3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty
3.2.1 Quản lý các khoản phải thu
Bảng 3.1: Các khoản phải thu ngắn hạn
Đơn vị tính: Triệu đồng TT Nội dung Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch (+,-) Năm 2011 với năm 2010 Năm 2012 với năm 2011 1 Phải thu khách hàng 11.623 31.236 43.429 19.613 12.191
2 Trả trước cho người bán 774 715 607 - 59 -108
3 Các khoản phải thu khác 2.280 2.395 1.136 115 -1.259
Tổng cộng 14.677 34.346 45.171 19.669 10.825
(Nguồn số liệu: Báo cáo tài chính Công ty 2010,2011,2012)
Qua bảng thống kê trên, các khoản phải thu ngắn hạn bình quân của Công ty từ năm 2010 đến năm 2012 tăng đều về số lượng hàng năm và tăng với tốc độ bình quân 182,7%/năm, trong đó năm 2011 tăng 19,669 tỷ đồng tương ứng với 234% so với năm 2010, nhưng đến năm 2012 các khoản phải thu ngắn hạn chỉ tăng 131,5% tương ứng 10,825 tỷ đồng. Trong các khoản phải thu, phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn, cụ thể tỷ trọng bình quân của các khoản phải thu khách hàng trong 3 năm chiếm 88,7%, các khoản phải thu khác chiếm 8,3%, và trả trước cho người bán chiếm 2,9% trong các khoản phải thu ngắn hạn. Phải thu khách hàng có ý nghĩa quan trọng đối với tình hình tài sản của Công ty. Thực tế cho thấy, các khoản phải thu của khách hàng có khả năng thu hồi khả quan, tuy nhiên kỳ thu tiền bình quân của đơn vị đã tăng lên 3 ngày vào năm 2011 và tăng lên 12 ngày của năm 2012 so với năm 2011, điều này chứng tỏ Công ty bị chiếm dụng vốn năm sau cao hơn năm trước. Do đó, Công ty cần có một số biện pháp để có thể giảm bớt các
khoản phải thu như thành lập các tổ đôn đốc thu hồi công nợ theo từng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh với các nhiệm vụ:
- Tăng cường giám sát các khoản phải thu, Công ty cần phải giao nhiệm vụ cho cán bộ phòng tài chính kế toán các khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng. Bộ phận kế toán có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh có phát sinh khoản phải thu để gửi thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hàng xác nhận thời hạn trả nợ. Có thể xây dựng bộ hồ sơ thông tin về khoản nợ như khách nợ, ngày mua hàng, thời hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại hay địa chỉ khách hàng nợ để thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất.
- Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm thay vì đến ngày hóa đơn hoặc hợp đồng đến hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp Công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp đơn vị giữ gìn được mối quan hệ tốt với khách hàng. Khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, Công ty có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp.
- Quyết định đưa ra các chính sách khuyến mãi, chiết khấu hàng hóa, dịch vụ.
- Ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ đối với những khách hàng vi phạm hợp đồng.
- Gây sức ép đối với khách hàng vi phạm các quy định về thanh toán. - Bán các khoản phải thu cho các công ty mua bán nợ.
Để thực có hiệu quả nhiệm vụ quản lý các khoản phải thu, Công ty cần cụ thể hóa nhiệm vụ trên của các tổ đôn đốc thu hồi công nợ, định kỳ hàng tuần các tổ có báo cáo cụ thể với ban lãnh đạo Công ty về tiến độ triển khai công việc và hiệu quả của công tác đôn đốc thu các khoản phải thu để ban lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời, hợp lý về các khoản phải thu của đơn vị, đặc biệt trong điều kiện tình hình nền kinh tế chung có chiều
hướng ngày một khó khăn và diễn biến phức tạp, việc tiếp cận vốn vay từ ngân hàng bị hạn chế, xoay nhanh đồng vốn hiện có được xem là giải pháp hữu hiệu nhất trong thời điểm hiện nay đối với đơn vị. Cuối cùng, định kỳ đơn vị cần xem xét đánh giá các khoản phải thu để tăng vòng quay phải thu, giảm kỳ thu tiền bình quân từ 52 ngày xuống bằng năm 2010 và năm 2011.