1.3. Quản lý phải thu của doanh nghiệp
1.3.3. Quy trình quản lý phải thu
Để quản lý tốt khoản phải thu thì mỗi doanh nghiệp khác nhau trong các lĩnh vực nghành nghề kinh doanh khác nhau đều xây dựng cho mình quy trình quản lý phải thu khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung thì các quy trình này đều trải qua 3 giai đoạn chính:
Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý phải thu
(Nguồn: Giáo trình ACCA F9 Financial management)
Giai đoạn 1: Đánh giá, xếp hạng tín nhiệm khách hàng Giai đoạn 2: Thiết lập các điều khoản TDTM, giám sát chặt chẽ khoản phải thu Giai đoạn 3: Tổ chức thu hồi nợ
- Giai đoạn 1: Trước khi DN cấp tín dụng cho khách hàng phải thực hiện việc xem xét, đánh giá khách hàng, xếp hạng tín nhiệm và dự đoán khả năng thu hồi nợ là bao nhiêu đảm bảo rằng khách hàng xứng đáng với khoản tín dụng đó và nợ xấu không xảy ra. Kiểm tra thường xuyên các khách hàng hiện tại xem họ còn đáp ứng các tiêu chí cấp tín dụng của DN không? Tình hình thanh toán các khoản nợ thế nào? Có nhiều khoản nợ quá hạn không? Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các khách hàng quan trọng của DN.
- Giai đoạn 2: Khi DN đã chấp nhận cấp tín dụng cho khách hàng thì sau đó phải thiết lập các điều khoản tín dụng thích hợp như thời hạn bán chịu, tỷ lệ chiết khấu, lịch trình thanh toán nợ,...Đồng thời tổ chức giám sát chặt chẽ các khoản phải thu.
-Giai đoạn 3: Giai đoạn cuối cùng là việc thu tiền từ khách hàng. Bất kỳ DN nào cũng phải có một hệ thống khắt khe để đảm bảo rằng tất cả các khách hàng phải thanh toán đúng thời hạn vì nếu không có điều này thì mức độ khoản phải thu và chi phí cho các khoản phải thu này chắc chắn sẽ tăng lên, cũng như nguy cơ và chi phí cho các khoản nợ xấu.
Chi tiết các giai đoạn như sau:
a) Đánh giá khách hàng
Thu thập thông tin
Tập hợp và phân loại thông tin
Phân tích các chỉ số tài chính
Phân tích tiềm năng của khách hàng
Phân tích thông tin
Ra quyết định Quyết định từ chối cấp tín dụng thương mại Quyết định cấp tín dụng thương mại Đủ điều kiện Không đủ điều kiện
Sơ đồ 1.3: Quy trình phân tích khách hàng
(Nguồn: Giáo trình Quản trị TCDN- NXB Nông nghiệp)
Các phương pháp mà DN có thể sử dụng để đánh giá khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng bao gồm:
- Tài liệu tham khảo của ngân hàng: do các khách hàng của DN cũng là khách hàng của ngân hàng và do đó một tài liệu tham khảo của ngân hàng sẽ phản ánh đúng tình hình thực tế của các khách hàng đó.
- Tài liệu tham khảo thương mại: thu thập từ một công ty khác có giao dịch với khách hàng của DN. Do cạnh tranh ngày càng khốc liệt nên có thể không dễ dàng mà DN có được tài liệu tham khảo này. Tuy nhiên, DN có thể gọi
các số liên lạc có trong giao dịch và có một tài liệu tham khảo không chính thức.
- Cơ quan thẩm định/ Tham chiếu tín dụng: Hoạt động kinh doanh của các cơ quan này là bán thông tin về các công ty và các cá nhân. Do đó họ sẽ sẵn sàng cung cấp cho DN thông tin tốt nhất có thể.
- Báo cáo tài chính: Thu thập báo cáo tài chính của khách hàng để đánh giá các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, khả năng thanh toán, xem xét tình hình tài chính của khách hàng liệu có khả năng trả nợ đúng hạn không. Đây là cách đánh giá khách hàng đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất.
- Thông tin từ các phương tiện thông tin truyền thông: Dựa trên thông tin trên báo chí trong và ngoài nước, các tạp chí thương mại hay trên mạng internet có thể cho DN biết về tình trạng hiện tại của khách hàng, họ có dính líu tới các vụ kiện tụng hay không. Ví dụ: bài báo đưa tin về khách hàng có 1 hợp đồng lớn bị mất hoặc giám đốc vừa có lệnh tạm giam thì điều này cho thấy khách hàng của DN đang gặp sự cố.
b) Xác định các điều khoản tín dụng và theo dõi phải thu
Sau khi chấp nhận khách hàng thì DN phải xác định xem các điều khoản đặt ra cho mỗi khách hàng như thế nào là hợp lý. Tùy theo tình hình thực tế DN có thể cung cấp các điều khoản khác nhau cho các khách hàng khác nhau tùy thuộc vào xếp hạng tín dụng của từng khách hàng và mối quan hệ của DN với từng khách hàng.
