2.1. Tổng quan về cáccông ty xây lắp
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác tài chính kế toán trong công ty xây
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty xây lắp
Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán), và đặc điểm tổ chức, quy mô SXKD của DN; vào tình hình phân cấp quản lý, khối lƣợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng nhƣ yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với tình hình tổ chức công tác kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp nói chunghay các công ty xây lắp nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán có thể tiến hành theo các hình thức sau: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các công ty xây lắp có hoặc không có đơn vị trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, địa bàn tập trung, phƣơng tiện thông tin liên lạc dễ dàng.
Theo hình thức này toàn công ty chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đội xây dựng không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính trong toàn doanh nghiệp. Tại các đội xây dựng trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, lập bảng kê hóa đơn các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, để định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán.
Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các công ty xây lắp quy mô vừa và nhỏ, địa bàn phân tán, hoặc các doanh nghiệp xây lắp có quy mô lớn,
kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Công ty, tổng công ty...), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trƣờng hợp này đã đƣợc phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao nhƣ đƣợc giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh.
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các công ty có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau.
Theo hình thức này toàn công ty vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhƣng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc (thƣờng là chi nhánh, công ty con của các doanh nghiệp) đã đƣợc phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chƣa đƣợc phân cấp quản lý kế toán tài chính (thƣờng là các đội xây dựng tại các công trƣờng) thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.
+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.
+ Ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể do phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giản các phần hành về phòng kế toán trung tâm.
- Ƣu điểm: Kết hợp đƣợc ƣu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.
- Nhƣợc điểm: Bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng còn phải mất thời gian.
2.1.3.2. Công tác tài chính - kế toán trong các công ty xây lắp
Quá trình tổ chức công tác phân tích BCTC đƣợc tiến hành tuỳ theo loại hình tổ chức kinh doanh ở các doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp, đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình lập kế hoạch, công tác kiểm tra và ra quyết định. Công tác tổ chức phân tích phải làm sao thoả mãn cao nhất cho nhu cầu thông tin của từng loại hình quản trị khác nhau.
Công tác phân tích tài chính có thể nằm ở một bộ phận riêng biệt đặt dƣới quyền kiểm soát trực tiếp của ban giám đốc và làm tham mƣu cho giám đốc. Theo hình thức này thì quá trình phân tích đƣợc thể hiện toàn bộ nội dung của hoạt động kinh doanh. Kết quả phân tích sẽ cung cấp thông tin thƣờng xuyên cho lãnh đạo trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này các thông tin qua phân tích đƣợc truyền từ trên xuống dƣới theo chức năng quản lý và quá trình giám sát, kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh, chấn chỉnh đối với từng bộ phận của doanh nghiệp theo cơ cấu từ ban giám đốc đến các phòng ban.
Công tác phân tích các báo cáo tài chính đƣợc thực hiện ở bộ phận tài chính hoặc kế toán ở doanh nghiệp theo các chức năng của quản lý nhằm cung cấp thông tin và thoả mãn thông tin cho các bộ phận của quản lý đƣợc phân quyền, định kỳ theo kỳ báo cáo tài chính (theo quý, năm). Ngoài ra, các bộ phận khác có thể sử dụng các báo cáo tài chính để phân tích theo nhu cầu, đặc điểm hoạt động để phục vụ cho nhiệm vụ, chức năng cụ thể của từng bộ phận.
động xây lắp diễn ra ở công trƣờng. Việc quản lý, tính toán và đo lƣờng chi phí nguyên liệu, vật liệu thƣờng làm một cách hình thức hoặc thậm chí bỏ qua không làm, dẫn tới làm cho chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tăng hoặc giảm đi so với thực tế. Mặt khác việc đánh giá, kiểm kê khối lƣợng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết vào công trình (thực tế kế toán đã hạch toán vào giá trị công trình) cũng hầu nhƣ không đƣợc xác định, kiểm kê để làm căn cứ để kế toán có căn cứ để ghi giảm giá trị công trình, làm cho giá thành thực tế công trình bị tăng cao không phản ánh đúng với giá thành thực tế của công trình.
Những đặc điểm trên đã ảnh hƣởng rất lớn đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các công ty xây lắp, do vậy ảnh hƣởng đến tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính. Công tác kế toán vừa phải đáp ứng yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp sản xuất vừa phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của loại hình công ty xây lắp.
Qua khảo sát công tác kế toán tại một số các công ty xây lắp cho thấy khi xuất vật liệu chính nhƣ, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép…cho thi công công trình, hạng mục công trình nào, kế toán đều mở sổ chi tiết hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình nào thì hạch toán cho công trình, hạng mục công trình đó. Còn đối với các loại vật liệu phụ, vật liệu sử dụng luân chuyển nhƣ gỗ, ván, khuôn, cọc, ván thép, đà giáo, khung thép…vv mà sử dụng một lần cho công trình nào thì hạch toán toàn bộ chi phi cho công trình đó, còn nếu các loại vật liệu này đƣợc sử dụng 2 hay nhiều lần và cho 2 hay nhiều công trình khác nhau thì đƣợc phân bổ theo giá trị chia đều cho số lần sử dụng dự kiến. Tuy nhiên, thực tế cũng còn có công ty xây lắp khi mua vật liệu sử dụng luân chuyển nói trên hạch toán toàn bộ giá trị một lần cho công trình sử dụng đầu tiên, mặc dù các vật liệu sử dụng luân chuyển này còn đƣợc
sử dụng cho các công trình khác nữa dẫn đến giá thành các công trình các vật liệu sử dụng luân chuyển này không đƣợc tập hợp đầy đủ và chính xác.
Việc tổ chức quản lý và thi công sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thƣớc đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Sản phẩm xây lắp đƣợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tƣ (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ.
Công tác quản lý tài chính: Phòng quản lý tài chính có trách nhiệm quản lý nguồn vốn đầu tƣ ban đầu của các đội. Đây là nguồn vốn quy định phải có khi thành lập đội, các đội có trách nhiệm duy trì và phát triển nguồn vốn này.
Khi tiến hành thi công các công trình các đội xây lắp khi không đủ vốn thi công sẽ làm giấy tạm ứng tài chính kế toán đề nghị công ty giải quyết, giấy tạm ứng sau khi đƣợc giám đốc duyệt phòng tài chính sẽ cấp cho đơn vị thi công và tổ chức giám sát kiểm tra việc sử dụng nguồn vốn kinh phí tạm ứng này. Tuy nhiên phòng tài chính chỉ tạm ứng, cấp vốn khi có tiền của chủ đầu tƣ thanh toán.
Phòng tài chính kế toán quản lý mọi hóa đơn, chứng từ thu chi cho công tác thi công xây lắp công trình. Tập hợp mọi chi phí để tính giá thành công trình và làm cơ sở thanh quyết toán công trình với nội bộ đơn vị thi công.Đơn vị thi công có trách nhiệm nộp đẩy đủ báo cáo chứng từ theo yêu cầu của công ty và chịu trách nhiệm chấp hành đầy đủ các chế độ hạch toán quản lý kế toán.