CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đanh giá công tác quản lý chi phí tại PVI Hà Nội
3.3.1. Đánh giá các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng chi phí
Với ba năm từ 2014 – 2016, với chủ trương PVI là đơn vị bảo hiểm đứng đầu thị trường bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam vì vậy ba năm đấy là những năm PVI Hà Nội có những sự tăng trưởng vượt bậc về doanh thu. Đánh đổi giữa số một về doanh thu thì đổi lại PVI phải mở rộng điều kiện điều khoản bảo hiểm dẫn đến chi phí kinh doanh trực tiếp (chủ yếu là chi phí
bồi thường) tăng mạnh. Để đánh đổi lấy sự tăng trưởng 72% về doanh thu thì phải đánh đổi sự tăng trưởng 131% chi phí kinh doanh trực tiếp.
Bảng 3.5: Tỷ lệ các khoản chi phí PVI Hà Nội các năm 2014 – 2018
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Chỉ tiêu
Năm
2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số tiền Số tiền +/- Số tiền +/- Số tiền +/- Số tiền +/-
1 Doanh thu 171,348 248,715 45% 294,726 18% 296,945 1% 297,116 0%
2 Chi phí trực tiếp KD BH 135,665 217,934 61% 313,381 44% 283,379 -10% 266,286 -6% 3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3,356 6,167 84% 6,920 12% 8,987 30% 7,869 -12%
Tổng chi phí 139,021 224,101 61% 320,301 43% 292,366 -9% 274,155 -6%
Tỷ lệ chi phí KD BH/ Doanh Thu 79% 88% 106% 95% 90% Tỷ lệ chi phí quản lý/ Doanh Thu 2% 2% 2% 3% 3% Tỷ lệ Tổng chi phí/ doanh thu 81% 90% 109% 98% 92%
Thấy rõ việc tỷ lệ chi phí quản lý/ doanh thu không thay đổi (2%) nhưng tỷ lệ chi phí kinh doanh bảo hiểm trực tiếp/ doanh thu tăng mạnh từ 79% (năm 2014) lên 106% (năm 2016) dẫn đến tổng chi phí (chưa kể một số chi phí khác)/ doanh thu tăng từ 81% lên 109%. Điều này dẫn đến việc Công ty tăng trưởng mạnh về doanh thu nhưng mất hiệu quả kinh doanh (vì PVI Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập nên không xác định kết quả kinh doanh lỗ hay lãi, nên xác định đơn vị kinh doanh tốt hay không phụ thuộc vào đơn vị có hiệu quả hay không).
Từ năm 2017 đến nay, thì định hướng của PVI có sự thay đổi, tiếp tục xây dựng PVI đứng số 1 về bảo hiểm công nghiệp và với chiến lược phát triển bền vững gắn liền với hiệu quả. Vì vậy, bắt đầu từ 2017 PVI Hà Nội đã kiểm soát lại các quy trình cấp đơn, điều kiện điều khoản của hợp đồng bảo hiểm; Kèm theo đó là quy trình giải quyết các hồ sơ bồi thường được siết chặt, thanh lọc, tìm kiếm các nhân sự tốt để phục vụ công tác giải quyết khiếu nại ở hai Văn phòng đại diện chăm sóc khách hàng Phía Bắc và Phía Nam. Từ những giải pháp trên, PVI Hà Nội đang phát triển chậm lại và giảm chi phí khai thác bảo
hiểm trực tiếp (chi phí bồi thường, chi phí giám định). Chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm năm 2016 giảm 10% so với năm 2014 đạt 283.379 triệu đồng và năm 2018 giảm còn 266.286 triệu đồng.
Tỷ lệ chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm/ Doanh thu năm 2017 là 95% giảm so với 2016 là 106%. Năm 2018 thì tỷ lệ này tiếp tục giảm xuống còn 90%, dẫn đến tỷ lệ Tổng chi phí năm 2018 giảm còn 92% so với năm 2016 (109%) và năm 2017 (98%). Điều này chứng tỏ PVI Hà Nội đang ngày càng hoàn thiện các quy trình quả n lý chi phí để giúp đơn vị càng hiệu quả hơn.
