Công tác kiểm tra tài chính-kế toán:

3.3.4 .Công tác kiểm soát về quản lý các khoản tạm ứng

3.3.6. Công tác kiểm tra tài chính-kế toán:

Việc kiểm tra chế độ kế toán phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống. Mỗi đơn vị trực thuộc phải đƣợc cơ quan chủ quản kiểm tra chế độ kế toán mỗi năm 02 lần và nhất thiết phải tiến hành kiểm tra trƣớc khi thẩm định (hoặc phê duyệt) quyết toán năm. Các cuộc thanh tra, kiểm tra kinh tế tài chính phải bắt đầu từ việc kiểm tra kế toán.

Kiểm tra kế toán bao gồm cả việc thẩm tra số liệu quyết toán của PCU đối với các PPMU, công việc này phải đƣợc tiến hành hàng năm và trƣớc khi phê duyệt quyết toán vốn đầu tƣ dự án hoàn thành.

Báo cáo AMT theo Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và đầu tƣ. Phần tài chính bao gồm các biểu sau:

- Biểu 04: Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA - Biểu 06: Báo cáo tiến độ giải ngân vốn đối ứng - Biểu 12: Báo cáo thực hiện hợp đồng

Báo cáo cân đối tài khoản tạm ứng

Báo cáo đƣợc lập hàng quý: Kế toán lập báo cáo quý theo mẫu gửi cán bộ giám sát đánh giá tổng hợp, đồng thời gửi kế toán tổng hợp của PCU chậm nhất 5 ngày sau khi kết thúc quý.

Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không còn có ý nghĩa cho công tác tổ chức nếu thiếu đi tính độc lập, tự chủ của hoạt động này trong tổng thể dự án. Cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ phải đƣợc đào tạo tốt và không có bất kỳ xung đột nào về lợi ích cũng nhƣ không bị ảnh hƣởng bởi kết quả các hoạt động kiểm soát nội bộ do mình tiến hành.Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải chấp hành nghiêm chỉnh lệnh (hoặc quyết định) kiểm tra kế toán của cấp có thẩm quyền, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu và các điều kiện khác cần thiết cho công tác kiểm tra. Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải ký vào biên bản (hoặc báo cáo kết quả) kiểm

tra, có quyền ghi ý kiến của mình vào biên bản (hoặc báo cáo kết quả) kiểm tra, nếu có ý kiến không thống nhất với biên bản kiểm tra có quyền viết ý kiến giải trình đính kèm biên bản kiểm tra kế toán. Cán bộ kiểm tra phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật Nhà nƣớc về kết quả kiểm tra. Giám đốc và Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán dự án đƣợc kiểm tra phải thực hiện nghiêm chỉnh các kiến nghị của cán bộ kiểm tra trong phạm vi trách nhiệm của mình.

3.4. Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ:

3.4.1. Những thành công của kiểm soát nội bộ:

Mục tiêu của dự án đến nay về cơ bản đã đạt các chỉ số đầu ra theo quy định của dự án. Dự án đã đƣợc đánh giá có những thành công rõ rệt về mặt kỹ thuật và tài chính. Các hoạt động quản lý, vận hành dự án liên quan đến công tác đấu thầu mua sắm, quản lý tài chính, giám sát đánh gíá đã đƣợc tháo gỡ khó khăn và hƣớng dẫn rõ ràng, cụ thể. Điều đó giúp cho Dự án vận hành trơn tru và hiệu quả trong giai đoạn vừa qua cũng nhƣ đảm bảo hiệu quả các đầu tƣ của dự án, các hoạt động của dự án đã đƣợc giám sát chặt chẽ, kinh phí đã đƣợc quản lý tốt và đƣợc sử dụng theo kế hoạch, hệ thống kế toán và báo cáo đã tuân thủ chặt chẽ quy định hiện hành của Chính phủ Việt nam và Ngân hàng Thế giới.

Công tác kiểm soát nội bộ của dự án đã đƣợc thực hiện từ năm 2010 đến nayđã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định, đã góp phần phát hiện ra các sai sót có thể có trong quá trình thực hiện dự án, đƣa ra các khuyến nghị nhằm hoàn thiện các hệ thống dự án, giúp cho cơ quan quản lý nhà nƣớc, Ban Giám đốc dự án quản lý hiệu quả vốn đầu tƣ của dự án vì xét cho cùng vốn vay ODA vì bản chất vốn vay ODA vẫn là khoản vay và có nghĩa vụ phải trả nợ. Do vậy nhận thức đƣợc ý nghĩa của quản lý dự án thì công tác kiểm soát nội bộ của dự án đã rất đƣợc coi trọng và triển khai chặt chẽ.

