1.3. Quản lý phải thu của doanh nghiệp
1.3.4. Nội dung quản lý phải thu
1.3.4.1. Xây dựng chính sách bán chịu
độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Bán chịu hàng hóa là một hình thức DN cấp tín dụng cho khách hàng của mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Thông thường những chi phí phát sinh có liên quan tới việc thực hiện chính sách bán chịu gồm chi phí cơ hội của khoản phải thu, chi phí cơ hội của giá vốn mua hàng, chiết khấu thanh toán, chi phí thu tiền, nợ xấu không thu được. Do vậy doanh nghiệp cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Chính sách bán chịu sẽ thay đổi trong những giai đoạn khác nhau của DN tùy thuộc vào mục tiêu của DN tại từng thời kỳ.
Trong trường hợp DN mới đi vào sản xuất và kinh doanh thì mục tiêu của DN là giành lấy nhiều khách hàng từ đối thủ cạnh tranh, từ đó chính sách bán chịu sẽ thoáng hơn, người mua hàng sẽ được hưởng các khuyến mại, lợi ích kèm theo khiến khách hàng mua nhiều sản phẩm của DN hơn dẫn đến tăng khoản phải thu. Và nếu trong trường hợp DN đang trong giai đoạn ổn định của chu kỳ kinh doanh thì không cần đến chính sách bán hàng nới lỏng nữa làm cho số lượng khách hàng giảm
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán lẻ là chủ yếu thì số nợ phải thu của doanh nghiệp sẽ thấp do hàng bán được thu tiền ngay; ngược lại phải thu sẽ cao nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán buôn là chủ yếu do đặc trưng của phương pháp này là thanh toán chậm. Hoặc nếu chính sách tín dụng bán hàng khác nhau thì số nợ phải thu cũng khác nhau. Chúng ta cần chú ý tới lượng hàng tiêu thụ để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. Những yếu tố ảnh hưởng đến chính sách bán chịu của doanh nghiệp:
- Mở rộng thị trường tiêu thụ
- Tình trạng cạnh tranh của các doanh nghiệp - Tình trạng tài chính của các doanh nghiệp Chính sách bán chịu bao gồm một số nội dung như sau:
- Tiêu chuẩn bán chịu
Là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình.
Nếu khả năng tín dụng của khách hàng phù hợp với những tiêu chuẩn tối thiểu mà doanh nghiệp đưa ra thì tín dụng thương mại có thể được cấp. Nếu tiêu chuẩn tín dụng quá cao thì sẽ loại bỏ mất nhiều khách hàng tiềm năng, do đó làm giảm lợi nhuận. Nhưng nếu một chính sách tín dụng quá thấp có thể làm tăng doanh thu nhưng sẽ tạo ra nhiều khoản tín dụng có rủi ro cao và chi phí thu tiền cũng cao.
Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.
- Điều khoản bán chịu
Là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 Net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn.
tỷ lệ chiết khấu.
- Thời hạn chiết khấu: là khoảng thời gian nếu người mua thanh toán trước hoặc trong thời gian đó thì người mua sẽ được nhận tỷ lệ chiết khấu
- Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ nếu người mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, làm giảm lợi nhuận. Lỉệu giảm chi phí đầu tư khoản phải thu có bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không là một vấn đề mà nhà quản lý cần quan tâm.
1.3.4.2. Quản lý theo từng loại nợ a) Theo thời gian
DN cần quản lý phải thu theo thời gian gồm phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn để có các biện pháp thu hồi nợ kịp thời, tránh trường hợp khi cần có vốn lại vẫn chưa thu hồi được nợ
- Phải thu ngắn hạn: vì là khoản phải thu được trả trong thời hạn dưới 1 năm nên DN cần đôn đốc thu hồi nợ trước thời hạn để đồng vốn có thể quay được ở kỳ tiếp theo phục vụ công tác sản xuất kinh doanh tại DN.
- Phải thu dài hạn: phải thu dài hạn được trả trong thời hạn trên 1 năm, với thời gian dài như vậy rất dễ dẫn đến tình trạng nợ khó đòi ảnh hưởng nghiêm trọng tới khả năng thu hồi vốn của DN, do đó phòng quản lý nợ của DN cần phải theo dõi chặt chẽ, phân loại nợ dài hạn theo từng đối tượng.
b) Theo khách hàng
Để quản lý phải thu theo từng con nợ thì điều đầu tiên là cần thiết phải xây dựng bộ sưu tập về tín dụng của khách hàng. DN sử dụng những thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu lịch sử tại bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Những thông tin cần được thể hiện trong bộ sưu tập là: thời gian giao dịch với DN, các chỉ tiêu thể hiện năng lực tài chính của khách hàng như: khả năng thanh toán, tỷ lệ khoản phải trả trong tổng nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận;
thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn, doanh số nợ; thông tin về người giới thiệu (nếu có). DN có thể đánh giá tín dụng khách hàng theo 5 tiêu chí áp dụng với khách hàng của các ngân hàng thương mại như: năng lực, vốn, thế chấp hay bảo lãnh, điều kiện kinh tế tổng thể và môi trường ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng, uy tín của khách hàng.
