TOÁN BẰNG L/C.
1. Lập hoá đơn:
- Người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu lập hoá đơn theo một số quy định cụ thể của họ, nhân viên lập chứng từ cần nghiên cứu những yêu cầu đó để phân biệt những
yêu cầu nào là hợp lý, yêu cầu nào là không hợp lý. Đối với những yêu cầu không hợp lý thì phải bác bỏ, yêu cầu đối phương phải sửa đổi lại L/C.
- Hoá đơn thương mại phải được phát hành bởi người hưởng lợi được ghi rõ trong L/C, được lập đứng tên bởi người yêu cầu mở L/C và không nhất thiết phải ký tên.
- Số tiền ghi trên hoá đơn thương mại không vượt quá số tiền L/C cho phép.
- Mô tả hàng hoá trong hoá đơn thương mại bắt buộc phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong L/C. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hoá có thể được mô tả một cách chung chung mà không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong L/C.
- Số lượng, ký hiệu gởi hàng và mô tả phải giống như các chứng từ khác, tức là vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,...
- Đơn giá và trị giá phải chỉ rõ: FOB, hoặc CFR, hoặc CIF...tuỳ trường hợp.
- Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng của người nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải được ghi trên hoá đơn thương mại.
- Khi L/C ghi một giá cụ thể, các chi phí khác không được cộng thêm vào trị giá hoá đơn.
- Nếu L/C có dự liệu một cách đóng gói đặc biệt nào đó thì hoá đơn thương mại phải xác nhận việc này đã được thực hiện.
- Nhằm mục đích thông tin, hoá đơn thương mại có thể thêm những chi tiết như tên tàu từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, tên ngân hàng phát hành và số L/C.
- Ghi ngày phát hành hoá đơn, ngày xếp hàng lên tàu, ngày rời cảng, nơi đến, ngày dự kiến đến đích.
2. Vận đơn đường biển:
- Nếu một L/C yêu cầu một vận đơn chuyển hàng từ cảng đến cảng, trên bề mặt của nó phải ghi rõ tên của người chuyên chở và được ký tên hoặc chứng thực bởi người chuyên chở hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho người chuyên chở, hoặc thuyền trưởng, hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho thuyền trưởng.
- Ghi rõ hàng hoá đã được bốc lên tàu hoặc được xếp lên một con tàu đích danh. Trường hợp này, ngày phát hành vận đơn được coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng.
- Nếu vận đơn ghi nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gởi khác với cảng bốc hàng, việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc quy định trong L/C và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hoá đã được bốc lên con tàu được ghi tên trên vận đơn.
- Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng quy định trong L/C.
- Trừ phi các điều kiện trong L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận các vận đơn có ghi hàng hoá sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn.
- Ngay cả khi L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận một vận đơn, trên đó có ghi là sẽ chuyển tải chừng nào mà những hàng hoá liên quan được chuyên chở bằng container, móc (trailer) miễn là toàn bộ hành trình đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn.
3. Chứng nhận xuất xứ:
- Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới.
- Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thông tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự không phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại.
Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong quá trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký.
4. Hối phiếu:
Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền người nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lưu ý một số điểm sau:
- Số tiền ghi trên hối phiếu không được bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hoá đơn và nói chung không được vượt quá kim ngạch của L/C.
- Trị giá của hối phiếu phải được diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau.
- L/C yêu cầu hối phiếu ghi như thế nào thì phải làm đúng như vậy, không được tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của yêu cầu đó.
- Hối phiếu phải được đề ngày trong vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực của L/C.
- Hối phiếu phải được ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành.
- Đối với trường hợp giao hàng vượt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hoá đơn như sau:
Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn với số tiền vượt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vượt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho người nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.
Trường hợp không lập hai hoá đơn được thì hối phiếu vẫn phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu như trên và trên hối phiếu của số tiền vượt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vượt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection).