Ban quản lý dự án cử cán bộ theo dõi, quản lý hợp đồng và quản lý công nợ. Các hợp đồng và công nợ phải đƣợc quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho việc thanh toán và giải ngân cũng nhƣ các báo cáo tiến độ theo yêu cầu.
Các hợp đồng cần đƣợc quản lý với các nội dung sau: Tài liệu hợp đồng: các tài liệu hợp đồng cần đƣợc lƣu giữ đầy đủ và cẩn thận; Tiến độ hợp đồng: Tiến độ hợp đồng cả về công việc và giải ngân cần đƣợc theo dõi, so sánh với kế hoạch và báo cáo; Cam kết hợp đồng: Các cam kết hợp đồng (số tiền chƣa thanh toán, còn phải thanh toán) cần đƣợc theo dõi và so sánh với tổng số dƣ chƣa giải ngân của Hợp đồng.
Theo dõi, quản lý công nợ khách hàng cần đối chiếu với từng đối tƣợng khách hàng ít nhất 1 lần/quý. Hàng tháng kế toán theo dõi công nợ phải lập báo cáo cho Kế toán trƣởng và Giám đốc dự án biết về tình hình các khoản phải thu và phải trả của khách hành, trong đó nêu rõ khoản công nợ nào đã quá hạn, khoản công nợ nào sắp đến hạn để có hƣớng xử lý kịp thời.
- Tại một số tỉnh cán b ộ kế toán chƣa nắm đƣợc nội dung chi tiết của các gói thầu, chƣa thực hiện tốt phần công việc quản lý hợp đồng (Chƣa nhập số liệu vào bảng tổng hợp các hợp đồng, chƣa nắm đƣợc thời điểm nhà thầu hoàn thành công việc để sát sao trong quá trình thanh toán. Do đó dẫn đến tình trạng thanh toán quá chậm, không nắm đƣợc thời gian hết hạn của bảo lãnh để kịp thời nhắc nhở nhà thầu bổ sung phụ lục gia hạn (nếu vẫn đang trong thời gian thực hiện).
-Hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo trình tự ngày tháng, do đó rất khó kiểm tra và theo dõi hồ sơ. Riêng đối với hồ sơ thanh toán theo giai đoạn, nên kẹp theo trình tự 1 bộ hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh theo thứ tự: Đề nghị thanh toán, Hồ sơ thanh toán giai đoạn (bao gồm: biên bản nghiệm thu giai đoạn, bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành..), Hoá đơn tài chính, kiếm soát chi kho bạc, uỷ nhiệm chi ngân hàng
-Vẫn xảy ra tình trạng kẹp lẫn hồ sơ giữa các gói thầu.
-Tại các biên bản trƣớc, đã có đề nghị photo Kiểm soát chi và Uỷ nhiệm chi kẹp cùng với hồ sơ để tiện theo dõi, nhƣng hiện tại vẫn chƣa photo kẹp đƣợc uỷ nhiệm chi
-Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đều đƣợc lập sau 2 – 4 tháng sau ngày nghiệm thu bàn giao công trình đƣa vào sử dụng.
-Quyết định phê duyệt điều chỉnh bổ sung giá gói thầu và giá trúng thầu đƣợc phát hành sau ngày ký phụ lục hợp đồng bổ sung khối lƣợng phát sinh.
*Nội dung chi tiết: Tại PPMU Cao Bằng :
Gói thầu số 13XL: Nâng cấp chợ Nà Giàng (Thanh toán giai đoạn 2): -Công trình đƣợc nghiệm thu vào đƣa vào sử dụng từ ngày 27/12/2012, tuy nhiên đến 5/5/2013 nhà thầu mới đề nghị thanh toán và đƣợc Ban quản lý thanh toán vào ngày 23/8/2013. Lý do là bởi kế hoạch tài chính đƣợc phê
duyệt muộn nên BQL bị phụ thuộc vào kế hoạch này mới có thể thanh toán cho nhà thầu. Tuy nhiên đây là khối lƣợng hoàn thành của năm 2012, BQL hoàn toàn có thể thanh toán cho nhà thầu. BQL đang không tuân thủ điều kiện thanh toán (trong vòng 28 ngày) nêu trong hợp đồng.
-Khối lƣợng phát sinh đƣợc thanh toán vào ngày 4/10/2013.
Gói thầu 04XL: Nâng cấp chợ thực phẩm Bản Giới và Nặm Nhũng (Thanh toán giai đoạn 2): Công trình đƣợc hoàn thiện, nghiệm thu và đƣa vào sử dụng từ ngày 28/12/2012, tuy nhiên đến ngày 16/8/2013 PPMU Cao Bằng mới thanh toán lần 2 cho nhà thầu.