Khi xây dựng được bộ sưu tập của khách hàng rồi sẽ giúp cho DN có đi đến quyết định bán chịu hay không, đồng thời nó là công cụ để theo dõi và quản lý nợ hiệu quả.
Có bộ sưu tập tín dụng cung cấp cho DN đầy đủ các thông tin về khách hàng của DN từ đó giúp cho DN có thể thông báo nhắc nợ và đối chiếu nhanh nhất. Muốn vậy thì doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với khách hàng sớm thay vì chờ đến ngày hóa đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị tốt các khoản phải thu mà còn giúp doanh nghiệp giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Đối với những công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Các doanh nghiệp này có thể đầu tư phần mềm quản lý , giúp việc theo dõi khoản nợ chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý .
Khi doanh nghiệp có khoản phải thu lớn, sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp doanh nghiệp thu nợ nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của DN, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó DN có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên thì DN phải trả phí dịch vụ.
Khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ DN có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không giải quyết được lượng hàng tồn kho, DN có thể gúp khách hàng bằng cách thu hồi lại một phần hàng đã cung cấp và qua kênh phân phối của DN tìm phương
án giải tỏa lượng tồn kho để có tiền trả nợ cho doanh nghiệp.
c) Theo tính chất
Nợ phải thu của DN có thể xuất hiện giành cho những khách hàng lâu năm cũng có thể giành cho những khách hàng mới, do đó đối với từng nhóm khách hàng ta lại có cách quản lý nợ phải thu riêng.
- Phải thu thường xuyên: phải thu này xuất hiện giữa DN và khách hàng lâu năm của DN, DN có đầy đủ thông tin cần thiết liên quan tới khách hàng như tình trạng tài chính, khả năng trả nợ trong quá khứ,…. Đối với những khách hàng thường xuyên như thế này thì DN thường đã có một sự tin tưởng nhất định và giành cho nhiều sự ưu đãi đặc biệt nên khả năng xảy ra nợ khó đòi sẽ thấp hơn nợ đột xuất. Nhưng không vì thế mà DN có thể lơ là việc quản lý và thu hồi nợ thường xuyên này. DN cũng cần theo dõi, nhắc nhở khách hàng trước thời hạn trả nợ để DN có thể chuẩn bị cho tốt.
- Phải thu đột xuất: thường xuất hiện đối với những khách hàng mới của DN, đối với những khách hàng này DN cần phải tìm hiểu thật kỹ dựa vào bộ tín dụng của khách hàng, đánh giả mức độ có thể trả nợ đúng hạn để cân nhắc xem có nên bán chịu cho những khách hàng này không và nếu bán chịu thì chính sách bán chịu cần có những điều kiện gì. Khi phải thu đột xuất xuất hiện thì DN cũng nên tăng cường công tác thu hồi nợ.
1.3.4.3. Dự phòng rủi ro
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản phải thu quá hạn thanh toán, phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
Đến cuối niên độ kế toán, kế toán viên phải trích lập dự phòng rủi ro cho các khoản phải thu khó đòi hoặc không có khă năng đòi được bằng việc ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán sử dụng TK 2293” dự phòng phải thu khó đòi” để hạch toán.
Về nguyên tắc căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất thiệt hại lớn về tài sản…nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị làm thủ tục thu nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ. Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có bằng chứng chủ yếu dưới đây:
- Số tiền phải thu được theo dõi cho từng đối tượng, từng nội dung, từng khoản nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
- Phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu .
Phương pháp trích lập dự phòng: doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, theo TT 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 và TT 89/2013/TT-BTC ngày 28/06/2013 bổ sung một số điều của TT228/2009/TT-BTC mức trích lập như sau:
+30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. +70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục phá sản, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu hồi nợ nhưng vẫn không thu được và xác định khách nợ không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi đã xóa nợ khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào TK 711 “ Thu nhập khác”- Theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.