Ban đầu DN nên đặt ra một giới hạn tín dụng thích hợp cho mỗi khách hàng. Hạn mức tín dụng này chỉ nên tăng trưởng chậm tùy vào mức độ thanh toán các khoản phải thu của khách hàng đến đâu để xem xét cấp tín dụng tiếp. Ví dụ: Một thủ thuật mà các khách hàng phi đạo đức làm là tìm một nhà cung cấp mới, đặt
hàng nhỏ và trả tiền ngay lập tức để có xếp hạng tín nhiệm cao trong mắt nhà cung cấp. Sau đó họ sẽ đặt hàng một đơn đặt hàng lớn và sẽ chậm trễ thanh toán.
Ngay khi khách hàng được cấp tín dụng, cần giải thích về các điều khoản tín dụng của DN, chẳng hạn thời hạn tín dụng đã được cấp, tỷ lệ chiết khấu đối với thanh toán nhanh cần được chi tiết rõ ràng cho khách hàng
Sau khi cấp tín dụng cho khách hàng thì DN phải liên tục theo dõi khoản phải thu:
- Theo dõi tuổi nợ của các khoản phải thu: điều này cho thấy số tiền nợ của mỗi khách hàng cũng như thời gian quá hạn thanh toán của từng khoản phải thu. Từ đó giúp DN thấy được bất kỳ sai phạm nào về thời hạn tín dụng. - Báo cáo sử dụng tín dụng: cho thấy tỷ lệ của mỗi hạn mức tín dụng khách
hàng đang sử dụng. Vì vậy, nó sẽ cho biết giới hạn tín dụng có thể cần phải xem xét tăng lên hoặc giảm đi và liệu có vi phạm giới hạn tín dụng đã đặt ra không.
- Các điều khoản tín dụng do DN cung cấp có phù hợp hay không phải được xem xét thường xuyên để điều chỉnh cho hợp lý.
c) Thu hồi các khoản phải thu
Thông thường, hóa đơn là dấu hiệu đầu tiên cho thấy về thời gian bắt đầu cấp tín dụng cho khách hàng, do vậy nếu hóa đơn mất nhiều thời gian để chuyển giao cho khách hàng và không chính xác thì khách hàng có thể khai thác điểm yếu và trì hoãn thanh toán. Hơn nữa nếu một hóa đơn không chính xác thì một số khách hàng có thể coi đây là cơ hội để khẳng định rằng có tranh chấp về tài khoản và do đó dừng thanh toán tất cả các hóa đơn cho đến khi giải quyết xong tranh chấp.
Sau khi đã gửi hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác, các phương pháp mà DN có thể sử dụng để đảm bảo khách hàng trả nợ đúng thời hạn bao gồm:
- Báo cáo hàng tháng: chúng có thể được tạo lập nhanh chóng qua sổ cái khoản phải thu theo từng đối tượng được lập ngay trên phần mềm kế toán và gửi cho khách hàng. Tuy nhiên cách này hiệu quả thường bị giới hạn.
- Gọi điện yêu cầu khách hàng thanh toán đối với các khoản phải thu sắp đến hạn.
- Nếu khách hàng vẫn không thanh toán thì cử người đến khách hàng đòi nợ, cách này sẽ tạo cho khách hàng cảm giác phiền toái và trả nợ mau cho DN. - Ngừng cung cấp sản phẩm, dịch vụ: đây là công cụ phải được sử dụng cẩn
thận, nếu sản phẩm được bán được xây dựng riêng theo thiết kế của khách hàng và DN đang là đơn vị duy nhất hiện đang sản xuất ra sản phẩm này thì đây là một công cụ thu hồi nợ tốt vì trong ngắn hạn để có được hàng thì khách hàng bắt buộc phải thanh toán cho DN mới có được. Nhưng nếu sản phẩm là một sản phẩm chung chung có thể được mua từ nhiều nhà cung cấp thì rõ ràng đây là một công cụ yếu kém có khả năng làm mất khách hàng. - Hành động pháp lý: đối với các khách hàng có khoản phải thu quá hạn từ lâu
với giá trị lớn thì DN có thể cân nhắc việc kiện ra tòa. Nhưng công cụ này thường rất tốn kém và có khả năng dẫn đến mất khách hàng.
- Sử dụng dịch vụ thu hộ: giúp DN thu nợ nhanh và hiệu quả, giảm bớt nhân viên thu nợ tuy nhiên DN phải trả phí dịch vụ.