3.3.4.Công tác kiểm soát về quản lý các khoản tạm ứng
Việc tạm ứng đối với các hợp đồng thì thực hiện theo quy định và cần phải có bảo lãnh tạm ứng của Ngân hàng thƣơng mại cho khoản đề nghị tạm ứng.
Việc tạm ứng đối với các cán bộ dự án chỉ nhằm mục đích để thực hiện công việc chung của BQL dự án. Ngƣời đề nghị tạm ứng phải là cán bộ hoặc ngƣời lao động làm việc tại BQL dự án. Khi có nhu cầu tạm ứng để thực hiện công việc đƣợc giao, ngƣời đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu quy định Khi có nhu cầu tạm ứng để thực hiện công việc đƣợc giao, ngƣời đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính trình Kế toán trƣởng và Giám đốc duyệt. Sau khi hoàn thành công việc đƣợc giao hoặc đến thời hạn hoàn tạm ứng, ngƣời tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng bằng cách lập Giấy đề nghị thanh toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế (kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vƣợt sẽ đƣợc chi bổ sung. Nếu đến thời hạn thanh toán mà ngƣời tạm ứng chƣa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán theo dõi sẽ báo cáo cho Kế toán trƣởng và Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo về biện pháp xử lý. Căn cứ ý kiến của Giám đốc, bộ phận Tài chính - Kế toán thực hiện các thủ tục nhằm đảm
bảo thu hồi số tiền tạm ứng. Kế toán phải lập sổ theo dõi cho từng đối tƣợng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo từng lần tạm ứng và nội dung tạm ứng. Cuối mỗi tháng, ngƣời tạm ứng phải ký xác nhận số dƣ tạm ứng vào sổ theo dõi tạm ứng, đồng thời kế toán theo dõi tạm ứng lập báo cáo tổng hợp gửi Kế toán trƣởng và Giám đốc để thông báo về danh sách ngƣời tạm ứng, số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán của từng khoản tạm ứng. Tiền ta ̣m ƣ́ng quy đi ̣nh tối đa bằng 70% số tiền theo kế hoa ̣ch đƣợc duyê ̣t. Tuy nhiên đoàn KSNB 6 tháng đầu năm 2013 phát hiện một số tồn ta ̣i về ta ̣m ƣ́ng ta ̣i PPMU Cao Bằng nhƣ sau:
Chi tạm ứng vƣợt nhiều so với thanh toán thực tế và thời gian thanh quyết toán và hoàn ứng quá lâu, sau khi tập hợp lên chi phí chƣa thu hồi lại ngay tiền tạm ứng còn thừa, cụ thể:
+Ngày 15/1/2013, bà Nông Thị Thơi tạm ứng 19.000.000 đồng để nộp lệ phí phê duyệt cam kết bảo vệ môi trƣờng cho 19 chợ thực phẩm, khoản chi này là không hợp lệ nhƣng đến ngày 30/9/2013 BQL mới thu hồi lại khoản tạm ứng này.
+Ngày 17/1/2013 bà Phạm Huyền Trang tạm ứng 60.00.000 đồng, ngày 21/1/2013 tạm ứng tiếp 86.000.000 đồng để tổ chức tập huấn truyền thông chợ sau nâng cấp. Đến ngày 30/1/2013 thu hồi lại tiền tạm ứng là 15.000.000 đồng, ngày 4/4/2013 thu hồi 22.479.400 đồng và ngày 10/5/2013 thu hồi tiếp số tiền 26.124.000 đồng và quyết toán chi phí tập huấn 82.396.600 đồng.
Qua kiểm tra một số chứng từ tại PPMU Nghê ̣ An đoàn kiểm soát nhâ ̣n thấy:
- Tạm ứng: PPMU Nghệ An vẫn để tình trạng tạm ứng quá lâu mà không thanh quyết toán, chƣa thu hồi đƣợc khoản tạm ứng trƣớc mà lại tiếp tục cho tạm ứng thêm, sau đó lại thu hồi số tiền lớn hơn số tiền tạm ứng lần sau, cụ thể:
+Nguyễn Văn Hùng tạm ứng tiền tổ chức 5 lớp tập huấn về các hoạt động tại chợ thực phẩm tƣơi sống ngày 21/5/2013: 65.250.000 đ và tạm ứng tổ chức tập huấn tại 8 chợ thực phẩm ngày 3/6/2013: 72.000.000 đ đến ngày 11/7 mới hoàn ứng 2 khoản này.
