Lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch tài chính của công ty hàng năm là một việc quan trọng đối với hầu hết những nhà quản trị doanh nghiệp. Thậm chí, kết quả cuối cùng của kế hoạch tài chính này đôi khi lại không quan trọng bằng quá trình thực hiện tính toán và dự báo. Vì trong quá trình chuẩn bị kế hoạch này, ngƣời lập kế hoạch cũng tự nhận thức đƣợc những vấn đề có thể sẽ đối mặt trong tƣơng lai và xác định đƣợc lộ trình để đi tiếp.
Ngƣời lập kế hoạch tài chính cũng có thể tƣ xây dựng một kế hoạch tài chính bằng cách tính toán thủ công hoặc qua các phần mềm. Nhƣng phần lớn là ngƣời lập
kế hoạch từ làm và tính toán trên dạng excel, vì kết quả cuối cùng không quan trọng bằng quá trình tính toán và chuẩn bị số liệu. Nhƣ vậy, bản thân ngƣời lập kế hoạch sẽ hiểu rõ ý nghĩa các chỉ số một cách đầy đủ và thực tế nhất.
Những mục tiêu cần đạt đƣợc khi xây dựng kế hoạch tài chính:
- Kế hoạch tài chính cần truyền đạt đƣợc mục tiêu của công ty. Không chỉ bao hàm ý nghĩa dự báo, nó còn mang ý nghĩa là mục tiêu mà doanh nghiệp cần phấn đấu đạt đƣợc.
- Kế hoạch tài chính mang tính chất dự báo nên không thể tránh khỏi sai sót. Bản kế hoạch tài chính cho biết công cụ nhận phản hồi và điều chỉnh. Khi có sai lệch, bản kế hoạch tài chính có thể cảnh báo những vấn đề tiềm tàng có thể phát sinh, đồng thời cho phép xác định chính xác ảnh hƣởng những sai lệch đó đến kế hoạch tài chính cũng nhƣ ảnh hƣởng của các hoạt động điều chỉnh.
- Bản kế hoạch tài chính tốt có thể dự báo đƣợc các vấn đề có thể phát sinh, có thể dự đoán đƣợc xu hƣớng phát triển doanh nghiệp làm sao để có lợi nhất.
Có nhiều dạng kế hoạch tài chính khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và tình huống lên kê hoạch:
- Kế hoạch ngắn hạn 12 tháng phục vụ cho hoạt động kinh doanh ngắn hạn và mang tính chiến thuật.
- Dự báo tiền mặt. Bản kế hoạch này thƣờng xây dựng theo từng giai đoạn, tập trung chủ yếu vào dòng tiền.
- Lập dự toán ngân sách thƣờng là cho một năm.
- Kế hoạch dài hạn từ ba đến năm năm, hoặc có thể lâu hơn. Bản kế hoạch này mang tính chiến lƣợc dài hạn và gắn liền với chiến lƣợc chung của doanh nghiệp.
Một kế hoạch tài chính tốt giúp doanh nghiệp xác định đƣợc mục tiêu tài chính của mình ra sao? Phải làm gì để thực hiện nó và từng bƣớc thực hiện nhƣ thế nào? Nó giúp các nhà quản lý triển khai các kế hoạch, đồng thời kiểm soát chi tiêu để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra.
Đối với bên ngoài doanh nghiệp, bản kế hoạch tài chính giúp nhà đầu tƣ nắm đƣợc sơ qua tình hình tài chính của doanh nghiệp, tạo đƣợc lòng tin với đối tác và
khách hàng. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận với các nguồn vốn và có nhiều cơ hội trong kinh doanh.
Phƣơng pháp lập kế hoạch tài chính:
Lập kế hoạch tài chính theo các bƣớc cơ bản sau:
Bước 1: Xác định doanh thu kế hoạch
- Đối với đơn vị kinh doanh mới: Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trƣờng, đối tƣợng khách hàng đã tiếp cận, … Từ đó ƣớc tính doanh số có thể đạt đƣợc bao nhiêu?
- Đối với đơn vị kinh doanh cũ: Dựa vào nguồn khách hàng cũ, dự kiến khách hàng mới, dự báo trung bình ngành. Nhà lập kế hoạch lên danh sách doanh thu có thể đạt đƣợc đối với mỗi khách hàng và lên con số tổng quát nhất
Bước 2: Xác định nguồn nhân lực: Các yếu tố cần xem xét:
- Nguồn lực quản lý - Nguồn lực trực tiếp - Nguồn lực gián tiếp - Mức lƣơng bình quân
Bước 3: Xác định chỉ tiêu lãi ròng kỳ vọng: - Lãi ròng kỳ vọng phải đảm bảo:
- Đảm bảo mức cổ tức cho cổ đông - Quỹ thƣởng cho ngƣời lao động - Tích lũy cho doanh nghiệp
Bước 4 : Xác định mức lãi gộp kế hoạch:
Để xác định mức lãi gộp kế hoạch cần căn cứ vào: - Mức lãi gộp bình quân của quá khứ
- Cơ cấu sản phẩm
- Các yếu tố ảnh hƣởng: cạnh tranh, tình hình kinh tế và thị trƣờng
Bước 5: Xác định lãi ròng kế hoạch đáp ứng chỉ tiêu
Bước 6: Xác định các khoản đầu tƣ: - Tài sản cố định
- Nghiên cứu phát triển - Nghiên cứu thị trƣờng - Đầu tƣ khác
Bước 7: Xác định kế hoạch chi phí:
Đây là một bƣớc khá quan trọng vì nó yêu cầu ngƣời lập kế hoạch phải tính toán cẩn trọng và không để sót khoản mục nào
- Nhóm chi phí tài chính: Gồm chi phí lãi vay, chênh lệch tỷ giá, giao dịch ngân hàng, lệ phí và các chi phí tài chính khác.
- Nhóm chi phí hoạt động: Gồm chi phí mặt bằng, điện thoại, internet, chi phí xây dựng cơ bản, sửa chữa bảo trì, marketing truyền thông, đào tạo nghiên cứu khoa học, chi phí vận chuyển, công cụ dụng cụ, tiếp khách, khấu hao, chi phí hoạt động khác
- Nhóm chi phí nguồn lực: Gồm lƣơng, bảo hiểm, chi phí khác.
Nhƣ vậy lập kế hoạch tài chính đòi hỏi ngƣời lập kế hoạch phải nắm rất rõ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, có thể dự báo tối đa các tình huống có thể xảy ra để doanh nghiệp chủ động trong việc tiến hành sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các kế hoạch tài chính khác.