1. Các chứng từ và nội dung chứng từ theo yêu cầu:
1.1. Phiếu đóng gói:
Phiếu đóng gói là chứng từ được lập đầu tiên và trước nhất. Phiếu đóng gói được lập sau khi giao hàng và được lưu theo từng khách hàng. Căn cứ trên Phiếu đóng gói (Profoma Packing) được fax từ dưới xưởng lên, biết được thông tin về cách đóng gói, số thùng carton, trọng lượng cả thùng, trọng lượng, số thùng hàng chứa trong một container, trên cơ sở đó, nhân viên lập Packing List điền đầy đủ thông tin để khai báo hải quan.
Các nội dung trên phiếu đóng gói tại công ty thường gồm các nội dung sau: ngày lập chứng từ, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, tên tàu (để trống), mô tả hàng hoá, trọng lượng, thể tích, số lượng container, kích cỡ...; ch ỉ dẫn của việc đóng hàng
Các thông tin về số hợp đồng, số L/C, số hoá đơn thương mại cũng được nêu trong mẫu Packing list của công ty.
1.2. Hoá đơn thương mại:
Việc lập hóa đơn thương mại tại công ty do phòng kinh doanh đảm trách. Các hoá đơn thương mại của công ty thường dưới dạng hoá đơn chi tiết theo mẫu lưu sẵn trong máy tính.
Tuy nhiên, hoá đơn sẽ chỉ được lập một cách đầy đủ và chính xác sau khi nhân viên lập chứng từ lấy được B/L gốc do hãng tàu cung cấp. Các mục chính thường được ghi rõ trong hoá đơn thương mại của công ty gồm:
- Số Invoice.
- Số L/C hay số hợp đồng. - Điểm đi, điểm đến của hàng. - Tên tàu vận chuyển.
- Số B/L
- Dự kiến ngày đi của tàu.
- Tên và địa chỉ của người nhập khẩu; xuất khẩu - Tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá hàng. - Điều kiện giao nhận và thanh toán
Trong trường hợp L/C có quy định thêm thì nhân viên phòng sẽ lưu ý để lập cho đầy đủ và chính xác.
Thời gian lập hoá đơn thương mại thường diễn ra nhanh chóng, nếu các bước chuẩn bị tốt thì việc lập hoá đơn ở công ty không mất nhiều thời gian
Nhận xét về công tác lập hoá đơn thương mại tại công ty: