Vì đào tạo nguồn nhân lực là một trong những hoạt động của công tác quản trị nguồn nhân lực nên nội dung cũng được xây dựng theo sơ đồ phân tích công việc, công cụ quản trị nguồn nhân lực cơ bản nhất như sau:
Nguồn: R.Wayne Mondy Robenrt M. Noe.Op. Cti,p.94 [45]
S đồ 1.2: S đồ phân tích công việc, công cụ quản trị NNL c ản nhất
Công tác đào tạo nhân lực là một hoạt động xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. Do đó, các cấp lãnh đạo cần có tầm nhìn đủ rộng để trước hết là xây dựng chiến lược tổng thể về đào tạo cho tổ chức, sau đó là lên kế hoạch đào tạo cụ thể cho t ng giai đoạn nhất định.
Để đơn giản hóa trong quá trình xem xét và nghiên cứu người ta thường xác định quá trình đào tạo nhân lực thông qua 6 giai đoạn chính:
PH N TÍCH C NG VI C Hoạch định NNL Tuyển mộ Tuyển chọn Đào tạo và PT Đánh giá công tác Lương bổng và phúc lợi An toàn và y tế Giao tế nhân sự và quan hệ lao động Nghiên cứu TNNS Tuyển dụng bình đ ng Công tác cụ thể Trách nhiệm Nhiệm vụ M TẢ C NG VI C M TẢ TIÊU CHUẨN C NG VI C
Nguồn: R.Wayne Mondy Robenrt M. Noe.Op. Cti, p.272 [45]
S đồ 1.3: Quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
1.4.1. ác đ nh nhu c u đào tạo
Bước quan trọng nhất của giai đoạn phân tích đánh giá xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực chính là xác định những tiêu chuẩn mô tả chức danh công việc cụ thể, phân tích được nhu cầu của người đào tạo. T đó, phát triển kiến thức và mục tiêu thực hiện công việc cụ thể có thể đo được. Đây là bước khởi đầu rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến cả quá trình đào tạo và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Để xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực chính xác, chúng ta cần dựa vào định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp và trình độ người lao động làm việc trong doanh nghiệp. Vậy xác định nhu cầu đào tạo là việc xác định một cách có hệ thống và khách quan đối với đối tượng cần đào tạo.
Trong mỗi giai đoạn phát triển, sau khi đã hoạch định chiến lược kinh doanh, các doanh nghiệp đều xây dựng một kế hoạch dự kiến về nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng. Sau khi cân đối với trình độ của lực lượng lao động hiện tại, các doanh nghiệp phải xác định một kế hoạch đào tạo cần thiết cho nguồn nhân lực. Bởi
M I TR ỜNG BÊN NGOÀI M I TR ỜNG BÊN TRONG
Định rõ nhu cầu ĐT-PT
Ấn định các mục tiêu cụ thể
Lựa chọn các phương pháp thích hợp
Lựa chọn các phương tiện thích hợp
Thực hiện chương trình ĐT-PT
vì, đào tạo chính là một phương tiện để điều chỉnh chất lượng nguồn nhân lực giữa nhu cầu dự kiến và hiện tại ở cả hai khía cạnh bên trong và bên ngoài.
Doanh nghiệp đào tạo với 3 mục đích:
Một là, để chuẩn bị bù đắp vào những chỗ thiếu hụt. Sự bù đắp này diễn ra thường xuyên nh m làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi.
Hai là, để chuẩn bị cho người lao động thực hiện những trách nhiệm và nhiệm vụ mới do có sự thay đổi về chính sách, quy chế, quy định, pháp luật, k thuật và công nghệ mới tạo ra.
Ba là, khi xác định nhu cầu đào tạo cần đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của tổ chức, yêu cầu học tập nghiên cứu của người lao động. Hay nói doanh nghiệp phải trả lời được câu hỏi khi nào thì đào tạo đào tạo ở đâu Đào tạo k năng như thế nào Số lượng cần đào tạo là bao nhiêu
Để xác định được nhu cầu đào tạo cần xác định rõ 3 vấn đề: Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp; phân tích công việc; phân tích người lao động. Những phân tích này được sử dụng để xác định được mục tiêu cho chương trình đào tạo.
1.4.1.1 hân tích nhu cầu của doanh nghi p
Phân tích tình hình doanh nghiệp trước hết cần phân tích mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp trong thời gian tới, tập trung hoạt động lĩnh vực nào để có kế hoạch đào tạo, xác định nhu cầu và mục tiêu cho thích hợp cả về số lượng và chất lượng, cụ thể cho t ng phòng ban cũng như toàn công ty.
Phân tích nhu cầu doanh nghiệp để trả lời câu hỏi nên nhấn mạnh việc đào tạo ở đâu trong công ty, những nhân tố nào tác động đến việc đào tạo. Muốn làm được điều này trước hết phải xem xét k những mục tiêu của tổ chức, những dữ liệu kết quả, xu hướng chung và những chỉ số hiệu quả. Ngoài ra cũng nên khai thác những hạn chế trong hệ thống của tổ chức mà có thể ngăn cản công tác đào tạo nguồn nhân lực
Cần chú ý phân tích các mặt của hoạt động nhân lực như công tác thuyên chuyển, tuyển dụng cán bộ mới, tình hình năng suất lao động những thành tựu và hạn chế ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng và xác định rõ các nguồn lực mà doanh nghiệp dành cho hoạt động đào tạo như ngân sách, thời gian, chuyên môn, trình độ để dự tính chương trình và kinh phí đào tạo phù hợp.
Cuối cùng xem xét tổ chức có nghĩa là xem xét sự ủng hộ của lãnh đạo đối với hệ thống tổ chức đào tạo. Ví dụ nếu như lãnh đạo hoặc nhà quản lý trực tiếp không thấy được những lợi ích t việc đào tạo thì có thể họ sẽ không lập kế hoạch và chi ngân sách cho đào tạo, cuối cũng thì chương trình đào tạo đã không còn được thực hiện.
1.4.1.2. hân tích công vi c
Phân tích công việc nh m làm rõ bản chất của t ng công việc, phát triển và khẳng định các danh mục trách nhiệm và nhiệm vụ của người lao động, mô tả công việc yêu cầu họ phải thực hiện hoạt động nào tại sao phải thực hiện, thực hiện như thế nào, nhận dạng rõ các kiến thức kinh nghiệm, k năng, khả năng mà người lao động cần để thực hiện công việc. Qua đó sẽ có chương trình, kế hoạch đào tạo phù hợp với công việc.
1.4.1.3. hân tích người lao động
Phân tích người lao động nh m xác định đối tượng cần đào tạo là ai trong tổ chức và cần có cách đào tạo cụ thể nào. Như vậy, cần phải so sánh kết quả của các cá nhân, nhóm, hoặc đơn vị dựa trên những yêu cầu công việc đặt ra. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp tự đánh giá trong quá trình này. Điều quan trọng nhất của việc phân tích người lao động là xem có sự khác biệt nào do tình trạng thiếu năng lực và có thể phát triển và bổ sung thêm cho nhân viên thông qua đào tạo hay không. Có những trường hợp nhân viên thiếu những k năng cần thiết, hoặc có thể có k năng nhưng còn thiếu động cơ để thực hiện công việc. khi đó tổ chức mới biết được nên đào tạo cho đối tượng về cái gì. Cũng có thể sử dụng cách phân tích người lao động để ước tính khả năng đào tạo. Thông qua đánh giá thực hiện công việc, tạo điều điều cho người lao động nêu ra nguyện vọng đào tạo của bản thân, t đó xem xét và tạo điều kiện cho hoạt động đào tạo phù hợp với người học, nâng cao hiệu quả học tập.
1.4.1.4. ác đ nh nhu cầu đào tạo
Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo về số lượng có thể chia thành 2 loại đó là: Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và xác định nhu cầu đào tạo cán bộ quản lý.
* Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên
- Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho t ng khâu, t ng mắt xích công việc và trình độ tương ứng của nhân viên kỳ kế hoạch.
- Xác định danh sách những nhân viên cần đào tạo. * Xác định nhu cầu đào tạo cán bộ quản lý
Để xác định nhu cầu đào tạo cho cán bộ quản lý cần tiến hành một số bước quan trọng sau:
- So sánh kiến thức thực tế của các cán bộ quản lý với yêu cầu về các kiến thức, k năng, trình độ được nêu trong bản mô tả công việc và bản mô tả đối với người thực hiện công việc.
- Xác định số người cần tuyển thêm ở các bộ phận và các chức danh công việc cần tuyển thêm.
- Dựa trên mục tiêu và chiến lược phát triển của tổ chức, lựa chọn những cá nhân cần thiết để tiến hành đào tạo trong năm kế hoạch.
- Dựa trên khả năng chi tiêu tài chính cho đào tạo, đội ngũ giảng viên có thế mời hoặc huy động.
* Xác định các kiến thức và k năng cần đào tạo
- Đối với việc đào tạo nhân viên mới sẽ bao gồm các nội dung như sau: Giới thiệu chung về tổ chức, các quy định nội quy, quy chế hoạt động của tổ chức và một số vấn đề chung khác
- Đối với việc đào tạo trong khi làm việc: Xác định xem người lao động còn thiếu những kiến thức, k năng gì, cần bổ sung những kiến thức, k năng gì để đáp ứng yêu cầu của công việc.
- Đối với đào tạo phục vụ cho mục tiêu phát triển của tổ chức: Xác định xem mục tiêu phát triển của tổ chức trong t ng giai đoạn, người lao động cần phải đào tạo thêm k năng, kiến thức gì, k năng hay vị trí nào cần được đào tạo hay có thể đào tạo sau.
1.4.2. ập hoạch đào tạo nguồn nhân lực
T nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực đã được nêu tại phần trên, cần phân tích và sắp xếp nhu cầu đào tạo theo thứ tự ưu tiên gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo và phát triển.
Một kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm những nội dung: Mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, chương trình đào tạo cụ thể, thời gian dự kiến thực hiện, kinh phí và nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho kế hoạch đó được thực hiện hiệu quả.
Khi lập kế hoạch đào tạo cần xác định rõ phương pháp đánh giá kết quả đào tạo và đạt được sự cam kết của những người có liên quan trong tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo sau này. Có 3 mức lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực như sau:
- Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực: Được sử dụng bởi người ra quyết định, một kế hoạch đào tạo bao gồm nội dung: Tên khóa học, số lượng các khóa học, các mô tả tổng quát về các khóa học hay những nội dung chính, thời gian dự kiến tổ chức, địa điểm đào tạo, kinh phí. Ngoài ra kế hoạch này có thể đề cập đến các biện pháp về tổ chức quản lý (giải pháp phi đào tạo) để nâng cao kết quả thực hiện công việc nói chung.
- Kế hoạch hành động/thực hiện: Chủ yếu được sử dụng bởi những người lập kế hoạch đào tạo. Các kế hoạch này được mô tả trong biểu đồ thực hiện theo thời gian và trách nhiệm cho các khóa học khác nhau và các biện pháp về tổ chức, quản lý cụ thể. Nó có thể bao gồm diễn giải về các học phần (modun).
- Kế hoạch về khóa đào tạo: Thường được sử dụng bởi những nhà tổ chức và các giảng viên, bởi vì nó cụ thể hóa việc lập kế hoạch và phát triển khai thác các công việc cần thiết cho t ng khóa học và thường có kèm theo các bản mô tả về t ng buổi học.
