bàn Tỉnh Thanh Hóa.
2.2.2.1 Mô hình tổ chức của các NHTM trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá
Từ năm 2007, cả 3 chi nhánh NHĐT&PT TH, NHCT TH, NHNO TH đã triển khai dự án hiện đại hoá ngân hàng, theo đó các qui trình nghiệp vụ và chức năng của các phòng ban cũng thay đổi theo. Mô hình tổ chức của 3 hệ thống ngân hàng này gần tương đồng với nhau, đặc biệt là từ cuối năm 2008, các ngân hàng chuyển đổi mô hình tổ chức theo dự án TA2. Với mô hình tổ chức này, các chi nhánh NHTM được tổ chức thành 4 khối [13]:
- Khối quan hệ khách hàng: Bao gồm các phòng quan hệ khách hàng (với chức năng trực tiếp cung cấp các sản phẩm tín dụng và tiếp thị các dịch vụ ngân hàng)
- Khối tác nghiệp bao gồm: phòng dịch vụ khách hàng (cá nhân và doanh nghiệp), phòng dịch vụ kho quỹ, phòng quản trị tín dụng
- Khối hỗ trợ gồm các phòng: Kế hoạch tổng hợp, tổ chức hành chính, tài chính kế toán, phòng điện toán (có thể là phòng riêng hoặc trực thuộc phòng KHTH hoặc TCKT tuỳ theo qui mô của chi nhánh)
- Khối các đơn vị phụ thuộc gồm: Các phòng giao dịch, Các quỹ tiết kiệm Hoạt động tài trợ xuất khẩu của các NHTM Thanh Hóa được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau với các chức năng riêng.
- Phòng quan hệ khách hàng (phòng tín dụng): Thực hiện cho vay tài trợ xuất khẩu, chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu, Trình duyệt hạn mức mở L/C, hạn mức thanh toán L/C nhập khẩu và trình mở L/C từng lần.
- Phòng dịch vụ khách hàng hoặc phòng thanh toán quốc tế:
+ Thực hiện mở L/C trên cơ sở tờ trình đã được duyệt của bộ phận tín dụng. + Kiểm tra và thông báo tình trạng bộ chứng từ theo L/C, thực hiện thanh toán L/C theo cam kết và theo thông lệ quốc tế.
+ Tiếp nhận và thực hiện thanh toán hàng xuất nhập khẩu theo các hình thức nhờ thu và chuyển tiền TTR và một số phương thức thanh toán quốc tế khác.
- Phòng kế hoạch tổng hợp: Có thể tham gia vào việc quản lý trạng thái ngoại tệ của chi nhánh và thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ với khách hàng trong những trường hợp vượt hạn mức của các phòng dịch vụ và phòng giao dịch, thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn, hoán đổi, quyền chọn... tuỳ theo qui định của từng ngân hàng.
2.2.2.2 Qui trình tác nghiệp các dịch vụ tài hỗ xuất khẩu hàng hoá tại các NHTM trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá.
Hoạt động hỗ trợ xuất khẩu hàng hoá trong khuôn khổ bản luận văn này bao gồm các hoạt động mang tính chất hỗ trợ của ngân hàng nhằm đáp ứng những nhu cầu đặc thù về tài chính và uy tín trong kinh doanh của các doanh nghiệp xuất khẩu trong quá trình thực hiện các giao dịch ngoại thương, giúp cho các doanh nghiệp vượt qua các trở ngại về tài chính và uy tín trong kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh và hoàn thành giao dịch xuất khẩu một cách hiệu quả nhất.
Các dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu hàng hoá mà các NHTM trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá đang cung cấp cho khách hàng bao gồm từ khâu cấp vốn cho việc tập trung thu mua và sản xuất hàng xuất khẩu (thông qua hoạt động cho vay tài trợ xuất khẩu, chiết khấu bộ chứng từ) đến việc cung cấp các dịch vụ thanh toán (theo các phương thức L/C, nhờ thu, chuyển tiền TTR) và dịch vụ kinh doanh ngoại tệ để giúp cho khách hàng chuyển đổi ngoại tệ thu được sang VNĐ một cách hiệu quả nhất.
Mỗi một ngân hàng, theo mô hình tổ chức sẽ có một quy trình tác nghiệp riêng, song trên nguyên tắc đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn trong cung cấp dịch vụ, giảm thiểu hồ sơ, thủ tục cho khách hàng, các qui trình tác nghiệp về cơ bản được thực hiện theo các bước như sau:
Qui trình cấp tín dụng trong hoạt động hỗ trợ xuất khẩu:
Việc cấp tín dụng hỗ trợ xuất khẩu của các NHTM được thực hiện theo qui trình cấp tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp. Để xác định món vay thuộc loại hỗ trợ xuất khẩu trước hết khách hàng vay vốn phải hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng xuất khẩu và mục đích sử dụng tiền vay để thanh toán cho các chi phí trực tiếp
trong việc sản xuất lô hàng xuất khẩu, như chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, chi phí giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng, vận chuyển....
Các NHTM đều có qui trình riêng, qui định cụ thể quá trình cấp tín dụng cho khách hàng, các chính sách khách hàng và điều kiện cấp tín dụng cũng khác nhau, song về cơ bản qui trình cấp tín dụng cho khách hàng được thực hiện theo các bước sau: Tiếp thị và nhận hồ sơ; Đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng; Phê duyệt đề xuất tín dụng và ra quyết định cấp tín dụng; Ký hợp đồng tín dụng và giải ngân.
Sau khi hồ sơ khoản vay đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, hợp đồng được ký kết, chứng từ giải ngân sẽ được chuyển đến bộ phận dịch vụ khách hàng để giải ngân khoản vay.
Khi xem xét một món cho vay hỗ trợ xuất khẩu, các khách hàng sẽ được ngân hàng xem xét và thực hiện hỗ trợ trên các mặt sau:
- Về tài sản đảm bảo: Sẽ căn cứ vào các qui định về định hạng tín dụng nội bộ của từng ngân hàng để ra quyết định về tỷ lệ tài sản đảm bảo: Thông thường các khách hàng được xếp hạng cao sẽ được áp dụng tỷ lệ tài sản đảm bảo thấp hơn (tỷ lệ tài sản đảm bảo = giá trị tài sản đảm bảo/Số tiền vay), và có thể không cần phải yêu cầu tài sản đảm bảo, tuỳ vào kết quả đánh giá toàn diện khách hàng (như năng lực tài chính, hiệu quả phương án sản xuất kinh doanh, mức độ rủi ro, khả năng hoàn trả nợ vay...)
- Về chính sách lãi suất: Khách hàng thuộc diện tài trợ xuất khẩu sẽ được các ngân hàng áp dụng lãi suất ưu đãi hơn (thấp hơn lãi suất cho vay thông thường từ 1- 2%/ năm). Ngoài ra lãi suất cho vay còn căn cứ vào thời hạn vay, tỷ lệ tài sản đảm bảo, việc đánh giá tổng thể lợi ích của một khách hàng (như số dư tiền gửi bình quân tại ngân hàng, mức độ sử dụng dịch vụ ngân hàng...)
- Mức độ tham gia vốn vay của của ngân hàng vào một dự án, phương án kinh doanh: Tuỳ theo qui định của từng ngân hàng, tỷ lệ tham gia của các ngân hàng có thể từ 70 đến 85% giá trị dự án, phương án kinh doanh.
- Khi thực hiện cho vay tài trợ xuất khẩu các NHTM thường yêu cầu khách hàng cam kết chuyển tiền xuất khẩu về tài khoản tại ngân hàng và bán ngoại tệ cho ngân hàng theo một tỷ lệ tối thiểu nào đó (khoảng 80% doanh số xuất khẩu).
- Thông thường các NHTM cho vay tài trợ XK trên cơ sở đơn hàng hay hợp đồng XK đã được ký kết với nước ngoài hoặc L/C do ngân hàng của người nhập khẩu phát hành. (trong trường hợp này bộ phận TTQT sẽ cho ý kiến về những điều khoản trong hợp đồng XK, phương thức thanh toán, khả năng thực hiện các điều khoản của L/C, mức độ tín nhiệm của ngân hàng phát hành L/C, mức độ an toàn và ổn định của thị trường xuất khẩu....)
Qui trình chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu
Bước 1: DN mở tài khoản tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ tại các NHTM. Bước 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu, quy định rõ phương thức thanh toán theo L/C, nhờ thu hoặc TTR.
