2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán
Công ty cổ phần H&T chuyên sản xuất và thiết kế chế tạo các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế ngành Nông – lâm nghiệp. Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ đối chiếu
PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƢỞNG (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán vật từ kiêm tế toán TSCĐ và LĐTL Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ
Chức năng , nhiệm vụ
Kế toán trƣởng (kiêm kế toán tổng hợp):
- Chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc giám đốc và pháp luật về tổ chức công tác kế toán và hoạt động tài chính của công ty theo quy định.
- Điều hành toàn bộ các mặt hoạt động về tổ chức công tác kế toán, đôn đốc hoạt động tài chính kế toán theo chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao.
- Thanh quyết toán và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các hoạt động tài chính của công ty.
- Theo dõi, ghi chép tổng hợp phản ánh giá vốn, doanh thu tiêu thụ trong quá trình kinh doanh.
- Hạch toán, tổng hợp, kiểm tra, lập báo cáo tài chính và các sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, lƣu trữ toàn bộ chứng từ sổ sách.
- Lập kế hoạch hàng quý, hàng năm, kế hoạch thu chi tài chính, mức vốn lao động.
Kế toán vật tƣ (kế toán tài sản cố định và tiền lƣơng)
- Theo dõi tình hình mua, vận chuyển, nhập – xuất, bảo quản, sử dụng vật tƣ tại công ty.
- Mở sổ kế toán ghi chép vật tƣ đƣợc cung tiêu, cung cấp hàng tuần. - Tham gia công tác kiểm kê định kỳ và bất thƣờng.
- Ghi chép, phản ánh và theo dõi tài sản cố định trong công ty.
- Tính toán và phân bổ mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn tài sản cố định theo quy định.
- Kiểm tra tình hình sử dụng lao động và tính lƣơng cho nhân viên. Cung cấp số liệu về tình hình lao động, tiền lƣơng và lập báo cáo tiền lƣơng.
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm:
- Xác định đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của công ty.
- Tổ chức hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất cho từng đối tƣợng. - Tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo giá thành.
Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ
- Lập chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Theo dõi việc thanh quyết toán của khách hàng và cán bộ công nhân viên. - Quản lý, cất giữ và thu chi tiền mặt, các giấy tờ có giá.
- Nộp thuế theo quy định.
- Ghi chép sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng tháng.
2.2.1.2: Hình thức tổ chức kế toán
Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tất cả các công việc kế toán nhƣ: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán,ghi sổ…..đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ở khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép cần thiết phục vụ theo sự chỉ đạo của ngƣời phụ trách đơn vị và cho công ty.
Ƣu điểm của hình thức này là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên hóa cán bộ…….Hình thức này phù hợp với đặc điểm cơ cấu quản lý của công ty.
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán
Công ty cổ phần H&T tổ chức chứng từ kế toán theo quyết định số 15 /2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Nhận xét: Hệ thống chứng từ đang sử dụng tại công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, đồng thời đƣợc điều chỉnh phù hợp với những đặc thù và tổ chức hoạt động cũng nhƣ việc tổ chức hạch toán của công ty.
Bảng 2.5:Bảng danh mục chứng từ kế toán tại công ty
Tên chứng từ Loại chứng từ liên Số Nơi lập Luân chuyển Ghi sổ Nơi bảo quản
BB HD DN BP1 BP2 BP3
I Lao động tiền lƣơng
1 Hợp đồng LĐ x 2 Phòng TH GĐ NV Sổ theo dõi HĐLĐ P.TH
2 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 1 PX NV KTTL KTT Tờ rời P.KT
3 Bảng TTTL 02-LĐTL x 2 P.KT GĐ KTT TQ Sổ cái P.KT
4 Giấy nghỉ ốm hƣởng BHXH x 1 Bệnh viện P.TH KTTL KTT Tờ rời P.KT
5
Bảng kê trích BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ x 2 P.KT KTT GĐ Sổ cái chi tiết P.KT
6 BPB TL và BHXH 11-LĐTL x 1 P.KT KTT GĐ Sổ cái chi tiết P.KT
7 Giấy đi đƣờng x 1 P.TH GĐ NV KTT Tờ rời P.KT
II Hàng tồn kho
1 PNK 01-VT x 2 P.KT Thủ kho KTVT Sổ cái chi tiết P.KT
2 PXK 02-VT x 2 P.KT Thủ kho KTVT Sổ cái chi tiết P.KT
3 Phiếu yêu cầu VT x 2 PX Thủ kho KTVT Sổ cái chi tiết P.KT
4 BC N-X tồn VT x 2 P.KT KTVT KTT Sổ cái chi tiết P.KT
5 BBKK VT 05-VT x 2 P.KT KTVT KTT Tờ rời P.KT
6 BB nhập VT x 1 P.KT KTTVT KTT GĐ Tờ rời P.KT
7 BK xuất VT x 1 P.KT KTVT KTT GĐ Tở rời P.KT