Đơn vị tính: triệu đồng
Hình 3.3: KQKD 03 đơn vị thành viên PVI khu vực Hà Nội
0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
PVIHN PVITL PVIDD
Bản 3.6: Tỷ lệ các khoản chi phí của 3 đơn vị PVI khu vực Hà Nội
Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
PVIHN PVIT L PVI ĐĐ PVIHN PVITL PVI ĐĐ PVIHN PVITL PVI ĐĐ PVIHN PVITL PVI
ĐĐ PVIHN PVITL PVI ĐĐ
Doanh thu 171,348 89,531 151,971 248,715 126,319 235,497 294,726 132,564 280,269 296,945 148,316 281,392 297,116 164,579 291,649 Chi phí trực tiếp KD BH 135,665 81,379 125,973 217,934 119,291 219,364 313,381 149,613 293,645 283,379 146,124 286,193 266,286 152,013 276,135 Chi phí quản lý doanh
nghiệp 3,356 2,097 3,016 6,167 3,856 4,973 6,920 5,691 7,645 8,987 6,871 8,163 7,869 6,519 7,561 Tổng chi phí 139,021 83,476 128,989 224,101 123,147 224,337 320,301 155,304 301,290 292,366 152,995 294,356 274,155 158,532 283,696 Tỷ lệ chi phí KD BH/ Doanh Thu 79% 91% 83% 88% 94% 93% 106% 113% 105% 95% 99% 102% 90% 92% 95% Tỷ lệ chi phí quản lý/ Doanh Thu 2% 2% 2% 2% 3% 2% 2% 4% 3% 3% 5% 3% 3% 4% 3% Tỷ lệ Tổng chi phí/ doanh thu 81% 93% 85% 90% 97% 95% 109% 117% 108% 98% 103% 105% 92% 96% 97%
PVI HN: Công ty bảo hiểm PVI Hà Nội. PVI TL: Công ty bảo hiểm PVI Thăng Long. PVI ĐĐ: Công ty bảo hiểm PVI Đông Đô
Trong 5 năm từ 2014 đến 2018, có thể thấy rõ việc điều chỉnh chính sách của Tổng Công ty ảnh hưởng lớn tới quy mô và sự phát triển doanh thu của các đơn vị, kèm vào đó là tỷ lệ chi phí/ doanh thu cũng thay đổi. Năm 2015, 2016 tới nay chính sách thay đổi là quy mô doanh thu của các đơn vị tăng trưởng vượt bật nhưng đánh đổi lại các khoản chi phí cũng tăng trưởng lớn theo. Năm 2017 đến nay, sự tăng trưởng doanh thu giảm nhưng kèm vào đó là tỷ lệ chi phí/ doanh thu đang theo chiều hường giảm, thể hiện chính sách hiệu quả của Tổng Công ty đang đi theo đúng hướng. Điều này thấy rõ việc dần dần Tổng Công ty cũng như các đơn vị đang dần dần chú trọng hơn trong việc kiểm soát chi phí hoạt động khai thác trực tiếp kinh doanh bảo hiểm.
3.3.2. Những kết quả đạt được trong công tác quản lý chi phí của PVI Hà Nội
Qua đánh giá tình hình quản lý chi phí thực tế ở trên, có thể đánh giá công tác quản lý chi phí tại PVI Hà Nội như sau:
Trong giai đoạn từ 2014-2018, đặc biệt trong năm 2017 là năm mà hoạt động kinh doanh của PVI Hà Nội có những bước đột phá từ công tác quản trị đến công tác điều hành kinh doanh. Để đạt được những thành công đó, có một phần đóng góp không nhỏ của bộ phận Kế toán và bộ phận bồi thường với vai trò tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo trong công tác kế toán, từ việc sửa đổi, cập nhật quy trình, chính sách đến cung cấp các báo cáo, phân tích số liệu về tài chính, kế hoạch, bồi thường...
Quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ là yêu cầu đặt ra đối với tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. PVI Hà Nội luôn quan tâm, chú trọng tới việc quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ, cải tiến quy trình bồi thường trong Công ty. Công tác quản lý chi phí trong những năm qua đã đạt được nhiều kết quả đáng kể:
Xây dựng được cơ chế quản lý chi phí một cách có bải bản, chặt chẽ, khoa học.
PVI Hà Nội đã chủ động xây dựng hệ thống các quy chế và các văn bản hướng dẫn chi tiết về quản lý chi phí như: quy chế thu chi tài chính, quy chế tiết kiệm chống lãng phí…Qua đó, giúp công tác quản lý chi phí được thực hiện một cách bài bản, là căn cứ để Công ty quản lý tốt được chi phí của mình. Đồng thời, PVI Hà Nội cũng thường xuyên cập nhật các quyết định mới có liên quan tới công tác quản lý chi phí để sửa đổi cơ chế quản lý chi phí của mình phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với thực tiễn hoạt động kinh doanh. Thực tế, tính từ năm 2014 đến năm 2018, PVI Hà Nội đã có 2 lần sửa đổi quy chế chi tiêu, quy chế lương thì thay đổi hàng năm cho phù hợp hơn cho thấy rõ sự quan tâm của Ban lãnh đạo PVI Hà Nội tới việc xây dựng, hoàn thiện chế độ quản lý tài chính.
Công tác lập kế hoạch chi phí được gắn liền với công tác quản lý chi phí:
- Hầu hết các khoản mục chi phí đều được lập kế hoạch ngay từ đầu năm. Từ đó tạo ra định hướng trong công tác quản lý chi phí nói riêng và định hướng trong mục tiêu hiệu quả của Công ty cũng như hiệu quả của từng Phòng kinh doanh. Do vậy, bám sát định hướng mục tiêu của Tổng Công ty và phù hợp với từng kế hoạch cụ thể của các phòng thuộc khối kinh doanh cũng như của khối quản lý.
- Kế hoạch được lập theo phương pháp từ dưới lên (đặc biệt là các chi phí quản lý doanh nghiệp: chi văn phòng, lễ tân khánh tiết,...), bám sát với nhu cầu của các phòng kinh doanh. Đồng thời, kế hoạch được lập chi tiết cho từng khoản mục: chi cho nhân viên, chi về tài sản (chi khấu hao, chi bảo dưỡng, sửa chữa…).
- Trên cơ sở kế hoạch lập từ đầu năm tài chính, PVI Hà Nội giao chỉ tiêu cho từng bộ phận theo quý, năm căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế và khả năng thực hiện của từng phòng kinh doanh. Định kỳ, Phòng kế toán đánh giá kết quả đạt được, xác định nguyên nhân dẫn đến kết quả đó và tìm ra cách
thức quản lý thích hợp hơn. Banh lãnh đạo Công ty cũng có những biện pháp, cơ chế khuyến khích như chế độ khen thưởng đối với các đơn vị đạt và vượt kế hoạch được giao cũng như cơ chế phạt đối với phòng kinh doanh không hoàn thành kế hoạch hoặc vượt kế hoạch.
- Sau nhiều lần điều chỉnh, kể từ năm 2017, kế hoạch chi phí đã được phân tách riêng biệt cho các khối: khối kinh doanh và khối quản lý. Tạo điều kiện cho việc quản lý chi phí theo từng đơn vị.
Thiết lập được hệ thống các định mức chi phí phù hợp, tạo tính chủ động cho các phòng trong công ty và xây dựng các quy trình cụ thể về việc giải quyết khiếu nại bồi thường:
- Tạo tính chủ động trong chi tiêu cho các phòng: các phòng tự quyết định trong phạm vi định mức chi tiêu, mạnh dạn trong việc kinh doanh, nhanh, kịp thời, tiết kiệm về thời gian.
- Gắn chi phí với kết quả kinh doanh vào nhiệm vụ của từng phòng kinh doanh, phòng có hiệu quả cao hiệu quả thì được mức lương hiệu quả cuối năm cao. Mặt khác, một số chỉ tiêu khác cũng được căn cứ để xác định hiệu quả của phòng.
- Trên cơ sở các quy trình giải quyết khiếu nại bồi thường của Tổng Công ty, PVI Hà Nội cũng xây dựng lại bộ quy trình hướng dẫn xử lý bồi thường đối với từng nghiệp vụ cụ thể. Tùy từng nghiệp vụ khác nhau có tính chất xử lý bồi thường khác nhau nên cũng có quy trình xử lý bồi thường khác nhau.
Việc phản ánh, ghi nhận chi phí đều được quy định cụ thể, mở tài khoản để theo dõi chi tiết từng khoản chi phí:
- Việc phản ánh chi phí được PVI Hà Nội thực hiện chi tiết, ngoài việc phản ánh trên hệ thống kế toán tổng hợp của Tổng Công ty, PVI Hà Nội cũng xây dựng cho mình một quy trình hướng dẫn hạch toán, bộ sổ tay kế toán của riêng đơn vị. Theo đó, mỗi loại chi phí đều được mở một tài khoản riêng để
theo dõi. Từ đó, giúp công tác theo dõi chi phí thông qua số liệu kế toán được phản ánh chi tiết, đầy đủ; công tác hạch toán kế toán luôn đảm bảo chính xác, kịp thời phản ánh đúng tình hình hoạt động của PVI Hà Nội.
