1.3.5 .Cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ quản lý đấu thầu
3.2.4. Đơn giản hoỏ quy trỡnh đấu thầu
a) Cải cỏch quy trỡnh:
Quy trỡnh đấu thầu đƣợc bắt đầu từ khõu lập kế hoạch mua sắm, trỡnh, phờ duyệt, điều chỉnh, bổ sung kế hoạch và cuối cựng là tiến hành tổ chức đầu thầu, chào hàng, chỉ định thầu…
Tại Bộ Cụng an cú 02 nguồn mua sắm chủ yếu. Một là mua sắm từ nguồn dự ỏn và hai là mua sắm từ nguồn kinh phớ Chi an ninh thƣờng xuyờn.
CƠ QUAN KẾ HOẠCH PHÂN BỔ VỐN BỘ DUYỆT Trỡnh Thụng bỏo vốn CHỦ ĐẦU TƢ TỔ CHỨC
ĐẤU THẦU Kế hoạch đầu tƣ tổng thểCõn đối, điều chỉnh
Hỡnh 3.2. Quy trỡnh đối với nguồn mua sắm từ dự ỏn.
(Nguồn: Thụng tư 70/2012/TT-BCA, năm 2012)
CỤC TÀI CHÍNH CỤC KẾ HOẠCH PHÂN BỔ KẾ HOẠCH DỰ KIẾN Vốn ảo CÁC ĐƠN VỊ THỰC HIỆN Thụng bỏo vốn LÃNH ĐẠO TỔNG CỤC PHỤ TRÁCH Trỡnh CỤC KẾ HOẠCH CỤC KẾ HOẠCH CỤC TÀI CHÍNH Vốn thật TỔ CHỨC ĐẤU THẦU THễNG BÁO VỐN CHÍNH THỨC TỔNG CỤC TRƢỞNG DUYỆT THẨM ĐỊNH ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH Trỡnh
Hỡnh 3.3. Quy trỡnh đối với nguồn kinh phớ Chi an ninh thƣờng xuyờn
Qua sơ đồ, cú thể thấy rằng quy trỡnh tổ chức mua sắm từ dự ỏn ngắn gọn, ớt bƣớc hơn đối với quy trỡnh mua sắm từ nguồn kinh phớ chi ANTX. Để đi đến đƣợc bƣớc tổ chức đấu thầu thỡ nguồn kinh phớ chi ANTX tiờu tốn rất nhiều thời gian. Trong khi đú, những năm lại đõy ngõn sỏch Nhà nƣớc ngày càng hạn hẹp, nhu cầu đầu tƣ phục vụ cụng tỏc lại rất lớn. Vỡ vậy để tận dụng tối đa nguồn vốn từ ngõn sỏch Nhà nƣớc, Cơ quan quản lý đấu thầu cần nghiờn cứu, đề xuất cải tiến quy trỡnh tổ chức, thực hiện mua sắm. Cụ thể:
* Đối với nguồn kinh phớ mua sắm từ dự ỏn:
Tại Kế hoạch đấu thầu tổng thể của dự ỏn khụng nờn phõn chia những gúi thầu cú giỏ trị quỏ lớn và khụng nờn ghi cố định năm thực hiện của gúi thầu. Nếu dự ỏn cú thời gian thực hiện trong 2 năm hoặc trong 4 năm thỡ chỉ nờn ghi “Cỏc gúi thầu thực hiện tại dự ỏn”. Hàng năm căn cứ vào số vốn đƣợc phõn bổ cho dự ỏn, Chủ Đầu tƣ sẽ cú sự cõn đối và nhặt ra những gúi thầu nào phự hợp với phần vốn đƣợc bố trớ. Trỏnh việc phải bỏo cỏo Bộ điều chỉnh quy mụ và thời gian thực hiện gúi thầu. Mỗi một lần điều chỉnh gúi thầu sẽ rất mất thời gian cho họp thẩm định lại, trỡnh, phờ duyệt.
*Đối với nguồn kinh phớ mua sắm từ chi An ninh thường xuyờn:
Cơ quan kế hoạch cú 02 lần thụng bỏo vốn:
-Lần 1: Thụng bỏo số kiểm tra (vốn dự kiến, vốn ảo) -Lần 2: Thụng bỏo số chớnh thức (vốn thật)
Đối với Thụng bỏo vốn lần 1, mặc dự đú chỉ là thụng bỏo vốn dự kiến (vốn ảo) nhƣng cỏc đơn vị thực hiện cũng mất một quy trỡnh bỏo cỏo, trỡnh, phờ duyệt y nhƣ vốn thật. Và sau khi Cơ quan kế hoạch thụng bỏo vốn chớnh thức thỡ kế hoạch lại phải điều chỉnh và quỏ trỡnh: Trỡnh, phờ duyệt lại gần nhƣ lại phải làm lại từ đầu. Vỡ vậy, giải phỏp đơn giản húa, rỳt ngắn quy trỡnh
đấu thầu ở đõy là cần bỏ qua bƣớc trỡnh, phờ duyệt lónh đạo cỏc cấp duyệt trong lần thụng bỏo vốn “lần 1” mà thay vào đú là văn bản thụng bỏo số vốn dự kiến của cơ quan kế hoạch để đơn vị chủ động sắp xếp thứ tự ƣu tiờn và để khi cú thụng bỏo vốn chớnh thức thỡ sẽ chủ động lập kế hoạch bỏo cỏo Lónh đạo Tổng cục phụ trỏch và cơ quan kế hoạch.