Việc PPMU Nghệ An để tình trạng hoàn các khoản tạm ứng quá lâu, chƣa thu hồi khoản tạm ứng trƣớc mà đã cho tạm ứng tiếp là không đúng quy định quản lý quỹ tiền mặt (việc này PCU đã nhắc nhở rất nhiều lần với PPMU Nghệ An), mặt khác theo quy định của dự án là đăng ký kế hoạch và giải ngân theo tháng nên PCU đề nghị PPMU Nghệ An xây dựng cụ thể kế hoạch các khoản chi bằng tiền mặt theo tháng và cho tạm ứng, hoàn ứng trong thời gian quy định.
3.3.5.Công tác kiểm soát đối với các chi phí Ban quản lý dự án và quản lý các tài sản thuộc Ban quản lý dự án:
3.3.5.1.Các chi phí của Ban quản lý dự án: là chi phí cho hoạt động quản lý dự án đƣợc tính từ khi chuẩn bị dự án cho đến khi quyết toán dự án hoàn thành; Chi phí cho các ban quản lý dự án phải tuân thủ theo dự toán chi phí đã đƣợc phê duyệt; Dựa trên những chi phí dự toán đã đƣợc phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ hạch toán, quản lý và giám sát; Tất cả các khoản chi phí phải có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, đƣợc kế toán viên soát xét trƣớc khi đệ trình lên Kế toán trƣởng và Giám đốc phê duyệt. Các khoản chi phí phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về định mức chi tiêu. Trong trƣờng hợp những khoản chi phí thực tế phát sinh lớn hơn những chi phí dự toán nhƣng tổng chi phí của Ban quản lý dự án vẫn nằm trong giới hạn đã đƣợc phê duyệt thì Ban quản lý dự án sẽ tiến hành giải trình và đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh chi phí dự toán.
Qua viê ̣c kiểm soát nô ̣i bô ̣ 6 tháng cuối năm 2013 tại Lifsap tỉnh Thanh Hóa, đoàn kiểm tra đã phát hiê ̣n mô ̣t số sai pha ̣m của đơn vi ̣ nhƣ:
-Tập huấn nhân rộng quy trình GAHP cho các hộ chăn nuôi trong vùng GAHP tại xã Xuân Thành và xã Nông Trƣờng
+Thiếu nhiều hình ảnh về lớp tập huấn
+1 số maket dán giấy đè lên chứ không phải in ấn nhƣng vẫn thanh toán tiền in maket.
+Ngày 12/9/2013 đoàn đi tham quan từ Nghệ An về đến Thanh Hoá. Đoàn đi bao gồm 92 ngƣời bao gồm ban tổ chức 4 ngƣời và ngủ tại Thanh Hoá để hôm sau trở về địa phƣơng. Xuất toán phần tiền phòng của những cán bộ PPMU Thanh Hoá nghỉ tại khách sạn ở Thanh Hoá: 2phòng x 600.000 = 1.200.000 đồng
Đoàn kiểm tra đã xuất toán 12.350.000 đ và đề nghị Lifsap tỉnh Thanh Hóa nghiêm túc thực hiện thanh toán đúng theo quy định của Bộ tài chính về các định mức chi tiêu.
Cũng tƣơng tự nhƣ PPMU Thanh Hóa , PPMU Cao Bằng cũng tồn ta ̣i mô ̣t số khoản chi tiêu và chứng từ ko đúng với quy đi ̣nh của Bô ̣ tài chính :
-Lớp tập huấn kiểm dịch thịt từ 24/5 đến 28/5/2013:
+Chƣa có cơ sở tính tiền thù lao cho giảng viên (thiếu bằng cấp thạc sỹ) +Thiếu nội dung bài giảng (Microsoft powerpoint) của giảng viên
+Đề nghị xuất toán: 1.000.000 đồng cho chi phí thuê giảng viên (Ông Phùng Văn Mịch) dođang bị chi vƣợt định mức quy định tại Thông tƣ 139. PPMU Cao Bằng đang áp dụng mức kinh phí 1.200.000 đồng/ngày (Tương đương 600.000 đồng/buổi). Tổng kinh phí là 5 ngày x 1.200.000 đồng/ ngày = 6.000.000 đồng.
3.3.5.2.Đối với quản lý tài sản cố định của dự án:
Tất cả các khoản mua sắm thiết bị và phƣơng tiện đi lại phải đƣợc ghi nhận vào khoản mục tài sản cố định theo đúng quy định. Tất cả tài sản của dự
án phải đƣợc đánh số theo số hiệu của tài sản đó, dãn nhãn và đƣợc phản ánh vào Sổ theo dõi tài sản cố định theo mẫu. Trong khi thực hiện dự án, tất cả các quy định về việc phản ánh hao mòn tài sản cố định phải đƣợc tuân thủ.