PCU tiến hành công tác kiểm soát nội bộ 6 tháng một lần nhằm kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý tài chính đƣợc thực hiện ở cấp tỉnh. Các đợt kiểm

tra này sẽ tập trung chủ yếu vào kết quả thực hiện dự án, xem xét tính chuẩn xác trong việc sử dụng các nguồn vốn, khả năng duy trì hệ thống kế toán và hệ thống sổ sách kế toán theo dõi các khoản chi tiêu một cách phù hợp, kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi tiêu, đặc biệt là các khoản chi liên quan tới công tác đào tạo, chi phí vận hành tăng thêm và các khoản thanh toán không thông qua ký kết hợp đồng.

Công tác quản lý tài chính dự án nói chung và công tác kiểm soát nội bộ dự án nói riêng đã đƣợc các Bộ, ngành và nhà tài trợ đánh giá cao, đảm bảo chặt chẽ các quy định của dự án. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tốt cung cấp nền tảng vững chắc cho công tác quản lý, vận hành dự án, qua đó đảm bảo tính hiệu quả của công tác quản lý tài chính, hành chính và nội dung cơ bản của dự án đƣợc tiến hành theo những phƣơng thức phù hợp, đồng thời đây cũng là cơ sở để đƣa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án.

3.4.2. Những hạn chế:

- Thứ nhất, đối với quản lý tiền mặt:

+ Chƣa thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hàng định kỳ hàng tháng mà chỉ thực hiện vào cuối năm và khi làm tờ trình xin cấp vốn và kiểm kê quỹ đột xuất theo Hƣớng dẫn tại Sổ tay thực hiện dự án.

+ Tại một số thời điểm số dƣ tồn quỹ của Ban quản lý Dự án vƣợt quá số dƣ tồn quỹ quy định của Dự án.

+ Không kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ hàng quý; số dƣ tiền mặt tại quỹ quá cao (PPMU Long An, Nghệ An).

+ Việc hoàn ứng một số khoản tạm ứng cho nhân viên tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn còn chậm hơn so với quy định (PPMU Hà Nội, Nghệ An, Thái Bình, Cao Bằng, Thanh Hóa, Hải Phòng…).

định kỳ quý số dƣ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng (PPMU Long An).

- Thứ ba, đối với bảo lãnh thực hiện hợp đồng:, một số bảo lãnh tạm ứng của nhà thầu đƣợc cấp sau ngày quy định trên hợp đồng và không đúng mẫu quy định trong hồ sơ mời thầu (PPMU Thái Bình, Lâm Đồng, Cao Bằng, HCM,..). Hoặc thực hiện bảo lãnh không đúng quy định (bảo lãnh tạm ứng bằng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất – PPMU Long An).

- Thứ tư,đối với đối chiếu công nợ:không tiến hành đối chiếu số dƣ công nợ phải thu, phải trả đến từng đối tƣợng công nợ (PPMU Đồng Nai, Hà Nội, Long An).

- Thứ năm, đối với mua sắm đấu thầu : còn một số trƣờng hợp không thực hiện đúng các điều khoản thanh toán theo hợp đồng đã ký về thanh toán tạm ứng, các đợt thanh toán, thu hồi tạm ứng (PPMU Hà Nội, Hải Dƣơng, Cao Bằng).

- Thứ sáu, một số bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng chưa phù hợp với quy định: Một số bảo lãnh đƣợc Phó Giám đốc chi nhánh ngân hàng ký nhƣng chƣa có giấy ủy quyền kèm theo.; Ban quản lý dự án chuyển tiền tạm ứng/thanh toán cho các nhà thầu khi bảo lãnh tạm ứng không còn hiệu lực; Một số gói thầu nâng cấp chợ đƣợc thực hiện bởi liên danh nhà thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành công trình do 2 công ty trong liên danh đứng ra thực hiện độc lập.

3.4.3. Nguyên nhân

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đƣợc đầu tƣ rất nhiều trong thiết kế, vận hành hệ thống thế nhƣng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu bởi vì ngay cả khi có xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào yếu tố con ngƣời tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và yếu tố tin cậy của con ngƣời . Do vậy hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm mà thôi vì nó có cả các hạn chế tiềm tàng sau:

Những hạn chế từ bản thân con ngƣời, từ trình độ năng lực làm việc, từ ý thức, trách nhiệm

Hoạt động kiểm soát thƣờng nhắm đến các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh, ít chú ý tới nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua.

Đối với dự án LIFSAP , định kỳ sau tháng 1 lần, PCU thành lâ ̣p đoàn công tác KSNB đi kiểm tra 12 tỉnh trực thuộc dự án , do thời gian đi công tác dài, liên tu ̣c, bô ̣ máy kế toán ta ̣i PCU vẫn phải duy trì hoa ̣t đô ̣ng bình thƣờng để không làm gián đoạn , châ ̣m trễ viê ̣c cấp kinh phí cho các tỉnh nên các cán bô ̣ sẽ phải thay phiên nhau đi kiểm soát , chƣa thành lâ ̣p đƣợc đô ̣i ngũ kiểm soát thƣờng xuyên, có tính chuyên nghiệp .Ngoài ra việc kiểm soát cũng mới chỉ xem xét đƣợc một vài chứng từ ngẫu nhiên chứ chƣa thể xem xét kỹ tất cả các hoạt động tại PPMU .

Chính những hạn chế trên đây của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đạt đƣợc tuyệt đối trong mục tiêu của mình.

-Tiến độ thực hiện hợp đồng đôi khi còn chậm. Một số gói thầu xây lắp thực hiện chậm trễ hoặc chƣa thực hiện theo kế hoạch đấu thầu đã đƣợc phê duyệt. Ban quản lý dự án chƣa hạch toán tăng TSCĐ của Dự án đối với các tài sản mua trong năm 2013 và bàn giao cho các đơn vị thực hiện dự án (ví dụ bàn giao cho chi cục thú y hoặc các trung tâm). Tại các Trung tâm khuyến nông, Tài sản của dự án chƣa đƣợc dán tem nhãn để phân biệt với các tài sản khác. Mỗi PPMU có 3 cán bộ kế toán, trong đó có 1 kế toán trƣởng. Tuy nhiên, kế toán trƣởng xử lý tất cả các nghiệp vụ kế toán chính và là ngƣời duy nhất sử dụng phần mềm kế toán dự án.

CHƢƠNG 4. PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CẠNH

TRANH NGÀNH CHĂN NUÔI VÀ AN TOÀN THỰC PHẨM. 4.1. Phƣơng hƣớng và mục tiêu phát triển của dự án:

4.1.1. Các mục tiêu:

- Mục tiêu chung của dự án là nâng cao khả năng cạnh tranh của các hộ chăn nuôi thông qua nâng cao năng xuất, chất lƣợng, an toàn thực phẩm và giảm thiểu ô nhiễm môi trƣờng trong chuỗi sản phẩm chăn nuôi theo hƣớng chăn nuôi sạch từ trang trại đến bàn ăn ở các tỉnh dự án. Mục tiêu này sẽ đạt đƣợc thông qua việc hỗ trợ đào tạo các hộ chăn nuôi theo qui trình chăn nuôi an toàn, hỗ trợ các cơ quan quản lý ngành cấp trung ƣơng và địa phƣơng trong việc cải thiện tiêu chuẩn VSATTP, hỗ trợ nâng cao năng lực xét nghiệm các sản phẩm chăn nuôi theo tiêu chuẩn của ngành đề ra, và hỗ trợ các cơ quan thú y các cấp trong việc kiểm tra giám sát việc tuân thủ các qui trình VSATTP từ trang trại đến lò mổ và các chợ bán thực phẩm tƣơi sống. Mục tiêu này phù hợp chiến lƣợc phát triển của ngành chăn nuôi đến năm 2020 và Đề án tái cơ cấu ngành chăn nuôi theo hƣớng nâng cao giá trị và phát triển bền vững đã đƣợc Bộ Nông nghiệp và PTNT phê duyệt tháng 5/2014.