Bước 3: Khách hàng tiến hành giao hàng theo hợp đồng, lập bộ chứng từ giao hàng theo qui định. Nếu khách hàng có nhu cầu ứng trước tiền hàng thì lập giấy đề nghị thực hiện chiết khấu bộ chứng từ gửi tới ngân hàng cùng với bộ chứng từ giao hàng gốc.
Bước 4: xét duyệt của ngân hàng: Trên cơ sở giấy đề nghị chiết khấu bộ chứng từ của khách hang.
Bước 5: Ngân hàng ra quyết định.
Nếu đồng ý: Ngân hàng thông báo thời hạn chiết khấu, số tiền chiết khấu và tỷ lệ phí chiết khấu. (tỷ lệ chiết khấu thông thường từ 70 đến 90% giá trị bộ chứng từ, tuỳ thuộc vào bộ chứng từ là trả ngay hay trả chậm và mức độ phù hợp của bộ chứng từ)
Bộ phận kế toán hạch toán nghiệp vụ chiết khấu
Bộ phận TTQT thực hiện gửi bộ chứng từ tới ngân hàng nước ngoài để đòi tiền và theo dõi tình trạng bộ chứng từ.
Khi nhận được điện chuyển tiền thanh toán từ ngân hàng nước ngoài về, bộ phận TTQT thực hiện thu hồi số tiền gốc đã chiết khấu, hạch toán thu phí chiết khấu, phí thanh toán, phần còn lại (nếu có) ghi có vào tài khoản tiền gửi cho khách hàng. Trường hợp tiền nhận được không đủ để thu hồi khoản tiền gốc chiết khấu, hoặc phí chiết khấu và các phí khác, ngân hàng thông báo cho khách hàng và thực hiện trích nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng nếu đủ số dư, hoặc phối hợp với bộ phận tín dụng chuyển khoản chiết khấu trên sang nợ quá hạn.
Ghi chú: Hiện nay các NHTM đang thực hiện theo hình thức “chiết khấu có truy đòi,” nên bản chất giao dịch chiết khấu vẫn là một khoản tín dụng mà các NHTM cấp cho khách hàng.
Qui trình thanh toán quốc tế a/ Theo phƣơng thức L/C
Bước 1: DN mở tài khoản tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ tại các NHTM. Bước 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu, quy định phương thức thanh toán theo L/C và chỉ định ngân hàng thông báo L/C là NHĐT&PT TH, NHCT TH hoặc NHNN TH
Bước 3: Bộ phận thanh toán quốc tế của các chi nhánh ngân hàng nhận điện phát hành L/C từ các ngân hàng nước ngoài gửi đến qua mạng Swift, xác định tính chân thực của L/C và thực hiện thông báo tới khách hàng thụ hưởng L/C.
Bước 4: Ngân hàng giao L/C bản gốc cho khách hàng và thu phí thông báo L/C Bước 5: Khách hàng tiến hành giao hàng theo hợp đồng và L/C, lập bộ chứng từ giao hàng theo qui định của L/C, gửi tới ngân hàng để đòi tiền theo L/C.
Bước 6: Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ theo L/C và thông báo những bất đồng (nếu có), yêu cầu khách hàng chỉnh sửa chứng từ hoặc ký bảo lưu những bất đồng.
Bước 7: Bộ phận TTQT Lập thư đòi tiền theo L/C (cover sheet) và gửi cùng bộ chứng từ giao hàng tới ngân hàng mở L/C, theo dõi tình trạng của bộ chứng từ gửi đi đòi tiền và thực hiện tra soát khi cần thiết.
Bước 8: Nhận điện chuyển tiền thanh toán L/C qua mạng swift, kiểm tra số tiền được thanh toán so với giá trị bộ chứng từ đòi tiền, ghi có tiền cho khách hàng
và thực hiện thu phí. Phối hợp với bộ phận tín dụng để thu hồi tiền chiết khấu hoặc cho vay (nếu có)
b/ Theo phƣơng thức nhờ thu
Bước 1: DN mở tài khoản tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ tại các NHTM. Bước 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu, quy định phương thức thanh toán nhờ thu D/P hoặc D/A
Bước 3: Khách hàng tiến hành giao hàng theo hợp đồng, lập bộ chứng từ giao hàng, gửi tới ngân hàng để đòi tiền theo phương thức nhờ thu.