Trong quá trình thực hiện dự án nếu tài sản đƣợc bàn giao cho bên thứ ba cần có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền và cần có biên bản bàn giao xác nhận hiện trạng của tài sản đƣợc bàn giao. Bên nhận bàn giao có trách nhiệm quản lý tài sản đó và hàng năm phải báo cáo về hiện trạng tài sản. Ban quản lý dự án có trách nhiệm cập nhật thông tin và báo cáo về tình trạng tài sản.
Việc kiểm kê tài sản cố định tại ban quản lý dự án và tại các đơn vị sử dụng tài sản của dự án đƣợc thực hiện hàng năm. Các tài sản đƣợc kiểm đếm theo số lƣợng, chủng loại, mã số, tình trạng hiện tại và so sánh, đối chiếu với sổ quản lý tài sản cố định để phát hiện các hao hụt, mất mát để có biên pháp xử lý kịp thời.
Khi kết thúc dự án, tài sản cố định phải đƣợc kiểm kê và bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định hiện hành và theo cam kết của văn kiện dự án.
Qua kiểm tra đoàn kiểm tra thấy còn mô ̣t số điểm còn tồn ta ̣i ở các PPMU: các PPMU đã t iến hành kiểm kê tài sản đầy đủ , tuy nhiên chƣa thực hiện kiểm kê tài sản cố định chi tiết đến từng ngƣời sử dụng. Lƣu ý khi thực hiện Kiểm kê và dán nhãn tài sản cố định phải kiểm kê riêng cho từng đơn vị sử dụng, kiểm kê chi tiết cho từng tài sản (không kiểm kê gộp chung các tài sản cùng loại vào làm một), ghi rõ ngƣời sử dụng, tình trạng tài sản, phải có mã số TSCĐ trên Sổ tài sản và Biên bản kiểm kê, mã số tài sản cố định trên sổ Tài sản và Biên bản kiểm kê phải thống nhất với mã số trên nhãn của tài sản.
Việc kiểm tra chế độ kế toán phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống. Mỗi đơn vị trực thuộc phải đƣợc cơ quan chủ quản kiểm tra chế độ kế toán mỗi năm 02 lần và nhất thiết phải tiến hành kiểm tra trƣớc khi thẩm định (hoặc phê duyệt) quyết toán năm. Các cuộc thanh tra, kiểm tra kinh tế tài chính phải bắt đầu từ việc kiểm tra kế toán.
Kiểm tra kế toán bao gồm cả việc thẩm tra số liệu quyết toán của PCU đối với các PPMU, công việc này phải đƣợc tiến hành hàng năm và trƣớc khi phê duyệt quyết toán vốn đầu tƣ dự án hoàn thành.
Báo cáo AMT theo Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và đầu tƣ. Phần tài chính bao gồm các biểu sau:
- Biểu 04: Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA - Biểu 06: Báo cáo tiến độ giải ngân vốn đối ứng - Biểu 12: Báo cáo thực hiện hợp đồng
Báo cáo cân đối tài khoản tạm ứng
Báo cáo đƣợc lập hàng quý: Kế toán lập báo cáo quý theo mẫu gửi cán bộ giám sát đánh giá tổng hợp, đồng thời gửi kế toán tổng hợp của PCU chậm nhất 5 ngày sau khi kết thúc quý.
Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không còn có ý nghĩa cho công tác tổ chức nếu thiếu đi tính độc lập, tự chủ của hoạt động này trong tổng thể dự án. Cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ phải đƣợc đào tạo tốt và không có bất kỳ xung đột nào về lợi ích cũng nhƣ không bị ảnh hƣởng bởi kết quả các hoạt động kiểm soát nội bộ do mình tiến hành.Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải chấp hành nghiêm chỉnh lệnh (hoặc quyết định) kiểm tra kế toán của cấp có thẩm quyền, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu và các điều kiện khác cần thiết cho công tác kiểm tra. Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải ký vào biên bản (hoặc báo cáo kết quả) kiểm
tra, có quyền ghi ý kiến của mình vào biên bản (hoặc báo cáo kết quả) kiểm tra, nếu có ý kiến không thống nhất với biên bản kiểm tra có quyền viết ý kiến giải trình đính kèm biên bản kiểm tra kế toán. Cán bộ kiểm tra phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật Nhà nƣớc về kết quả kiểm tra. Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải thực hiện nghiêm