- Mục tiêu ngắn hạn của dự án:

 Các hộ chăn nuôi tiếp nhận công nghệ chăn nuôi an toàn, kỹ thuật quản lý, sản xuất và phòng chống dịch bệnh hiệu quả hơn;

 Khoảng 1,200 nhóm hộ trong các vùng chăn nuôi ƣu tiên đƣợc đào tạo áp dụng qui trình thực hành chăn nuôi tốt cấp nông hộ;

 Tối thiểu 700 nhóm hộ chăn nuôi đƣợc cấp chứng chỉ thực hành chăn nuôi tốt cấp nông hộ;

 Tối thiểu 100 Tổ Hợp tác chăn nuôi đƣợc hình thành và vận hành hiệu quả;

 Tối thiểu 15 Hợp tác xã chăn nuôi an toàn đƣợc hỗ trợ thành lập và vận hành hiệu quả;

 Vùng qui hoạch chăn nuôi thí điểm đi vào hoạt động và vận hành hiệu quả;

 Tối thiểu 30 Vùng phòng chống dịch bệnh chủ động và Vùng an toàn dịch bệnh có sử dụng vacxin đƣợc hình thành;

 Giảm 80% dịch bệnh trong các xã dự án;

 Mạng lƣới cán bộ thú y cơ sở đƣợc tăng cƣờng;

 Tối thiểu 50 cơ sở giết mổ đƣợc cấp chứng nhận GHP/GMP/HACCP;

 100 chợ thực phẩm tƣơi sống đƣợc nâng cấp và áp dụng tốt quy trình quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, quản lý chất thải bao gồm cả chợ đầu mối và chợ buôn bán trâu bò sống;

 Hạ tầng chăn nuôi an toàn và thị trƣờng sản phẩm chăn nuôi đƣợc thiết lập;

 Năng lực quản lý ngành chăn nuôi và thú y đƣợc nâng cao để kiểm tra giám sát các vấn đề môi trƣờng và VSATTP.

 Hệ thống truy suất nguồn gốc động vật và sản phẩm động vật đƣợc hình thành;

 Tỷ trọng chăn nuôi trong nông nghiệp đến năm 2020 đạt 42%; - Mục tiêu dài hạn của dự án:

 Các sản phẩm chăn nuôi có đủ khả năng đáp ứng tính cạnh tranh khi Việt Nam ra nhập thị trƣờng thƣơng mại tự do.

 Năng lực kiểm soát của các cơ quan quản lý ngành chăn nuôi, thú y đƣợc nâng cao giúp ngƣời tiêu dùng đƣợc sử dụng các sản phẩm chăn nuôi sạch, an toàn.

 Tạo ra các sản phẩm chăn nuôi có chất lƣợng và năng suất cao, đảm bảo tiêu chuẩn, giúp ngƣời nông dân trong vùng dự án nâng cao thu nhập, tạo công ăn việc làm ổn định, bền vững.

 Các vùng an toàn dịch bệnh đi vào hoạt động nhằm kiểm soát triệt để dịch bệnh và giảm thiểu ô nhiễm môi trƣờng;

 Các lò mổ tập trung vận hành tốt giúp các cơ quan thú y kiểm soát chất lƣợng sản phẩm chăn nuôi trƣớc khi đƣa ra thị trƣờng.

 Các chợ buôn bán sản phẩm chăn nuôi tƣơi sống áp dụng quy trình an toàn thực phẩm và xử lý chất thải;

 Đảm bảo an toàn dịch bệnh và an toàn vệ sinh thực phẩm, khống chế có hiệu quả các bệnh nguy hiểm trong chăn nuôi;

4.1.2. Phương hướng đối với hoạt động kiểm soát nội bộ:

- Tiền mă ̣t: Yêu cầu các PPMU thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hàng định kỳ hàng tháng và thực hiện việc kiểm quỹ đột xuất ít nhất mỗi năm một lần. Yêu cầu các PPMU lập kế hoạch chi tiêu chính xác, không rút tiền về quỹ khi chƣa có kế hoạch chi tiêu cụ thể trong thời gian gần, không để số dƣ tồn quỹ quá quy định là 100 triệu.

- Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với nhà thầu hàng quý và cuối năm theo Sổ tay thực hiện DA, không bù trừ công nợ phải thu, phải trả của cùng một nhà thầu.

- Tuân thủ quyết toán công trình hoàn thành theo đúng quy định tại Thông tƣ 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính và tuân thủ nghiêm ý kiến chỉ đạo của Bộ trƣởng Bộ Nông nghiệp và PTNT tại văn bản số 141/BNN-TC ngày 16/01/2014

- Quản lý hợp đồng : Ban quản lý dự án các tỉnh/ thành phố cần kiểm soát chặt chẽ hơn nội dung và hình thức các Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh bảo hành (thời gian hiệu lực phải còn và đủ, là bảo