Nội dung và mức độ của các kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực sẽ thay đổi theo quy mô của t ng tổ chức và việc có bộ phận chuyên trách để thực hiện kế hoạch quản lý đào tạo phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
Nhìn chung mỗi kế hoạch đào tạo cần chứa đựng thông tin trả lời cho các câu hỏi: Đào tạo cái gì; đào tạo cho ai; đào tạo ở đâu, khi nào; đào tạo như thế nào; ai có trách nhiệm tổ chức; nguồn kinh phí cần thiết là bao nhiêu
Các nhà quản trị công tác tổ chức đào tạo và phát triển của doanh nghiệp cần phải tính toán, cân nhắc sao cho chi phí đào tạo là tối ưu và khi tính toán cần chú ý đến một số yếu tố sau: Số lượng người tham gia đào tạo, yêu cầu trình độ của giảng viên lĩnh vực đào tạo, nơi đào tạo.
1.4.2.1 ác đ nh m c tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu của chương trình đào tạo thực chất là việc xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Sau chương trình đào tạo, họ sẽ đạt được:
- Những k năng cụ thể cần đào tạo, trình độ k năng có được sau đào tạo - Số lượng và cơ cấu học viên thời gian đào tạo
- Một mục tiêu đào tạo tốt cho phép việc đánh giá, chấm điểm công b ng, việc xác định chương trình đào tạo phù hợp giữa nội dung và mục tiêu sao cho hiệu quả khuyến khích người lao động tự đánh giá vì họ biết phải đạt được những gì, mong muốn đào tạo tốt hơn
Mục tiêu của khóa học ngày càng phức tạp bao nhiêu thì việc xây dựng các mục tiêu học tập và định lượng được càng khó. Vì vậy, khi xây dựng mục tiêu học tập, cần phải tham khảo các chuyên gia trong lĩnh vực cần đào tạo, các giảng viên, các cán bộ quản lý.
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, ta cần phải xác định phương pháp đào tạo, phát triển phù hợp theo mục tiêu đào tạo và phát triển, tùy theo kinh phí, giảng viên/người hướng dẫn và khả năng của người học. Khi lựa chọn hình thức đào tạo cũng không nhất thiết là chúng ta chỉ chọn một hình thức duy nhất. Việc phối hợp các hình thức đào tạo sẽ mang lại hiệu quả cao nhất, nó sẽ thúc đẩy nhanh quá trình học tập và ứng dụng k năng mới của nhân viên, dẫn đến rút ngắn quá trình cải thiện kết quả làm việc. Do đó, mục tiêu đào tạo cần chú ý: Rõ ràng, cụ thể, đo lường được, đạt đến được trong thời gian hữu hạn.
1.4.2.2 Lựa chọn đ i tượng đào tạo
Việc xác định cho công tác đào tạo nghĩa là ta phải xác định xem ai là người đi học, cần phải xem xét các đối tượng:
- Những người lao động có nhu cầu được đào tạo
- Những người lao động được cử tham gia học tập do doanh nghiệp có nhu cầu. - Những người lao động có khả năng tiếp thu
Để có thể lựa chọn đúng đối tượng đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá được tình trạng chất lượng đội ngũ lao động hiện có. Đối tượng được lựa chọn để tham gia đào tạo phải đảm bảo các yếu tố đó là: Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, phải đảm bảo tính công b ng hiệu quả, kịp thời đối với người lao động và đối với công việc. Muốn vậy trước khi lựa chọn đối tượng thì cần phải nghiên cứu về nhu cầu và nguyện vọng của t ng người lao động, động cơ muốn học tập của họ có chính đáng hay không hay DN có thể đáp ứng được không; đồng thời có thể dựa vào các kết quả của hoạt động phân tích công việc (gồm 3 bản: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc) để lựa chọn đối tượng đào tạo chính xác hơn.
1.4.2.3. ây dựng chư ng trình đào tạo
Để các chương trình đào tạo đạt hiệu quả kinh tế cao cũng như giúp học viên nắm bắt được kiến thức, k năng trong công việc thì việc lựa chọn nội dung, phương pháp đào tạo thích hợp có vai trò rất quan trọng. Nếu lựa chọn đúng nội dung, phương