Bước 4: Bộ phận TTQT Lập thư đòi tiền (cover sheet) và gửi cùng bộ chứng từ giao hàng tới ngân hàng nhờ thu, theo dõi tình trạng của bộ chứng từ gửi đi đòi tiền và thực hiện tra soát khi cần thiết.
Bước 5: Nhận điện chuyển tiền thanh toán qua mạng swift, kiểm tra số tiền được thanh toán so với giá trị bộ chứng từ đòi tiền, ghi có tiền cho khách hàng và thực hiện thu phí. Phối hợp với bộ phận tín dụng để thu hồi tiền chiết khấu hoặc cho vay (nếu có)
c/ Theo phƣơng thức chuyển tiền TTR
Bước 1: DN mở tài khoản tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ tại các NHTM. Bước 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu, quy định phương thức thanh toán chuyển tiền TTR, ghi rõ số TK nhận tiền của khách hàng tại ngân hàng nào.
Bước 3: Khách hàng tiến hành giao hàng theo hợp đồng, lập bộ chứng từ giao hàng, gửi tới người nhập khẩu.
Bước 4: Ngân hàng nhận điện thanh toán qua mạng swift, kiểm tra thông tin lệnh chuyển tiền đến như: loại tài khoản, số tài khoản, tên khách hàng thụ hưởng,.. Nếu khớp đúng thực hiện ghi có tiền cho khách hàng và thu phí. Nếu thông tin chưa chính xác, hạch toán treo chờ chi trả và thông báo tới người thụ hưởng về tình trạng sai sót của món chuyển tiền đến, đồng thời thực hiện tra soát với ngân hàng chuyển điện. Ghi có tiền cho khách hàng khi nhận được điện tra soát của ngân hàng nước ngoài hoặc khi đủ cơ sở để hạch toán.
Tại hệ thống Ngân hàng đầu tư và Phát triển: Bộ phận quản lý trạng thái ngoại tệ của các chi nhánh, xác định tỷ giá giao dịch hàng ngày đặt tại phòng kế hoạch tổng hợp, các phòng dịch vụ khách hàng, TTQT thực hiện mua bán ngoại tệ với khách hàng trong hạn mức Giám đốc chi nhánh giao.
Tại hệ thống NHCT và NHNNN, mọi hoạt động mua bán ngoại tệ với khách hàng, quản lý trạng thái, xác định tỷ giá giao dịch hàng ngày...đều thực hiện tập trung tại bộ phận kinh doanh ngoại tệ đặt tại phòng kinh doanh (đối với ngân hàng Nông nghiệp) và tại phòng khách hàng DN (đối với ngân hàng Công thương)
Hiện nay các NHTM trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá mới có duy nhất NHĐT&PT TH được thực hiện giao dịch quyền chọn (NHCT TH, NHNN TH và các NHTMCP khác chưa thực hiện giao dịch quyền chọn). Theo cấp phép của Ngân hàng Nhà nước thì hệ thống NHĐT&PT mới chỉ được phép thực hiện quyền chọn giữa VNĐ và USD (chưa thực hiện với các loại ngoại tệ khác) và trong giao dịch quyền chọn với khách hàng NHĐT&PT luôn là bên BÁN quyền (NHĐT&PT bán quyền chọn mua hoặc bán quyền chọn bán), khách hàng luôn là bên MUA quyền (tức khách hàng là người quyết định có thực hiện quyền hay không, và một khi khách hàng quyết định thực hiện quyền của mình thì NHĐT&PT phải thực hiện bán, hoặc mua ngọai tệ theo hợp đồng quyền chọn đã ký kết với khách hàng), do đó với tất cả các giao dịch quyền chọn đã ký kết với khách hàng NHĐT&PT đều phải thực hiện giao dịch đối ứng với đối tác để đảm bảo an toàn trong kinh doanh (trong giao dịch với đối tác NHĐT&PT luôn là bên MUA quyền)
Việc đánh giá các kết quả kinh doanh ngoại tệ của các Ngân hàng thường được thực hiện vào cuối tháng.
Các chi nhánh ngân hàng thường được hội sở chính của mình giao cho một hạn mức kinh doanh doanh ngoại tệ, trạng thái ngoại tệ cuối ngày, và các chi nhánh phải quản lý và tuân thủ trạng thái của hội sở chính giao, đảm bảo trạng thái duy trì ở mức hợp lý và có lợi trong kinh doanh, trường hợp vượt khung trạng thái phải thực hiện mua bán đối ứng với trung ương.