2.2 Tình hình xây dựng và thực hiện Marketing mix của công ty Cổ phần Đầu
2.2.7 Các quyết định về quản lý quá trình cung cấp dịch vụ
Với việc quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng, các quy trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ xây dựng của Techconvina ngày càng đƣợc hoàn thiện và hƣớng tới thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Nếu nhƣ trƣớc đây Techconvina chỉ cung cấp dịch vụ xây dựng cho khách hàng thì giờ đây đã chú trọng đến việc hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ, tƣ vấn các thủ tục pháp lý liên quan đến đầu tƣ tại Việt Nam; hƣớng dẫn khách hàng tìm kiếm các vị trí để đặt nhà máy; hƣớng dẫn khách hàng các thủ tục hành chính khi làm việc với chính quyền địa phƣơng; tìm các tƣ vấn thiết kế, tƣ vấn giám sát giúp khách hàng tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và chi phí và bên cạnh đó cũng tạo đƣợc ấn tƣợng tốt với khách hàng về sự tận tụy và chuyên nghiệp.
Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế ảnh hƣởng trực tiếp đến các doanh nghiệp xây dựng, cũng chính vì thế mà số lƣợng và chất lƣợng các gói đầu tƣ của khách hàng cũng giảm đáng kể, Techconvina cũng rất chú trọng đến việc tìm kiếm khách hàng thông qua các “kênh” khác nhau. Nếu thông qua các “kênh” trực tiếp thì sẽ có một cán bộ dự án phụ trách toàn bộ dự án, là đầu mối liên hệ và chịu trách nhiệm giao tiếp với khách hàng để đảm bảo tính nhất quán khi làm việc, bên cạnh đó cũng có một nhóm các cán bộ kỹ thuật, dự án và các phòng ban khác chịu trách nhiệm hỗ trợ, chuẩn bị các giấy tờ, tủ tục và hồ sơ kỹ thuật, thiết kế cần thiết theo yêu cầu của khách hàng đƣợc nhanh và đầy đủ nhất. Điều này đƣợc các chủ đầu tƣ Nhật Bản, Hàn Quốc và các chủ đầu tƣ Châu Âu đánh giá rất cao về thái độ và phong cách cũng nhƣ chất lƣợng làm việc. Đối với các dự án mà doanh nghiệp xác định phải
liên hệ thông qua các trung gian nhƣ các công ty luật, công ty tƣ vấn, công ty tƣ vấn giám sát, các tổng thầu nƣớc ngoài hoặc các trung gian cá nhân khác, doanh nghiệp cũng bố trí một cán bộ dự án chủ chốt để giao tiếp với khách hàng và các trung gian, để đảm bảo phối hợp tốt với các trung gian để chuẩn bị các hồ sơ đệ trình chủ đầu tƣ đƣợc nhanh nhất. Và cuối cùng mục đích chung nhất chính là làm sao để ký đƣợc hợp đồng với khách hàng với những điều khoản thuận lợi nhất có thể cho Techconvina.
Giai đoạn sau khi chính thức đƣợc nhận thầu công trình,Techconvina cũng rất chú trọng đến các khâu nhƣ: Đàm phán hợp đồng, các thủ tục ký kết, các điều chỉnh hợp đồng, các phát sinh, các thủ tục nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán và bảo hành công trình. Tại Techconvina có bộ phận pháp chế chịu trách nhiệm soạn thảo các hợp đồng với khách hàng và chịu trách nhiệm tƣ vấn và đàm phán các điều khoản trong hợp đồng để vừa đảm bảo tính pháp lý và tránh đƣợc các điều khoản mang tính áp đặt và bất lợi từ phía khách hàng, lƣờng trƣớc đƣợc các rủi ro có thể xảy ra khi tham gia ký kết và thực hiện hợp đồng. Bộ phận pháp lý làm việc tỏ ra khá hiệu quả, các thủ tục giấy tờ trƣớc khi ký kết đƣợc chuẩn bị tƣơng đối nhanh, chính xác, tiết kiệm đƣợc thời gian cho Techconvina và phản hồi nhanh với khách hàng. Ngoài ra, trong quá trình thi công, có các phát sinh trong công việc thực tế dẫn đến việc phải có các điều chỉnh trong hợp đồng, phụ lục hay các văn bản bổ sung đính kèm cũng đƣợc bộ phận pháp lý kết hợp với cán bộ dự án, phòng kỹ thuật, phòng điều hành sản xuất để đƣa ra bảng khối lƣợng và các văn bản chi tiết để chuyển tới khách hàng. Một phần cũng vô cùng quan trọng đó là các thủ tục liên quan đến nghiệm thu, thanh toán và bảo hành cũng đƣợc các cán bộ dự án tại Techconvina theo sát và chủ động. Thực tế công việc cho thấy, thủ tục thanh toán, thời hạn thanh toán của một số khách hàng thƣờng rất phức tạp nên nếu nhà thầu không chủ động bám sát và chuẩn bị trƣớc rất có thể dẫn đến tình trạng thực tế công việc đã xong từ lâu mà thủ tục giấy tờ nghiệm thu vẫn chƣa hoàn thành và thời gian thanh toán sẽ bị định trệ gây thiệt hại trực tiếp cho doanh nghiệp.