin dạng rút gọn dƣới dạng HTML để toàn thể cán bộ công nhân viên khi nhận đƣợc bản tin sẽ đọc đƣợc những tin chính trong bản tin ngay lập tức. Ngoài ra, MobiFone cũng quyết định thực hiện in ấn phẩm và phân phối tới các trung tâm để cán bộ công nhân viên có thể đọc đƣợc bản in ấn và để lƣu trữ sau này.
Nội dung Bản tin nội bộ năm 2012 đƣợc cải tiến nhƣ sau:
“Thông điệp của tháng”: tập trung viết các mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh của Công ty, các nội dung chỉ đạo, động viên, khuyến khích cán bộ MobiFone của Lãnh đạo Công ty
“Tiêu điểm Mobi”: Tập hợp kết quả sản xuất kinh doanh, tin tức nội bộ, nội dung chƣơng trình khuyến mại, dịch vụ/sản phẩm/tính năng mới của MobiFone
“Màu sắc Mobi”: tập trung phóng sự ảnh, nội dung các hoạt động của Công ty, các Trung tâm và Chi nhánh trên toàn quốc
“Dạo quanh thị trƣờng”: tập hợp tin thị trƣờng nói chung và tin thị trƣờng viễn thông trong tháng
“Góc nhìn toàn cảnh”: tập hợp các bài phân tích và bình luận về một vấn đề, sự kiện viễn thông trong tháng
“Điểm sáng Mobi”: tập hợp bài phân tích, bình luận về một đơn vị, cá nhân xuất sắc của MobiFone do Công ty, Trung tâm hay Chi nhánh đề xuất
“Công sở muôn màu”: là chuyên mục sống đẹp, tâm sự trong nghề, những chuyện vui buồn trong nghề nghiệp
“Café sáng”: tập hợp các bài viết có ích cho cuộc sống, công việc , giới thiệu sách hay
“Giải trí – thƣ giãn”: bao gồm game ô chữ có thƣởng (nội dung xoay quanh các vấn đề của MobiFone), các câu đố vui, truyện cƣời, tranh biếm họa, giới thiệu các địa điểm vui chơi, ăn uống, du lịch.
Tổng số trang bản tin nội bộ tăng lên, trung bình 16 trang/bản tin với dụng lƣợng thiết kế chất lƣợng hơn và rõ nét hơn
Hình 2. 10: Thiết kế bản HTML
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Đặc biệt, với sự thay đổi mạnh mẽ trong định dạng file thiết kế và phát hành bản tin nội bộ, kể từ năm 2010, nhờ có hệ thống kiểm tra Ban biên tập đã có thể đo đếm đƣợc số lƣợng ngƣời mở email, và đọc các tin tức nào, để thông qua đó đánh giá đƣợc hiệu quả của việc ban hành bản tin nội bộ và biết đƣợc các nội dung truyền thông đƣợc mọi ngƣời quan tâm để
cải tiến, hoàn thiện trong các bản tin tiếp theo. Kết quả, sau 2 tháng phát hành bản tin theo hình thức mới trung bình số lƣợt ngƣời đọc tin khoảng 2.000 lƣợt. Tuy đây chƣa phải là số lƣợng thực sự mong đợi, nhƣng với số lƣợng ngƣời đọc tăng lên qua từng tháng đã cho thấy rằng dần dần bản tin nội bộ cũng thu hút đƣợc cán bộ công nhân viên MobiFone và chúng ta cần hƣớng tập trung vào các tin tức MobiFone đặc biệt là các tin tức hoạt động của các Trung tâm.
Bảng 2.2: Kết quả số lƣợt đọc Bản tin nội bộ qua internet trong tháng 10 đến tháng 12/2012 TT Nội dung Tháng 10 Tháng 11 Tổng 1 Thƣ CEO 344 363 707 2 Tin tức MobiFone 568 980 1.548 3 Giải trí 127 53 180 4 game vui 222 222 5 xem Bản Full 252 462 714 Tổng số lƣợt xem 1.291 2.080 3.371
Nguồn: [Theo Số liệu báo cáo nội bộ của Công ty VMS ]
2.3.3. Thực trạng Vận hành website nội bộ
Nhận thấy rằng việc ban hành bản tin nội bộ là chƣa đủ, để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ MobiFone cũng triển khai vận hành website nội bộ.
Năm 2009, website nội bộ MobiFone có địa chỉ tại đƣờng dẫn: www.MobiFonenews.com.vn. Website này có nhiệm vụ chủ yếu là cập
nhật tin bài, thông tin các hoạt động của MobiFone, lƣu giữ các bản tin phát hành hàng tháng và thực hiện diễn đàn giao lƣu giữa các thành viên MobiFone. Tuy nhiên website mới đƣợc thiết kế dƣới dạng đơn giản là một microsite đƣợc hosting bên đối tác vì vậy nên vẫn chƣa gắn kết đƣợc các
tính năng hỗ trợ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhân viên, nên thời gian đầu số lƣợng ngƣời đăng ký thành viên lớn, sau đó cũng ít thành viên thƣơng xuyên truy cập website này.
Để truy cập vào website trƣớc hết thành viên phải đăng ký tài khoản truy cập với địa chỉ email có là @vms.com.vn
Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi về địa chỉ email một đƣờng link xác nhận và từ đó nhân viên có thể truy cập vào website và đọc các thông tin trên website nội bộ.
SITEMAP
Hình .2. 11: Hình ảnh SITEMAP trên Website của Mobifone Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.MobiFonenews.com.vn]
• Trang chủ
• Tin tức
– Tin nội bộ MobiFone – Tin thị trƣờng
– Các bài phân tích chuyên đề
• Bài viết phong trào (nơi hiển thị các bài viết tham gia phong trào của nhân viên
MobiFone, các nhận xét và điểm đánh giá đƣợc cho bởi ngƣời xem web)
• Diễn đàn
– Thông báo của BQT diễn đàn
– Tin liên quan đến phong trào viết bài
– Giải trí (chuyên mục tám, làm quen, giới thiệu địa điểm giải trí, truyện cƣời)
• Gửi bài (nơi nhân viên MobiFone gửi bài viết tham gia phong trào
– Gửi bằng file word (nhân viên soạn trong Word rồi gửi) – Gửi bằng cách đánh trực tiếp trên website