III Bán hàng
1 Bảng báo giá x 2 P.TH GĐ Tờ rời P.TH
2 Họp đồng kinh tế x 4 P.TH GĐ KT tiêu thụ KTT P. TH&KT
3 Hóa đơn GTGT 01-GTKT-
3LL x 3 P.KT GĐ Sổ cái chi tiết P.KT
4 PXK 02-VT x 2 P.KT Thủ kho KT tiêu
thụ Sổ cái chi tiết P.KT
5 Biên bản giao nhận x 2 P.KT Thủ kho KT tiêu
thụ Tờ rời P.KT
IV Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x 2 P.KT KTT GĐ Thủ quỹ Sổ quỹ P.KT
2 Phiếu chi 02-TT x 2 P.KT KTT GĐ Thủ quỹ Sổ quỹ P.KT
3 Giấy báo có x Ngân hàng P.KT
4 Giấy báo nợ x Ngân hàng P.KT
5 Séc x P.KT GĐ KTT Thủ quỹ P.KT
6 ủy nhiệm chi x 2 P.KT GĐ KTT Thủ quỹ P.KT
7 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 1 NV GĐ KTT Thủ quỹ Tời rời P.KT
8 Bảng KK quỹ tiền
mặt 08a-TT x 1 P.KT GĐ KTT Thủ quỹ Tờ rời P.KT
V Tài sản cố định 1 BB giao nhận TCSĐ 01-TSCĐ x 4 P.KT Thủ kho KTTSCĐ Thẻ TSCĐ P.KT 2 QĐ nhƣợng bán 02-TSCĐ x 1 P.TH GĐ KTT Tời rời P.KT 3 BB KK TSCĐ 05-TSCĐ x 1 P.TH GĐ KTTSCĐ Thẻ TSCĐ P.KT 4 Bảng tính & KHTSCĐ 06-TSCĐ x 1 P.TH GĐ KTT KTTSCĐ Thê TSCĐ P.KT (Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản
Công ty cổ phần H&T tổ chức chứng từ kế toán theo quyết định số 15 /2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006, thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Bảng 2.6: Bảng danh mục tài khoản sử dụng tại công ty
STT TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
1 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
2 112 Tiền Gửi Ngân Hàng
1121 Tiền gửi VNĐ
11211 Tiền gửi VNĐ tại NH Công Thƣơng 11212 Tiền gửi VNĐ tại NHNN & PTNT 11213 Tiền gửi VNĐ tại NH Ngoại thƣơng VN 11214 Tiền gửi VNĐ tại ngân hàng quân đội
3 121 Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn
1211 Cổ phiếu
1212 Trái phiếu
4 128 Đầu tƣ ngắn hạn khác
1288 Đầu tƣ ngắn hạn khác
5 131 Phải thu của khách hàng
1311 Phải thu của khách hàng
6 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 7 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ sử lý 1388 Phải thu khác 13881 Phải thu khác
8 141 Tạm ứng 9 144 Ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 10 152 Nguyên vật liệu 1521 Vật liệu chính 1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng, máy móc
1528 Phế liệu thu hồi
11 154 Chi phí SXKD dở dang 12 157 Hàng gửi bán 1571 Hàng gửi bán 13 211 TSCĐ hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phƣơng tiện vận tải 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý
14 214 Hao mòn TSCĐ
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình
15 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản
16 244 Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
17 311 Vay ngắn hạn
3111 Vay ngắn hạn Ngân Hàng
3112 Vay ngắn hạn của các tổ chức cá nhân
18 331 Phải trả cho ngƣời bán
19 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế giá trị gia tăng đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác
20 334 Phải trả ngƣời lao động
3341 Phải trả công nhân viên
21 335 Chi phí phải trả
22 338 Phải trả, phải nộp khác
3381 Tài sản thừa chờ sử lý 3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3388 Phải trả, phải nộp khác 33881 Phải trả, phải nộp khác 3389 Bảo hiểm thất nghiệp
23 341 Vay dài hạn
24 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
25 353 Quỹ khen thƣởng, phúc lợi
3531 Quỹ khen thƣởng
3532 Quỹ phúc lợi
26 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu 41111 Vốn góp của thành viên 1 41112 Vốn góp của thành viên 2 41113 Vốn góp của thành viên 3
27 415 Quỹ dự phòng tài chính
4212 Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay 29 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng
5112 Doanh thu cung cấp dịch vụ
30 515 Doanh thu hoạt động tào chính
5151 Lãi tiền gửi ngân hàng 5152 Cổ tức đƣợc chia
31 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
32 622 Chi phí nhân công trực tiếp
33 627 Chi phí sản xuất chung
6271 Chi phí nhân viên phân xƣởng 6272 Chi phí vật liệu
6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài
62771 Chi phí tiền điện 62772 Chi phí tiền điện thoại 62773 Chi phí tiền nƣớc 62774 Chi phí vận chuyển 62775 Chi phí sủa chữa 62776 Chi phí thuê ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác
62781 Chi phí tiền ăn 62782 Chi phí tiếp khách 62783 Chi phí xăng công tác
62784 Chi phí nhân công thuê ngoài 62785 Chi phí bảo hành
Nhận xét: Tài khoản đƣợc tổ chức theo đúng quy định hiện hành, ngoài ra công ty còn mở thêm tài khoản chi tiết cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý , hạch toán của công ty.