- Các khoản chi phí đã được tính toán, xác định và thực hiện phù hợp với qui định của Bộ Tài chính, của Tổng Công ty; Các khoản mục chi phí được quy định hết sức chi tiết cụ thể về định mức cũng như quy trình thanh toán. Việc thanh toán các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ theo đúng cơ chế quản lý tài chính của Tổng Công ty. Các khoản chi đều có sự giám sát của các cán bộ phụ trách chi phí và trưởng phòng kế toán.
Công tác chỉ đạo việc thực hiện tiết kiệm chống lãng phí có hiệu quả
- Bộ phận Kế toán tài chính đã nỗ lực trong vai trò xây dựng kế hoạch tiết giảm tối đa chi phí cho các khoản mục quan trọng như: chi phí mua sắm công cụ dụng cụ; chi phí hoạt động thường xuyên; chi phí quảng cáo tiếp thị, khuyến mại; chi lễ tân khánh tiết, hội nghị; thuê mua văn phòng giao dịch, văn phòng khu vực, trụ sở... Giám đốc PVI Hà Nội đã yêu cầu các đơn vị xây dựng kế hoạch chi tiêu nhằm tiết giảm tối thiếu tối đa nhất có thể những chi phí không cần thiết.
+ Đối với chi phí mua sắm công cụ dụng cụ: giao phòng Hành chính – Tổng hợp làm đầu mối rà soát nhu cầu mua sắm công cụ dụng cụ của Công ty, không thực hiện phê duyệt kế hoạch đối với những việc mua sắm chưa thực sự cần thiết. Phấn đấu tiết kiệm giá mua thấp hơn giá kế hoạch, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như chủng loại tài sản được mua sắm.
+ Đối với tiết giảm chi phí: xây dựng kế hoạch giảm định mức sử dụng một số chi phí văn phòng phẩm, tiết kiệm triệt để các chi phí điện nước, điện thoại, thực hiện chuyển đổi hình thức làm việc trực tiếp sang phương thức hiện đại như điện tử, Video Conference,...
Chi phí thường xuyên (chi hội nghị, hội thảo, chi điện nước, chi văn phòng phẩm, sách báo tạp chí) tiết kiệm tối thiểu 10% so với kế hoạch
Công tác kiểm tra, giám sát quản lý chi phí được thực hiện chặt chẽ, phục vụ tốt cho công tác quản trị điều hành Công ty.
Về mặt nội bộ, PVI Hà Nội thường xuyên xây dựng và tổ chức các chương trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy chế thu – chi tài chính. Do đó, công tác quản lý chi phí đã được các phòng thực hiện nghiêm túc, tránh xảy ra thất thoát hay hạch toán sai các khoản chi phí. Ngoài ra, qua các đợt kiểm toán độc lập, kiểm tra của các cơ quan quản lý (thuế, thanh tra NHNN), công tác quản lý chi phí của PVI Hà Nội cũng được hoàn thiện hơn, qua đó chi phí được quản lý hiệu quả hơn.
Tóm lại, công tác quản lý chi phí của PVI Hà Nội đã thực hiện đúng các quy định của quản lý Nhà nước, phản ánh đầy đủ các chi phí phát sinh, giúp hoạt động kinh doanh theo đúng mục tiêu đã đề ra, lợi nhuận cao, không xảy ra trường hợp phải xuất toán các khoản đã hạch toán chi phí. Từ 2017, sau khi Tổng Công ty đưa các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh vào đơn vị thì đơn vị năm nào cũng đạt hiệu quả. Qua đó cho thấy công tác quản lý chi phí đã được PVI Hà Nội quan tâm thích đáng, góp phần vào việc hiệu quả của toàn Tổng Công ty.
3.3.3. Những hạn chế
Đối với việc xây dựng kế hoạch chi phí
- Việc xây dựng kế hoạch chi phí nằm trong kế hoạch tài chính của PVI Hà Nội mới được xây dựng nên còn tồn tại những hạn chế nhất định:
+ Có tính đáp ứng thay đổi thấp: Nghĩa là kế hoạch thông thường được lập từ đầu năm và áp dụng cho cả năm. Khi có sự thay đổi sẽ mất thời gian để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Kế hoạch chi phí chưa được chi tiết tới từng tháng, từng quý. Kế hoạch chi phí chưa được lập thành nhiều kịch