b) Cải cỏch mẫu biểu, xõy dựng mẫu biểu chung:
Để đẩy nhanh tiến độ trong quỏ trỡnh bỏo cỏo và trỏnh việc thiếu thụng tin thỡ cơ quan quản lý đấu thầu cần xõy dựng biểu mẫu bỏo cỏo chung nhƣ: Biểu mẫu Tờ trỡnh, Quyết định, biểu mẫu bỏo cỏo kết quả thẩm định, diễn giải kế hoạch, bảng biểu phụ lục đớnh kốm.v.v…những biểu mẫu này đƣợc ỏp dụng đối với nguồn kinh phớ mua sắm từ chi An ninh thƣờng xuyờn. Cũn đối với dự ỏn thỡ đó cú biểu mẫu chung của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.
c) Phõn cấp ủy quyền nhiều hơn, đặc biệt đối với khối Trƣờng, Học viện trong CAND.
*Đối với Thủ trưởng cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục; Bộ Tư lệnh:
Theo quy định tại Thụng tƣ, Chủ Đầu tƣ (cấp Tổng cục, Bộ Tƣ lệnh) đƣợc Bộ trƣởng Bộ Cụng an phõn cấp phờ duyệt Hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu đối với nguồn vốn mua sắm từ dự ỏn do Bộ trƣởng quyết định đầu tƣ và cú thẩm quyền phờ duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, danh sỏch nhà thầu tham gia đấu thầu, giải thớch làm rừ hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng đối với cỏc nguồn kinh phớ cũn lại.
Tuy nhiờn, Thủ trƣởng cỏc đơn vị thực hiện (cấp Vụ, Cục) mới chỉ đƣợc Chủ Đầu tƣ (Cấp Tổng cục, Bộ Tƣ lệnh) ủy quyền ký kết hợp đồng với nhà thầu. Đối với một số khõu đơn giản nhƣ: Ký phỏt hành HSMT, HSYC; Ký văn bản giải thớch, làm rừ HSMT, HSYC thỡ lại khụng đƣợc Chủ Đầu tƣ ủy quyền. Điều này dẫn đến mất khỏ nhiều thời gian cho đơn vị mua sắm mỗi khi
trỡnh lờn cấp trờn để giải quyết một vấn đề đơn giản, nằm trong khả năng giải quyết của Thủ trƣởng đơn vị mua sắm. Vỡ vậy, cần phõn cấp hoặc ủy quyền cho Thủ trƣởng cỏc đơn vị mua sắm ký phỏt hành HSMT, HSYC và ký văn bản giải thớch, làm rừ HSMT, HSYC để rỳt ngắn thời gian, thủ tục trong quỏ trỡnh triển khai đấu thầu.
*Đối với việc mua sắm tại cỏc Trường, Học viện:
Để triển khai kinh phớ đƣợc giao, cỏc Trƣờng, Học viện phải thành lập Tổ chuyờn gia, Hội đồng thẩm định đấu thầu, trong đú, thành phần tham gia Hội đồng thẩm định: Kế hoạch đấu thầu; Hồ sơ mời thầu; Kết quả lựa chọn đấu thầu tại cỏc Trƣờng, Học viện trong Bộ Cụng an vẫn phải cú thành phần của Cơ quan Tài chớnh, Cơ quan kế hoạch, cơ quan cấp trờn quản lý trực tiếp khối Trƣờng. Điều này đó gõy rất nhiều khú khăn cho cỏc Trƣờng, do vị trớ cỏc Trƣờng trong CAND đều ở xa Thủ đụ nhƣ: Bắc Ninh, Sơn Tõy, Thỏi Nguyờn, TP Hồ Chớ Minh, Đà Nẵng…việc đƣa đún và tập hợp thành viờn Hội đồng thẩm định họp hành rất khú thực hiện và chiếm rất nhiều thời gian.
Để rỳt ngắn thời gian và đơn giản húa quy trỡnh đấu thầu cần:
Phõn cấp, giao quyền tổ chức mua sắm cho Hiệu trƣởng, Giỏm đốc Học viện tự thành lập thành phần Hội đồng thẩm định, Tổ chuyờn gia đấu thầu. Điều này cú thể thực hiện đƣợc do Bộ phận làm cụng tỏc hậu cần, tài chớnh tại cỏc Trƣờng, Học viện đều đó đƣợc đào tạo chuyờn mụn về đấu thầu và kinh phớ mua sắm tại cỏc Trƣờng, Học viện thƣờng cú giỏ trị nhỏ, hàng húa mua sắm đƣợc chào bỏn thụng dụng trờn thị trƣờng.