2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán
Với đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý và trình độ năng lực của bộ máy kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy- chứng từ ghi sổ cho hệ thống sổ kế toán tại công ty.
Để thuận tiện cho công tác kế toán, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ACCSYS.
62787 Chi phí bằng tiền khác
34 632 Giá vốn hàng bán
35 635 Chi phí tài chính
36 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác
37 711 Thu nhập khác
38 811 Chi phí khác
39 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành
40 911 Xác định kết quả kinh doanh
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi phiếu kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ - Có để nhập số liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế cái chi tiết.
Cuối tháng (cuối quý) hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hện các thao tác khóa sổ, và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, in sổ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hệ thống sổ kế toán
Ghi chú Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Phiếu kế toán
SỔ CÁI CHI TIẾT
Bảng cân đối số phát
sinh
2.2.4.2 Các loại sổ sử dụng tại công ty
Bảng 2.7: Bảng danh mục các loại sổ sử dụng tại công ty
STT Tên Sổ Ký hiệu Giữ sổ sách
1 Sổ quỹ SO7-DN Thủ quỹ
2 Sổ tiền gửi ngân hàng SO8-DN Thủ quỹ
3 Sổ cái chi tiết các tài khoản SO4-DN Kế toán tổng hợp
4 Thẻ tài sản cố định Kế toán tài sản cố định
5 Thẻ kho Thủ kho
(Nguồn: Phòng kế toán)
Nhận xét: Hệ thống sổ của công ty tƣơng đối ít. Đồng thời công ty gộp chung sổ cái và sổ chi tiết lại làm một cho dễ quản lý và lƣu trữ.
2.2.5 Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty trích theo lƣơng tại công ty
2.2.5.1 Tình hình chung về quản lý lao động
Phân tích chung về lao động tại công ty
Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực sản xuất, chế tạo, mua bán các loại máy móc thiết bị thay thế cho nghành nông lâm nghiệp.vì vậy cần một số lƣợng công nhân làm việc tại công ty. Công ty có 75 lao động làn việc tại công ty năm 2011 và có thể phân thành các loại lao động nhƣ sau:
+ Lao động gián tiếp: Gồm nhân viên làm việc tại văn phòng có 15 ngƣời. + Lao động trực tiếp: Bao gồm toàn bộ lao động làm việc tại các tổ sản xuất có 55 ngƣời.
Phân tích sự biến động về số lƣợng tại công ty qua các năm (xem bảng 2.8, 2.9).
Năm 2009, số lƣợng lao động tại công ty là 67 ngƣời. Trong đó: nhân viên văn phòng 13 ngƣời, phân xƣởng 54 ngƣời.
Năm 2010, số lƣợng lao động tại công ty là 74 ngƣời, tăng lên rất ít so với năm 2009, chỉ 2 ngƣời. Trong đó nhân viên văn phòng là 15 ngƣời, công nhân phân xƣởng là 58 ngƣời.
Năm 2011, số lƣợng lao động tại công ty là 75, tăng 2 ngƣời so với năm 2010, trong đó chỉ có công nhân phân xƣởng tăng lên 2 ngƣời. Nguyên nhân là do cần thêm công nhân cho cho công việc hoàn thành nhanh hơn và giao đúng thời gian trong hợp đồng.
Bảng 2.8: SỐ LƢỢNG LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY
ĐVT: Ngƣời
BỘ PHẬN Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 CL 2010/2009 CL2011/2010 Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Giá trị % Giá trị %
Văn phòng 13 19,4 15 20,55 15 20 2 15,38 0 0
Phân xƣởng 54 80,6 58 79,45 60 80 4 7,41 2 3,45
TỔNG CỘNG 67 100 73 100 75 100 6 8,96 2 2,74
Bảng 2.9: TỔNG SỐ LAO ĐỘNG THEO GIỚI TÍNH NĂM 2011
ĐVT: Ngƣời
CHỈ TIÊU NAM NỮ TỔNG CỘNG KẾT CẤU (%)
Số lƣợng Tỷ trọng Nam Nữ
Văn phòng 11 4 15 20 73,33 26,67
Phân xƣởng 60 0 60 80 100 0
2.2.5.2 Cách xác định quỹ lương tại công ty
Công ty không xây dựng quỹ lƣơng. Hàng tháng, nhân viên làm việc đƣợc bao nhiêu thì công ty trả lƣơng bấy nhiêu.
2.2.5.3 Cách tính lương và hình thức trả lương tại công ty
Cách tính lƣơng và hình thức trả lƣơng theo thời gian đối với nhân viên văn phòng tại công ty
+ Xác định tiền lƣơng tối thiểu của công ty áp dụng: